Komunikacja w organizacji pełni co najmniej dwa nierozłączne cele. Z jednej strony, bez komfortowej interakcji, niemożliwe jest stworzenie harmonijnego środowiska wewnętrznego w zespole. Z drugiej strony, bez wymiany informacji o procesach pracy, zadania po prostu się nie zbiegną. Dlatego kluczowe jest staranne rozważenie różnych typów i środków komunikacji w firmach.
Co to jest proces komunikacyjny?
Komunikacja odgrywa nieocenioną rolę w funkcjonowaniu każdej firmy. Komunikacja wewnętrzna w organizacji jest obowiązkowym warunkiem różnych aspektów pracy, w tym:
- Ustalenie celów i zadań: Umożliwia pracownikom zrozumienie oczekiwań i harmonijną pracę nad osiągnięciem wspólnych celów.
- Wymiana informacji i pomysłów: Ułatwia podejmowanie świadomych i skutecznych decyzji.
- Realizacja zadań, Koordynacja działań, Rozwiązywanie problemów: Osiąganie wyników poprzez proces komunikacji.
- Otwartość i szczerość w komunikacji: Motywuje pracowników, tworząc atmosferę zaufania i wsparcia.
- Budowanie silnych relacji i poczucia zjednoczonego zespołu: Komunikacja w organizacji pomaga wspierać silne relacje oraz poczucie spójności zespołu.
Aby zapewnić, że wszystkie funkcje komunikacji zostaną spełnione, struktura komunikacyjna musi być dobrze skoordynowana, wolna od przeszkód i zawierać wszystkie niezbędne komponenty.
Struktura komunikacji
Model transakcyjny komunikacji jest najbardziej logiczny, składający się z sekwencyjnych etapów:
Ten prosty, ale skuteczny model zwięźle opisuje komponenty procesu komunikacji:
- Nadawca: Osoba lub grupa generująca pomysł lub informację i przekazująca ją. Nadawca musi sformułować swoje myśli i wybrać odpowiedni kanał do transmisji.
- Kanał komunikacyjny: Środek, za pomocą którego wiadomość jest wysyłana. Może to być werbalny (język ustny, pisany) lub niewerbalny (gesty, raporty, szkice). Kanał powinien być odpowiedni do grupy docelowej i treści wiadomości.
- Wiadomość: Informacja przekazywana od nadawcy do odbiorcy. Wiadomości mogą obejmować nowości, zadania, zamówienia, pytania itp., ale kluczowe jest, aby były zrozumiałe dla odbiorcy.
- Odbiorca: Osoba lub grupa odbierająca wiadomość. Podobnie jak nadawca, odbiorca może być jednostką lub grupą. Odbiorca musi otrzymać i poprawnie zrozumieć wiadomość.
Oprócz tych podstawowych elementów, proces wymiany informacji może obejmować dodatkowe czynniki:
- Informacja zwrotna: Odpowiedź odbiorcy na potwierdzenie lub wyjaśnienie zrozumienia wiadomości.
- Barriers: Wszelkie przeszkody, które mogą zniekształcić wiadomość (np. hałas w pomieszczeniu, brak komunikacji lub błędy w transmisji danych).
Barier komunikacyjnych
Barier komunikacyjnych w firmie to przeszkody, które utrudniają skuteczną wymianę informacji i pomysłów. Bariery mogą być różne — od obiektywnych do czysto subiektywnych powodów.
Omówmy niektóre powszechne powody komplikujące komunikację w organizacji:
- Fizyczne bariery: Takie jak hałas, słaba widoczność lub znaczne odległości.
- Psychologiczne bariery: Takie jak strach przed kierownictwem, niepewność w podejmowaniu decyzji, czy nieporozumienia z powodu różnych doświadczeń.
- Bariery semantyczne: W tym różnice w terminologii, mylące sformułowania lub używanie slangu.
- Bariery organizacyjne: Złożone hierarchie utrudniające komunikację, biurokratyczne procesy komplikujące interakcję.
- Luki informacyjne: Jeśli członkowie zespołu nie mają niezbędnych informacji do efektywnej wymiany.
- Bariery techniczne: Brak lub niewygodność narzędzi komunikacyjnych w organizacji.
Aby pokonać lub unikać tworzenia barier w komunikacji w miejscu pracy, konieczne jest sprzyjanie atmosferze zaufania i otwartości w zespole oraz wykorzystywanie odpowiednich typów komunikacji.
Typy komunikacji w organizacjach
Rodzaje komunikacji oparte na relacjach między uczestnikami są warunkami wstępnymi dla skutecznej wymiany wiadomości bez zbędnych przeszkód.
W jednej firmie mogą być wykorzystywane różne typy komunikacji w zależności od liczby pracowników, składu zespołu, realizowanych projektów i innych okoliczności. Każdy typ komunikacji odgrywa istotną rolę w komunikacji organizacyjnej. Dlatego zrozumienie różnych typów komunikacji i ich cech jest korzystne.
Komunikacja pionowa
Komunikacja między kierownictwem a podwładnymi. Może przebiegać zarówno od góry do dołu (np. przydzielanie zadań), jak i od dołu do góry (np. raporty od podwładnych do kierownictwa).
Komunikacja pozioma
Komunikacja między kolegami na tym samym poziomie. Kluczowa dla współpracy, koordynacji działań i synchronizacji procesów pracy między różnymi zespołami.
Komunikacja zewnętrzna
Komunikacja z klientami, partnerami, inwestorami, i innymi zewnętrznymi interesariuszami.
Komunikacja diagonalna
Komunikacja, w której pracownicy z różnych działów i poziomów hierarchii mogą komunikować się bezpośrednio bez angażowania menedżerów lub innych “pośrednich” ogniw.
Dobór, konfiguracja i stosowanie typów komunikacji w firmie zwiększa szybkość i efektywność wymiany informacji, poprawia połączenia między różnymi działami i poziomami zaangażowania pracowników. Przyczynia się również do innowacji i ogólnego rozwoju firmy.
Jednak błędy w ustawieniach komunikacyjnych mogą prowadzić do “szumu informacyjnego” i przeciążenia informacyjnego, powodując zamieszanie i niejasności. Aby uniknąć takich komplikacji i osiągnąć efektywność komunikacji, konieczne jest:
- Wprowadzenie zasad i procedur komunikacyjnych w firmie.
- Szkolenie pracowników.
- Zapewnienie niezbędnej infrastruktury dla narzędzi komunikacyjnych.
Środki komunikacji w firmie
Narzędzia komunikacyjne w organizacji można konwencjonalnie podzielić na dwie kategorie:
Synchronous
- Szybkie wiadomości (WhatsApp, Telegram, Facebook Messenger, itp.).
- Rozmowy telefoniczne (komórkowe, stacjonarne).
- Rozmowy wideo (kontakt wizualny jako zaleta).
- Konferencje internetowe (zapewniają wspólny dostęp do ekranów, prezentacji, czatu oraz innych funkcji).
- Spotkania i konferencje (różna liczba osób może spotkać się osobiście lub online).
Asynchroniczne
- Email (wiadomości tekstowe, pliki i inne informacje przechowywane do czasu usunięcia).
- Systemy zarządzania projektami (pomagają w planowaniu, organizowaniu i śledzeniu zadań i celów).
- Wewnętrzne fora (komunikacja i wymiana informacji wyłącznie w obrębie organizacji).
- Media społecznościowe (mogą być używane do komunikacji osobistej i biznesowej).
- Ankiety (zbieranie danych do badań, opinii itp.).
Chatboty i systemy powiadamiania mogą należeć do obu kategorii narzędzi komunikacyjnych. Wszystkie mogą być używane w różnych kombinacjach dla wygody zespołów. Różnorodność narzędzi komunikacyjnych w organizacji sprzyja efektywnej wymianie informacji. Jednak w praktyce niektóre z narzędzi komunikacyjnych są bardziej powszechne niż inne, takie jak komunikatory i rozmowy służbowe.
Komunikatory w komunikacji w miejscu pracy
Większość firm korzysta z komunikatorów do komunikacji wśród kolegów. To rzeczywiście wygodne i znajome narzędzie komunikacji, które nieprzerwanie zintegrowało się z codziennym życiem. Jednak ważne jest, aby wziąć pod uwagę, że komunikatory nie zostały specjalnie zaprojektowane do komunikacji w pracy, więc ich użycie ma zarówno zalety, jak i wady.
Zalety komunikatorów w komunikacji zespołowej:
- Mobilność: Komunikatory są dostępne na urządzeniach mobilnych, co pozwala pracownikom być połączeni praktycznie wszędzie.
- Operacyjność: Możliwość wysyłania i odbierania wiadomości oraz odpowiedzi w czasie rzeczywistym.
- Prostota: Komunikatory są przyjazne dla użytkownika, znane wszystkim pracownikom i nie wymagają specjalnego szkolenia.
- Współpraca zespołowa: Można tworzyć czaty grupowe do komunikacji w obrębie całego zespołu lub konkretnych działów.
- Materiały: Możliwość przesyłania plików w różnych formatach, wymiana dokumentów, obrazów, mediów.
Wady komunikatorów:
- Niestrukturalne dane: Informacje w komunikatorach pojawiają się i są przechowywane chronologicznie, co utrudnia ich wyszukiwanie i wykorzystanie.
- Brak kontekstu i szczegółów: Komunikatory mogą być niewygodne do śledzenia postępu zadań z powodu braku kontekstu.
- Przeciążenie informacyjne: Pracownicy mogą otrzymywać zbyt wiele wiadomości roboczych i osobistych w różnych komunikatorach, co odciąga ich uwagę i zajmuje czas.
- Bezpieczeństwo: Większość komunikatorów nie zapewnia wystarczającego poziomu bezpieczeństwa, co sprawia, że są nieodpowiednie do omawiania spraw poufnych.
Korzystanie z komunikatorów do komunikacji w pracy jest możliwe, biorąc pod uwagę ich zalety i wady. Kluczowe jest jasno określenie zasad korzystania z komunikatorów w firmie, szkolenie pracowników oraz zapewnienie niezbędnej infrastruktury narzędzi komunikacyjnych.
Rozmowy służbowe: Zalety i wady
Rozmowy służbowe to tradycyjnie popularne narzędzie do komunikacji w pracy, mające swoje zalety i wady.
Zalety rozmów służbowych:
- Bezpośrednia interakcja: Głos i intonacja rozmówcy sprawiają, że komunikacja staje się bardziej znacząca.
- Natychmiastowość: Możliwość szybkiego uzyskania odpowiedzi na pytania lub natychmiastowego wyjaśnienia szczegółów.
- Zaangażowanie wielu uczestników: W dyskusjach grupowych za pośrednictwem rozmów wideo.
Wady rozmów służbowych:
- Zużycie czasu: Rozmowy mogą zabierać znaczną ilość czasu, szczególnie przy wielu uczestnikach.
- Spisanie informacji: Informacje omawiane przez telefon lub podczas rozmów wideo są trudniejsze do udokumentowania i zastosowania w pracy.
- Problemy techniczne: Rozmowy mogą być przerywane z powodu usterek komunikacyjnych.
- Rozproszenie: Rozmowy wymagają pełnej uwagi, co uniemożliwia multitasking, np. podczas korespondencji e‑mailowej.
Jeśli dzień roboczy jest przeciążony rozmowami, wydajność pracy spada, a jednostki mogą szybko czuć się zmęczone dużą ilością kontaktów i informacji. Dlatego zaleca się, aby korzystać z komunikacji służbowej w sposób selektywny, tylko wtedy, gdy jest to naprawdę uzasadnione.
Kiedy komunikacja przez rozmowy służbowe jest odpowiednia?
Rozmowy przynoszą największe korzyści w komunikacji zespołowej, gdy są stosowane w umiarkowaniu i kiedy są naprawdę potrzebne:
- Pilne kwestie: Do omawiania pilnych spraw w czasie rzeczywistym.
- Skomplikowane rozwiązywanie problemów: Aby rozwiązać złożone problemy wymagające jednoczesnego zaangażowania członków zespołu.
- Bezpośrednia interakcja: Między menedżerami, HR a pracownikami.
- Zaplanowane spotkania online z zespołem: Na regularnie planowane spotkania zespołowe lub działowe.
Aby uniknąć przeciążenia harmonogramów rozmowami, dokładnie określ treść i cel, komunikuj się zwięźle i przestrzegaj czasów. Przestrzeganie tych prostych zasad komunikacyjnych może uczynić interakcje w firmie efektywnymi i znaczącymi.
Dlaczego znacząca komunikacja jest ważna?
Znacząca komunikacja to świadomie ukierunkowana komunikacja mająca na celu osiągnięcie konkretnego celu. Znaczenie komunikacji może być definiowane przez:
- Jasność i jednoznaczność wiadomości.
- Zwięzłość.
- Kompletność i uwzględnienie wszystkich niezbędnych informacji.
- Relewantność do tematu rozmowy.
- Grzeczność i poprawność.
Znaczenie znaczącej komunikacji nie może być przeceniane z wielu powodów:
- Poprawia wydajność pracy: Jasna i zwięzła komunikacja umożliwia ludziom szybsze i lepsze wykonywanie zadań.
- Poprawia relacje: Znacząca komunikacja przyczynia się do zrozumienia między jednostkami i budowania zespołów.
- Ułatwia innowacje: Zwiększona wymiana pomysłów i informacji prowadzi do generacji nowych pomysłów i rozwiązań.
- Redukuje ryzyko błędów: Jasna komunikacja pomaga unikać nieporozumień i błędów.
- Zwiększa satysfakcję z pracy: Ludzie są bardziej zadowoleni ze swojej pracy, gdy czują się słuchani i rozumiani.
Jednak wszystkie te zalety mogą być zneutralizowane przez kilka czynników które utrudniają znaczącą komunikację.
Co przeszkadza firmom w budowaniu znaczącej komunikacji
Wymiana informacji w organizacji nie będzie znacząca, jeśli występuje jedna lub więcej przeszkód:
- Brak kultury otwartości i zaufania. Jeśli pracownicy nie czują się komfortowo mówiąc o swoich pomysłach i problemach, skuteczna komunikacja jest niemożliwa.
- Niejasna komunikacja: Jeśli kierownictwo nie ustala jasnych celów i zadań, pracownicy nie będą wiedzieć, czego się od nich oczekuje.
- Biurokracja. Złożone procedury i restrykcyjne formalności utrudniają skuteczną i znaczącą komunikację.
- Technologiczne niedogodności. Przydatne narzędzia są niezbędne do znaczącej komunikacji.
Poprawa komunikacji w organizacji
Proces komunikacji to elastyczny i adaptacyjny system wymiany informacji, który można i należy poprawić. Aby zbudować jakość i znaczącą komunikację, firmy powinny przynajmniej:
- Stworzyć kulturę otwartości i zaufania: Ustalić praktyki wymiany informacji w procesie pracy.
- Zapewnić jasne standardy komunikacyjne: Określić formaty zadań i czasy odpowiedzi.
- Rozwijać efektywne umiejętności komunikacyjne: Szkolenie zarówno liderów, jak i podwładnych.
- Zapewnić wygodne narzędzia komunikacyjne dla pracowników.
Komunikacja spełniająca te warunki przynosi korzyści zarówno procesom biznesowym, jak i atmosferze zespołu. Jednak ciągłe monitorowanie jakości komunikacji oraz regularne przeglądy aktualności narzędzi komunikacyjnych w Twojej firmie są niezbędne.
Przejście do bardziej informacyjnych przekazów
Narzędzia komunikacyjne w organizacji są nieustannie doskonalone w odpowiedzi na potrzeby użytkowników. Dlatego zarówno tradycyjne, jak i innowacyjne narzędzia komunikacyjne są obecnie dostępne, wśród których każdy zespół wybiera najwygodniejszą kombinację narzędzi komunikacyjnych. Należą do nich:
- Komunikatory
- Rozmowy telefoniczne
- Konferencje wideo
- Wewnętrzne fora i czaty
- Systemy powiadamiania
- Platformy internetowe
- Ankiety
- Systemy zarządzania projektami
Wybór konkretnych narzędzi i ich ilość zależy od wielkości firmy, jej projektów i komponentów efektywnej komunikacji dostosowanych do Twojego zespołu.
Worksection: Narzędzie do zorganizowanej i skutecznej komunikacji
Worksection jest systemem zarządzania projektami i zespołem. Oprócz efektywnych narzędzi kontrolnych i raportowych, Worksection oferuje zintegrowane funkcje komunikacyjne, co czyni go operacyjnym, wygodnym i skutecznym.
Worksection pomaga Twojemu zespołowi zorganizować całą pracę w jednym systemie. Wiadomości i pliki są przechowywane bezpośrednio w zadaniach, co stanowi najbardziej znaczący i najszybszy sposób wymiany informacji, komunikacji z kolegami i klientami, udostępniania plików, omawiania i udzielania informacji zwrotnej.
Wykorzystanie Worksection do budowania efektywnej komunikacji
Komunikacja w Worksection jest powiązana z konkretnymi zadaniami. Członkowie zespołu mogą wykorzystywać różne funkcje do znaczącej wymiany informacji i danych:
- Natychmiastowe powiadomienia o aktualizacjach zadań: Nowe komentarze wyświetlają się natychmiast bez odświeżania strony odbiorcy.
- Personalizowane ustawienia dla otrzymywania wiadomości e‑mail, wiadomości online i powiadomień push.
- Praca z plikami pozwala na przeglądanie grafiki, edytowanie dokumentów Google oraz tworzenie nowych dokumentów typu docx, xlsx i pptx dostępnych do wspólnej pracy.
- Dane kontaktowe pracowników mogą być wykorzystane jako baza kontaktów z szybkim wyszukiwaniem.
- Integracja z Telegram, Viber, Messenger zgodnie z preferencjami pracowników.
Wszystkie te funkcje Worksection przyczyniają się do znaczącej komunikacji w organizacji, zarówno w obrębie poszczególnych zadań, jak i w ramach całego systemu powiadomień platformy.
Wnioski
Skuteczna komunikacja pomaga firmom osiągać ich cele i utrzymywać pozytywną i produktywną atmosferę w pracy. Aby to osiągnąć, kluczowe jest ustanowienie wygodnego systemu komunikacji w organizacji oraz posiadanie efektywnych narzędzi do jego wdrożenia.
Wśród licznych narzędzi komunikacyjnych optymalnym wyborem jest jedno zintegrowane z systemem zarządzania pracą zespołu. Oszczędza to czas i zapewnia synchronizację wszystkich procesów biznesowych bez utraty danych. Dlatego Worksection jest idealnym rozwiązaniem zarówno do zarządzania projektami, jak i komunikacji zespołowej.