Comunicarea în cadrul unei organizații servește cel puțin două scopuri inseparabile. Pe de o parte, fără o interacțiune confortabilă, este imposibil să creezi un mediu intern armonios pentru echipă. Pe de altă parte, fără schimbul de informații despre procesele de lucru, sarcinile pur și simplu nu se vor alinia. Prin urmare, este esențial să se ia în considerare cu atenție diferitele tipuri și mijloace de comunicare în cadrul companiilor.
Care este procesul comunicativ?
Comunicarea joacă un rol inestimabil în funcționarea oricărei întreprinderi. Comunicarea în cadrul unei organizații este o condiție obligatorie pentru diverse aspecte ale muncii, inclusiv:
- Stabilirea obiectivelor și sarcinilor: Permite angajaților să își înțeleagă așteptările și să colaboreze armonios pentru a atinge obiective comune.
- Schimbul de informații și idei: Facilitează luarea deciziilor informate și eficiente.
- Implementarea sarcinilor, coordonarea acțiunilor, soluționarea problemelor: Obținerea rezultatelor prin procesul de comunicare.
- Comunicarea deschisă și onestă: Motivează angajații, creând o atmosferă de încredere și sprijin.
- Construirea de relații puternice și un sentiment de echipă unită: Comunicarea în organizație ajută la cultivarea unor relații puternice și la crearea unui sentiment de echipă cohesive.
Pentru a asigura că toate funcțiile de comunicare sunt îndeplinite, structura de comunicare trebuie să fie bine coordonată, lipsită de obstacole și să includă toate componentele necesare.
Structura Comunicării
Modelul tranzacțional al comunicării este cel mai logic, constând din etape secvențiale:
Aceasta este un model simplu, dar efectiv, care descrie concis componentele procesului de comunicare:
- Expeditor: Persoana sau grupul care generează o idee sau informație și o transmite. Expeditorul trebuie să își formuleze gândurile și să aleagă un canal de transmisie adecvat.
- Canal de comunicare: Mijloacele prin care mesajul este trimis. Poate fi verbal (limbaj oral, scris) sau non-verbal (gesturi, rapoarte, schițe). Canalul trebuie să fie relevant pentru publicul țintă și conținutul mesajului.
- Mesaj: Informația transmisă de la expeditor la destinatar. Mesajele pot include știri, sarcini, ordine, întrebări etc., dar este esențial ca acestea să fie înțelese de destinatar.
- Destinatar: Persoana sau grupul care primește mesajul. Similar cu expeditorul, destinatarul poate fi o individ sau un grup. Destinatarul trebuie să primească și să înțeleagă corect mesajul.
În plus față de aceste elemente fundamentale, procesul de schimb de informații poate implica factori suplimentari:
- Feedback: Răspunsul destinatarului pentru a clarifica sau confirma înțelegerea mesajului.
- Barieri: Orice obstacole care pot distorsiona mesajul (de exemplu, zgomot în cameră, lipsa comunicării sau erori în transmiterea datelor).
Barierile de Comunicare
Barierile de comunicare într-o companie sunt obstacole care împiedică schimbul eficient de informații și idei. Orice poate fi o barieră, variind de la motive obiective la pur subiective.
Să discutăm despre unele motive comune care complică comunicarea într-o organizație:
- Barierile Fizice: Cum ar fi zgomotul, vizibilitatea slabă sau distanțele mari.
- Barierile Psihologice: Cum ar fi teama de conducere, incertitudinea în luarea deciziilor sau neînțelegerile din cauza experiențelor diferite.
- Barierile Semantice: Includ diferențele în terminologie, formulări înșelătoare sau utilizarea argoului.
- Barierile Organizaționale: Hiarhii complexe care împiedică comunicarea, procesele birocratice complicând interacțiunea.
- Deficiențele Informațiilor: Dacă membrii echipei nu au informațiile necesare pentru un schimb eficient.
- Barierile Tehnice: Absenta sau inconvenientul instrumentelor de comunicare în cadrul organizației.
Pentru a depăși sau a evita crearea barierelor în comunicarea la locul de muncă, este necesar să se promoveze o atmosferă de încredere și deschidere în cadrul echipei și să se utilizeze tipuri de comunicare adecvate.
Tipuri de Comunicare în Organizații
Tipurile de comunicare bazate pe relațiile dintre participanți sunt premise pentru un schimb eficient de mesaje fără obstacole inutile.
Diferite tipuri de comunicare pot fi utilizate într-o companie, în funcție de numărul de angajați, compoziția echipei, proiectele în desfășurare și alte circumstanțe. Fiecare tip de comunicare își joacă rolul său crucial în comunicarea organizațională. Prin urmare, înțelegerea diverselor tipuri de comunicare și caracteristicile lor este benefică.
Comunicația Verticală
Comunicarea între conducere și subordonați. Poate circula atât de sus în jos (de exemplu, alocarea sarcinilor), cât și de jos în sus (de exemplu, rapoarte de la subordonați către conducere).
Comunicația Orizontală
Comunicarea între colegi la același nivel. Esentială pentru colaborare, coordonarea acțiunilor și sincronizarea proceselor de lucru între diferite echipe.
Comunicația Externă
Comunicarea cu clienți, parteneri, investitori, și alți părți externe interesate.
Comunicația Diagonală
Comunicarea unde angajații din diferite departamente și niveluri de ierarhie pot comunica direct fără a implica manageri sau alte legături „intermediare”.
Tipurile de comunicare bine selectate, configurate și aplicate într-o companie îmbunătățesc viteza și eficiența schimbului de informații, îmbunătățesc legăturile între diferite departamente și nivelurile de implicare ale angajaților. De asemenea, contribuie la inovație și dezvoltarea generală a companiei.
Cu toate acestea, erorile în setările de comunicare pot duce la "zgomot informațional" și supraaglomerare de informații, creând confuzie și ambiguitate. Pentru a evita astfel de complicații și a obține eficiența comunicării, este necesar să:
- Stabiliți reguli și proceduri de comunicare în companie.
- Instruirea angajaților.
- Asigurați infrastructura necesară pentru instrumentele de comunicare.
Instrumente de Comunicare în cadrul unei Companii
Instrumentele de comunicare dintr-o organizație pot fi împărțite convențional în două categorii:
Sincron
- Mesaje Instantanee (WhatsApp, Telegram, Facebook Messenger etc.).
- Apeluri Telefonice (mobile, fixe).
- Apeluri Video (contact vizual ca avantaj).
- Conferințe Web (oferă acces comun la ecrane, prezentări, chat și alte funcții).
- Întâlniri și Conferințe (un număr variat de persoane pot să se întâlnească fie față în față, fie online).
Asincron
- Email (mesaje text, fișiere și alte informații stocate până la ștergere).
- Sisteme de Management al Proiectelor (ajută la planificare, organizare și urmărirea sarcinilor și obiectivelor).
- Forumuri Interne (comunicarea și schimbul de informații strict în cadrul organizației).
- Rețele Sociale (pot fi utilizate pentru comunicarea personală și de afaceri).
- Chestionare (colectarea datelor pentru cercetare, feedback etc.).
Chatbot-urile și sistemele de notificare pot aparține ambelor categorii de instrumente de comunicare. Toate pot fi utilizate în combinații variate pentru conveniența echipelor. Diversitatea instrumentelor de comunicare dintr-o organizație promovează schimbul de informații eficient. Cu toate acestea, în practică, unele instrumente de comunicare sunt mai frecvente decât altele, cum ar fi mesageri și apeluri de lucru.
Mesagerii în Comunicația la Locul de Muncă
Cele mai multe companii folosesc mesageri pentru comunicarea între colegi. Este cu adevărat un mijloc de comunicare convenabil și familiar care s-a integrat perfect în viața de zi cu zi. Cu toate acestea, este esențial să se țină cont că mesagerii nu au fost special concepuți pentru comunicarea profesională, astfel că utilizarea lor are atât avantaje, cât și dezavantaje.
Avantajele Mesagerilor în Comunicația de Echipe:
- Mobilitate: Mesagerii sunt disponibili pe dispozitive mobile, permițând angajaților să rămână conectați oricând, oriunde.
- Operativitate: Capacitatea de a trimite și de a primi mesaje și răspunsuri în timp real.
- Simplitate: Mesagerii sunt prietenoși cu utilizatorul, familiari pentru toți angajații și nu necesită o instruire specială.
- Colaborarea în Echipă: Pot fi create chat-uri de grup pentru comunicarea în întreaga echipă sau în departamente specifice.
- Materiale: Posibilitatea de a trimite fișiere în diverse formate, de a schimba documente, imagini, media.
Dezavantajele Mesagerilor:
- Date Neorganizate: Informația din mesageri ajunge și este stocată cronologic, ceea ce face dificilă căutarea și utilizarea acesteia.
- Lipsa de Context și Detalii: Mesagerii pot fi incomozi pentru urmărirea progresului sarcinilor din cauza absenței contextului.
- Supraaglomerarea de Informații: Angajații pot primi prea multe mesaje de lucru și personale pe diferite mesageri, distrăgând atenția și consumând timp.
- Securitate: Cele mai multe mesageri nu oferă un nivel suficient de securitate, făcându-i nepotriviți pentru discutarea chestiunilor confidențiale.
Utilizarea mesagerilor pentru comunicarea profesională este posibilă, ținând cont de avantajele și dezavantajele lor. Este esențial să se definească clar regulile de utilizare a mesagerilor în companie, să se instruiască angajații și să se asigure infrastructura necesară pentru instrumentele de comunicare.
Apeluri de Lucru: Avantaje și Dezavantaje
Apelurile de lucru sunt traditionally observed to be a popular tool for work communication, and they come with certain advantages and disadvantages.
Avantajele Apelurilor de Lucru:
- Interacțiune Personală: Vocea și intonația interlocutorului fac comunicarea mai semnificativă.
- Promptitudine: Capacitatea de a obține rapid răspunsuri la întrebări sau de a clarifica detaliile imediat.
- Implicarea Mai Multor Participanți: În discuțiile de grup prin apeluri video.
Dezavantajele Apelurilor de Lucru:
- Consum de Timp: Apelurile pot ocupa o cantitate semnificativă de timp, în special cu mulți participanți.
- Fixarea Datelor: Informațiile discutate la telefon sau prin apeluri video sunt mai greu de documentat și aplicat în muncă.
- Probleme Tehnice: Apelurile pot fi întrerupte din cauza defecțiunilor de comunicare.
- Distrație: Apelurile necesită atenție totală, făcând imposibilă multitasking-ul, cum ar fi în timpul corespondentei prin email.
Dacă o zi de lucru este suprasaturată cu apeluri, eficiența muncii scade, iar persoanele pot deveni rapid obosite din cauza volumului de contacte și informații. Prin urmare, este de preferat să folosești comunicarea la locul de muncă selectiv, doar atunci când este cu adevărat necesar.
Când este Apropiată Comunicația prin Apeluri de Lucru?
Apelurile aduc cel mai mult beneficii comunicării echipei atunci când sunt utilizate în moderație și când este cu adevărat nevoie:
- Probleme Urgente: Pentru a discuta probleme urgente în timp real.
- Soluționarea Problemelor Complexe: Pentru a aborda probleme complicate care necesită implicarea simultană a membrilor echipei.
- Interacțiune Personală: Între manageri, HR și angajați.
- Întâlniri Online Programate de Echipă: Pentru întâlniri de echipă sau departament planificate regulat.
Pentru a evita suprasaturarea programelor cu apeluri, definiți clar conținutul și scopul acestora, comunicați concis și respectați timpul. Urmând aceste reguli simple de comunicare, interacțiunile din cadrul companiei pot fi eficiente și semnificative.
De ce este Importantă Comunicația Semnificativă?
Comunicarea semnificativă este comunicarea direcționată conștient, menită să atingă un anumit scop. Semnificația comunicării poate fi determinată prin:
- Claritatea și Neambiguitatea Mesajelor.
- Concizia.
- Compleția și Inclusivitatea tuturor informațiilor necesare.
- Relevanța pentru subiectul conversației.
- Politețea și Corectitudinea.
Importanța comunicării semnificative nu poate fi supraevaluată din mai multe motive:
- Îmbunătățește Eficiența Muncii: Comunicarea clară și concisă permite oamenilor să își îndeplinească sarcinile mai repede și mai bine.
- Îmbunătățește Relațiile: Comunicarea semnificativă contribuie la înțelegerea dintre indivizi și la construirea echipei.
- Facilitează Inovația: Creșterea schimbului de idei și informații duce la generarea de idei și soluții noi.
- Reduce Riscurile de Eroare: Comunicarea clară ajută la evitarea neînțelegerilor și a erorilor.
- Crește Satisfacția la Locul de Muncă: Oamenii sunt mai mulțumiți de munca lor atunci când se simt ascultați și înțeleși.
Cu toate acestea, toate aceste avantaje pot fi neutralizate de mai mulți factori care împiedică comunicarea semnificativă.
Ceea ce împiedică companiile să construiască comunicarea semnificativă
Schimbul de informații în organizație nu va fi semnificativ dacă există un sau mai multe obstacole:
- Lipsa de deschidere și cultură a încrederii. Dacă angajații nu se simt confortabil să vorbească despre ideile și problemele lor, comunicarea eficientă este imposibilă.
- Comunicarea neclară: Dacă conducerea nu stabilește obiective și scopuri clare, angajații nu vor ști ce se așteaptă de la ei.
- Birocrația. Proceduri complexe și formalități stricte împiedică comunicarea eficientă și semnificativă.
- Dezavantajele tehnologice. Instrumentele utile sunt necesare pentru comunicarea semnificativă.
Îmbunătățirea Comunicării în Organizație
Procesul de comunicare este un sistem flexibil și adaptabil de schimb de informații care poate și trebuie să fie îmbunătățit. Pentru a construi o comunicare de calitate și semnificativă, companiile ar trebui, în cel mai mic caz:
- Creati o Cultură a Deschiderii și Încrederii: Stabiliți practici pentru schimbul de informații în procesul de muncă.
- Asigurați Standardele Clare de Comunicare: Specificați formatele sarcinilor și timpii de răspuns.
- Dezvoltați Abilități Eficiente de Comunicare: Instruirea atât a liderilor, cât și a subordonaților.
- Oferiți Instrumente Convenabile de Comunicare pentru Angajați.
Comunicările care îndeplinesc aceste condiții beneficiază atât procesele de afaceri, cât și atmosfera echipei. Cu toate acestea, monitorizarea continuă a calității comunicării și revizuirea regulată a relevanței instrumentelor de comunicare din compania dvs. sunt esențiale.
Tranziția către Mesaje mai Informaționale
Instrumentele de comunicare din organizație sunt îmbunătățite constant în răspuns la nevoile utilizatorilor. Prin urmare, atât instrumentele tradiționale, cât și cele inovatoare sunt disponibile în prezent, dintre care fiecare echipă alege cea mai convenabilă combinație de instrumente de comunicare. Acestea includ:
- Mesageri
- Apeluri Telefonice
- Conferințe Video
- Forumuri și Chat-uri Interne
- Sisteme de Notificare
- Platforme Internet
- Chestionare
- Sisteme de Management al Proiectelor
Alegerea unor instrumente specifice și cantitatea acestora depind de dimensiunea companiei, de proiectele sale și de componentele comunicării eficiente potrivite pentru echipa dumneavoastră.
Worksection: Un Instrument pentru Comunicare Structurată și Eficientă
Worksection este un sistem de management al proiectelor și echipelor. Pe lângă unelte eficiente de control și raportare, Worksection oferă caracteristici integrate de comunicare, făcându-l operațional, convenabil și eficient.
Worksection ajută echipa ta să organizeze toată munca într-un singur sistem. Mesajele și fișierele sunt stocate direct în sarcini, făcându-l cea mai semnificativă și rapidă modalitate de a schimba informații, de a comunica cu colegii și clienții, de a împărtăși fișiere, de a discuta și de a oferi feedback.
Utilizarea Worksection pentru Construirea unei Comunicări Eficiente
Comunicarea în Worksection este legată de sarcini specifice. Membrii echipei pot utiliza diverse caracteristici pentru un schimb semnificativ de informații și date:
- Notificări Imediate despre Actualizările Sarcinilor: Comentariile noi sunt afișate imediat fără a reîncărca pagina destinatarului.
- Setări Personalizate pentru Primirea Email-urilor, Mesajelor Online și Notificărilor Push.
- Lucrul cu Fișiere permite vizualizarea graficelor, editarea Google Docs și crearea de documente noi de tip docx, xlsx și pptx, disponibile pentru colaborare.
- Datele de Contact ale Angajaților pot fi folosite ca bază de contact cu căutare rapidă.
- Integrarea cu Telegram, Viber, Messenger conform preferințelor angajaților.
Toate aceste caracteristici Worksection contribuie la comunicarea semnificativă în cadrul organizației, atât în cadrul sarcinilor individuale, cât și în întreaga sistem de notificări al platformei.
Concluzii
Comunicarea eficientă ajută companiile să își atingă obiectivele și să mențină o atmosferă de lucru pozitivă și productivă. Pentru a obține acest lucru, este esențial să se stabilească un sistem de comunicare convenabil în cadrul organizației și să se aibă unelte eficiente pentru implementarea acestuia.
Printre nenumăratele instrumente de comunicare, alegerea unui instrument integrat în sistemul de management al muncii al echipei este optimă. Asta economisește timp și asigură sincronizarea tuturor proceselor de afaceri fără pierderi de date. Prin urmare, Worksection este o soluție ideală pentru managementul proiectelor și comunicarea echipei.