Les communications au sein d’une organisation servent au moins deux objectifs indissociables. D’une part, sans une interaction confortable, il est impossible de créer un environnement interne harmonieux pour l’équipe. D’autre part, sans échanger des informations sur les processus de travail, les tâches né pourront simplement pas s’aligner. Par conséquent, il est crucial de bien réfléchir aux différents types et moyens de communication au sein des entreprises.

Quel est le processus communicatif ?
La communication joue un rôle inestimable dans le fonctionnement de toute entreprise. La communication au sein d’une organisation est une condition obligatoire pour divers aspects du travail, y compris :
- Définition des Objectifs et des Tâches : Permet aux employés de comprendre les attentes et de travailler harmonieusement pour atteindre des objectifs communs.
- Échange d’Informations et d’Idées : Facilite la prise de décisions éclairées et efficaces.
- Mise en Œuvre des Tâches, Coordination des Actions, Résolution de Problèmes : Atteindre des résultats à travers le processus de communication.
- Communication Ouverte et Honnête : Motive les employés, créant une atmosphère de confiance et de soutien.
- Établir des Relations Solides et un Sens d’Équipe Unifié : La communication au sein de l’organisation aide à favoriser des relations solides et un sentiment d’équipe cohésive.
Pour garantir que toutes les fonctions de communication soient remplies, la structure de communication doit être bien coordonnée, sans obstacles, et inclure tous les composants nécessaires.
Structure de Communication
Le modèle transactionnel de communication est le plus logique, consistant en étapes séquentielles :

Ce modèle simple mais efficace décrit succinctement les composants du processus de communication :
- Expéditeur : L’individu ou groupe générant une idée ou une information et la transmettant. L’expéditeur doit formuler ses pensées et choisir un canal approprié pour la transmission.
- Canal de Communication : Les moyens par lesquels le message est envoyé. Il peut être verbal (langage oral, écrit) ou non-verbal (gestes, rapports, schémas). Le canal doit être pertinent pour le public cible et le contenu du message.
- Message : Les informations transmises de l’expéditeur au destinataire. Les messages peuvent inclure des nouvelles, des tâches, des commandes, des questions, etc., mais il est crucial qu’ils soient compréhensibles pour le destinataire.
- Destinataire : La personne ou le groupe recevant le message. Comme pour l’expéditeur, le destinataire peut être un individu ou un groupe. Le destinataire doit recevoir et comprendre correctement le message.
En plus de ces éléments fondamentaux, le processus d’échange d’informations peut impliquer des facteurs supplémentaires :
- Retour d’Information : La réponse du destinataire pour clarifier ou confirmer sa compréhension du message.
- Obstacles : Tous les obstacles qui peuvent déformer le message (par exemple, du bruit dans la pièce, manqué de communication, ou erreurs dans la transmission des données).
Barrières de Communication
Les barrières de communication dans une entreprise sont des obstacles qui entravent l’échange efficace d’informations et d’idées. Tout peut être une barrière, des raisons objectives aux raisons purement subjectives.

Discutons de quelques raisons courantes compliquant la communication au sein d’une organisation :
- Barrières Physiques : Comme le bruit, la mauvaise visibilité, ou les distances significatives.
- Barrières Psychologiques : Comme la peur de la direction, l’incertitude dans la prise de décision, ou les malentendus dus à des expériences différentes.
- Barrières Sémantiques : Y compris les différences de terminologie, des formulations trompeuses, ou l’utilisation d’argot.
- Barrières Organisationnelles : Des hiérarchies complexes entravant la communication, des processus bureaucratiques compliquant l’interaction.
- Gaps d’Information : Si les membres de l’équipe manquent des informations nécessaires pour un échange efficace.
- Barrières Techniques : Absence ou inconvénients des outils de communication au sein de l’organisation.
Pour surmonter ou éviter de créer des barrières dans la communication au travail, il est nécessaire de favoriser une atmosphère de confiance et d’ouverture au sein de l’équipe et d’utiliser des types de communication appropriés.
Types de Communication dans les Organisations
Les types de communication basés sur les relations entre les participants sont des prérequis pour un échange de messages efficace sans obstacles inutiles.
Différents types de communication peuvent être utilisés dans une entreprise, selon le nombre d’employés, la composition de l’équipe, les projets en cours, et d’autres circonstances. Chaque type de communication joue son rôle crucial dans la communication organisationnelle. Par conséquent, comprendre les différents types de communication et leurs caractéristiques est bénéfique.
Communication Verticale
Communication entre la direction et les subordonnés. Peut se faire de haut en bas (par exemple, l’attribution de tâches) et de bas en haut (par exemple, les rapports des subordonnés à la direction).

Communication Horizontale
Communication entre collègues au même niveau. Essentielle pour la collaboration, la coordination des actions et la synchronisation des processus de travail entre différentes équipes.

Communication Externe
Communication avec des clients, des partenaires, des investisseurs, et d’autres parties prenantes externes.

Communication Diagonale
Communication où les employés de différents départements et niveaux hiérarchiques peuvent communiquer directement sans impliquer les gestionnaires ou d’autres liens de “médiation”.

Des types de communication bien sélectionnés, configurés et appliqués dans une entreprise améliorent la vitesse et l’efficacité de l’échange d’informations, améliorent les liens entre différents départements et les niveaux d’engagement des employés. Ils contribuent également à l’innovation et au développement global de l’entreprise.
Cependant, des erreurs dans les réglages de communication peuvent mener à “du bruit d’information” et à une surcharge d’informations, créant confusion et ambiguïté. Pour éviter de telles complications et atteindre une efficacité de communication, il est nécessaire de :
- Établir des règles et des procédures de communication dans l’entreprise.
- Former les employés.
- Fournir l’infrastructure nécessaire pour les outils de communication.
Moyens de Communication au sein d’une Entreprise
Les outils de communication dans une organisation peuvent être classés conventionnellement en deux catégories :
Synchronous
- Messagerie Instantanée (WhatsApp, Telegram, Facebook Messenger, etc.).
- Appels Téléphoniques (mobiles, fixes).
- Appels Vidéo (contact visuel comme avantage).
- Web Conférences (offrent un accès partagé aux écrans, présentations, discussions, et autres fonctions).
- Réunions et Conférences (différents nombres de personnes peuvent se rencontrer en personne ou en ligne).
Asynchronous
- Email (messages texte, fichiers, et autres informations stockées jusqu’à leur suppression).
- Systèmes de Gestion de Projet (aident à la planification, à l’organisation et au suivi des tâches et des objectifs).
- Forums Internes (communication et échange d’informations strictement au sein de l’organisation).
- Réseaux Sociaux (peuvent être utilisés pour la communication personnelle et professionnelle).
- Sondages (collecte de données pour des recherches, des retours, etc.).
Les chatbots et systèmes de notification peuvent appartenir aux deux catégories d’outils de communication. Tous peuvent être utilisés dans diverses combinaisons pour le confort des équipes. La diversité des outils de communication dans une organisation favorise un échange d’informations efficace. Cependant, dans la pratique, certains outils de communication sont plus présents que d’autres, comme les messageries et les appels de travail.
Messageries dans la Communication au Travail
La plupart des entreprises utilisent des messageries pour la communication entre collègues. C’est effectivement un moyen de communication pratique et familier qui s’est intégré sans effort dans la vie quotidienne. Cependant, il est essentiel de considérer que les messageries n’ont pas été spécifiquement conçues pour la communication au travail, donc leur usage a à la fois des avantages et des inconvénients.

Avantages des Messageries dans la Communication d’Équipe :
- Mobilité : Les messageries sont disponibles sur des appareils mobiles, permettant aux employés de rester connectés à tout moment, n’importe où.
- Opérationnel : La capacité d’envoyer et de recevoir des messages et des réponses en temps réel.
- Simplicité : Les messageries sont conviviales, familières à tous les employés et né nécessitent pas de formation spéciale.
- Collaboration d’Équipe : Des discussions de groupe peuvent être créées pour la communication au sein de l’ensemble de l’équipe ou de départements spécifiques.
- Matériaux : La capacité d’envoyer des fichiers dans divers formats, d’échanger des documents, des images, des médias.
Inconvénients des Messageries :
- Données Non Structurées : Les informations dans les messageries arrivent et sont stockées chronologiquement, rendant difficile la recherché et l’utilisation.
- Absence de Contexte et de Détails : Les messageries peuvent être incommodes pour suivre le progrès des tâches en raison de l’absence de contexte.
- Surcharge d’Information : Les employés peuvent recevoir trop de messages professionnels et personnels sur différentes messageries, détournant l’attention et consommant du temps.
- Sécurité : La plupart des messageries né fournissent pas un niveau de sécurité suffisant, les rendant inappropriées pour discuter de questions confidentielles.
Utiliser des messageries pour la communication au travail est possible, en tenant compte de leurs avantages et inconvénients. Il est crucial de définir clairement les règles d’utilisation des messageries dans l’entreprise, de former les employés et de garantir l’infrastructure nécessaire pour les outils de communication.
Appels de Travail : Avantages et Inconvénients
Les appels de travail sont traditionnellement un outil populaire pour la communication au travail, et ils ont certains avantages et inconvénients.

Avantages des Appels de Travail :
- Interaction Personnelle : La voix et l’intonation de l’interlocuteur rendent la communication plus significative.
- Rapidité : La capacité d’obtenir rapidement des réponses aux questions ou de clarifier immédiatement des détails.
- Implication de Plusieurs Participants : Lors de discussions de groupe via des appels vidéo.
Inconvénients des Appels de Travail :
- Consommation de Temps : Les appels peuvent prendre une quantité significative de temps, surtout avec de nombreux participants.
- Fixation des Données : Les informations discutées au téléphone ou lors d’appels vidéo sont plus difficiles à documenter et à appliquer au travail.
- Problèmes Techniques : Les appels peuvent être interrompus en raison de problèmes de communication.
- Distraction : Les appels demandent une attention totale, rendant impossible le multitâche, comme lors de la correspondance par email.
Si une journée de travail est surchargée d’appels, l’efficacité du travail diminue, et les individus peuvent rapidement se fatiguer à cause du volume de contacts et d’informations. Par conséquent, il est conseillé d’utiliser la communication au travail de manière sélective, seulement quand cela est vraiment approprié.
Quand la Communication par Appels de Travail est-elle Appropriée ?
Les appels apportent le plus de bénéfices à la communication d’équipe lorsqu’ils sont utilisés avec modération et quand ils sont vraiment nécessaires :
- Questions Urgentes : Pour discuter de problèmes urgents en temps réel.
- Résolution de Problèmes Complexes : Pour aborder des problèmes complexes nécessitant l’implication simultanée des membres de l’équipe.
- Interaction Personnelle : Entre les gestionnaires, les RH et les employés.
- Réunions d’Équipe en Ligne Planifiées : Pour des réunions régulières planifiées d’équipe ou de département.
Pour éviter de surcharger les emplois du temps avec des appels, définissez clairement leur contenu et leur objectif, communiquez de manière concise et respectez les délais. Respecter ces simples règles de communication peut rendre les interactions au sein de l’entreprise efficaces et significatives.
Pourquoi la Communication Significative est-elle Importante ?
La communication significative est une communication consciemment dirigée visant à atteindre un objectif spécifique. La signification de la communication peut être déterminée par :

- Clarté et Unambiguïté des Messages.
- Concision.
- Complet et Inclusion de Toutes les Informations Nécessaires.
- Pertinence par Rapport au Sujet de Conversation.
- Politesse et Corrections.
L’importance de la communication significative né peut être sous-estimée pour plusieurs raisons :
- Améliore l’Efficacité au Travail : Une communication claire et concise permet aux gens d’effectuer plus rapidement et mieux leurs tâches.
- Améliore les Relations : La communication significative contribue à la compréhension entre individus et au renforcement d’équipe.
- Facilite l’Innovation : Un partage accru d’idées et d’informations conduit à la génération de nouvelles idées et solutions.
- Réduit les Risques d’Erreur : Une communication claire aide à éviter les malentendus et les erreurs.
- Augmente la Satisfaction au Travail : Les gens sont plus satisfaits de leur travail quand ils se sentent entendus et compris.
Cependant, tous ces avantages peuvent être neutralisés par plusieurs facteurs qui entravent la communication significative.
Qu’est-ce qui empêche les entreprises de construire une communication significative
L’échange d’informations dans l’organisation né sera pas significatif s’il y a un ou plusieurs obstacles :
- Manqué d’Ouverture et de Culture de Confiance. Si les employés né se sentent pas à l’aise pour parler de leurs idées et de leurs problèmes, une communication efficace est impossible.
- Communication Floue : Si la direction né fixe pas des objectifs et des tâches clairs, les employés né sauront pas ce qui est attendu d’eux.
- Bureaucratie. Des procédures complexes et des formalités strictes entravent une communication efficace et significative.
- Désavantages Technologiques. Des outils utiles sont nécessaires à une communication significative.
Améliorer la Communication dans l’Organisation
Le processus de communication est un système d’échange d’informations flexible et adaptable qui peut et doit être amélioré. Pour construire une communication qualitative et significative, les entreprises devraient, au minimum :
- Créer une Culture d’Ouverture et de Confiance : Établir des pratiques d’échange d’informations dans le processus de travail.
- Assurer des Normes de Communication Claires : Spécifier les formats de tâche et les délais de réponse.
- Développer des Compétences de Communication Efficaces : Former à la fois les dirigeants et les subordonnés.
- Fournir des Outils de Communication Pratiques pour les Employés.
Des communications répondant à ces conditions bénéficient à la fois aux processus d’affaires et à l’atmosphère de l’équipe. Cependant, un suivi constant de la qualité de communication et des examens réguliers de la pertinence des outils de communication dans votre entreprise sont essentiels.
Transition vers des Messages Plus Informatifs
Les outils de communication dans l’organisation sont constamment améliorés en réponse aux besoins des utilisateurs. Par conséquent, des outils de communication à la fois traditionnels et innovants sont actuellement disponibles, parmi lesquels chaque équipe choisit la combinaison d’outils de communication la plus pratique. Cela inclut :
- Messageries
- Appels Téléphoniques
- Conférences Vidéo
- Forums Internes et Chats
- Systèmes de Notification
- Plateformes Internet
- Sondages
- Systèmes de Gestion de Projet
Le choix des outils spécifiques et leur quantité dépendent de la taille de l’entreprise, de ses projets et des composants d’une communication efficace convenant à votre équipe.
Worksection : Un Outil pour une Communication Structurée et Efficace
Worksection est un système de gestion de projet et d’équipe. En plus d’outils de contrôle et de reporting efficaces, Worksection offre des fonctionnalités de communication intégrées, le rendant opérationnel, pratique et efficace.

Worksection aide votre équipe à organiser tout le travail au sein d’un seul système. Les messages et les fichiers sont stockés directement dans les tâches, ce qui en fait le moyen le plus significatif et le plus rapide d’échanger des informations, de communiquer avec des collègues et des clients, de partager des fichiers, de discuter et de fournir des retours.
Utiliser Worksection pour Construire une Communication Efficace
La communication dans Worksection est liée à des tâches spécifiques. Les membres de l’équipe peuvent utiliser diverses fonctionnalités pour un échange significatif d’informations et de données :

- Notifications Instantanées des Mises à Jour des Tâches : Les nouveaux commentaires sont affichés immédiatement sans rafraîchir la page du destinataire.
- Paramètres Personnalisés pour Recevoir des Emails, des Messages en Ligne et des Notifications Push.
- Travail de Fichiers permet de visualiser des graphiques, d’éditer des Google Docs et de créer de nouveaux documents de types docx, xlsx et pptx disponibles pour la collaboration.
- Détails de Contact des Employés peuvent être utilisés comme base de contacts avec recherché rapide.
- Intégration avec Telegram, Viber, Messenger selon les préférences des employés.
Toutes ces fonctionnalités de Worksection contribuent à une communication significative au sein de l’organisation, tant au sein des tâches individuelles qu’à travers tout le système de notification de la plateforme.
Conclusions
Une communication efficace aide les entreprises à atteindre leurs objectifs et à maintenir une atmosphère de travail positive et productive. Pour cela, il est essentiel d’établir un système de communication pratique au sein de l’organisation et de disposer d’outils efficaces pour sa mise en œuvre.
Parmi les nombreux outils de communication, choisir un intégré dans le système de gestion du travail de l’équipe est optimal. Cela fait gagner du temps et assure la synchronisation de tous les processus d’affaires sans perte de données. Par conséquent, Worksection est une solution idéale pour la gestion de projet et la communication d’équipe.