Дослідження Альфредсона & Сьодерберга у 2011 році підтвердили, що мозку легше обробляти картинки, ніж текст, і людям легше комунікувати візуальним способом, ніж лише текстовим (наприклад, через звіти).
Особливості сприйняття індивідуальні, але середньостатистична людина сприймає 83% побаченого і 11% — почутого інформації. На органолептичні рецептори загалом відводиться не більше 6%.Трохи інша картина вимальовується в процесі запам’ятовування інформації: на слух і візуально окремо людина запам’ятовує 20% і 30% відповідно, а при поєднанні цих двох способів рівень запам’ятовування збільшується до 50 відсотків.Коли ми дивимося на картинки, наш мозок може одночасно обробляти кілька елементів, і це дозволяє досягти швидкості, в 60 000 разів більшої, ніж при звичайному прочитанні тексту. Тому візуалізація — один з потужних і перевірених методів у бережливому виробництві.
Роль візуалізації в бережливому виробництві
Візуалізацію можна розглядати в двох аспектах:
- як метод представлення інформації у вигляді оптичного зображення (малюнків, діаграм, графіків, структурних схем, карт, таблиць тощо),
- як розміщення всіх інструментів, зібраних вузлів, деталей, інформації про виробничий процес так, щоб вони були видимі з першого погляду.
Серед ключових переваг відзначають:
- швидке інформування персоналу — при цьому отримана інформація доступна для подальшого використання. Якщо працівник через тривалий перерву забув нюанси роботи, йому буде легше їх згадати
- здійснення візуального контролю (наприклад, за допомогою методів контрольних листів прибирання)
- ефективна боротьба з “ефектом затуплення ока” — наприклад, метод “було/стало” допоможе не повернутися до попереднього стану робочого місця і зрозуміти, як можна його покращити
- однозначна інтерпретація однієї і тієї ж інформації — в текстовому форматі для цього пишуть інструкції, регламенти, але постійно звертатися до громіздких багатосторінкових документів незручно. А ось прийнята схема 3‑колірних позначок на складі виробництва відразу однозначно дасть зрозуміти про місце розташування конкретних деталей і готової продукції;
- інформування про різні показники виробництва — метод інформаційних табличок при використанні електронного табло дозволяє відстежувати брак, проблеми у виробництві і статус проходження виробу по лініях в режимі реального часу. З його допомогою легше знайти “вузькі місця”, що гальмують роботу підприємства;
- підвищення продуктивності праці — з дошками звітності кожен співробітник зможе побачити досягнення і проблеми в робочому процесі, і порівняти результати інших зі своїми. В такому моніторингу одразу виявляються “слабкі ланки”. Психологічний позитивний ефект від самооцінювання і оцінювання іншими описав М. Голдсміт “Тригери. Формуй звички — загартовуй характер.”
Візуальне планування
Окреме місце в lean-visualization займає візуальне планування (ВП).
Компанії впроваджують ВП, тому що:
- це зрозумілий і простий інструмент, використання якого зрозуміле людям
- допомагає налагодити комунікацію між співробітниками і відділами всередині організації
- легко планувати діяльність за допомогою звичайної дошки на стіні замість використання ІТ-системи.
Один з наочних прикладів використання ВП — Toyota, у якої є Obeya — з японської “велика кімната”. У компанії це стало інструментом проектного менеджменту для підвищення ефективності та дотримання таймінгу на виробництві.
Obeya в Toyota
В Obeya (“проектній кімнаті”) зазвичай знаходяться дошки візуального планування і прогресу, графіки окремих елементів виробництва, таблиці технічних і інших проблем.Одне з ключових переваг візуального планування — те, що люди залучаються до процесу внесення змін на дошках. Такі дії на очах колег надають відчуття відповідальності за взяте на себе завдання.
У цьому, правда, криється і єдиний недолік ВП — не всі працівники захочуть визнати свої власні помилки або проблеми на виробництві
в публічному форматі.
Використання візуального планування полегшує процес уравнювання робочого навантаження і усунення “провисання” у виробництві.
Візуалізація в різних lean-техніках
Візуалізацію застосовують в різних елементах Lean Production:
Канбан — тут візуалізація є одним з ключових принципів, який виявляється у створенні канбан-дошок і карток. У таких таск-менеджерах як Trello і Worksection також можна відобразити список завдань у вигляді канбан-дошки.
Наприклад, канбан-дошка виглядає як велика біла магнітна дошка, на якій розчерчені наступні графи:
- Завдання
- Планування
- Розробка (В процесі / Зроблено)
- Тестування
- Розгортання
- Зроблено.
Кайдзен — в рамках цієї центральної частини бережливого виробництва в основному використовується така візуальна інструмент як PDCA-цикл
Інший спосіб візуалізації був придуманий Аланом Вардом і називається LAMDA
Творець пояснив, що в одному PDCA-циклі одразу два LAMDA-цикли. У своїй моделі до найважливіших він відніс етапи “Дивись” і “Виконуй”. Це означає, що вам потрібно зрозуміти проблему і зіткнутися з нею перед тим, як будете шукати її рішення.
5S — його задача створити оптимальне робоче місце. При впровадженні 5S всі інструменти та матеріали знаходяться на визначених для них місцях. Показовий приклад фабрики Farm Frites, на якій програма 5S спочатку була запущена без 5S-дошок. На перших етапах менеджеру з бережливого виробництва Pascal de Meulenaer доводилося вручну заповнювати їх і вносити зміни, трохи пізніше виробництво перейшло на послуги сервісу TnP Visual Workplace, які розробили дошки під потреби компанії.
Agile та Scrum - серед основних способів візуалізації в рамках цих технік — використання scrum-дошок і магнітних карток користувацьких історій.
У першому випадку візуалізація дає опорну точку для щоденних робочих зустрічей. Scrum-дошка тримає команду, власника продукту та скрам-майстра в курсі про хід роботи на будь-якому її етапі.Six Sigma - візуалізація в процесі “шести сигм” важливий крок на шляху роботи з командами. Як учасники Six Sigma, так і працівники залучаються до процесів покращення. Візуалізувати можна через DMAIC-дошку
Методи візуалізації
Методи візуалізації в Lean Production переважно комбінуються, їх використання залежить від масштабу і виду виробництва, бюджету, кількості працівників, поставлених завдань. Суть методів також залежить від конкретних завдань, які перед ними ставить проектний менеджер, керівництво та самі працівники.
Якогось жорсткого списку методів немає, але серед найбільш розповсюджених такі:
- метод червоних позначок — специфічний метод при впровадженні 5S, який використовується для позначення “непотрібних” об’єктів на робочому місці. Його можна використовувати і в загальних цілях бережливого виробництва — наприклад, ставити червоні позначки на запасах
- метод інформаційних табличок — таблички можуть бути статичними (як знаки дорожнього руху) або електронними (як Andon). Останні допомагають у режимі реального часу слідкувати за рівнем виробництва, дефектами, станом обладнання. Метод інформаційних табличок включає в себе ряд спеціалізованих методів, наприклад:
- обозначення місць розміщення — так, для лікарні в Північному Брабанті були розроблені піктограми для миття, кисневих резервуарів та іншого обладнання. Вони були нанесені прямо на стіни медсестер, це допомогло організувати робоче місце
- обозначення деталей
- обозначення обсягів запасів.
Andon дисплей на виробництві
- метод дорожніх знаків — підходить для вирішення ряду завдань: наприклад. позначення шляхів евакуації на виробництві. Багато з покажчиків законодавчо врегульовані. Так, розміщення знаків пожежної безпеки, їх кількість регулюється державним стандартом ISO 6309:2007 “Протипожежна охорона. Знаки безпеки. Форма і колір”
- метод кольорового кодування — вказує, для чого конкретно потрібні ті чи інші деталі, інструменти, пристрої. Наприклад, деталі для виробництва одного типу виробів можуть бути пофарбовані в один колір. До цього методу можна віднести і маркування фарбою — часто використовується для виділення місцезнаходження чогось на підлозі або в проходах
- метод оконтурювання — хороший спосіб визначити місця зберігання деталей, інструментів, технічних пристроїв. Найяскравіший приклад — органайзери для робочих інструментів. Дейв Логоззо, співробітник Lean Enterprise Institute, радить перевіряти їх ефективність 3 простими запитаннями:
- Яка мета введення органайзера?
- Хто буде його використовувати?
- Наскільки критично невідповідність розміщення інструмента чи деталі поза “контурним” місцем зберігання?
Ящик для інструментів з контурними заглибленнями з упаковкової піни
- метод графічних інструкцій — для ілюстрації операцій та вимог щодо якості на кожному етапі виробництва та робочому місці. З графічними інструкціями можна забезпечити низький поріг входження нових співробітників у робочий процес, уникнути інтерпретацій та помилок;
- метод “було-стало” — зображення робочого місця/ділянки/цеху “до” і “після” змін наочно демонструє відбувшіся зміни
Окреме місце займає візуальний контроль, який відрізняється від звичайного швидким визначенням стану контрольованого процесу з застосуванням засобів візуалізації. Крім того, це ефективний фактор саморегуляції для співробітників.
В Jeroen Bosch Hospital візуальний контроль втілили за допомогою “дошок якості” — на них розміщувалася вся інформація про послуги в конкретному відділенні, а також додаткові дані, що полегшують взаємодію з лікарнею.
Етапи впровадження візуалізації
Впровадження візуалізації можна відобразити у вигляді 4 кроків:
- Організація робочих осередків за системою 5S — сюди входить, наприклад, використання методу червоних позначок, організація 5S-дошок тощо.
- Візуалізація важливої виробничої інформації (про якість, про безпеку, про виробничі операції, про використання інструмента та обладнання) — до цього етапу належить більшість методів візуалізації в lean-техніках: графічних інструкцій, дорожніх знаків, кольорової кодування
- Візуалізація результатів і показників ефективності процесів і операцій — на цьому етапі корисним буде Andon, чек-листи, контрольні листи якості
- Впровадження прийняття рішень на базі візуальної інформації — зібрана на попередніх етапах інформація і налагоджений візуальний контроль можуть бути використані для формування PDCA- і LAMDA-циклів, DMAIC-дошки.
Програмне забезпечення для візуалізації в Lean Production
TnP Visual Workplace
Компанія, що виготовляє всі необхідні матеріали для візуального менеджменту: від аксесуарів для впровадження 5S до листів-самоклеєк і органайзерів для робочих інструментів.
Kanban Tool
Інструмент для створення онлайн канбан-дошок. Програмне забезпечення використовують такі компанії, як Avira, Xerox, Siemens, Cisco.
Seiki Software
Комплекс ПО, заточене під візуальний контроль. Зокрема, компанія пропонує електронні інформаційні таблички, які в режимі реального часу збирають всю необхідну інформацію про процес виробництва.
iObeya
Програмне забезпечення для величезних сенсорних екранів, що перетворює їх у аналоги білих магнітних дошок, з можливістю запуску презентацій, анімації і відео, внесення змін онлайн. Завдяки інтеграції з іншим ПО можна створити кімнати по типу Toyota Obeya.
Worksection
Якщо ж наочність і візуалізація потрібні в непромисловій компанії, то оптимальним буде saas-сервіс з наочним, кольоровим та налаштовуваним інтерфейсом. Тут можна створити проекти-кімнати; діаграми Ганта для перегляду термінів, пріоритетів і зв’язків завдань; а зараз розробляється вбудована канбан-дошка.
Вердикт
Коли генерального менеджера відділення Toyota в Північній Америці запитали, чому компанія не написала жодної книги про свої процеси, він задумався і через кілька хвилин відповів:
Це тому що така книга складалася б з однієї сторінки, на якій було б написано: “Дотримуйтесь простоти, робіть всі процеси видимими і довіряйте людям робити правильні речі.”
Візуальний менеджмент саме про це. Його мета — зробити робочий процес зрозумілішим для всіх його учасників. За допомогою візуалізації можна отримати максимум інформації за мінімум часу.