•     •   6 min read

Статуси та Мітки Worksection. Як використовувати?

Worksection – це єдиний робочий простір, створений для організації бізнесу та зручної комунікації. Тому коли задач у вашому проєкті стає забагато і ви не знаєте як систематизувати цей хаос, Worksection має для вас рішення – Статуси та Мітки.

Про Статуси та Мітки Worksection

Статус відповідає певному етапу робочого процесу вашого бізнесу. 


Мітки є набором ознак конкретного завдання, яких може бути безліч.


Не дивлячись на доволі чітке визначення, нас часто запитують: «А яка різниця між статусами та мітками?»

Різниця між Статусами та Мітками

Розглянемо різницю між Статусами та Мітками на прикладі звичайних сендвічів. Кожен такий сендвіч відповідатиме окремому завданню в системі.

Яким може бути сендвіч? — Статуси

Сендвіч може бути: на етапі приготування або дегустації; готовий; зіпсований.


Тобто сендвіч не може бути одночасно на етапі дегустації та зіпсованим. Тому можна обрати лише один статус завдання відповідно до етапу робочого процесу.

Яким ще може бути сендвіч? — Мітки

Але завдання, як і сендвічі, бувають більш комплексними і для їх опису одного статусу недостатньо. Саме тому у Worksection до завдання ви також можете додати Мітки. 

Отже, сендвіч також може відрізнятись:
  • За видом хлібу: білий, чорний, цільнозерновий, на заквасці. 
  • За видом м’яса: курятина, індичка, тунець, салямі або вега.
  • За призначенням: для перекусу в дорогу, для обіду, на сніданок.

Сендвіч може одночасно бути з цільнозернового хлібу та з індичкою. Тому ви можете обирати декілька міток до завдання.

Збираємо сендвіч — Підсумок

Таким чином, Статус є станом завдання, а Мітки набором його ознак.

Стандартні статуси у Worksection


За замовчуванням у Worksection акаунті встановлено:

  • 2 стандартних робочих процеси (набору статусів)
  • 4 стандартних набори міток
Важливо Адмін акаунту може створити власні статуси та мітки, з урахування специфіки проектів та задач. 

Статуси та Мітки для різних типів бізнесу

Давайте також розглянемо як Статуси та Мітки можуть використовувати різні типи бізнесу, на прикладах: Диджитал агентства, IT компанії, Дизайн агенції.

Диджитал агентство


IT компанія

Дизайн агенція



Як створити власні статуси і мітки

Власні статуси та мітки створюються у розділі Статуси та мітки”. Для того, аби потрапити у розділ Статуси та мітки”, у правому верхньому кутку натисніть на аватар, далі оберіть Акаунт”.

У відкритому вікні оберіть Статуси та мітки”:
Тепер ви можете працювати зі статусами та мітками окремо.

Як створити власний робочий процес та статуси до нього

Статуси об’єднуються у групи (робочі процеси). У своєму акаунті ви створите власні робочі процеси, які відповідають специфіці роботи компанії та окремих відділів. 

Крок 1. Відкрийте вкладку Статуси задач”.

Крок 2. Натисніть Додати робочий процес” під списком вже існуючих робочих процесів. 


Дайте ім’я новому робочому процесу та натисніть Ок”. Далі додайте статуси для створеного робочого процесу. Для кожного статусу оберіть унікальний колір.


Як створити мітки

У розділі Мітки задач” натисніть Додати набір міток”:

Введіть назву для набору міток та поставте пташку напроти Видно лише для вашої команди”, якщо доступ до цього набору хоче дати для усієї команди. Натисніть Ок”.


У нас з’явився новий набір міток, але поки що він порожній. Тепер нам треба додати наші мітки до набору Розміщення статей”. Для додавання міток натисніть Додати мітку”. 


У нашому прикладі Розміщення статей” мітки будуть вказувати на місця розміщення матеріалу: соцмережі, власний сайт, блог, зовнішні сайти.


Як і у випадку зі статусами, при створенні міток для кожної ви самостійно обираєте свій унікальний колір. 


Додаткові налаштування міток

Для набору міток також можна обирати ті проекти, у яких набір буде доступний для використання. Як і у випадку зі статусами, натисніть на значок портфелю у наборі міток та поставте пташки напроти назв проектів, для яких ви хочете зробити набір доступним. 

Окрім того, ви можете зробити додаткові налаштування для всіх робочих процесів, обравши обидві опції, жодної або одну з них:

  • Встановлювати перший статус при створенні завдань
  • Знімати усі статуси при закритті 
Для обрання поставте пташку навпроти потрібної опції та натисніть Зберегти”. 



Як додати статуси і мітки до проекту

При створенні нового проекту, ви маєте можливість вибрати за якими статусами та мітками будуть йти задачі у рамках цього проекту. 

Створити новий проект можна через “+” у правому верхньому кутку. У нашому прикладі проект Написання статей до блогу” має 2 набору міток та 1 робочий процес Загальні статуси” із унікальним набором статусів. 


Щоб переглянути статуси робочого процесу або змінити робочий процес проекту Написання статей до блогу”, натискаємо 1. Загальні статуси / Набір міток: 2”. 

Тепер усі задачі, створені у рамках проекту Написання статей до блогу”, матимуть робочий процес Контент Журнал” з можливістю обрання одного зі статусів процесу для кожного етапу.

Наприклад: 
У рамках проекту Написання статей до блогу” ми маємо нову задачу з написання статті Ефективність e‑mail маркетингу”. Для задачі є набір статусів, де маємо обрати лише один статус. 


Зараз задача знаходиться на етапі написання, тому обираємо статус Написання”.




Як вивести усі задачі проекту у вигляді Канбан

Для того, аби переглянути усі задачі проекту по Канбан, необхідно відкрити сам проект та обрати у верхньому меню Задачі”. Далі натискаємо на три горизонтальні лінії синього кольору та обираємо Канбан”:



У стовпчику з лівого боку загальний список задач проекту. Якщо для задачі при створенні або під час редагування було обрано статус, на Канбан ця задача відобразиться у колонці з відповідним статусом.

Наприклад: для задачі Написати статтю про маркетинг впливу” було встановлено статус Перевірка”. Відповідно, на Канбан задача відображається у стовпчику за статусом Перевірка”. 
Також можна змінювати статус для задачі за допомогою перетягування у колонку із потрібним статусом. Наприклад: стаття Написати статтю про маркетинг впливу” вже пройшла перевірку і тепер потребує редагування. Нам потрібно перетягнути статтю із колонки Перевірка” у сусідню колонку Виправлення”.

Для перетягування задачі поставте навпроти назви пташку, затисніть задачу лівою кнопкою миші та перетягніть її у колонку зі статусом Редагування”. 

Як фільтрувати задачі за мітками і статусами

Щоб відфільтрувати задачі з потрібним статусом, у загальному списку статусів натисніть Мітки” у верхній панелі меню:

Далі оберіть потрібну мітку для фільтрації. У нашому прикладі ми хочемо відфільтрувати задачі із мітками Перевірка”. Натискаємо Перевірка” та бачимо, що маємо одну статтю із таким статусом:



Як використовувати мітки для оцінки результату роботи

Для того, або за допомогою міток оцінити результат роботи (наприклад: якщо ви — автор задачі), необхідно у розділі Статуси та мітки” створити набір міток із потрібними вам характеристиками оцінки.

Подивимось на прикладі:

Ми створили набір міток Результати роботи” та додали до набору власні мітки: Відмінно!”, Погано”, Супер”. 

Далі через зображення портфелю обираємо проекти, для яких хочемо зробити доступним цей набір міток. Натискаємо Застосувати”. 

Тепер повернемось у наш проект Написання статей до блогу”, відкриємо одну із задач та оберемо мітку для оцінки результату роботи.

Обираємо Зроблено відмінно” та натискаємо Ок”. Нова мітка відобразиться у рядку поряд зі статусом та іншими мітками (якщо вони були обрані раніше).


Чим корисні мітки, якщо ви трекаєте час для задач

Якщо час для задачі вичерпано, важливо розуміти причину продовження дедлайнів. Для цього ми рекомендуємо використовувати мітки. У нашому прикладі створено набір міток, які вказують на причину несвоєчасного завершення задачі:

Через значок портфелю також оберіть проекти. Для задач у рамках обраних проектів буде доступний створений набір міток. 

Кишенькова інструкція для роботи зі статусами та мітками
Статуси та мітки можна вказати для кожної задачі та підзадачі окремо. 

У кожному акаунті Worksection встановлено 2 стандартних робочих процеси зі статусами та 4 набори міток. Решту ви створюєте самостійно, враховуючи потреби компанії та особливості робочих процесів.

Статус = стан задачі або етап, на якому вона зараз знаходиться. Саме за статусами відображаються задачі на Канбан дошці.

Статус для задачі може бути лише один.
Мітки може бути декілька.
Доступні для задачі статуси завжди будуть відображатись у налаштуваннях самої задачі вище над набором міток. Створювати власні статуси та мітки, або видаляти непотрібні, можна у розділі Статуси та мітки”. Статуси відображаються у прямокутниках, мітки – у формі із заокругленням. 

Більше корисної інформації про зручну та ефективну роботу із Worksection читайте у блозі.​

esc
Поділитись у
или
Школа PM
Якщо ви зацікавлені в успішному управління проєктами, розуміння RAID стане вам у пригоді. RAID, що є абревіатурою від Risks, Assumptions, Issues, and Dependencies, допомагає керувати ризиками будь-якого...
18 червня 2024   •   22 min read
Школа PM
Гібридна робота – це гнучка модель зайнятості, яка поєднує в собі елементи як віддаленої, так і офісної роботи. За такого підходу працівники мають можливість розподіляти свій робочий час між роботою в...
9 червня 2024   •   23 min read
Школа PM
Підходи «Зверху вниз» і «Знизу вгору» окреслюють, як організації орієнтуються в процесі прийняття рішень та їхнього виконання. Ці підходи розмежовують стилі управління та втілюють різні культури в організаціях...
5 червня 2024   •   11 min read
Почніть роботу прямо зараз
Введіть, будь ласка, свій справжній email 🙂