Worksection è uno spazio di lavoro unificato progettato per organizzare la tua attività e rendere più facile la comunicazione. Se il tuo progetto ha troppe attività e non sai come sistemare il caos, Worksection ha una soluzione: Stati e Etichette.
Informazioni sugli Stati e le Etichette di Worksection
Lo Stato si riferisce a una fase specifica del tuo processo aziendale.
Le Etichette sono un insieme di caratteristiche di un’attività particolare, delle quali possono esserci molte.
Anche se è chiaramente definito, spesso le persone si chiedono: “Qual è la differenza tra stati ed etichette?”
Differenza tra Stati ed Etichette
Considera la differenza tra Stati ed Etichette usando il caso dei panini comuni. Ogni panino corrisponde a un’attività separata nel sistema.
Cosa può essere un panino? — Stati
Il panino può essere: in fase di cottura o assaggio; pronto; rovinato.
Ciò significa che un panino non può essere sia in fase di assaggio che rovinato allo stesso tempo. Pertanto, puoi selezionare solo un stato dell’attività in base alla fase del flusso di lavoro.
Cosa altro può essere un panino? — Etichette
Tuttavia, come i panini, le attività possono essere più complesse e un singolo stato non è sufficiente per descriverle. Ecco perché, in Worksection, puoi anche aggiungere Etichette a un’attività.
Quindi, il panino può anche differire:
Per tipo di pane: bianco, marrone, integrale, fermentato.
Per tipo di carne: pollo, tacchino, tonno, salame o vegetale.
Per scopo: per uno snack veloce, per pranzo, per colazione.
Un panino può essere fatto di pane integrale e tacchino allo stesso tempo. Ecco perché puoi selezionare più etichette per un’attività.
Preparare il panino — Conclusione
Pertanto, lo Stato è lo stato dell’attività, e le Etichette sono un insieme delle sue caratteristiche.
Stati standard in Worksection
Per impostazione predefinita, il tuo account Worksection è stato impostato:
2 flussi di lavoro standard (insiemi di stati)
4 set standard di etichette
Importante Gli amministratori degli account possono creare stati e etichette personalizzati, tenendo conto delle specifiche dei progetti e delle attività.
Stati ed Etichette per diversi tipi di business
Diamoci anche un’occhiata a come Stati ed Etichette possono essere utilizzati da diversi tipi di aziende, usando esempi: Agenzia digitale, azienda IT, agenzia di design.
Agenzia digitale
Azienda IT
Agenzia di design
Come creare stati e etichette personalizzati
Puoi creare stati e etichette personalizzati nella sezione “Stati ed etichette”. Per accedere alla sezione “Stati ed etichette”, clicca sul tuo avatar nell’angolo in alto a destra e poi seleziona “Account”.
Nella finestra aperta, seleziona “Stato e tag”:
Ora puoi lavorare con stati ed etichette separatamente.
Come creare il tuo flusso di lavoro e stati per esso
Gli stati sono combinati in gruppi (flussi di lavoro). Puoi creare flussi di lavoro personalizzati all’interno del tuo account che soddisfano le specifiche della tua azienda e dei dipartimenti separati.
Passaggio 1. Clicca sulla scheda “Stati delle attività”.
Passaggio 2. Premi “Aggiungi flusso di lavoro” sotto l’elenco dei flussi di lavoro esistenti.
Dai un nome al nuovo flusso di lavoro e clicca OK. Poi aggiungi stati per il flusso di lavoro creato. Scegli un colore unico per ciascuno stato.
Come creare etichette
Nella sezione “Etichette delle attività”, clicca su “Aggiungi un set di etichette”:
Specifica un nome per il set di etichette e seleziona la casella accanto a “Visibile solo al tuo team” se desideri condividere questo set con l’intero team. Clicca OK.
Ora abbiamo un nuovo set di etichette, ma è ancora vuoto. Successivamente, dobbiamo aggiungere le nostre etichette al set “Pubblicazione articoli”. Premi “Aggiungi etichetta” per creare una nuova etichetta.
Nel nostro esempio di “Pubblicazione articoli”, le etichette indicheranno i luoghi in cui il materiale è pubblicato: social network, il tuo sito web, blog, siti esterni.
Come nel caso degli stati, quando crei etichette, scegli il tuo colore unico per ciascuna.
Impostazioni aggiuntive per le etichette
Puoi anche selezionare i progetti in cui desideri rendere il set di etichette disponibile per l’uso. Come per gli stati, clicca sull’icona del portafoglio nel set di etichette e seleziona le caselle accanto ai nomi dei progetti per i quali desideri rendere il set disponibile.
Puoi anche fare impostazioni aggiuntive per tutti i flussi di lavoro scegliendo entrambi, nessuno o uno di essi:
Imposta il primo stato alla creazione delle attività
Cancella tutti gli stati alla chiusura
Per fare una scelta, metti un segno di spunta accanto all’opzione desiderata e clicca Salva.
Come aggiungere stati ed etichette a un progetto
Quando crei un nuovo progetto, hai l’opportunità di scegliere quali stati ed etichette verranno utilizzati per le attività all’interno di questo progetto.
Puoi creare un nuovo progetto cliccando sul “+” nell’angolo in alto a destra. Nel nostro esempio, il progetto “Scrittura articoli per il blog” ha 2 set di etichette e 1 flusso di lavoro “Stati generali” con un set unico di stati.
Per visualizzare gli stati del flusso di lavoro o modificare il flusso di lavoro del progetto “Scrittura articoli per il blog”, clicca su “1. Stati generali / Set di etichette: 2”.
Ora tutte le attività create all’interno del progetto “Scrittura articoli per il blog” avranno un flusso di lavoro “Giornale dei contenuti” con l’opzione di selezionare uno degli stati di processo per ciascuna fase.
Ad esempio:
Nel progetto “Scrittura articoli per il blog”, abbiamo un nuovo compito di scrivere un articolo “Efficacia del marketing via email”. C’è un set di stati per il compito, dove dobbiamo scegliere solo uno stato.
Ora il compito è nella fase di scrittura, quindi seleziona lo stato “Scrittura”.
Come visualizzare tutte le attività del progetto come Kanban
Per visualizzare tutte le attività di un progetto Kanban, devi aprire il progetto e selezionare “Attività” nel menu in alto. Successivamente, clicca sulle tre linee orizzontali blu e seleziona “Kanban”:
La colonna a sinistra contiene un elenco generale delle attività del progetto. Se hai selezionato uno stato per un’attività quando l’hai creata o modificata, apparirà nella colonna con lo stato appropriato su Kanban.
Ad esempio: per il compito “Scrivere un articolo sul marketing degli influencer”, lo stato è stato impostato su “Revisione”. Di conseguenza, su Kanban, il compito viene visualizzato nella colonna con lo stato “Revisione”.
Puedes también cambiar lo stato di un’attività trascinandola nella colonna con lo stato desiderato. Ad esempio: l’articolo “Scrivere un articolo sul marketing degli influencer” è già stato revisionato e ora deve essere modificato. Dobbiamo trascinare l’articolo dalla colonna Revisione alla colonna Adiacente Modifica.
Per trascinare un’attività, metti un segno di spunta davanti al suo nome, clicca con il tasto sinistro del mouse sull’attività e trascinala nella colonna con lo stato “Modifica”.
Come filtrare le attività per etichette e stati
Per filtrare le attività con lo stato desiderato, nell’elenco generale degli stati, clicca su Etichette nella barra del menu in alto:
Successivamente, seleziona l’etichetta che desideri filtrare. Nel nostro esempio, vogliamo filtrare le attività etichettate “Revisione”. Clicca su “Revisione” e vediamo che abbiamo un articolo con questo stato:
Come utilizzare le etichette per valutare le performance
Per valutare il risultato del lavoro con l’aiuto delle etichette (ad esempio, se sei l’autore di un’attività), devi creare un set di etichette con le caratteristiche di valutazione necessarie nella sezione Stati e Etichette.
Esaminiamo un esempio:
Abbiamo creato un set di etichette chiamato “Performance” e abbiamo aggiunto le nostre etichette: “Eccellente!”, “Scarso”, “Super”.
Utilizzando l’immagine del portafoglio, seleziona i progetti per i quali desideri rendere disponibile questo set di etichette. Clicca su “Applica”.
Ora torniamo al nostro progetto “Scrittura articoli per il blog”, apriamo uno dei compiti e selezioniamo un’etichetta per valutare il risultato del lavoro.
Scegli “Fatto bene” e clicca su “OK”. La nuova etichetta verrà visualizzata nella riga accanto allo stato e ad altre etichette (se le hai selezionate prima).
Perché le etichette sono utili se tracci il tempo per le attività
Se il tempo per un’attività è scaduto, è importante capire il motivo del ritardo. Per fare ciò, ti consigliamo di utilizzare le etichette. Nel nostro esempio, abbiamo creato un set di etichette che indicano il motivo del ritardo nel completamento dell’attività:
Puoi anche selezionare progetti utilizzando l’icona del portafoglio. Il set di etichette creato sarà disponibile per le attività all’interno dei progetti selezionati.
Una guida rapida per lavorare con stati ed etichette
Puoi impostare stati ed etichette per ogni attività e sottotask separatamente.
Ogni account Worksection viene fornito con 2 flussi di lavoro standard con stati e 4 set di etichette. Il resto lo crei tu stesso, tenendo conto delle esigenze dell’azienda e delle specifiche dei flussi di lavoro.
Stato = lo stato di un’attività o la fase in cui si trova attualmente. Le attività vengono visualizzate sulla bacheca Kanban in base ai loro stati.
Può esserci solo uno stato per un’attività.Possono esserci diverse etichette.
Gli stati disponibili per un’attività verranno sempre visualizzati nelle impostazioni dell’attività sopra il set di etichette. Puoi creare i tuoi stati ed etichette o eliminare quelli non necessari, nella sezione Stati ed etichette. Gli stati vengono visualizzati in rettangoli, mentre le etichette vengono visualizzate in forma arrotondata.
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Ora puoi lavorare con stati ed etichette separatamente.
Specifica un nome per il set di etichette e seleziona la casella accanto a “Visibile solo al tuo team” se desideri condividere questo set con l’intero team. Clicca OK.
