Worksection é um espaço de trabalho unificado que foi projetado para organizar seus negócios e facilitar a comunicação. Se seu projeto tem muitas tarefas e você não sabe como systematizar o caos, o Worksection tem uma solução: Status e Etiquetas.
Sobre os Status e Etiquetas do Worksection
O Status refere-se a uma etapa específica do seu processo de negócios.
As Etiquetas são um conjunto de características de uma tarefa específica, das quais pode haver muitas.
Embora esteja claramente definido, as pessoas frequentemente se perguntam: “Qual é a diferença entre status e etiquetas?”
Diferença entre Status e Etiquetas
Considere a diferença entre Status e Etiquetas usando o exemplo de sanduíches comuns. Cada sanduíche corresponde a uma tarefa separada no sistema.
O que pode ser um sanduíche? — Status
O sanduíche pode estar: em fase de preparo ou degustação; pronto; estragado.
Isso significa que um sanduíche não pode estar nas fases de degustação e estragado ao mesmo tempo. Portanto, você pode selecionar apenas um status de tarefa de acordo com a fase do fluxo de trabalho.
O que mais um sanduíche pode ser? — Etiquetas
No entanto, assim como sanduíches, as tarefas podem ser mais complexas e um único status não é suficiente para descrevê-las. Por isso, no Worksection, você também pode adicionar Etiquetas a uma tarefa.
Assim, o sanduíche também pode diferir:
Por tipo de pão: branco, integral, fermentado.
Por tipo de carne: frango, peru, atum, salame ou vegano.
Por propósito: para um lanche em movimento, para o almoço, para o café da manhã.
Um sanduíche pode ser feito de pão integral e peru ao mesmo tempo. Por isso você pode selecionar várias etiquetas para uma tarefa.
Preparando o sanduíche — Conclusão
Portanto, o Status é o estado da tarefa, e as Etiquetas são um conjunto de suas características.
Status padrão no Worksection
Por padrão, sua conta Worksection foi configurada:
2 fluxos de trabalho padrão (conjuntos de status)
4 conjuntos padrão de etiquetas
Importante Administradores de conta podem criar status e etiquetas personalizadas, levando em conta as especificidades dos projetos e tarefas.
Status e Etiquetas para diferentes tipos de negócios
Vamos também dar uma olhada em como os Status e Etiquetas podem ser usados por diferentes tipos de empresas, usando exemplos: Agência digital, empresa de TI, agência de design.
Agência digital
Empresa de TI
Agência de design
Como criar status e etiquetas personalizadas
Você pode criar status e etiquetas personalizadas na seção “Status e etiquetas”. Para acessar a seção “Status e etiquetas”, clique em seu avatar no canto superior direito e depois selecione “Conta”.
No janela aberta, selecione “Status e etiquetas”:
Agora você pode trabalhar com status e etiquetas separadamente.
Como criar seu próprio fluxo de trabalho e status para ele
Status são combinados em grupos (fluxos de trabalho). Você pode criar fluxos de trabalho personalizados dentro de sua conta que atendam às especificidades da sua empresa e departamentos separados.
Passo 1. Clique na aba “Status de tarefas”.
Passo 2. Pressione “Adicionar fluxo de trabalho” abaixo da lista de fluxos de trabalho existentes.
Dê um nome ao novo fluxo de trabalho e clique em OK. Em seguida, adicione status ao fluxo de trabalho criado. Escolha uma cor única para cada status.
Como criar etiquetas
Na seção “Etiquetas de tarefas”, clique em “Adicionar um conjunto de etiquetas”:
Especifique um nome para o conjunto de etiquetas e marque a caixa ao lado de “Visível apenas para sua equipe” se você quiser compartilhar esse conjunto com toda a equipe. Clique em OK.
Agora temos um novo conjunto de etiquetas, mas ainda está vazio. A seguir, precisamos adicionar nossas etiquetas ao conjunto “Postando artigos”. Pressione “Adicionar etiqueta” para criar uma nova etiqueta.
No nosso exemplo de “Postando artigos”, as etiquetas indicarão os lugares onde o material é postado: redes sociais, seu próprio site, blog, sites externos.
Assim como no caso de status, ao criar etiquetas, você escolhe sua cor única para cada uma.
Configurações adicionais de etiquetas
Você também pode selecionar os projetos nos quais deseja tornar o conjunto de etiquetas disponível para uso. Assim como com os status, clique no ícone de portfólio no conjunto de etiquetas e marque as caixas ao lado dos nomes dos projetos para os quais você deseja tornar o conjunto disponível.
Você também pode fazer configurações adicionais para todos os fluxos de trabalho, escolhendo ambos, nenhum ou um deles:
Definir o primeiro status ao criar tarefas
Limpar todos os status ao encerrar
Para fazer uma seleção, marque a opção que você deseja e clique em Salvar.
Como adicionar status e etiquetas a um projeto
Ao criar um novo projeto, você tem a oportunidade de escolher quais status e etiquetas serão usados para tarefas dentro deste projeto.
Você pode criar um novo projeto clicando no “+” no canto superior direito. No nosso exemplo, o projeto “Escrevendo artigos para blog” tem 2 conjuntos de etiquetas e 1 fluxo de trabalho “Status gerais” com um conjunto único de status.
Para visualizar os status do fluxo de trabalho ou alterar o fluxo de trabalho do projeto “Escrevendo postagens de blog”, clique em “1. Status gerais / Conjunto de etiquetas: 2”.
Agora todas as tarefas criadas dentro do projeto “Escrever postagens de blog” terão um fluxo de trabalho “Diário de Conteúdo” com a opção de selecionar um dos status do processo para cada estágio.
Por exemplo:
Como parte do projeto “Escrevendo postagens de blog”, temos uma nova tarefa para escrever um artigo sobre “efetividade do marketing por email”. Existe um conjunto de status para a tarefa, onde devemos escolher apenas um status.
Agora a tarefa está na fase de escrita, então selecione o status “Escrevendo”.
Como exibir todas as tarefas do projeto como Kanban
Para visualizar todas as tarefas de um projeto Kanban, você precisa abrir o projeto e selecionar “Tarefas” no menu superior. Em seguida, clique nas três linhas azuis horizontais e selecione “Kanban”:
A coluna do lado esquerdo contém uma lista geral das tarefas do projeto. Se você selecionou um status para uma tarefa ao criá-la ou editá-la, ele aparecerá na coluna com o status apropriado no Kanban.
Por exemplo: para a tarefa “Escrever um artigo sobre marketing de influenciadores”, o status foi definido como “Revisão”. Consequentemente, no Kanban, a tarefa é exibida na coluna com o status “Revisão”.
Você também pode alterar o status de uma tarefa arrastando‑a para a coluna com o status desejado. Por exemplo: o artigo “Escrever um artigo sobre marketing de influenciadores” já foi revisado e agora precisa ser editado. Precisamos arrastar o artigo da coluna de Revisão para a coluna adjacente de Edição.
Para arrastar uma tarefa, coloque uma marca na frente do seu nome, clique com o botão esquerdo na tarefa e arraste‑a para a coluna com o status “Edição”.
Como filtrar tarefas por etiquetas e status
Para filtrar tarefas com o status desejado, na lista geral de status, clique em Etiquetas na barra de menu superior:
Então selecione a etiqueta que você deseja filtrar. No nosso exemplo, queremos filtrar tarefas rotuladas como “Revisão”. Clique em “Revisão” e vemos que temos um artigo com esse status:
Como usar etiquetas para avaliar desempenho
Para avaliar o resultado do trabalho com a ajuda de etiquetas (por exemplo, se você é o autor de uma tarefa), você precisa criar um conjunto de etiquetas com as características de avaliação que você precisa na seção Status e Etiquetas.
Vamos dar uma olhada em um exemplo:
Criamos um conjunto de etiquetas chamado “Desempenho” e adicionamos nossas próprias etiquetas ao conjunto: “Excelente!”, “Pobre”, “Super”.
Usando a imagem do portfólio, selecione os projetos para os quais você deseja disponibilizar este conjunto de etiquetas. Clique em “Aplicar”.
Agora vamos voltar ao nosso projeto “Escrevendo artigos para blog”, abrir uma das tarefas e selecionar uma etiqueta para avaliar o resultado do trabalho.
Escolha “Feito bem” e clique em “OK”. A nova etiqueta será exibida na linha ao lado do status e outras etiquetas (se você as selecionou antes).
Por que as etiquetas são úteis se você rastrear o tempo para tarefas
Se o tempo para uma tarefa expirou, é importante entender a razão da prorrogação. Para isso, recomendamos o uso de etiquetas. No nosso exemplo, criamos um conjunto de etiquetas que indicam o motivo da conclusão atrasada da tarefa:
Você também pode selecionar projetos usando o ícone de portfólio. O conjunto de etiquetas criado estará disponível para tarefas dentro dos projetos selecionados.
Um guia rápido para trabalhar com status e etiquetas
Você pode definir status e etiquetas para cada tarefa e subtarefa separadamente.
Cada conta Worksection vem com 2 fluxos de trabalho padrão com status e 4 conjuntos de etiquetas. O restante você cria você mesmo, levando em conta as necessidades da empresa e as especificidades dos fluxos de trabalho.
Status = o status de uma tarefa ou a etapa na qual ela se encontra atualmente. As tarefas são exibidas no quadro Kanban por seus status.
Pode haver apenas um status para uma tarefa.Pode haver várias etiquetas.
Os status disponíveis para uma tarefa sempre serão exibidos nas configurações da tarefa acima do conjunto de etiquetas. Você pode criar seus próprios status e etiquetas ou excluir os desnecessários, na seção Status e etiquetas. Os status são exibidos em retângulos, enquanto as etiquetas são exibidas em uma forma arredondada.
Leia mais informações úteis sobre trabalho conveniente e eficiente com o Worksection em nosso blog.
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Agora você pode trabalhar com status e etiquetas separadamente.
Especifique um nome para o conjunto de etiquetas e marque a caixa ao lado de “Visível apenas para sua equipe” se você quiser compartilhar esse conjunto com toda a equipe. Clique em OK.
