Stări și Etichete în Worksection. Cum să le folosești?
Worksection este un spațiu de lucru unificat conceput pentru a‑ți organiza afacerea și a facilita comunicarea. Dacă proiectul tău are prea multe sarcini și nu știi cum să sistematizezi haosul, Worksection are o soluție: Status și Etichete.
Despre Statusurile și Etichetele Worksection
Statusul se referă la o etapă specifică a procesului tău de afaceri.
Etichetele sunt un set de caracteristici ale unei sarcini anume, dintre care pot fi multe.
Chiar dacă este definit clar, oamenii se întreabă adesea: “Care este diferența dintre statusuri și etichete?”
Diferența dintre Statusuri și Etichete
Consideră diferența dintre Statusuri și Etichete utilizând cazul sandwich-urilor obișnuite. Fiecare sandwich corespunde unei sarcini separate în sistem.
Ce poate fi un sandwich? — Statusuri
Sandwich-ul poate fi: în etapa de gătire sau degustare; gata; stricat.
Asta înseamnă că un sandwich nu poate fi în același timp în etapele de degustare și stricat. Prin urmare, poți selecta doar un singur status al sarcinii conform etapei fluxului de lucru.
Ce altceva poate fi un sandwich? — Etichete
Cu toate acestea, la fel ca sandwich-urile, sarcinile pot fi mai complexe și un singur status nu este suficient pentru a le descrie. De aceea, în Worksection, poți adăuga și Etichete la o sarcină.
Deci, sandwich-ul poate varia:
După tipul de pâine: albă, brună, integrală, fermentată.
După tipul de carne: pui, curcan, ton, salam sau vegetarian.
După scop: pentru o gustare pe drum, pentru prânz, pentru mic dejun.
Un sandwich poate fi făcut din pâine integrală și curcan în același timp. De aceea poți selecta mai multe etichete pentru o sarcină.
Realizarea sandwich-ului — Concluzie
Prin urmare, Statusul este starea sarcinii, iar Etichetele sunt un set de caracteristici ale acesteia.
Statusurile standard în Worksection
În mod implicit, contul tău Worksection a fost configurat:
2 fluxuri de lucru standard (seturi de statusuri)
4 seturi standard de etichete
Important Administratorii contului pot crea statusuri și etichete personalizate, luând în considerare specificul proiectelor și sarcinilor.
Statusuri și Etichete pentru diferite tipuri de afaceri
Să aruncăm o privire și asupra modului în care Statusurile și Etichetele pot fi utilizate de diferite tipuri de afaceri, folosind exemple: agenție digitală, companie IT, agenție de design.
Agenție digitală
Companie IT
Agenție de design
Cum să creezi statusuri și etichete personalizate
Poți crea statusuri și etichete personalizate în secțiunea “Statusuri și etichete”. Pentru a accesa secțiunea “Statusuri și etichete”, dă clic pe avatarul tău din colțul din dreapta sus, apoi selectează “Cont”.
În fereastra deschisă, selectează “Status și etichete”:
Acum poți lucra cu statusurile și etichetele separat.
Cum să creezi propriul flux de lucru și statusurile pentru acesta
Statusurile sunt grupate în grupuri (fluxuri de lucru). Poți crea fluxuri de lucru personalizate în contul tău care să satisfacă specificul companiei tale și al departamentelor separate.
Pasul 1. Dă clic pe tab-ul “Statusurile sarcinilor”.
Pasul 2. Pune presiune pe “Adaugă flux de lucru” sub lista fluxurilor de lucru existente.
Denumește noul flux de lucru și dă clic pe OK. Apoi adaugă statusuri pentru fluxul de lucru creat. Alege o culoare unică pentru fiecare status.
Cum să creezi etichete
În secțiunea “Etichetele sarcinilor”, dă clic pe “Adaugă un set de etichete”:
Specificați un nume pentru setul de etichete și bifează căsuța de lângă “Vizibil doar echipei tale” dacă dorești să împărtășești acest set cu întreaga echipă. Dă clic pe OK.
Acum avem un nou set de etichete, dar este încă gol. Apoi, trebuie să adăugăm etichetele noastre la setul “Postare articole”. Apasă “Adaugă etichetă” pentru a crea o nouă etichetă.
În exemplul nostru de “Postare articole”, etichetele vor indica locurile unde este postat materialul: rețele sociale, site-ul tău, blog, site-uri externe.
La fel ca în cazul statusurilor, când creezi etichete, alegi culorile tale unice pentru fiecare dintre ele.
Setări suplimentare pentru etichete
Poți selecta de asemenea proiectele în care dorești să faci setul de etichete disponibil pentru utilizare. La fel ca și în cazul statusurilor, dă clic pe iconița portofelului din setul de etichete și bifează căsuțele de lângă numele proiectelor pentru care dorești să faci setul disponibil.
Poți face de asemenea setări suplimentare pentru toate fluxurile de lucru alegând ambele, niciuna sau una dintre ele:
Setează primul status atunci când creezi sarcini
Șterge toate statusurile la închidere
Pentru a face o selecție, bifează opțiunea dorită și dă clic pe Salvează.
Cum să adaugi statusuri și etichete unui proiect
Când creezi un proiect nou, ai oportunitatea de a alege ce statusuri și etichete vor fi folosite pentru sarcinile din cadrul acestui proiect.
Poți crea un proiect nou dând clic pe “+” în colțul din dreapta sus. În exemplul nostru, proiectul “Scriere articole pentru blog” are 2 seturi de etichete și 1 flux de lucru “Statusuri generale” cu un set unic de statusuri.
Pentru a vizualiza statuturile fluxului de lucru sau a schimba fluxul de lucru al proiectului “Scriere articole pentru blog”, dă clic pe “1. Statusuri generale / Set de etichete: 2”.
Acum toate sarcinile create în cadrul proiectului “Scriere articole pentru blog” vor avea un flux de lucru “Jurnal de conținut” cu opțiunea de a selecta unul dintre statusurile procesului pentru fiecare etapă.
De exemplu:
Ca parte a proiectului “Scriere articole pentru blog”, avem o nouă sarcină de a scrie un articol “Eficiența marketingului prin e‑mail”. Există un set de statusuri pentru sarcină, unde trebuie să alegem doar un singur status.
Acum sarcina este în etapa de scriere, așa că selectează statusul “Scriere”.
Cum să afișezi toate sarcinile proiectului ca Kanban
Pentru a vizualiza toate sarcinile unui proiect Kanban, trebuie să deschizi proiectul și să selectezi “Sarcini” din meniul de sus. Apoi, dă clic pe cele trei linii albastre orizontale și selectează “Kanban”:
Coloana din partea stângă conține o listă generală a sarcinilor proiectului. Dacă ai selectat un status pentru o sarcină atunci când ai creat‑o sau editat‑o, va apărea în coloana cu statusul corespunzător pe Kanban.
De exemplu: pentru sarcina “Scrie un articol despre marketingul influencerilor”, statusul a fost setat pe “Revizuire”. În consecință, pe Kanban, sarcina este afișată în coloana cu statusul “Revizuire”.
Poți schimba de asemenea statusul pentru o sarcină trăgând‑o în coloana cu statusul dorit. De exemplu: articolul “Scrie un articol despre marketingul influencerilor” a fost deja revizuit și acum trebuie editat. Trebuie să tragem articolul din coloana Revizuire în coloana Editare adiacentă.
Pentru a trasa o sarcină, pune un bife în fața numelui său, dă clic stânga pe sarcină și trage‑o în coloana cu statusul “Editare”.
Cum să filtrezi sarcinile după etichete și statusuri
Pentru a filtra sarcinile cu statusul dorit, în lista generală a statusurilor, dă clic pe Etichete în bara de meniu de sus:
Apoi, selectează eticheta pe care vrei să o filtrezi. În exemplul nostru, dorim să filtrăm sarcinile etichetate “Revizuire”. Dă clic pe “Revizuire” și vedem că avem un articol cu acest status:
Cum să folosești etichetele pentru a evalua performanța
Pentru a evalua rezultatul muncii cu ajutorul etichetelor (de exemplu, dacă ești autorul unei sarcini), trebuie să creezi un set de etichete cu caracteristicile de evaluare de care ai nevoie în secțiunea Status și Etichete.
Să né uităm la un exemplu:
Am creat un set de etichete numit “Performanță” și am adăugat etichetele noastre în set: “Excelent!”, “Slab”, “Super”.
Folosind imaginea portofoliului, selectează proiectele pentru care dorești să faci acest set de etichete disponibil. Dă clic pe “Aplică”.
Acum să né întoarcem la proiectul nostru “Scriere articole pentru blog”, deschide una dintre sarcini și selectează o etichetă pentru a evalua rezultatul muncii.
Alege “Făcut bine” și dă clic pe “OK”. Noua etichetă va fi afișată în linia de lângă status și celelalte etichete (dacă le-ai selectat anterior).
De ce etichetele sunt utile dacă urmărești timpul pentru sarcini
Dacă timpul pentru o sarcină a expirat, este important să înțelegi motivul extinderii. Pentru aceasta, recomandăm utilizarea etichetelor. În exemplul nostru, am creat un set de etichete care indică motivul întârzierii finalizării sarcinii:
Poți selecta de asemenea proiectele folosind iconița portofelului. Setul de etichete creat va fi disponibil pentru sarcinile din cadrul proiectelor selectate.
Un ghid rapid pentru lucrul cu statusurile și etichetele
Poți seta statusuri și etichete pentru fiecare sarcină și sub-sarcină separat.
Fiecare cont Worksection vine cu 2 fluxuri de lucru standard cu statusuri și 4 seturi de etichete. Restul le creezi tu, având în vedere nevoile companiei și specificul fluxurilor de lucru.
Status = statusul unei sarcini sau etapa în care se află în prezent. Sarcinile sunt afișate pe tabloul Kanban prin statusurile lor.
Poate exista doar un singur status pentru o sarcină.Poate exista mai multe etichete.
Statusurile disponibile pentru o sarcină vor fi întotdeauna afișate în setările sarcinii deasupra setului de etichete. Poți crea propriile tale statusuri și etichete sau șterge pe cele inutile, în secțiunea Statusuri și etichete. Statusurile sunt afișate în dreptunghiuri, în timp ce etichetele sunt afișate într‑o formă rotunjită.
Citeste mai multe informații utile despre munca convenabilă și eficientă cu Worksection în blogul nostru.
Luni, pare că săptămâna este bine planificată. Până miercuri, o sarcină urgentă rupe întregul program. Până vineri, devine clar că termenul limită, care trebuia să fie săptămâna viitoare, este de fapt...
Managerul întreabă despre proiect. Ce se face de obicei în astfel de cazuri? În primul rând, trebuie să verifici managerul de sarcini, apoi să-ți amintești că s-a discutat ceva în Slack și, apoi, să verifici...
Agențiile creative lucrează în propriul lor ritm cu termene și sarcini. Și pot pierde adesea din vedere obiectivul principal. Lansarea unei campanii publicitare la scară largă se poate opri brusc doar...
Acum poți lucra cu statusurile și etichetele separat.
Specificați un nume pentru setul de etichete și bifează căsuța de lângă “Vizibil doar echipei tale” dacă dorești să împărtășești acest set cu întreaga echipă. Dă clic pe OK.
