Worksection to zintegrowane miejsce pracy zapewniające organizację Twojego biznesu i ułatwiające komunikację. Jeśli Twój projekt ma zbyt wiele zadań i nie wiesz, jak usystematyzować chaos, Worksection ma rozwiązanie: Statusy i Etykiety.
O statusach i etykietach Worksection
Status odnosi się do konkretnego etapu Twojego procesu biznesowego.
Etykiety to zbiór cech konkretnego zadania, których może być wiele.
Choć jest to wyraźnie określone, wiele osób zastanawia się: “Jaka jest różnica między statusami a etykietami?”
Różnica między statusami a etykietami
Rozważ różnicę między statusami a etykietami na przykładzie zwykłych kanapek. Każda kanapka odpowiada osobnemu zadaniu w systemie.
Co może być kanapką? — Statusy
Kanapka może być: w trakcie przygotowywania lub degustacji; gotowa; zepsuta.
To oznacza, że kanapka nie może być jednocześnie w etapach degustacji i zepsuta. Dlatego możesz wybrać tylko jeden status zadania zgodnie z etapem przepływu pracy.
Co jeszcze może być kanapką? — Etykiety
Jednak, podobnie jak kanapki, zadania mogą być bardziej złożone i jeden status nie wystarcza do ich opisania. Dlatego w Worksection możesz także dodać Etykiety do zadania.
Ważne Administratorzy konta mogą tworzyć niestandardowe statusy i etykiety, uwzględniając specyfikę projektów i zadań.
Statusy i etykiety dla różnych rodzajów biznesu
Zobaczmy również, jak statusy i etykiety mogą być używane przez różne rodzaje biznesu, wykorzystując przykłady: Agencja cyfrowa, firma IT, agencja projektowa.
Agencja cyfrowa
Firma IT
Agencja projektowa
Jak stworzyć niestandardowe statusy i etykiety
Możesz stworzyć niestandardowe statusy i etykiety w sekcji “Statusy i etykiety”. Aby uzyskać dostęp do sekcji “Statusy i etykiety”, kliknij na swój awatar w prawym górnym rogu, a następnie wybierz “Konto”.
W otwartym oknie wybierz “Statusy i etykiety”:
Teraz możesz pracować z statusami i etykietami oddzielnie.
Jak stworzyć własny przepływ pracy i statusy dla niego
Statusy są łączone w grupy (przepływy pracy). Możesz stworzyć niestandardowe przepływy pracy w swoim koncie, które odpowiadają specyfice Twojej firmy oraz oddzielnym działom.
Krok 1. Kliknij zakładkę “Statusy zadań”.
Krok 2. Naciśnij “Dodaj przepływ pracy” pod listą istniejących przepływów pracy.
Nazwij nowy przepływ pracy i kliknij OK. Następnie dodaj statusy do utworzonego przepływu pracy. Wybierz unikalny kolor dla każdego statusu.
Jak stworzyć etykiety
W sekcji “Etykiety zadań” kliknij “Dodaj zestaw etykiet”:
Określ nazwę zestawu etykiet i zaznacz pole obok “Widoczne tylko dla Twojego zespołu”, jeśli chcesz udostępnić ten zestaw całemu zespołowi. Kliknij OK.
Teraz mamy nowy zestaw etykiet, ale jest on wciąż pusty. Następnie musimy dodać nasze etykiety do zestawu “Publikacja artykułów”. Naciśnij “Dodaj etykietę”, aby stworzyć nową etykietę.
W naszym przykładzie “Publikacja artykułów”, etykiety będą wskazywały miejsca, w których materiał jest publikowany: sieci społecznościowe, własna strona internetowa, blog, zewnętrzne strony.
Jak w przypadku statusów, gdy tworzysz etykiety, wybierasz swój unikalny kolor dla każdej z nich.
Dodatkowe ustawienia etykiet
Możesz również wybrać projekty, w których chcesz udostępnić zestaw etykiet. Podobnie jak w przypadku statusów, kliknij ikonę portfela w zestawie etykiet i zaznacz pola obok nazw projektów, dla których chcesz udostępnić zestaw.
Możesz również ustawić dodatkowe ustawienia dla wszystkich przepływów pracy, wybierając oba, żaden lub jeden z nich:
Ustaw pierwszy status podczas tworzenia zadań
Wyczyść wszystkie statusy przy zamknięciu
Aby dokonać wyboru, zaznacz pole obok opcji, którą chcesz i kliknij Zapisz.
Jak dodać statusy i etykiety do projektu
Podczas tworzenia nowego projektu masz możliwość wyboru, które statusy i etykiety będą używane dla zadań w tym projekcie.
Możesz stworzyć nowy projekt, klikając “+” w prawym górnym rogu. W naszym przykładzie projekt “Pisanie artykułów na bloga” ma 2 zestawy etykiet i 1 przepływ pracy “Statusy ogólne” z unikalnym zestawem statusów.
Aby wyświetlić statusy przepływu pracy lub zmienić przepływ pracy projektu “Pisanie artykułów na bloga”, kliknij “1. Statusy ogólne / Zestaw etykiet: 2”.
Teraz wszystkie zadania stworzone w projekcie “Pisanie artykułów na bloga” będą miały przepływ pracy “Dziennik treści” z możliwością wyboru jednego z statusów procesu dla każdego etapu.
Na przykład:
W ramach projektu “Pisanie artykułów na bloga” mamy nowe zadanie dotyczące napisania artykułu “Skuteczność marketingu e‑mailowego”. Istnieje zestaw statusów dla zadania, w którym musimy wybrać tylko jeden status.
Teraz zadanie jest na etapie pisania, więc wybierz status “Pisanie”.
Jak wyświetlić wszystkie zadania projektu w formie Kanban
Aby zobaczyć wszystkie zadania projektu Kanban, musisz otworzyć projekt i wybrać “Zadania” w górnym menu. Następnie kliknij trzy poziome niebieskie linie i wybierz “Kanban”:
Kolumna po lewej stronie zawiera ogólną listę zadań projektu. Jeśli podczas tworzenia lub edytowania zadania wybrałeś status, pojawi się on w kolumnie z odpowiednim statusem na Kanban.
Na przykład: dla zadania “Napisz artykuł o marketingu influencerów”, status został ustawiony na “Przegląd”. Odpowiednio, w Kanban, zadanie jest wyświetlane w kolumnie ze statusem “Przegląd”.
Możesz również zmienić status zadania, przeciągając je do kolumny z żądanym statusem. Na przykład: artykuł “Napisz artykuł o marketingu influencerów” został już przeglądnięty i teraz wymaga edycji. Musimy przeciągnąć artykuł z kolumny Przegląd do sąsiedniej kolumny Edytowanie.
Aby przeciągnąć zadanie, umieść mysz przed jego nazwą, kliknij lewym przyciskiem myszy na zadanie i przeciągnij je do kolumny ze statusem “Edytowanie”.
Jak filtrować zadania według etykiet i statusów
Aby filtrować zadania z pożądanym statusem, w ogólnej liście statusów kliknij Etykiety na pasku menu u góry:
Następnie wybierz etykietę, według której chcesz filtrować. W naszym przykładzie chcemy odfiltrować zadania oznaczone etykietą “Przegląd”. Kliknij “Przegląd” i widzimy, że mamy jeden artykuł z tym statusem:
Jak używać etykiet do oceny wydajności
Aby ocenić wynik pracy za pomocą etykiet (na przykład, jeśli jesteś autorem zadania), musisz stworzyć zestaw etykiet z wymaganymi charakterystykami oceny w sekcji Statusy i Etykiety.
Przyjrzyjmy się przykładowi:
Stworzyliśmy zestaw etykiet o nazwie “Wydajność” i dodaliśmy nasze własne etykiety do zestawu: “Doskonale!”, “Słabo”, “Super”.
Używając ikony portfela, wybierz projekty, dla których chcesz udostępnić ten zestaw etykiet. Kliknij “Zastosuj”.
Teraz wróćmy do naszego projektu “Pisanie artykułów na bloga”, otwórz jedno z zadań i wybierz etykietę do oceny wyniku pracy.
Wybierz “Ukończono dobrze” i kliknij “OK”. Nowa etykieta zostanie wyświetlona w linii obok statusu i innych etykiet (jeśli wcześniej je wybrałeś).
Dlaczego etykiety są przydatne, jeśli śledzisz czas zadań
Jeśli czas na zadanie wygasł, ważne jest, aby zrozumieć przyczynę opóźnienia. W tym celu zalecamy użycie etykiet. W naszym przykładzie stworzyliśmy zestaw etykiet, które wskazują przyczynę późnego zakończenia zadania:
Możesz także wybrać projekty, używając ikony portfela. Utworzony zestaw etykiet będzie dostępny dla zadań w ramach wybranych projektów.
Szybki przewodnik po pracy z statusami i etykietami
Możesz ustalać statusy i etykiety dla każdego zadania i podzadania osobno.
Każde konto Worksection ma 2 standardowe przepływy pracy z statusami i 4 zestawy etykiet. Pozostałe tworzysz samodzielnie, biorąc pod uwagę potrzeby firmy i specyfikę przepływów pracy.
Status = status zadania lub etap, na którym się obecnie znajduje. Zadania są wyświetlane na tablicy Kanban według swoich statusów.
Mogą być tylko jedno status dla zadania.Mogą być wiele etykiet.
Statusy dostępne dla zadania będą zawsze wyświetlane w ustawieniach zadania powyżej zestawu etykiet. Możesz tworzyć własne statusy i etykiety lub usuwać niepotrzebne w sekcji Statusy i etykiety. Statusy wyświetlane są w prostokątach, a etykiety w formie zaokrąglonej.
Przeczytaj więcej użytecznych informacji o wygodnej i efektywnej pracy z Worksection w naszym blogu.
Dlaczego śledzenie czasu w Worksection to najlepszy wybór do zarządzania zasobami projektu Godziny są rejestrowane z pamięci i często z opóźnieniami. Arkusze czasowe nie są powiązane z zadaniami, więc...
Zadania rozproszone w czatach i na tablicach utrudniają kontrolowanie wykonania projektu. Kierownictwo musi spędzać większość swojego czasu synchronizując zespół, aby dowiedzieć się o bieżącym statusie...
Brak zrozumienia harmonogramu projektu, ciągłe opóźnienia, trudności w koordynacji procesów z wykonawcami. Budżet rośnie, a wyniki są nieustannie odkładane. To rzeczywistość wielu projektów, w których...
Teraz możesz pracować z statusami i etykietami oddzielnie.
Określ nazwę zestawu etykiet i zaznacz pole obok “Widoczne tylko dla Twojego zespołu”, jeśli chcesz udostępnić ten zestaw całemu zespołowi. Kliknij OK.
