9 червня 2020   •   Valeriy Galyant   •   10 min read

Нові можливості для адміністраторів, роль Читач та редизайн запрошень

Привіт, друзі!


Продовжуємо нашу розповідь про останні оновлення. Ця частина буде дуже корисна великим компаніям, так як вона стосується нових можливостей адміністраторів команд. Також, ми розповімо про те, як швидко запросити людей до акаунту, про редизайн запрошень та нову роль Читач (спостерігач).


Передісторія

До поточного оновлення проекти в Worksection групувались виключно по командам. Вам необхідно було вибрати основну команду проекту та її адміністратори отримували права на управління задачами в ньому.

Тепер вам доступні папки проектів, ви можете швидко переносити проекти між папками, а самі проекти більше не прив’язані до команд очевидно.

Хто може управляти задачами в таких проектах?


Адміністратори команд і відділів

Ми переосмислити роль адміністратора команди/відділу, і побудувати нову систему ролей навколо команд і учасників.

Основна ідея — якщо людина виконує будь-яку задачу, то його керівник (адміністратор команди чи відділу) має бачити цю задачу, планувати і відслідковувати її виконання, також збирати про неї необхідні звіти.

Реалізувати цю можливість ми мали зберігши при цьому звичний устрій роботи вашої компанії. Ніяких несподіванок в бізнес-процесах — всі нові можливості доступні як опції, і ви можете самостійно активувати їх після прочитання цієї статті, якщо вважатимете за необхідне.

Розповімо детальніше про оновлення...

Щоб активувати нову логіку прав, ввімкніть першу опцію в налаштуваннях Роль та права.



Доступні наступні дві опції (ви можете ввімкнути обидві):

  1. new Нова логіка — права адміністратора поширюються на «Дії своєї команди в будь-яких проектах». Іншими словами, адміністратор команди отримує права на управління задачами своїх підлеглих, в проектах, в які задіяні його співробітники.
  2. Стара логіка — права адміністратора поширюються на «Будь-які дані в проектах своєї команди». Іншими словами, адміністративні повноваження з’явилися тільки при умові, що команда адміністратора є Головною (Основною) в проекті.
Увага! Поки ви не активували нові опції самостійно, можливості адміністраторів ваших команд залишаться такими ж, як і були до оновлення (1 Off/2 On). А саме: управління задачами тільки в рамках тих проектів, де команда адміністратора є основною (Папка проекту — ваша команда).


Які права доступні адміністраторам?

Ми уніфікували права адміністраторів. Тепер будь-яка можливість доступна як адміну акаунту, так і адміну команди чи відділу. Відрізняються вони тільки об’ємом оперованих даних.

Перегляд прихованої інформації:
Якщо при роботі ви обмежуєте видимість задач, і забуваєте, чи не хочете вмикати в коло людей адміністратора, то увімкніть йому цю опцію. Вона гарантує доступ до задач його команди і дозволить збирати необхідні звіти. А в комбінації з іншими опціями дозволяє змінювати відповідальність і строки прихованих задач.

Бачить всі проекти своєї команди:
Ця опція схожа на попередню. Дозволяє адміністратору бачити всі проекти, де є його підлеглі, навіть якщо самого його не додали до команди цього проекту.
Порада Рекомендуємо вам вмикати цю опцію.

Дозволити управляти проектами:
Ця опція дозволяє створювати проекти і управляти створеними. Адміністратор акаунту може управляти всіма проектами, які бачить.

Дозволити управляти учасниками:
Ця можливість залишилась без змін. Дозволяє запрошувати в свою команду нових людей і додавати їх в доступні команді проекти.

Дозволити редагувати все:
Ця опція дозволить повноцінно планувати і модерувати завдання: змінювати відповідальних, строки і закривати задачі вашої команди. Вона дозволяє управляти всіма задачами і коментарями ваших співробітників (де автор чи відповідальний із вашого відділу чи команди).

Управління витратами і таймерами:
Дозволяє коригувати витрати внесені вашими співробітниками і вносити дані за них.

Детально про Ролі ви можете почитати в розділі Запитання-Відповідь.


Що ж ви отримаєте:

Адміністратор команді чи Відділу з повним набором прав може повністю контролювати роботу своєї команди, і координувати процес її виконання від початку до кінця. Адміністратор має можливість внести корективи на будь-якому етапі, замінити виконавця, виправити строки, внести витрати... А також зібрати повний звіт про виконану роботу для замовника чи для нарахування зарплат. Завдяки безлічі опцій, ви можете створювати адміністраторів команд під різні функціональні обов’язки: управління персоналом, контроль виконання робіт, збір звітів.

Адміністратор акаунту отримує всі ті ж можливості в рамках всіх проектів, на рівні всього акаунту.

Нагадуємо Поки ви не активуєте нові опції, можливості ваших адміністраторів команд залишаться такими ж, як були до оновлення.

Скоріше за все, вам потрібно деякий час, щоб випробувати і почати користуватися новими адміністративними можливостями, тому далі буде тільки просто і корисно:)


Нові запрошення

Ми доопрацювали інтерфейс запрошень нових людей в акаунт. Додавати группу людей стало простіше — достатньо ввести email адресу через пробіл чи кому.

Ви можете відразу обрати роль співробітника якого хочете додати і визначити в яку команду і відділ його додати. Якщо команди чи відділу ще нема — створюйте їх безпосередньо в цьому вікні.



  1. Щоб нова людина відразу підключилась в роботу, ми попросим вас додати його в команду хоча б одного проекту.
  2. Якщо ви перевищили квоту користувачів в акаунті — ми додамо нових людей в ролі «читач». Детальніше про ролі Читач далі.


Запрошення людей через посилання

Якщо ви адміністратор акаунту, у вас з’явиться можливість додати людей через посилання-запрошення. Як і при звичайному запрошенні, ви можете додати роль, команду і доступ до проекту. Але, замість того, щоб додати список email, ви отримаєте спеціальне посилання-запрошення і QR код.

Перейшовши за посиланням ваш співробітник може пройти реєстрацію, ввести і підтвердити свій email і тут же включити в роботу. Просто відправте її в особистому повідомленні чи в чат компанії.

Формат QR-кода може бути зручним для офісу. Роздрукуйте його, і ваші співробітники зможуть його сканувати і додаватися в акаунт самостійно. Ви також можете просто показати цей код на мобільному телефоні.



Увага посилання має строк дії і через 7 днів стане неактивна. Також ви можете анулювати всі видані раніше посилання.


Нові обмеження на запрошення

Ми додали можливість створювати і одному акаунті користувачів з однаковими email. Тепер, якщо адміністратор повторно запрошує людину в акаунт — він просто додастся до вказаного списку проектів, без створення дублікатів користувача. А якщо запросити до акаунту людину, яка вже є в базі контактів, то його заповнена картка просто переноситься із розділу Контакти в розділ Люди.




Нова роль Читач

Багато компаній просили у нас можливості запросити в проект спостерігача, який може слідкувати за ситуацією зовні, але при цьому не заважати робочому процесу. Таку можливість дає Роль — Читач new.

Людина з такою роллю може бачити проекти, в які його додали, але не може нічого створювати, завантажувати, редагувати і коментувати. Ця роль чудово підійде для людей, яким потрібно тільки моніторити прогрес по проекту і завантажувати файли. Наприклад, ви можете запрошувати в акаунт в цій ролі ваших клієнтів.



Головне — Читачі не рахуються повноцінними користувачами і не враховуються в квоті людей акаунту! Додати читачів ви можете в 2 рази більше, чим користувачі у вашому акаунті. Наприклад, в тарифі Бізнес ви можете мати 50 активних користувачів і ще 100 читачів в додаток.

Друзі, на сьогодні все!

В наступному, заключному пості,
ми розкажемо про новий API...
Дякуємо, що користуєтесь нашим продуктом!

Вдалої роботи!
Команда Worksection
відповісти
Каретин Олег 9 червня 2020
Круто! Дякую
відповісти
Илья Лугин 10 червня 2020
Класс, наблюдателей очень хотелось
відповісти
Нефёдов Александр 10 червня 2020
Очень жду новостей по API

esc
Поділитись у
или
Ми раді представити чергове оновлення Worksection. Продовжуємо розвиватися разом з вами та робити сервіс з управління проектами ще зручніше, краще, швидше, зберігаючи при цьому звичну простоту роботи...
1 вересня 2021   •   7 min read
Весняне оновлення 2021 року розширює можливості таймера і спрощує роботу з прихованими файлами. А завдання звільненного співробітника тепер легко передати іншим учасникам команди за допомогою нової функції «Передати справи».
19 березня 2021   •   6 min read
Зустрічайте перше оновлення 2021 року основна тема якого — ефективність використання робочого часу вашої команди.
25 січня 2021   •   13 min read

Більш ніж 1300 компаній використовують Worksection. Приєднуйтесь!

Worksection використовують 1300 компаній

Відмінно!

Введіть код підтвердження
або перейдіть за посиланням з листа
Немає листа? Навіть у спам? Напишіть нам
або через