•     •   6 min read

Capacități noi pentru administratori, Rolul cititorului și invitații redesenate

Bună pri­eteni!


Con­tin­uăm să vă prezen­tăm cea mai recen­tă actu­alizare. Această parte va fi foarte utilă pen­tru com­pani­ile mari, deoarece se referă la noi capac­ități ale admin­is­tra­to­rilor de echipă. De aseme­nea, vă vom învăța cum să invi­tați rapid per­soane în con­tul dum­neav­oas­tră, să redes­ig­nați invi­tați­ile și să ges­tion­ați noul rol de Citi­tor (Obser­va­tor).


Con­text

Înainte de această actu­alizare, proiectele erau gru­pate doar pe echipe în Work­sec­tion. Tre­buia să selec­tați echipa prin­ci­pală a proiec­tu­lui, iar admin­is­tra­torii aces­teia obțineau drep­turi de ges­tionare a sarcinilor din acesta.

Acum folderele de proiecte vă stau la dis­poz­iție și puteți trans­fera rapid proiectele din­tr-un fold­er în altul, iar proiectele în sine nu mai au legă­turi evi­dente cu echipele. 

Cine poate ges­tiona de fapt sarcinile în ast­fel de proiecte?

Admin­is­tra­torii de echipă și departament

A tre­buit să rein­ter­pretăm rolul admin­is­tra­toru­lui de echipă/​departament și să con­stru­im un nou sis­tem de roluri în jurul echipelor și participanților.

Con­cep­tul prin­ci­pal este că, dacă o per­soană își îndeplinește o sarcină, man­agerul său (admin­is­tra­tor de echipă sau depar­ta­ment) ar tre­bui să vadă sarci­na, să o plan­i­fice și să urmărească imple­mentarea aces­teia, și să com­pileze rapoartele nece­sare pe aceasta.
Tre­buia să actu­al­izăm ast­fel de capac­i­tate menținând modal­i­tatea de lucru obiș­nu­ită a com­paniei dum­neav­oas­tră. Nu au fost sur­prize în pro­ce­se­le de afac­eri – toate car­ac­ter­is­ti­cile noi sunt disponi­bile ca opți­u­ni și le puteți acti­va inde­pen­dent după ce citiți acest arti­col, dacă con­sid­er­ați că este nece­sar.

Vă ofer­im mai multe detalii despre modificări…

Pen­tru a acti­va noua log­ică a drep­turilor, acti­vați pri­ma opți­une din Setările rolu­lui și drep­turilor.



Urmă­toarele două opți­u­ni sunt disponi­bile (puteți acti­va ambele):

  1. nou Noua log­ică — drep­turile admin­is­tra­toru­lui se aplică la «Activ­itățile echipei mele în orice proiecte». Cu alte cuvinte, admin­is­tra­torul echipei obține drep­turi de ges­tionare a sarcinilor sub­or­don­aților săi în proiectele la care sunt impli­cați anga­jații săi. 
  2. Log­i­ca ante­rioară — drep­turile admin­is­tra­toru­lui se aplică la «Orice date din proiectele echipei mele». Cu alte cuvinte, put­er­ile admin­is­tra­tive apar doar cu condiția ca echipa admin­is­tra­toru­lui să fie echipa prin­ci­pală în proiect.
Atenție! Atâ­ta timp cât nu acti­vați noile opți­u­ni pe cont pro­priu, capac­itățile admin­is­tra­to­rilor echipelor dum­neav­oas­tră vor rămâne ace­leași ca înainte de actu­alizare (1 Dezac­ti­vat /2 Acti­vat). Mai pré­cis: ges­tionarea sarcinilor doar în cadrul proiectelor în care echipa admin­is­tra­toru­lui este cea prin­ci­pală (Folderul proiec­tu­lui — echipa dumneavoastră).

Ce drep­turi sunt disponi­bile pen­tru administratori?

Am uni­fi­cat drep­turile admin­is­tra­to­rilor. Până acum, orice posi­bil­i­tate este disponi­bilă atât pen­tru admin­is­tra­torul con­tu­lui, cât și pen­tru admin­is­tra­torul de echipă sau depar­ta­ment. Aces­tea diferă doar prin volu­mul de date gestionate.

Vizualizarea infor­mați­ilor ascunse:

Dacă lim­i­tați viz­ibil­i­tatea sarcinilor în lucru și uitați sau nu doriți să includeți admin­is­tra­torul în gama de per­soane, acti­vați această opți­une pen­tru el. Aceas­ta garan­tează acce­sul la sarcinile echipei sale și per­mite com­pi­larea tutur­or rapoartelor necesare. 
Și, în com­bi­nație cu alte opți­u­ni, face posi­bilă schim­barea respon­s­abil­ităților și termenelor lim­ită ale sarcinilor ascunse. 

Vizualizarea tutur­or proiectelor echipelor sale:

Această opți­une este sim­i­lară cu cea ante­rioară. Per­mite admin­is­tra­toru­lui să vizual­izeze toate proiectele în care sunt impli­cați sub­or­don­ații săi, chiar dacă el nu a fost inclus în echipa aces­tui proiect. 
Sfa­turi Vă reco­mandăm să acti­vați această opțiune.

Pen­tru a autor­iza ges­tionarea proiectelor:

Această opți­une per­mite crearea de proiecte și ges­tionarea celor cre­ate. Admin­is­tra­torul con­tu­lui poate ges­tiona toate proiectele viz­ibile pen­tru el.

Pen­tru a autor­iza ges­tionarea participanților:

Această posi­bil­i­tate a rămas neschim­bată. Oferă posi­bil­i­tatea de a invi­ta per­soane noi în echipa dum­neav­oas­tră și de a le adău­ga la proiectele disponi­bile echipei.

Pen­tru a autor­iza editarea tot:

Această opți­une va face posi­bilă plan­i­fi­carea și mod­er­area sarcinilor în cea mai mare măsură: schim­barea exec­u­tivilor respon­s­abili și a termenelor lim­ită, închiderea sarcinilor echipei dum­neav­oas­tră. Per­mite ges­tionarea tutur­or sarcinilor și comen­tari­ilor anga­jaților dum­neav­oas­tră (unde autorul sau exec­u­tivul respon­s­abil este din depar­ta­men­tul sau echipa dumneavoastră). 

Ges­tionarea chel­tu­ielilor și cronometrelor:

Per­mite corectarea chel­tu­ielilor intro­duse de anga­jații dum­neav­oas­tră și intro­duc­erea de date despre acestea. 

Pen­tru mai multe detalii privind Rolurile, con­sul­tați Secți­unea Între­bări-Răspun­suri.


Așadar, veți obține următoarele:

Un Admin­is­tra­tor de Echipa sau Depar­ta­ment cu un set com­plet de drep­turi poate con­tro­la com­plet activ­i­tatea echipei sale și coor­dona pro­ce­sul de imple­mentare de la început până la sfârșit. Admin­is­tra­torul este capa­bil să facă corec­turi în orice etapă, să înlocuiască exec­u­tivul respon­s­abil, să corecteze termenele și să intro­ducă datele despre chel­tu­ieli… În plus, el poate com­pi­la un raport com­plet asupra muncii efec­tu­ate pen­tru client sau pen­tru cal­cu­larea salari­ilor. Datorită gamei lar­gi de opți­u­ni, puteți crea admin­is­tra­tori de echipă pen­tru diverse sarci­ni funcționale: ges­tionarea per­son­alu­lui, con­trolul îndeplinirii muncii, com­pi­larea rapoartelor.

Admin­is­tra­torul con­tu­lui are ace­leași capac­ități în toate proiectele, la nivelul întreg­u­lui cont.

Ream­intim Capac­itățile admin­is­tra­to­rilor echipelor dum­neav­oas­tră vor rămâne ace­leași ca înainte de actu­alizare până când acti­vați noile opțiuni.

Va tre­bui să alo­cați ceva timp pen­tru a tes­ta și a începe să folosiți noile capac­ități admin­is­tra­tive, așa că urmează doar lucruri sim­ple și utile ;-)

Noi invi­tații

Am actu­al­izat inter­fața pen­tru a invi­ta per­soane noi în cont. A devenit mai sim­plu să adău­gați grupuri de per­soane – este sufi­cient să intro­duceți adrese­le de email cu un spațiu sau virgulă.

Puteți selec­ta rolul pen­tru anga­jat­ul pe care l‑ați invi­tat și defi­ni în care echipă sau depar­ta­ment va fi adău­gat. Dacă nu a fost cre­ată nicio echipă sau depar­ta­ment, le puteți crea în această fer­eas­tră direct.


  1. Pen­tru ca o per­soană nouă să se implice ime­di­at în muncă, vă vom cere să o adău­gați într‑o echipă cu cel puțin un proiect.
  2. Dacă ați depășit cota de uti­liza­tori din cont, vom adău­ga per­soane noi în rolul de Citi­tor”. Citiți mai multe despre rolul de Citi­tor mai jos.


Invitarea per­soanelor printr-un link

Dacă sun­teți admin­is­tra­tor de cont, ați devenit capa­bil să adău­gați per­soane printr-un link de invi­tație. Ca și în cazul unei invi­tații con­venționale, puteți selec­ta un rol, echipă sau acces la proiecte. Dar, în loc să intro­duceți o listă de email­uri, obțineți un link de invi­tație spe­cial și un cod QR.

Urmând linkul, anga­jat­ul dum­neav­oas­tră se poate înreg­is­tra, intro­duce și con­fir­ma emailul său și se poate impli­ca ime­di­at în muncă. Doar trimiteți‑l într-un mesaj per­son­al sau în chat-ul companiei.

For­mat­ul codu­lui QR poate fi con­ven­abil pen­tru biroul dum­neav­oas­tră. Tipăriți‑l – și anga­jații dum­neav­oas­tră vor putea să‑l scaneze și să se adauge în cont de unul sin­gur. De aseme­nea, puteți ară­ta acest cod pe tele­fonul mobil. 


Atenție Linkul are un ter­men de val­a­bil­i­tate și va deveni inac­tiv în 7 zile. De aseme­nea, puteți anu­la toate linkurile dis­tribuite anterior.

Noi restricții de invitație

Am dezac­ti­vat crearea de uti­liza­tori cu ace­leași adrese de email într-un cont. Acum, dacă admin­is­tra­torul invită repetat o per­soană într-un cont, aceas­ta va fi adău­gată doar în lista de proiecte mențion­ată, fără a crea un dupli­cat al uti­liza­toru­lui. Iar dacă invi­tați în cont o per­soană deja prezen­tă în baza de con­tacte, car­dul său com­plet va fi mutat din secți­unea Con­tacte în secți­unea Persoane.




Noul rol de Cititor

Mulți clienți né-au cerut posi­bil­i­tatea de a invi­ta un obser­va­tor într-un proiect care să poată urmări situ­ația din exte­ri­or, fără a per­tur­ba pro­ce­sul de oper­are. Acest lucru este acum posi­bil datorită noului rol de Citi­tor nou.

O per­soană cu un ast­fel de rol poate vizual­iza proiectele la care a fost adău­gată, dar nu poate crea, descăr­ca, edi­ta sau comen­ta nim­ic. Acest rol se potrivește per­fect pen­tru per­soanele care tre­buie doar să mon­i­tor­izeze pro­gre­sul proiec­tu­lui și să descarce fișiere. De exem­plu, puteți invi­ta clienții în con­tul dum­neav­oas­tră oferindu-le un ast­fel de rol.


Prin­ci­palul lucru este că Citi­torii nu sunt con­sid­er­ați uti­liza­tori depline și nu sunt con­tabi­liza­ți în cota de per­soane a con­tu­lui! Puteți adău­ga de două ori mai mulți citi­tori decât uti­liza­tori în con­tul dum­neav­oas­tră. De exem­plu, în tar­i­ful Busi­ness puteți avea 50 uti­liza­tori activi plus 100 citi­tori supli­men­ta­ri ca bonus.

Dragii noștri pri­eteni, atât pen­tru astăzi!

În urmă­toarea postare finală,
vă vom vor­bi despre noul API
Vă mulțu­mim că uti­liza­ți pro­dusul nostru!

Suc­ces în munca voastră!
echipa Work­sec­tion

esc
Distribuie
или
Ştiri
Worksection a confirmat oficial conformitatea cu standardele internaționale de securitate a informațiilor — am obținut certificatul ISO/IEC 27001:2022. Aceasta înseamnă că toate procesele noastre de protecție...
10 Iunie 2025   •   3 min read
Ştiri
În actualizarea de iarnă a Worksection, am adăugat și mai multe funcții utile pentru un lucru convenabil și automatizarea proceselor: Lucrul cu Google DriveAfisarea sarcinilor regulate programateNotificare...
24 februarie 2025   •   2 min read
Ştiri
Salutări din partea echipei Worksection!​​​ ​​​​​​​​ Suntem încântați să anunțăm lansarea actualizării de primăvară pentru Kanban. Am îmbunătățit funcțiile existente și am adăugat capacitatea de a personaliza...
25 aprilie 2024   •   5 min read
Începeți acum
Vă rugăm să introduceți adresa dvs. de e-mail reală 🙂