Hallo Freunde!
Wir möchten Ihnen unser neuestes Update vorstellen. Dieser Teil wird für große Unternehmen sehr nützlich sein, da er neue Funktionen für Teamadministratoren betrifft. Wir werden Ihnen auch zeigen, wie Sie schnell Personen zu Ihrem Konto einladen, Einladungen umgestalten und die neue Leser- (Beobachter-) Rolle verwalten können.
Hintergrund
Vor diesem Update wurden Projekte in Worksection nur nach Teams gruppiert. Sie mussten das Hauptprojektteam auswählen, und dessen Administratoren erhielten das Recht, Aufgaben darin zu verwalten.
Jetzt stehen Ihnen Projektordner zur Verfügung, und Sie können Projekte schnell von einem Ordner in einen anderen übertragen, und die Projekte selbst haben keine offensichtlichen Verbindungen mehr zu Teams.
Wer kann in solchen Projekten tatsächlich Aufgaben verwalten?
Team- und Abteilungsadministratoren
Wir mussten die Rolle des Team-/Abteilungsadministrators neu interpretieren und ein neues System von Rollen rund um Teams und Teilnehmer aufbauen.
Das Hauptkonzept besteht darin, dass, wenn eine Person eine Aufgabe erfüllt, ihr Vorgesetzter (Team- oder Abteilungsadministrator) die Aufgabe sehen, planen und deren Umsetzung verfolgen sowie die notwendigen Berichte dazu erstellen sollte.
Wir mussten diese Funktionalität aktivieren und dabei die gewohnte Arbeitsweise Ihres Unternehmens beibehalten. Es gab keine Überraschungen in den Geschäftsprozessen – alle neuen Funktionen sind als Optionen verfügbar, und Sie können sie nach dem Lesen dieses Artikels selbst aktivieren, wenn Sie es für notwendig erachten.Lassen Sie uns mehr Details zu den Änderungen geben…
Um die neue Logik der Rechte zu aktivieren, aktivieren Sie die erste Option in den Rollen- und Rechteinstellungen.
Folgende zwei Optionen sind verfügbar (Sie können beide aktivieren):
- neu Neue Logik — die Rechte des Administrators gelten für „Aktivitäten meines Teams in allen Projekten“. Mit anderen Worten, der Teamadministrator erhält das Recht, die Aufgaben seiner Untergebenen in den Projekten zu verwalten, an denen seine Mitarbeiter beteiligt sind.
- Ehemalige Logik — die Rechte des Administrators gelten für „Alle Daten in den Projekten meines Teams“. Mit anderen Worten, die administrativen Befugnisse treten nur dann in Kraft, wenn das Team des Administrators das Hauptteam im Projekt ist.
Achtung! Solange Sie die neuen Optionen nicht selbst aktivieren, bleiben die Befugnisse Ihrer Teamadministratoren dieselben wie vor dem Update (1 Aus/2 Ein). Nämlich: Aufgabenverwaltung nur innerhalb der Projekte, in denen das Team des Administrators das Hauptteam ist (Projektordner — Ihr Team).
Welche Rechte stehen Administratoren zur Verfügung?
Wir haben die Rechte der Administratoren vereinheitlicht. Ab sofort steht jede Möglichkeit sowohl dem Konto-Administrator als auch dem Team- oder Abteilungsadministrator zur Verfügung. Sie unterscheiden sich nur im Umfang der verwalteten Daten.
Versteckte Informationen anzeigen:
Wenn Sie die Sichtbarkeit von Aufgaben in der Arbeit einschränken und vergessen oder nicht möchten, dass der Administrator in den Personenkreis einbezogen wird, aktivieren Sie diese Option für ihn. Es garantiert den Zugriff auf die Aufgaben seines Teams und ermöglicht das Erstellen aller notwendigen Berichte.
Und in Kombination mit anderen Optionen macht es möglich, Verantwortlichkeiten und Fristen für versteckte Aufgaben zu ändern.
Alle Projekte seiner Teams anzeigen:
Diese Option ähnelt der vorherigen. Sie ermöglicht es dem Administrator, alle Projekte zu sehen, an denen seine Untergebenen beteiligt sind, auch wenn er nicht im Team dieses Projekts enthalten ist.
Tipp Wir empfehlen Ihnen, diese Option zu aktivieren.
Erteilen Sie die Berechtigung zur Verwaltung von Projekten:
Diese Option ermöglicht das Erstellen von Projekten und die Verwaltung der erstellten. Der Kontoadministrator kann alle Projekte verwalten, die ihm sichtbar sind.
Erteilen Sie die Berechtigung zur Verwaltung von Teilnehmern:
Diese Möglichkeit ist unverändert geblieben. Sie ermöglicht es, neue Personen in Ihr Team einzuladen und sie zu Projekten hinzuzufügen, die dem Team zur Verfügung stehen.
Erteilen Sie die Berechtigung zur vollständigen Bearbeitung:
Diese Option macht es möglich, Aufgaben in vollem Umfang zu planen und zu moderieren: Verantwortliche und Fristen zu ändern, Aufgaben Ihres Teams zu schließen. Sie ermöglicht die Verwaltung aller Aufgaben und Kommentare Ihrer Mitarbeiter (wobei der Autor oder der verantwortliche Mitarbeiter aus Ihrer Abteilung oder Ihrem Team stammen muss).
Verwaltung von Ausgaben und Timern:
Es ermöglicht das Korrigieren der Ausgaben, die von Ihren Mitarbeitern eingegeben wurden, sowie das Eingeben von Daten dazu.
Für weitere Details zu Rollen beziehen Sie sich auf den Fragen-Antworten-Bereich.
Sie erhalten Folgendes:
Ein Team- oder Abteilungsadministrator mit einem vollständigen Repertoire an Rechten kann die Arbeit seines Teams vollständig kontrollieren und den Prozess von Anfang bis Ende koordinieren. Der Administrator ist in der Lage, in jeder Phase Korrekturen vorzunehmen, den verantwortlichen Mitarbeiter zu wechseln, Fristen zu korrigieren und Ausgaben zu erfassen… Darüber hinaus kann er einen vollständigen Bericht über die geleistete Arbeit für den Kunden oder zur Berechnung der Gehälter erstellen. Aufgrund der Vielzahl an Optionen können Sie Teamadministratoren für verschiedene funktionale Aufgabenstellungen erstellen: Personalmanagement, Kontrolle der Arbeitsausführung, Erstellung von Berichten.
Der Kontoadministrator erhält dieselben Möglichkeiten innerhalb aller Projekte, auf der Ebene des gesamten Kontos.
Wir erinnern Die Möglichkeiten Ihrer Teamadministratoren bleiben bis zur Aktivierung der neuen Optionen dieselben wie vor dem Update.
Sie benötigen möglicherweise etwas Zeit, um die neuen administrativen Möglichkeiten zu testen und zu nutzen, daher folgen nur einfache und nützliche Informationen ;-)
Neue Einladungen
Wir haben die Benutzeroberfläche zum Einladen neuer Personen in das Konto aktualisiert. Es ist einfacher geworden, Gruppen von Personen hinzuzufügen – es genügt, E‑Mail-Adressen mit einem Leerzeichen oder Komma einzugeben.
Sie können die Rolle für den eingeladenen Mitarbeiter auswählen und festlegen, zu welchem Team oder welcher Abteilung er/sie hinzugefügt wird. Wenn kein Team oder keine Abteilung erstellt wurde, erstellen Sie diese direkt in diesem Fenster.
- Damit eine neue Person sofort mit der Arbeit beginnen kann, bitten wir Sie, sie in ein Team von mindestens einem Projekt aufzunehmen.
- Wenn Sie das Benutzerkontingent im Konto überschreiten, werden neue Personen in die Rolle „Leser“ aufgenommen. Lesen Sie mehr über die Rolle des Lesers unten.
Personen über einen Link einladen
Wenn Sie ein Kontoadministrator sind, können Sie Personen über einen Einladungslink hinzufügen. Wie bei einer herkömmlichen Einladung können Sie eine Rolle, ein Team oder den Zugang zu Projekten auswählen. Statt eine Liste von E‑Mails einzugeben, erhalten Sie einen spezialisierten Einladungslink und einen QR-Code.
Wenn Ihr Mitarbeiter dem Link folgt, kann er sich anmelden, seine E‑Mail-Adresse eingeben und bestätigen und sofort mit der Arbeit beginnen. Senden Sie ihn einfach in einer persönlichen Nachricht oder im Unternehmens-Chat.
Das QR-Code-Format kann für Ihr Büro praktisch sein. Drucken Sie es aus – und Ihre Mitarbeiter können es scannen und sich selbst im Konto hinzufügen. Sie können diesen Code auch auf Ihrem Mobiltelefon zeigen.
Achtung Der Link hat einen Gültigkeitszeitraum und wird nach 7 Tagen inaktiv. Sie können auch alle früher verteilten Links stornieren.
Neue Einladungsbeschränkungen
Wir haben das Erstellen von Benutzern mit denselben E‑Mail-Adressen in einem Konto deaktiviert. Wenn der Administrator dieselbe Person erneut in ein Konto einlädt, wird diese lediglich zur angegebenen Liste von Projekten hinzugefügt, ohne dass ein Benutzer-Duplicate erstellt wird. Und wenn Sie eine Person in das Konto einladen, die bereits in der Kontaktbasis vorhanden ist, wird ihre vollständige Karte einfach vom Kontaktbereich in den Personenbereich übertragen.
Die neue Leserrolle
Viele Unternehmen haben uns um die Möglichkeit gebeten, einen Beobachter zu einem Projekt einzuladen, der die Situation von außen verfolgen kann, ohne den Betriebsprozess zu behindern. Dies ist jetzt dank der neuen Leserrolle neu möglich.
Eine Person mit dieser Rolle kann die Projekte einsehen, zu denen sie hinzugefügt wurde, kann jedoch nichts erstellen, herunterladen, bearbeiten oder kommentieren. Diese Rolle eignet sich perfekt für Personen, die nur den Fortschritt des Projekts überwachen und Dateien herunterladen müssen. Beispielsweise können Sie Ihre Kunden in das Konto einladen, indem Sie ihnen diese Rolle geben.
Das Wichtigste ist, dass Leser nicht als vollwertige Benutzer angesehen werden und nicht in die Personenquote des Kontos einbezogen werden! Sie können 2‑mal so viele Leser wie Nutzer in Ihrem Konto hinzufügen. Beispielsweise können Sie im Business-Tarif 50 aktive Benutzer und zusätzlich 100 Leser als Bonus haben.
Liebe Freunde, das war’s für heute!
Im folgenden abschließenden Beitrag
w werden wir Ihnen die neue API vorstellen…
Vielen Dank, dass Sie unser Produkt nutzen!
Viel Erfolg bei Ihrer Arbeit!
Das Worksection-Team