Olá, Amigos!
Vamos continuar apresentando a você nossa última atualização. Esta parte será muito útil para grandes empresas, pois diz respeito a novas capacidades dos administradores de equipe. Nós também iremos instruí-lo a convidar rapidamente pessoas para sua conta, a redesenhar convites e a gerenciar o novo papel de Leitor (Observador).
Antecedentes
Antes desta atualização, os projetos eram agrupados apenas por equipes no Worksection. Você tinha que selecionar a equipe principal do projeto, e seus administradores podiam gerenciar as tarefas nele.
Agora, as pastas de projeto estão disponíveis para você, e você pode transferir projetos rapidamente de uma pasta para outra, e os próprios projetos não têm mais vínculos evidentes com as equipes.
Quem, de fato, pode gerenciar tarefas em tais projetos?
Administradores de Equipe e Departamento
Precisamos reinterpretar o papel do administrador de equipe/departamento e construir um novo sistema de papéis em torno de equipes e participantes.
O conceito principal é que se uma pessoa cumpre alguma tarefa, seu gerente (administrador de equipe ou departamento) deve ver a tarefa, planejar e acompanhar sua execução, e compilar os relatórios necessários sobre ela.
Precisávamos atualizar essa capacidade mantendo a modalidade de trabalho habitual da sua empresa. Não houve surpresas nos processos de negócios — todos os novos recursos estão disponíveis como opções, e você pode ativá-los de forma independente após ler este artigo, se achar necessário.Vamos dar mais detalhes sobre as mudanças…
Para ativar a nova lógica de direitos, ative a primeira opção nas Configurações de Papéis e Direitos.
As seguintes duas opções estão disponíveis (você pode ativar ambas):
- novo Nova lógica — os direitos do administrador se aplicam a «Atividades da minha equipe em quaisquer projetos». Em outras palavras, o administrador da equipe obtém direitos para gerenciar as tarefas de seus subordinados, nos projetos em que seus funcionários estão envolvidos.
- Lógica anterior — os direitos do administrador se aplicam a «Qualquer dado nos projetos da minha equipe». Em outras palavras, os poderes administrativos aparecem apenas caso a equipe do administrador seja a Principal (Básica) no projeto.
Atenção! Enquanto você não ativar novas opções por conta própria, as capacidades dos administradores de suas equipes permanecerão as mesmas de antes da atualização (1 Desligado /2 Ligado). Ou seja: gerenciamento de tarefas apenas dentro dos projetos onde a equipe do administrador é a principal (Pasta do projeto — sua equipe).
Quais direitos estão disponíveis para administradores?
Unificamos os direitos dos administradores. A partir de agora, qualquer possibilidade está disponível tanto para o administrador da conta quanto para o administrador da equipe ou departamento. Eles diferem apenas pelo volume de dados tratados.
Visualizar informações ocultas:
Se você limitar a visibilidade das tarefas no trabalho e esquecer ou não quiser incluir o administrador no grupo de pessoas, ative esta opção para ele. Isso garante o acesso às tarefas de sua equipe e permite compilar todos os relatórios necessários.
E, em combinação com outras opções, torna possível mudar responsabilidade e prazos das tarefas ocultas.
Visualizar todos os projetos de suas equipes:
Esta opção é semelhante à anterior. Ela permite que o administrador visualize todos os projetos nos quais seus subordinados estão envolvidos, mesmo que ele não tenha sido incluído na equipe deste projeto.
Conselho Recomendamos que você ative esta opção.
Para autorizar o gerenciamento de projetos:
Esta opção permite criar projetos e gerenciar os que foram criados. O administrador da conta pode gerenciar todos os projetos visíveis para ele.
Para autorizar o gerenciamento de participantes:
Esta possibilidade permanece inalterada. Ela permite convidar novas pessoas para sua equipe e adicioná-las a projetos disponíveis para a equipe.
Para autorizar a edição de tudo:
Esta opção permitirá planejar e moderar tarefas ao máximo: mudar executivos responsáveis e prazos, encerrar tarefas de sua equipe. Ela permite gerenciar todas as tarefas e comentários de seus funcionários (onde o autor ou o executivo responsável é do seu departamento ou equipe).
Gerenciar despesas e temporizadores:
Ela permite corrigir despesas inseridas por seus empregados e inserir dados sobre as mesmas.
Para mais detalhes sobre Papéis, consulte a seção Perguntas e Respostas.
Portanto, você obterá o seguinte:
Um Administrador de Equipe ou Departamento com um conjunto completo de direitos pode controlar completamente o trabalho de sua equipe e coordenar o processo de implementação do início ao fim. O administrador pode fazer correções em qualquer etapa, substituir o executivo responsável, corrigir prazos e inserir dados de despesas… Além disso, ele pode compilar um relatório completo sobre o trabalho realizado para o cliente ou para o cálculo dos salários. Devido à ampla gama de opções, você pode criar administradores de equipe para várias funções funcionais: gerenciamento de pessoal, controle do cumprimento do trabalho, compilação de relatórios.
O administrador da conta recebe as mesmas capacidades em todos os projetos, no nível de toda a conta.
Lembramos que as possibilidades dos administradores da sua equipe permanecerão as mesmas de antes da atualização até que você ative as novas opções.
Você precisará de algum tempo para testar e começar a usar as novas possibilidades administrativas, portanto, apenas coisas simples e úteis seguem ;-)
Novos convites
Atualizamos a interface para convidar novas pessoas para a conta. Ficou mais simples adicionar grupos de pessoas – é suficiente inserir endereços de e‑mail separados por espaço ou vírgula.
Você pode selecionar o papel para o funcionário que convidou e definir a qual equipe ou departamento ele(a) será adicionado(a). Se nenhuma equipe ou departamento foi criado, crie-os nesta janela diretamente.
- Para que uma nova pessoa se envolva no trabalho imediatamente, pedimos que você a adicione a uma equipe de pelo menos um projeto.
- Se você ultrapassou a cota de usuários na conta, adicionaremos novas pessoas no papel de “Leitor”. Leia mais sobre o papel de Leitor abaixo.
Convidando pessoas através de um link
Se você é um administrador da conta, agora pode adicionar pessoas através de um link de convite. Assim como em um convite convencional, você pode selecionar um papel, equipe ou acesso a projetos. Mas em vez de inserir uma lista de e‑mails, você obtém um link de convite especial e um código QR.
Ao seguir o link, seu funcionário pode se inscrever, entrar e confirmar seu e‑mail e se envolver no trabalho imediatamente. Basta enviá-lo em uma mensagem pessoal ou para o chat da empresa.
O formato do código QR pode ser conveniente para seu escritório. Imprima‑o – e seus funcionários poderão escaneá-lo e se adicionar à conta sozinhos. Você também pode mostrar este código no seu celular.
Atenção O link tem um período de validade e se tornará inativo em 7 dias. Você também pode cancelar todos os links distribuídos anteriormente.
Novas restrições de convite
Desativamos a criação de usuários com os mesmos endereços de e‑mail em uma conta. Agora, se o administrador convidar uma pessoa repetidamente para uma conta, ela será simplesmente adicionada à lista de projetos indicada, sem criar um usuário duplicado. E se você convidar para a conta uma pessoa já presente na base de contatos, seu cartão completado será apenas transferido da seção Contatos para a seção Pessoas.
O novo papel de Leitor
Muitas empresas nos pediram a possibilidade de convidar para um projeto um observador que pudesse acompanhar a situação de fora, sem atrapalhar o processo de operação. Isso agora é possível devido ao novo papel de Leitor novo.
Uma pessoa com esse papel pode visualizar os projetos aos quais foi adicionada, mas não pode criar, baixar, editar ou comentar nada. Este papel se adequará perfeitamente para pessoas que precisam apenas monitorar o progresso do projeto e baixar arquivos. Por exemplo, você pode convidar para a conta seus clientes, dando-lhes esse papel.
O principal é que os Leitores não são considerados usuários plenos e não são contabilizados na cota de pessoas da conta! Você pode adicionar 2 vezes mais leitores do que usuários na sua conta. Por exemplo, no tarifa Business você pode ter 50 usuários ativos mais 100 leitores como bônus.
Queridos Amigos, isso é tudo por hoje!
No próximo post final,
contaremos sobre a nova API…
Obrigado por usar nosso produto!
Sucesso em seu trabalho!
Equipe Worksection