Здравствуйте, друзья!
Продолжаем наш рассказ про последнее обновление. Эта часть будет очень полезна крупным компаниям, так как она касается новых возможностей администраторов команд. Также, мы расскажем о том, как быстро пригласить людей в аккаунт, про редизайн приглашения и новую роль Читатель (наблюдатель).
Предыстория
До текущего обновления проекты в Worksection группировались исключительно по командам. Вам необходимо было выбрать основную команду проекта и её администраторы получали права на управление задачами в нём.
Теперь вам доступны папки проектов, вы можете быстро переносить проекты между папками, а сами проекты больше не привязаны к командам явно.
Кто же может управлять задачами в таких проектах?
Администраторы команд и отделов
Нам пришлось переосмыслить роль администратора команды / отдела, и построить новую систему ролей вокруг команд и участников.
Основная задумка — если человек выполняет какую-то задачу, то его руководитель (администратор команды или отдела) должен видеть эту задачу, планировать и отслеживать её выполнение, а также собирать по ней необходимые отчёты.
Реализовать эту возможность мы должны были сохранив привычный уклад работы вашей компании. Никаких неожиданностей в бизнес-процессах — все новые возможности доступны как опции, и вы можете самостоятельно активировать их после прочтения этой статьи, если посчитаете это нужным.
Расскажем подробнее об изменениях...
Чтобы активировать новую логику прав, включите первую опцию в настройках Роль и права.
Доступны следующие две опции (вы можете включить обе):
- new Новая логика — права администратора распространяются на «Действия своей команды в любых проектах». Иными словами, администратор команды получает права на управление задачами своих подчинённых, в проектах, в которые вовлечены его сотрудники.
- Старая логика — права администратора распространяются на «Любые данные в проектах своей команды». Иными словами, административные полномочия появлялись только при условии, что команда администратора является Главной (Основной) в проекте.
Внимание! Пока вы не активируете новые опции самостоятельно, возможности администраторов ваших команд останутся такими же, как и были до обновления (1 Off /2 On). А именно: управление задачами только в рамках тех проектов, где команда админа является основной (Папка проекта — ваша команда).
Какие права доступны администраторам?
Мы унифицировали права администраторов. Теперь любая возможность доступна как админу аккаунта, так и админу команды или отдела. Отличаются они только объёмом оперируемых данных.
Просмотр скрытой информации:
Если при работе вы ограничиваете видимость задач, и забываете, или не хотите включать в круг людей администратора, то включите ему эту опцию. Она гарантирует доступ к задачам его команды и позволит собирать все необходимые отчёты. А в комбинации с другими опциями позволит менять ответственность и сроки скрытых задач.
Видит все проекты своей команды:
Эта опция похожа на предыдущую. Позволяет администратору увидеть все проекты, где есть его подчинённые, даже если самого его не включили в команду этого проекта.
Совет Рекомендуем вам включать эту опцию
Разрешить управлять проектами:
Эта опция позволяет создавать проекты и управлять созданными. Администратор аккаунта может управлять всеми проектами, которые видит.
Разрешить управлять участниками:
Эта возможность осталась без изменений. Позволяет приглашать в свою команду новых людей и добавлять их в доступные команде проекты.
Разрешить редактировать всё:
Эта опция позволит полноценно планировать и модерировать задания: менять ответственных, сроки и закрывать задачи вашей команды. Она позволяет управлять всеми задачами и комментариями ваших сотрудников (где автор или ответственный из вашего отдела или команды).Управление затратами и таймерами:
Позволяет корректировать затраты внесённые вашими сотрудниками и вносить данные за них.Подробно о Ролях вы можете прочитать в разделе Вопрос-Ответ
Итак, что же вы получите:
Администратор Команды или Отдела с полным набором прав может полностью контролировать работу своей команды, и координировать процесс её выполнения от начала и до конца. Администратор имеет возможность внести коррективы на любом этапе, заменить исполнителя, исправить сроки, внести затраты... А также собрать полный отчёт о выполненной работе для заказчика или для начисления зарплат. Благодаря множеству опций, вы можете создавать администраторов команд под различные функциональные обязанности: управление персоналом, контроль выполнения работ, сбор отчётов.
Администратор аккаунта получает все те же возможности в рамках всех проектов, на уровне всего аккаунта.
Напоминаем Пока вы не активируете новые опции, возможности ваших администраторов команд останутся такими же, как и были до обновления.
Скорее всего, вам потребуется некоторое время, чтобы испытать и начать использовать новые административные возможности, поэтому дальше будет только простое и полезное ;-)
Новые приглашения
Мы доработали интерфейс приглашения новых людей в аккаунт. Добавлять группу людей стало проще — достаточно ввести email адреса через пробел или запятую.
Вы можете сразу выбрать роль приглашенного сотрудника и определить, в какую команду и отдел его добавить. Если команды или отдела ещё нет — создавайте их прямо в этом окне.
- Чтобы новый человек сразу включился в работу, мы попросим вас добавить его в команду хотя бы одного проекта.
- Если вы превысили квоту пользователей в аккаунте — мы добавим новых людей в роли «читатель». Подробнее о роли Читатель далее.
Приглашение людей через ссылку
Если вы администратор аккаунта, у вас появилась возможность добавлять людей через ссылку-приглашение. Как и при обычном приглашении, вы можете выбрать роль, команду и доступ к проектам. Но, вместо того, чтоб вводить список email, вы получите специальную ссылку-приглашение и QR код.
Перейдя по ссылке ваш сотрудник сможет пройти регистрацию, ввести и подтвердить свой email и тут же включиться в работу. Просто отправьте её в личном сообщении или в чат компании.
Формат QR-кода может быть удобен для офиса. Распечатайте его, и ваши сотрудники смогут его сканировать и добавляться в аккаунт самостоятельно. Вы также можете просто показать этот код на мобильном телефоне.
Внимание ссылка имеет срок действия и через 7 дней станет неактивна. Также вы можете аннулировать все выданные ранее ссылки.Новые ограничения на приглашения
Мы убрали возможность создавать в одном аккаунте пользователей с одинаковыми email. Теперь, если администратор повторно приглашает человека в аккаунт — он просто добавится в указанный список проектов, без создания дубликата пользователя. А если пригласить в аккаунт человека, который уже есть в базе контактов, то его заполненная карточка просто перенесется из раздела Контакты в раздел Люди.
Новая роль Читатель
Многие компании просили у нас возможность пригласить в проект наблюдателя, который сможет следить за ситуацией извне, но при этом не мешать рабочему процессу. Такую возможность даёт новая Роль — Читатель new.
Человек с такой ролью может видеть проекты, в которые его добавили, но не может ничего создавать, загружать, редактировать и комментировать. Эта роль отлично подойдет для людей, которым нужно только мониторить прогресс по проекту и скачивать файлы. Например, вы можете приглашать в аккаунт в этой роли ваших клиентов.
Главное — Читатели не считаются полноценными пользователями и не учитываются в квоте людей аккаунта! Добавить читателей вы можете в 2 раза больше, чем пользователей в вашем аккаунте. Например, в тарифе Бизнес вы можете иметь 50 активных пользователей и ещё 100 читателей в придачу.
В следующем, заключительном посте,
мы расскажем про новый API...
Спасибо, что пользуетесь нашим продуктом!
Удачной работы!
Команда Worksection