Новые возможности администраторов, роль Читатель и редизайн приглашений
Здравствуйте, друзья!
Продолжаем наш рассказ про последнее обновление. Эта часть будет очень полезна крупным компаниям, так как она касается новых возможностей администраторов команд. Также, мы расскажем о том, как быстро пригласить людей в аккаунт, про редизайн приглашения и новую роль Читатель (наблюдатель).
Предыстория
До текущего обновления проекты в Worksection группировались исключительно по командам. Вам необходимо было выбрать основную команду проекта и её администраторы получали права на управление задачами в нём.
Теперь вам доступны папки проектов, вы можете быстро переносить проекты между папками, а сами проекты больше не привязаны к командам явно.
Кто же может управлять задачами в таких проектах?
Администраторы команд и отделов
Нам пришлось переосмыслить роль администратора команды / отдела, и построить новую систему ролей вокруг команд и участников.
Основная задумка — если человек выполняет какую-то задачу, то его руководитель (администратор команды или отдела) должен видеть эту задачу, планировать и отслеживать её выполнение, а также собирать по ней необходимые отчёты.
Реализовать эту возможность мы должны были сохранив привычный уклад работы вашей компании. Никаких неожиданностей в бизнес-процессах — все новые возможности доступны как опции, и вы можете самостоятельно активировать их после прочтения этой статьи, если посчитаете это нужным.
Расскажем подробнее об изменениях...
Чтобы активировать новую логику прав, включите первую опцию в настройках Роль и права.
Доступны следующие две опции (вы можете включить обе):
- new Новая логика — права администратора распространяются на «Действия своей команды в любых проектах». Иными словами, администратор команды получает права на управление задачами своих подчинённых, в проектах, в которые вовлечены его сотрудники.
- Старая логика — права администратора распространяются на «Любые данные в проектах своей команды». Иными словами, административные полномочия появлялись только при условии, что команда администратора является Главной (Основной) в проекте.
Внимание! Пока вы не активируете новые опции самостоятельно, возможности администраторов ваших команд останутся такими же, как и были до обновления (1 Off /2 On). А именно: управление задачами только в рамках тех проектов, где команда админа является основной (Папка проекта — ваша команда).
Какие права доступны администраторам?
Мы унифицировали права администраторов. Теперь любая возможность доступна как админу аккаунта, так и админу команды или отдела. Отличаются они только объёмом оперируемых данных.
Просмотр скрытой информации:
Если при работе вы ограничиваете видимость задач, и забываете, или не хотите включать в круг людей администратора, то включите ему эту опцию. Она гарантирует доступ к задачам его команды и позволит собирать все необходимые отчёты. А в комбинации с другими опциями позволит менять ответственность и сроки скрытых задач.
Видит все проекты своей команды:
Эта опция похожа на предыдущую. Позволяет администратору увидеть все проекты, где есть его подчинённые, даже если самого его не включили в команду этого проекта.
Совет Рекомендуем вам включать эту опцию
Разрешить управлять проектами:
Эта опция позволяет создавать проекты и управлять созданными. Администратор аккаунта может управлять всеми проектами, которые видит.
Разрешить управлять участниками:
Эта возможность осталась без изменений. Позволяет приглашать в свою команду новых людей и добавлять их в доступные команде проекты.
Разрешить редактировать всё:
Эта опция позволит полноценно планировать и модерировать задания: менять ответственных, сроки и закрывать задачи вашей команды. Она позволяет управлять всеми задачами и комментариями ваших сотрудников (где автор или ответственный из вашего отдела или команды).Управление затратами и таймерами:
Позволяет корректировать затраты внесённые вашими сотрудниками и вносить данные за них.Подробно о Ролях вы можете прочитать в разделе Вопрос-Ответ
Итак, что же вы получите:
Администратор Команды или Отдела с полным набором прав может полностью контролировать работу своей команды, и координировать процесс её выполнения от начала и до конца. Администратор имеет возможность внести коррективы на любом этапе, заменить исполнителя, исправить сроки, внести затраты... А также собрать полный отчёт о выполненной работе для заказчика или для начисления зарплат. Благодаря множеству опций, вы можете создавать администраторов команд под различные функциональные обязанности: управление персоналом, контроль выполнения работ, сбор отчётов.
Администратор аккаунта получает все те же возможности в рамках всех проектов, на уровне всего аккаунта.
Напоминаем Пока вы не активируете новые опции, возможности ваших администраторов команд останутся такими же, как и были до обновления.
Скорее всего, вам потребуется некоторое время, чтобы испытать и начать использовать новые административные возможности, поэтому дальше будет только простое и полезное ;-)
Новые приглашения
Мы доработали интерфейс приглашения новых людей в аккаунт. Добавлять группу людей стало проще — достаточно ввести email адреса через пробел или запятую.
Вы можете сразу выбрать роль приглашенного сотрудника и определить, в какую команду и отдел его добавить. Если команды или отдела ещё нет — создавайте их прямо в этом окне.
- Чтобы новый человек сразу включился в работу, мы попросим вас добавить его в команду хотя бы одного проекта.
- Если вы превысили квоту пользователей в аккаунте — мы добавим новых людей в роли «читатель». Подробнее о роли Читатель далее.
Приглашение людей через ссылку
Если вы администратор аккаунта, у вас появилась возможность добавлять людей через ссылку-приглашение. Как и при обычном приглашении, вы можете выбрать роль, команду и доступ к проектам. Но, вместо того, чтоб вводить список email, вы получите специальную ссылку-приглашение и QR код.
Перейдя по ссылке ваш сотрудник сможет пройти регистрацию, ввести и подтвердить свой email и тут же включиться в работу. Просто отправьте её в личном сообщении или в чат компании.
Формат QR-кода может быть удобен для офиса. Распечатайте его, и ваши сотрудники смогут его сканировать и добавляться в аккаунт самостоятельно. Вы также можете просто показать этот код на мобильном телефоне.
Внимание ссылка имеет срок действия и через 7 дней станет неактивна. Также вы можете аннулировать все выданные ранее ссылки.Новые ограничения на приглашения
Мы убрали возможность создавать в одном аккаунте пользователей с одинаковыми email. Теперь, если администратор повторно приглашает человека в аккаунт — он просто добавится в указанный список проектов, без создания дубликата пользователя. А если пригласить в аккаунт человека, который уже есть в базе контактов, то его заполненная карточка просто перенесется из раздела Контакты в раздел Люди.
Новая роль Читатель
Многие компании просили у нас возможность пригласить в проект наблюдателя, который сможет следить за ситуацией извне, но при этом не мешать рабочему процессу. Такую возможность даёт новая Роль — Читатель new.
Человек с такой ролью может видеть проекты, в которые его добавили, но не может ничего создавать, загружать, редактировать и комментировать. Эта роль отлично подойдет для людей, которым нужно только мониторить прогресс по проекту и скачивать файлы. Например, вы можете приглашать в аккаунт в этой роли ваших клиентов.
Главное — Читатели не считаются полноценными пользователями и не учитываются в квоте людей аккаунта! Добавить читателей вы можете в 2 раза больше, чем пользователей в вашем аккаунте. Например, в тарифе Бизнес вы можете иметь 50 активных пользователей и ещё 100 читателей в придачу.
В следующем, заключительном посте,
мы расскажем про новый API...
Спасибо, что пользуетесь нашим продуктом!
Удачной работы!
Команда Worksection
ответить
Каретин Олег 9 июня 2020
Круто! Дякую
ответить
Илья Лугин 10 июня 2020
Класс, наблюдателей очень хотелось
ответить
Нефёдов Александр 10 июня 2020
Очень жду новостей по API
Весеннее обновление 2021 расширяет возможности таймера и упрощает работу со скрытыми файлами. Задачи увольненного сотрудника теперь легко передать другим участникам команды с помощью новой функции «Передать дела».
19 марта 2021 • 6 min read
Встречайте первое обновление 2021 года, основная тема которого — эффективность использования рабочего времени вашей команды.
25 января 2021 • 13 min read
Встречайте — миниатюры изображений в Списке задач и Канбан-доске! Они помогут проще ориентироваться среди задач командам, которые работают с графическим контентом.
14 сентября 2020 • 3 min read