Bonjour amis!
Continuons à vous présenter notre dernière mise à jour. Cette partie sera très utile pour les grandes entreprises, car elle concerne les nouvelles capacités des administrateurs d’équipe. Nous allons également vous expliquer comment inviter rapidement des personnes à votre compte, redessiner les invitations et gérer le nouveau rôle de Lecteur (Observateur).
Contexte
Avant cette mise à jour, les projets étaient uniquement regroupés par équipes dans Worksection. Vous deviez sélectionner l’équipe principale du projet, et ses administrateurs obtenaient des droits pour gérer les tâches associées.
Maintenant, des dossiers de projet sont à votre disposition, et vous pouvez rapidement transférer des projets d’un dossier à un autre, les projets eux-mêmes n’ayant plus de liens évidents avec les équipes.
Qui peut effectivement gérer des tâches dans de tels projets ?
Administrateurs d’équipe et de département
Nous avons dû réinterpréter le rôle de l’administrateur d’équipe/département et construire un nouveau système de rôles autour des équipes et des participants.
Le concept principal est que si une personne remplit une tâche, son manager (administrateur d’équipe ou de département) doit voir la tâche, planifier et suivre sa mise en œuvre, et compiler les rapports nécessaires à son sujet.
Nous devions actualiser cette capacité tout en préservant la modalité de travail habituelle de votre entreprise. Il n’y avait pas de surprises dans les processus d’affaires – toutes les nouvelles fonctionnalités sont disponibles en tant qu’options, et vous pouvez les activer indépendamment après avoir lu cet article, si vous le jugez nécessaire.Laissez-nous vous donner plus de détails sur les changements…
Pour activer la nouvelle logique des droits, activez la première option dans les Paramètres des rôles et des droits.
Les deux options suivantes sont disponibles (vous pouvez les activer toutes les deux) :
- nouveau Nouvelle logique — les droits de l’administrateur s’appliquent aux «Activités de mon équipe dans tous les projets». En d’autres termes, l’administrateur d’équipe obtient des droits pour gérer les tâches de ses subordonnés, dans des projets où ses employés sont impliqués.
- Ancienne logique — les droits de l’administrateur s’appliquent à «Toutes les données dans les projets de mon équipe». En d’autres termes, les pouvoirs administratifs apparaissent uniquement lorsque l’équipe de l’administrateur est la principale (de base) dans le projet.
Attention! Tant que vous n’activez pas de nouvelles options de votre propre chef, les capacités des administrateurs de vos équipes resteront les mêmes qu’avant la mise à jour (1 Désactivé /2 Activé). À savoir : gestion des tâches uniquement dans les projets où l’équipe de l’admin est principale (Dossier de projet — votre équipe).
Quels droits sont disponibles pour les administrateurs ?
Nous avons unifié les droits des administrateurs. À partir de maintenant, toute possibilité est disponible aussi bien pour l’administrateur de compte que pour l’administrateur d’équipe ou de département. Ils diffèrent seulement par le volume de données traitées.
Visualiser des informations cachées :
Si vous limitez la visibilité des tâches au travail et oubliez ou né souhaitez pas inclure l’administrateur dans le champ des personnes, activez cette option pour lui. Cela garantit l’accès aux tâches de son équipe et permet de compiler tous les rapports nécessaires.
Et, en combinaison avec d’autres options, il est possible de changer la responsabilité et les délais des tâches cachées.
Visualiser tous les projets de ses équipes :
Cette option est similaire à la précédente. Elle permet à l’administrateur de voir tous les projets où ses subordonnés sont impliqués, même s’il n’a pas été inclus dans l’équipe de ce projet.
Conseil Nous vous recommandons d’activer cette option.
Pour autoriser la gestion des projets :
Cette option permet de créer des projets et de gérer ceux créés. L’administrateur de compte peut gérer tous les projets visibles pour lui.
Pour autoriser la gestion des participants :
Cette possibilité est restée inchangée. Elle permet d’inviter de nouvelles personnes dans votre équipe et de les ajouter aux projets disponibles pour l’équipe.
Pour autoriser l’édition de tout :
Cette option permettra de planifier et de modérer les tâches au maximum : de changer les exécutants responsables et les délais, de fermer les tâches de votre équipe. Elle permet de gérer toutes les tâches et commentaires de vos employés (où l’auteur ou l’exécutant responsable provient de votre département ou équipe).
Gérer les dépenses et les chronomètres :
Elle permet de corriger les dépenses saisies par vos employés et d’entrer des données à ce sujet.
Pour plus de détails sur les Rôles, consultez la section Questions-Réponses.
Donc, vous obtiendrez ce qui suit :
Un Administrateur d’Équipe ou de Département avec un ensemble complet de droits peut contrôler complètement le travail de son équipe et coordonner le processus de mise en œuvre du début à la fin. L’administrateur est capable de faire des corrections à chaque étape, de remplacer l’exécutant responsable, de corriger les délais et d’entrer des chiffres de dépenses… De plus, il peut compiler un rapport complet sur le travail effectué pour le client ou pour le calcul des salaires. Grâce à la large gamme d’options, vous pouvez créer des administrateurs d’équipe pour diverses fonctions fonctionnelles : gestion du personnel, contrôle de l’exécution du travail, compilation de rapports.
L’administrateur de compte dispose des mêmes capacités dans tous les projets, au niveau de l’ensemble du compte.
Nous rappelons que les possibilités de vos administrateurs d’équipe resteront les mêmes qu’avant la mise à jour jusqu’à ce que vous activiez les nouvelles options.
Vous aurez besoin de temps pour tester et commencer à utiliser les nouvelles possibilités administratives, ainsi seulement des choses simples et utiles suivent ;-)
Nouvelles invitations
Nous avons mis à jour l’interface pour inviter de nouvelles personnes dans le compte. Il est devenu plus simple d’ajouter des groupes de personnes – il suffit d’entrer des adresses email séparées par un espace ou une virgule.
Vous pouvez choisir le rôle pour l’employé que vous avez invité et définir à quelle équipe ou département il/elle sera ajouté. Si aucune équipe ou département n’a été créé, créez-les directement dans cette fenêtre.
- Pour qu’une nouvelle personne s’implique immédiatement dans le travail, nous vous demanderons de l’ajouter à une équipe d’au moins un projet.
- Si vous avez dépassé le quota d’utilisateurs dans le compte, nous ajouterons de nouvelles personnes au rôle de «Lecteur». Lisez-en plus sur le rôle de Lecteur ci-dessous.
Inviter des personnes par un lien
Si vous êtes administrateur de compte, vous êtes désormais capable d’ajouter des personnes via un lien d’invitation. Comme avec une invitation conventionnelle, vous pouvez choisir un rôle, une équipe ou l’accès aux projets. Mais au lieu d’entrer une liste d’emails, vous obtenez un lien d’invitation spécial et un code QR.
En suivant le lien, votre employé peut s’inscrire, entrer et confirmer son email et rejoindre immédiatement le travail. Il suffit de l’envoyer dans un message personnel ou dans le chat de l’entreprise.
Le format du code QR peut être pratique pour votre bureau. Imprimez-le – et vos employés pourront le scanner et être ajoutés au compte par eux-mêmes. Vous pouvez également montrer ce code sur votre téléphone mobile.
Attention Le lien a une période de validité, et il deviendra inactif dans 7 jours. Vous pouvez également annuler tous les liens distribués auparavant.
Restrictions sur les nouvelles invitations
Nous avons désactivé la création d’utilisateurs avec les mêmes adresses email dans un même compte. Maintenant, si l’administrateur invite à nouveau une personne dans un compte, cette dernière sera simplement ajoutée à la liste de projets indiquée, sans créer de duplicata d’utilisateur. Et si vous invitez dans le compte une personne déjà présente dans la base de contacts, sa carte complétée sera simplement transférée de la section Contacts à la section Personnes.
Le nouveau rôle de Lecteur
De nombreuses entreprises nous ont demandé la possibilité d’inviter à un projet un observateur qui pourrait suivre la situation de l’extérieur, sans entraver le processus opérationnel. C’est désormais possible grâce au nouveau rôle de Lecteur nouveau.
Une personne ayant ce rôle peut voir les projets auxquels elle a été ajoutée, mais né peut rien créer, télécharger, éditer ou commenter. Ce rôle conviendra parfaitement aux personnes qui ont seulement besoin de surveiller l’avancement du projet et de télécharger des fichiers. Par exemple, vous pouvez inviter vos clients dans le compte en leur attribuant ce rôle.
L’essentiel est que les Lecteurs né sont pas considérés comme des utilisateurs à part entière et né sont pas comptabilisés dans le quota de personnes du compte ! Vous pouvez ajouter 2 fois plus de lecteurs que d’utilisateurs dans votre compte. Par exemple, dans le tarif Business, vous pouvez avoir 50 utilisateurs actifs plus 100 lecteurs supplémentaires en tant que bonus.
Chers amis, c’est tout pour aujourd’hui !
Dans le prochain message final,
nous vous parlerons de la nouvelle API…
Merci d’utiliser notre produit !
Réussissez dans votre travail !
L’équipe Worksection