¡Hola amigos!
Continuemos presentándoles nuestra última actualización. Esta parte será muy útil para las grandes empresas, ya que se refiere a nuevas capacidades de los administradores de equipos. También les indicaremos cómo invitar rápidamente a personas a su cuenta, rediseñar invitaciones y manejar el nuevo rol de Lector (Observador).
Contexto
Antes de esta actualización, los proyectos estaban agrupados solo por equipos en Worksection. Tenías que seleccionar el equipo principal del proyecto, y sus administradores obtenían derechos para gestionar tareas en él.
Ahora las carpetas de proyectos están disponibles para ti, y puedes transferir proyectos rápidamente de una carpeta a otra, y los proyectos en sí no tienen ya vínculos evidentes con equipos.
¿Quién realmente puede gestionar tareas en tales proyectos?
Administradores de Equipo y Departamento
Necesitábamos reinterpretar el rol del administrador de equipo/departamento, y construir un nuevo sistema de roles alrededor de equipos y participantes.
El concepto principal es que si una persona cumple alguna tarea, su gerente (administrador de equipo o departamento) debería ver la tarea, planificar y seguir su implementación, y compilar los informes necesarios sobre ella.
Debíamos actualizar tal capacidad preservando la modalidad de trabajo habitual de tu empresa. No hubo sorpresas en los procesos de negocio: todas las nuevas características están disponibles como opciones, y puedes activarlas independientemente después de leer este artículo, si lo consideras necesario.Déjanos darte más detalles sobre los cambios…
Para activar la nueva lógica de derechos, activa la primera opción en la Ajustes de Rol y Derechos.
Las siguientes dos opciones están disponibles (puedes activar ambas):
- nuevo Nueva lógica: los derechos del administrador se aplican a «Actividades de mi equipo en cualquier proyecto». En otras palabras, el administrador del equipo obtiene derechos para gestionar las tareas de sus subordinados, en los proyectos en los que están involucrados sus empleados.
- Lógica anterior: los derechos del administrador se aplican a «Cualquier dato en los proyectos de mi equipo». En otras palabras, los poderes administrativos aparecen solo si el equipo del administrador es el Principal (Básico) en el proyecto.
¡Atención! Mientras no actives nuevas opciones por tu cuenta, las capacidades de los administradores de tus equipos permanecerán igual que antes de la actualización (1 Desactivado /2 Activado). Es decir: gestión de tareas solo dentro de los proyectos donde el equipo del administrador es el principal (Carpeta de proyecto — tu equipo).
¿Qué derechos están disponibles para los administradores?
Hemos unificado los derechos de los administradores. A partir de ahora, cualquier posibilidad está disponible tanto para el administrador de la cuenta como para el administrador de equipo o departamento. Solo difieren en el volumen de datos manejados.
Visualización de información oculta:
Si limitas la visibilidad de las tareas en el trabajo y olvidas o no quieres incluir al administrador en el rango de personas, activa esta opción para él. Garantiza el acceso a las tareas de su equipo y permite compilar todos los informes necesarios.
Y, en combinación con otras opciones, permite cambiar la responsabilidad y los plazos de las tareas ocultas.
Visualización de todos los proyectos de sus equipos:
Esta opción es similar à la anterior. Permite al administrador ver todos los proyectos en los que están involucrados sus subordinados, incluso si no ha sido incluido en el equipo de este proyecto.
Consejo Te recomendamos activar esta opción.
Para autorizar la gestión de proyectos:
Esta opción permite crear proyectos y gestionar los creados. El administrador de la cuenta puede gestionar todos los proyectos visibles para él.
Para autorizar la gestión de participantes:
Esta posibilidad ha permanecido sin cambios. Permite invitar a nuevas personas a tu equipo y añadirlas a los proyectos disponibles para el equipo.
Para autorizar la edición de todo:
Esta opción permite planificar y moderar tareas al máximo: cambiar los ejecutivos responsables y los plazos, cerrar tareas de tu equipo. Permite gestionar todas las tareas y comentarios de tus empleados (donde el autor o el ejecutivo responsable provenga de tu departamento o equipo).
Gestión de gastos y temporizadores:
Permite corregir los gastos ingresados por tus empleados y registrar datos sobre los mismos.
Para más detalles sobre Roles, consulta la sección de Preguntas y Respuestas.
Así que, obtendrás lo siguiente:
Un Administrador de Equipo o Departamento con un conjunto completo de derechos puede controlar completamente el trabajo de su equipo y coordinar el proceso de implementación desde el principio hasta el final. El administrador puede realizar correcciones en cualquier etapa, reemplazar al ejecutivo responsable, corregir plazos e ingresar cifras de gastos… Además, puede compilar un informe completo sobre el trabajo realizado para el cliente o para el cálculo de salario. Gracias à la amplia gama de opciones, puedes crear administradores de equipo para diversos deberes funcionales: gestión de personal, control de cumplimiento laboral, compilación de informes.
El administrador de la cuenta tiene las mismas capacidades en todos los proyectos, a nivel de toda la cuenta.
Te recordamos que las posibilidades de tus administradores de equipo permanecerán igual que antes de la actualización hasta que actives las nuevas opciones.
Necesitarás algo de tiempo para probar y comenzar a utilizar las nuevas posibilidades administrativas, así que solo siguen cosas simples y útiles ;-)
Nuevas invitaciones
Hemos actualizado la interfaz para invitar a nuevas personas à la cuenta. Ahora es más simple añadir grupos de personas: solo tienes que ingresar direcciones de correo electrónico separadas por un espacio o una coma.
Puedes seleccionar el rol para el empleado que has invitado y definir a qué equipo o departamento se añadirá. Si no se ha creado ningún equipo o departamento, créalos directamente en esta ventana.
- Para que una nueva persona se involucre en el trabajo de inmediato, te pediremos que la añadas a un equipo de al menos un proyecto.
- Si has superado la cuota de usuarios en la cuenta, añadiremos nuevas personas con el rol de “Lector”. Lee más sobre el rol de Lector a continuación.
Invitando personas a través de un enlace
Si eres un administrador de cuenta, ahora puedes añadir personas a través de un enlace de invitación. Al igual que con una invitación convencional, puedes seleccionar un rol, equipo o acceso a proyectos. Pero en lugar de ingresar una lista de correos electrónicos, obtienes un enlace de invitación especial y un código QR.
Al seguir el enlace, tu empleado puede registrarse, ingresar y confirmar su correo electrónico y involucrarse en el trabajo de inmediato. Solo debes enviarlo en un mensaje personal o al chat de la empresa.
El formato del código QR puede ser conveniente para tu oficina. Imprímelo, y tus empleados podrán escanearlo y añadirse à la cuenta por su cuenta. También puedes mostrar este código en tu teléfono móvil.
Atención El enlace tiene un período de validez, y se volverá inactivo en 7 días. También puedes cancelar todos los enlaces distribuidos anteriormente.
Nuevas restricciones de invitación
Hemos deshabilitado la creación de usuarios con las mismas direcciones de correo electrónico en una cuenta. Ahora, si el administrador invita repetidamente a una persona en una cuenta, esta solo se añadirá à la lista de proyectos indicados, sin crear un duplicado de usuario. Y si invitas à la cuenta a una persona que ya está en la base de contactos, su tarjeta completada simplemente se transferirá de la sección de Contactos à la sección de Personas.
El nuevo rol de Lector
Muchas empresas nos pidieron la posibilidad de invitar a un observador a un proyecto que pudiera seguir la situación desde afuera, sin obstaculizar el proceso operativo. Esto ahora es posible gracias al nuevo rol de Lector nuevo.
Una persona con ese rol puede ver los proyectos a los que ha sido añadida, pero no puede crear, descargar, editar ni comentar nada. Este rol es perfecto para personas que solo necesitan monitorear el progreso del proyecto y descargar archivos. Por ejemplo, puedes invitar a tu cuenta a tus clientes dándoles dicho rol.
Lo principal es que los Lectores no se consideran como usuarios plenos y no cuentan en la cuota de personas de la cuenta. ¡Puedes añadir 2 veces más lectores que usuarios en tu cuenta! Por ejemplo, en la tarifa de Negocios, puedes tener 50 usuarios activos más 100 lectores adicionales como bonificación.
Queridos amigos, ¡eso es todo por hoy!
En la siguiente publicación final,
te contaremos sobre la nueva API…
¡Gracias por usar nuestro producto!
¡Éxito en tu trabajo!
Equipo de Worksection