Witajcie Przyjaciele!
Pozwólcie, że przedstawimy naszą najnowszą aktualizację. Ta część będzie bardzo przydatna dla dużych firm, ponieważ dotyczy nowych możliwości administratorów zespołu. Poinstruujemy Was także, jak szybko zapraszać ludzi do swojego konta, przekształcać zaproszenia i obsługiwać nową rolę Czytelnika (Obserwatora).
Tło
Przed tą aktualizacją projekty były grupowane tylko według zespołów w Worksection. Musiałeś wybrać główny zespół projektowy, a jego administratorzy otrzymywali prawa do zarządzania zadaniami w nim.
Teraz macie dostęp do folderów projektów, a projekty mogą być szybko przenoszone z jednego folderu do drugiego, a same projekty nie mają już oczywistych powiązań z zespołami.
Kto tak naprawdę może zarządzać zadaniami w takich projektach?
Administratorzy zespołu i działu
Musieliśmy na nowo zinterpretować rolę administratora zespołu/działu i zbudować nowy system ról wokół zespołów i uczestników.
Główną koncepcją jest to, że jeśli osoba wykonuje jakieś zadanie, jej menedżer (administrator zespołu lub działu) powinien widzieć to zadanie, planować i śledzić jego realizację oraz sporządzać niezbędne raporty na jego temat.
Mieliśmy zaktualizować tę możliwość, zachowując przy tym zwyczajowy tryb pracy w Twojej firmie. W procesach biznesowych nie było żadnych niespodzianek – wszystkie nowe funkcje są dostępne jako opcje, które możesz niezależnie aktywować po przeczytaniu tego artykułu, jeśli uznasz to za konieczne.Poinformujemy Cię o szczegółach zmian…
Aby aktywować nową logikę praw, włącz pierwszą opcję w Ustawieniach ról i praw.
Dostępne są następujące dwie opcje (możesz aktywować obie):
- nowa Nowa logika — prawa administratora stosują się do „Działalności mojego zespołu w dowolnych projektach”. Innymi słowy, administrator zespołu uzyskuje prawa do zarządzania zadaniami swoich podwładnych w projektach, w których uczestniczą jego pracownicy.
- Dawna logika — prawa administratora dotyczą „Jakichkolwiek danych w projektach mojego zespołu”. Innymi słowy, uprawnienia administracyjne pojawiają się tylko, jeśli zespół administratora jest głównym (bazowym) zespołem w projekcie.
Uwaga! Dopóki sam nie aktywujesz nowych opcji, możliwości administratorów Twoich zespołów pozostaną takie same jak przed aktualizacją (1 Wyłączone /2 Włączone). Mianowicie: zarządzanie zadaniami tylko w ramach projektów, w których zespół administracyjny jest głównym zespołem (Folder projektu — Twój zespół).
Jakie prawa są dostępne dla administratorów?
Ujednoliciliśmy prawa administratorów. Od teraz każda możliwość jest dostępna zarówno dla administratora konta, jak i dla administratora zespołu lub działu. Różnią się jedynie zakresem obsługiwanych danych.
Podgląd ukrytych informacji:
Jeśli ograniczenie widoczności zadania w pracy i zapomnisz lub nie chcesz, aby administrator był w zakresie osób, aktywuj tę opcję dla niego. To zapewnia dostęp do zadań jego zespołu i umożliwia sporządzanie wszystkich niezbędnych raportów.
A w połączeniu z innymi opcjami, umożliwia zmianę odpowiedzialności i terminów ukrytych zadań.
Podgląd wszystkich projektów jego zespołów:
Ta opcja jest podobna do poprzedniej. Umożliwia administratorowi podgląd wszystkich projektów, w których uczestniczą jego podwładni, nawet jeśli nie został on uwzględniony w zespole tego projektu.
Rada Zalecamy aktywację tej opcji.
Aby upoważnić do zarządzania projektami:
Ta opcja umożliwia tworzenie projektów i zarządzanie stworzonymi. Administrator konta może zarządzać wszystkimi projektami widocznymi dla niego.
Aby upoważnić do zarządzania uczestnikami:
Ta możliwość pozostała bez zmian. Umożliwia zapraszanie nowych osób do Twojego zespołu i dodawanie ich do projektów dostępnych dla zespołu.
Aby upoważnić do edytowania wszystkiego:
Ta opcja umożliwi pełne planowanie i moderowanie zadań: zmiana odpowiedzialnych wykonawców i terminów, zamykanie zadań Twojego zespołu. Umożliwia zarządzanie wszystkimi zadaniami i komentarzami Twoich pracowników (gdzie autor lub odpowiedzialny wykonawca pochodzi z Twojego działu lub zespołu).
Zarządzanie wydatkami i stoperami:
Umożliwia poprawianie wydatków wprowadzonych przez Twoich pracowników i wprowadzanie danych o tych wydatkach.
Aby uzyskać więcej informacji o rolach, zapraszamy do działu Pytania-Odpowiedzi.
Otrzymasz więc następujące możliwości:
Administrator zespołu lub działu z pełnym zestawem praw może całkowicie kontrolować pracę swojego zespołu i koordynować proces jej realizacji od początku do końca. Administrator może dokonywać poprawek na każdym etapie, zmieniać odpowiedzialnego wykonawcę, poprawiać terminy i wprowadzać dane do wydatków… Dodatkowo, może sporządzić pełny raport o wykonanej pracy dla klienta lub do wyliczenia wynagrodzeń. Dzięki szerokiemu zakresowi opcji, możesz tworzyć administratorów zespołu do różnych funkcji: zarządzanie personelem, kontrola realizacji prac, sporządzanie raportów.
Administrator konta ma te same możliwości we wszystkich projektach, na poziomie całego konta.
Przypominamy Możliwości Twoich administratorów zespołu pozostaną takie same jak przed aktualizacją, dopóki nie aktywujesz nowych opcji.
Musisz poświęcić trochę czasu na przetestowanie i rozpoczęcie korzystania z nowych możliwości administracyjnych, w związku z czym następują tylko proste i użyteczne rzeczy ;-)
Nowe zaproszenia
Zaktualizowaliśmy interfejs do zapraszania nowych osób do konta. Dodatkowo, dodawanie grup ludzi stało się prostsze – wystarczy wpisać adresy e‑mail oddzielone spacją lub przecinkiem.
Możesz wybrać rolę dla zapraszanej osoby i określić, do którego zespołu lub działu zostanie dodana. Jeśli zespół lub dział nie został jeszcze utworzony, stwórz je bezpośrednio w tym oknie.
- Aby nowa osoba mogła od razu zaangażować się w pracę, poprosimy Cię o dodanie jej do zespołu, w którym znajduje się przynajmniej jeden projekt.
- Jeśli przekroczyłeś limit użytkowników w koncie, dodamy nowe osoby w roli „Czytelnik”. Więcej informacji o roli Czytelnika poniżej.
Zapraszanie osób przez link
Jeśli jesteś administratorem konta, masz teraz możliwość dodawania ludzi poprzez link zaproszenia. Jak w przypadku zwykłego zaproszenia, możesz wybrać rolę, zespół lub dostęp do projektów. Zamiast wprowadzać listę adresów e‑mail, otrzymujesz specjalny link zaproszenia oraz kod QR.
Po kliknięciu w link, Twój pracownik może zarejestrować się, wprowadzić i potwierdzić swój adres e‑mail oraz natychmiast zaangażować się w pracę. Po prostu wyślij to w wiadomości prywatnej lub na czacie firmowym.
Format kodu QR może być wygodny w Twoim biurze. Wydrukuj go – a Twoi pracownicy będą mogli go zeskanować i samodzielnie dodać się do konta. Możesz również pokazać ten kod na swoim telefonie komórkowym.
Uwaga Link ma swój okres ważności i stanie się nieaktywny po 7 dniach. Możesz również anulować wszystkie wcześniej rozesłane linki.
Nowe ograniczenia zaproszeń
Wyłączono możliwość tworzenia użytkowników z tymi samymi adresami e‑mail w jednym koncie. Teraz, jeśli administrator ponownie zaprosi osobę do konta, ta osoba zostanie po prostu dodana do wymienionej listy projektów, bez tworzenia duplikatu użytkownika. A jeśli zaprosisz do konta osobę, która już znajduje się w bazie kontaktów, jej ukończona karta zostanie po prostu przeniesiona z sekcji Kontakty do sekcji Ludzie.
Nowa rola Czytelnika
Wiele firm prosiło nas o możliwość zaproszenia do projektu obserwatora, który mógłby śledzić sytuację z zewnątrz, nie przeszkadzając w procesie działania. Teraz jest to możliwe dzięki nowej roli Czytelnika nowa.
Osoba z tą rolą może przeglądać projekty, do których została dodana, ale nie może nic tworzyć, pobierać, edytować ani komentować. Ta rola doskonale sprawdzi się dla osób, które potrzebują tylko monitorować postępy projektu i pobierać pliki. Na przykład, możesz zaprosić do konta swoich klientów, przyznając im taką rolę.
Najważniejsze jest to, że Czytelnicy nie są traktowani jako pełnoprawni użytkownicy i nie są wliczani do limitu osób w koncie! Możesz dodać 2 razy więcej Czytelników niż użytkowników w swoim koncie. Na przykład w tarifie Biznes możesz mieć 50 aktywnych użytkowników oraz 100 dodatkowych Czytelników jako bonus.
Drogi Przyjacielu, to wszystko na dziś!
W następnym, ostatnim poście,
opowiemy o nowym API…
Dziękujemy za korzystanie z naszego produktu!
Życzymy sukcesów w pracy!
Zespół Worksection