Grüße vom Worksection-Team!
Wir freuen uns, das Release unseres Frühlingsupdates für Kanban anzukündigen. Wir haben die bestehenden Funktionen verbessert und die Möglichkeit hinzugefügt, das Tool an Ihre Geschäftsprozesse anzupassen.
Neue Funktionen umfassen:
- Projekt-Kanban;
- Fälligkeitsdaten-Kanban;
- Neue Automatisierungen für Kanban.
Sehen wir uns die neuen Funktionen von Worksection Kanban näher an.
Projekt-Kanban
Jetzt können Sie Projekte in der Kanban-Ansicht sehen:
Diese Ansicht zeigt klar den Projektstatus eines Unternehmens. Diese Funktion ist besonders nützlich für Unternehmen, die ein Projekt im System für einen bestimmten Kunden oder ein bestimmtes Produkt erstellen: Marketing- und Digitalagenturen, Produkt-IT-Unternehmen, Bauunternehmen usw.
Was gibt es Neues?
Bis jetzt konnten Sie Projekte nach Status filtern. Dies erlaubte es jedoch nicht, Projekte zu sehen, die nicht in der ausgewählten Stichprobe enthalten waren. Deshalb haben wir beschlossen, eine neue Lösung zu finden und sie Ihnen anzubieten.
Wir haben Ihre Möglichkeiten mit der Kanban-Ansicht erweitert. Jetzt werden Informationen über die Phasen jedes Projekts an einem Ort gesammelt und nach dem Status des Projekts gruppiert. Projekte, die keinen Status haben, werden in einem Backlog angezeigt, aus dem sie einfach verschoben werden können, sobald mit dem Projekt begonnen wird.
Achtung! Nur Premium-Pläne und höher haben Projektstatus und Labels.
Projects Kanban zur Effizienzsteigerung
Dies ermöglicht es Ihnen, die Arbeitslast klar zwischen Projekten zu verteilen. Letztendlich gibt die Sichtbarkeit von Kanban Ihnen ein vollständiges Bild der Unternehmensarbeit und beantwortet relevante organisatorische Fragen: wie viele Projekte ausstehen, wie viele begonnen wurden und welche derzeit zu Ende gehen.
Worksection macht die Optimierung von Geschäftsprozessen bequemer!
Fälligkeitsdaten-Kanban
Die Organisation der Arbeit einzelner Benutzer wurde ebenfalls verbessert. Jeder Benutzer hat jetzt eine Hauptarbeitsseite, auf der er seine Arbeit erledigen und gleichzeitig einen Überblick über seine kommenden Aufgaben haben kann. Dies hilft bei der Planung der Arbeitslast und der Übersicht über aktuelle Aufgaben.
Vor dem Update konnten Benutzer Aufgaben steuern, indem sie die Filterparameter nach Zeit anwendeten: “überfällig”, “heute”, “für morgen”, usw. Derzeit können Benutzer ihre Arbeitslast in einem einzigen Arbeitsbereich betrachten.
Was gibt es Neues?
Gruppen werden gemäß den Fälligkeitsdaten der Aufgaben der Benutzer erstellt. Auf diese Weise können Mitarbeiter klar sehen, wie viele Aufgaben sie ohne Fälligkeitsdatum haben, wie viele überfällig sind, wie viele für heute geplant sind und welche in naher Zukunft fällig sind.
Sie können auch eine Aufgabe innerhalb des Kanbans einfach verschieben und das Fälligkeitsdatum ändern, wenn Sie die entsprechenden Berechtigungen haben. Das System ermöglicht es Ihnen, einen bestimmten Tag für die Umbuchung auszuwählen. Es berücksichtigt auch das Wochenende. Alles, was Sie brauchen, um die Planung von Aufgaben für die nächsten Wochen zu erleichtern.
Neue Automatisierungen für Kanban
Es gibt einige Automatisierungsverbesserungen, um die unsere Benutzer neben den oben genannten Updates gebeten haben:
Setzen Sie eine Frist für einen bestimmten Status
Jetzt können Sie Fälligkeitstermine setzen für die Fertigstellung einer Aufgabe mit einem bestimmten Status.
Sie haben auch die Möglichkeit Bedingungen anzugeben, wenn Sie Fristen für den Status setzen:
- Setzen Sie eine neue Frist. Dies kann nützlich sein, wenn Sie Status verwenden, um bestimmte Workflows zu kennzeichnen, die eine standardmäßige Anzahl von Tagen zur Fertigstellung haben.
- Nach vorne bewegen bedeutet, das Fälligkeitsdatum um N Tage zu erhöhen, wenn es den entsprechenden Status erreicht. Zum Beispiel wird das Fälligkeitsdatum automatisch um die Anzahl von Tagen vorverlegt, die Sie angeben, wenn Sie eine Aufgabe über die Phase “Zur Genehmigung” hinaus verschieben.
- Leeren bedeutet, die Aufgabe ohne Fälligkeitsdatum zu belassen. Es ist nützlich, um Aufgaben zu kennzeichnen, die in den folgenden Phasen nicht auf Fälligkeitsdaten geprüft werden müssen.
- Nicht ändern — lassen Sie das vorherige Fälligkeitsdatum unverändert.
Diese praktischen Optionen zur Festlegung von Fälligkeitsterminen für einen bestimmten Status helfen Ihnen, Ihre Workflow-Planung zu automatisieren und Ihr Management zu optimieren.
Die verantwortliche Person für den Status festlegen
Wählen Sie, welches Teammitglied für einen bestimmten Aufgabestatus verantwortlich ist:
Erster Zuweiser
Der erste Zuweiser ist die Person, die verantwortlich war, als die Aufgabe erstellt wurde. Dies ist nützlich, wenn die Aufgabe nach dem Durchlaufen mehrerer Phasen mit verschiedenen Verantwortlichen an den ersten Zuweiser zurückgegeben werden muss.
Zum Beispiel erstellt ein Geschäftsführer eine Aufgabe im System für einen SMM-Manager. Um die Aufgabe erfolgreich abzuschließen, muss der Manager Aufgaben für einen Texter und einen Designer erstellen. Jeder Spezialist ist für seine eigene Phase verantwortlich. Wenn alle ihren Teil der Arbeit abgeschlossen haben, wird der Aufgabe der Status “Fertig” zugewiesen und dem ersten Ausführenden zugewiesen. Der SMM-Manager kann dann einen Social-Media-Beitrag mit den bereits vorliegenden Materialien veröffentlichen.
Vorheriger Zuweiser
Vorheriger Zuweiser ist der Zuweiser zum Zeitpunkt der letzten automatischen Verschiebung. Dies ist nützlich für voneinander abhängige Workflows.
Zum Beispiel führt ein Programmierer eine Aufgabe mit Zeiterfassung aus und reicht das Ergebnis zur Prüfung ein. Nach dem Test wird die Aufgabe automatisch an den Programmierer zurückgegeben, wenn der entsprechende Status festgelegt ist. So behalten Berichte den tatsächlichen Ausführenden im Auge, was wichtig für die Kontrolle der eingesetzten Ressourcen ist.
Aufgabenautor
Der Aufgabenautor ist der Benutzer, der die Aufgabe erstellt hat. Ideal für Workflowgenehmigungen.
Kundenfall
Mit einem realen Beispiel zur Verbesserung des Workflows zur Urlaubs genehmigung teilte unser Kunde die Vorteile des Updates mit.
Früher hörte es sich an, als müsste ein HR-Manager direkt in den Prozess eingreifen, um diesen durch alle Phasen zu überwachen, was die Gesamteffizienz verringerte. Mit den neuen Automatisierungsmöglichkeiten wurde die Verwaltung des Urlaubs genehmigungsverfahrens direkt an Worksection delegiert.
Der Mitarbeiter reicht einen Urlaubsantrag beim HR-Manager ein. Der HR-Manager überprüft dann die Anzahl der verfügbaren Tage und reicht die Aufgabe zur Genehmigung beim Manager ein. Basierend auf den Ergebnissen der Überprüfung des Urlaubsantrags wird der Aufgabe der entsprechende Status: “Vom Manager genehmigt” oder “Nicht vom Manager genehmigt” zugewiesen und zur Überprüfung an den Aufgabenautor zurückgegeben.
Auf diese Weise hat Worksection helfen können, den Verwaltungsprozess zu optimieren und Teamressourcen für höherpriorisierte Aufgaben freizusetzen.
Sie können auch die neuen Funktionen des Systems mit einem kostenlosen 14-tägigen Test oder in Ihrem Profil testen, wenn Sie bereits ein Worksection-Konto haben!
Vielen Dank, dass Sie unseren Service gewählt haben und die Möglichkeit, besser zu werden!
Worksection-Team
Ruhm für die Ukraine und ihre Verteidiger! 