¡Saludos del equipo de Worksection!
Nos complace anunciar el lanzamiento de nuestra actualización de primavera para Kanban. Hemos mejorado las características existentes y añadido la capacidad de personalizar la herramienta para adaptarse a los procesos de su negocio.
Las nuevas funcionalidades incluyen:
- Kanban de proyectos;
- Kanban de fechas de entrega;
- Nuevas automatizaciones para Kanban.
Veamos las nuevas características de Worksection Kanban en más detalle.
Kanban de proyectos
Ahora puedes ver proyectos en vista Kanban:
Esta vista muestra claramente la etapa del proyecto de una empresa. Esta característica es particularmente útil para las empresas que crean un proyecto en el sistema para un cliente específico o un producto específico: agencias de marketing y digitales, empresas de tecnología de productos, empresas de construcción, etc.
¿Qué hay de nuevo?
Hasta ahora, podías filtrar proyectos por estado. Sin embargo, esto no te permitía ver proyectos que no estaban incluidos en la muestra seleccionada. Por eso decidimos encontrar una nueva solución y ofrecértela.
Hemos ampliado tus capacidades con la Vista Kanban. Ahora, la información sobre las etapas de cada proyecto se recolecta en un solo lugar y se agrupa según el estado del proyecto. Los proyectos que no tienen un estado se muestran en un backlog, desde el cual puedes moverlos fácilmente a medida que comienza el trabajo en el proyecto.
¡Atención! Solo los planes Premium y superiores tienen estado de proyecto y etiquetas.
Kanban de proyectos para mejorar la eficiencia
Esto te permite asignar claramente la carga de trabajo entre proyectos. Finalmente, la visibilidad de Kanban te da una imagen completa del trabajo de la empresa y responde a preguntas organizativas relevantes: cuántos proyectos están pendientes, cuántos han comenzado y cuáles están actualmente a punto de terminar.
¡Worksection hace que la optimización de procesos empresariales sea más conveniente!
Kanban de fechas de entrega
La organización del trabajo de cada usuario también ha sido mejorada. Cada usuario ahora tiene una página principal de trabajo donde pueden realizar su trabajo y al mismo tiempo tener una visión general de sus tareas futuras. Esto será útil para la planificación de la carga de trabajo y el seguimiento de las tareas actuales.
Antes de la actualización, los usuarios podían controlar tareas aplicando los parámetros de filtro por tiempo: “atrasadas”, “hoy”, “para mañana”, etc. Actualmente, los usuarios pueden ver su carga de trabajo en un solo espacio de trabajo.
¿Qué hay de nuevo?
Se crean grupos según las fechas de entrega de las tareas de los usuarios. De esta manera, los empleados pueden ver claramente cuántas tareas tienen sin fecha de entrega, cuántas están atrasadas, cuántas están programadas para hoy y cuáles tienen plazo en un futuro cercano.
También puedes mover fácilmente una tarea dentro de Kanban, y cambiar su fecha de entrega si tienes los permisos apropiados. El sistema te permite seleccionar un día específico para reprogramar. También tiene en cuenta los fines de semana. Todo lo que necesitas para facilitar la programación de tareas para las próximas semanas.
Nuevas automatizaciones para Kanban
Hay algunas mejoras de automatización que nuestros usuarios han solicitado, además de las actualizaciones mencionadas anteriormente:
Establecer una fecha límite para un estado particular
Ahora puedes establecer fechas de entrega para la finalización de una tarea con un estado determinado.
También tienes la opción de especificar condiciones al establecer fechas límite para el estado:
- Establecer una nueva fecha límite. Esto puede ser útil si usas estados para marcar ciertos flujos de trabajo que tienen un número estándar de días para completar.
- Avanzar significa reemplazar la fecha de entrega por N número de días cuando alcanza el estado correspondiente. Por ejemplo, la fecha de entrega se avanza automáticamente por el número de días que especifiques cuando mueves una tarea más allá de la etapa “Para Aprobación”.
- Borrar significa dejar la tarea sin fecha límite. Es útil para marcar tareas que no necesitan ser revisadas por fechas de entrega en las siguientes etapas.
- No Cambiar — dejar la fecha de entrega anterior tal como está.
Estas opciones convenientes para establecer fechas de entrega para un estado específico te ayudarán a automatizar la planificación de tu flujo de trabajo y optimizar tu gestión.
Establecimiento de la persona responsable por el estado
Elige qué miembro del equipo será responsable de un estado de tarea específico:
Primer asignado
El primer asignado es la persona que fue responsable cuando se creó la tarea. Esto es útil cuando la tarea necesita volver al primer asignado después de haber pasado por varias etapas con diferentes personas a cargo.
Por ejemplo, un ejecutivo crea una tarea en el sistema para un gerente de SMM. Para completar la tarea con éxito, el gerente debe crear tareas para un redactor y un diseñador. Cada especialista es responsable de su propia fase. Cuando todos han completado su parte del trabajo, la tarea recibe el estado “Hecho” y se asigna al primer ejecutor. El gerente de SMM puede entonces publicar un post en redes sociales con los materiales ya disponibles.
Asignado anterior
Asignado anterior es el asignado en el momento del último cambio automático. Esto es útil para flujos de trabajo interdependientes.
Por ejemplo, un programador realiza una tarea con seguimiento de tiempo y presenta el resultado para prueba. Después de la prueba, la tarea se devuelve automáticamente al programador cuando se establece el estado correspondiente. De esta manera, los informes mantienen un registro del ejecutor real, lo que es importante para controlar los recursos utilizados.
Autor de la tarea
El autor de la tarea es el usuario que creó la tarea. Excelente para aprobaciones de flujo de trabajo.
Caso del cliente
Con un ejemplo real de mejora del flujo de trabajo de aprobación de vacaciones, nuestro cliente compartió la conveniencia de la actualización.
Anteriormente, requería la participación directa de un gerente de recursos humanos para supervisar el proceso en todas las etapas, lo que reducía la eficiencia general. Con las nuevas capacidades de automatización, la gestión del proceso de aprobación de vacaciones fue delegada directamente a Worksection.
El empleado presenta una solicitud de vacaciones al gerente de recursos humanos. El gerente de recursos humanos luego verifica el número de días disponibles y presenta la tarea al gerente para su aprobación. Basado en los resultados de la revisión de la solicitud de vacaciones, la tarea recibe el estado apropiado: “Aprobado por el Gerente” o “No Aprobado por el Gerente” y se devuelve al autor de la tarea para revisión.
De esta manera, Worksection ha ayudado a agilizar el proceso administrativo y liberar recursos del equipo para tareas de mayor prioridad.
¡También puedes probar las nuevas funciones del sistema con una prueba gratuita de 14 días o en tu perfil si ya tienes una cuenta de Worksection!
¡Gracias por elegir nuestro servicio y por la posibilidad de mejorar!
Equipo de Worksection
¡Gloria a Ucrania y sus defensores! 