Управління проєктами відіграє значну роль у компаніях, що виробляють продукти або надають послуги у різних сферах. Маркетинг — не виключення. Тут рroject-менеджмент забезпечує маркетинговим командам структуроване планування, моніторинг стану проєктів та їхнє вчасне виконання. Щоб отримати від підходу максимум, радимо скористатися корисними порадами. Про них — далі.
Чому якісний рroject-менеджмент для маркетингових команд важливий?
Щоб зрозуміти важливість управління проєктами для маркетингових команд, варто окреслити особливості саме таких колективів:
- Креативність. Маркетинг часто просто неможливий без цього складника. Наприклад, ідея маркетингового проєкту на кшталт розробки нового бренду чи рекламної кампанії — те, що апріорі не здійснити без творчості та нестандартних поглядів на звичні речі.
- Зосередженість на потребах клієнтів. Маркетингові проєкти повинні в підсумку відповідати потребам не лише замовника, а й цільової аудиторії продукту чи послуги. Отже, вкрай важливо зосереджуватися на розумінні потреб та вподобань клієнтів. Так можна буде гарантувати, що кінцевий продукт або послуга закриває той чи інший біль споживача.
- Часові обмеження. Маркетингові проєкти часто мають певні дедлайни. Тут слід розуміти, що від початку вони встановлюються з урахуванням ринкових умов. Тому несподівані затримки в робочому процесі можуть призвести до того, що несвоєчасний реліз продукту зробить його просто непотрібним. А продукт, що вчасно не коригували під запити ринку, може бути не актуальним. Тому управління проєктами в маркетингу має бути достатньо гнучким, щоб врахувати всі ці зміни, водночас гарантуючи вчасну готовність продукту.
- Співпраця з колегами з інших відділів. Маркетингові проєкти часто передбачають тісну взаємодію з іншими спеціалістами: дизайнерами, копірайтерами, аналітиками тощо. Відповідно, рroject-менеджмент має сприяти ефективній комунікації між командами з різними спеціалізаціями.
- Важливість показників. Маркетингові проєкти мають бути вимірними та мати чіткі показники прогресу та успіху. Значить, управління проєктами має бути налаштоване так, щоб в ньому було місце цифрам.
Враховуючи це, переходимо до того, що рroject-менеджмент дає маркетинговим командам.
Перш за все, він дозволяє провести декомпозицію, розділити складні проєкти на керовані завдання. Після цього — розподілити обов’язки між членами команди, гарантуючи, що всі працюють в одному просторі та можуть адекватно оцінити стан справ. В цьому допомагають інструменти управління проєктами для маркетингових агенцій. Саме вони дозволяють маркетологам відстежувати прогрес, встановлювати дедлайни та визначати потенційні перешкоди, раніше, ніж вони стануть проблемами.
Також якісне управління проєктами полегшує спілкування та співпрацю між членами команди (або команд) та замовниками, гарантуючи, що кожен має інформацію, необхідну для виконання своєї частини роботи. Тут, звісно, теж не обійтися без внутрішніх баз знань, таск-трекерів, інтегрованих з месенджерами, діаграм Ганта тощо.
Ще одна перевага, котру дає рroject-менеджмент — структурований підхід до управління в цілому.
Крім того, ефективне управління проєктами дозволяє командам маркетингу швидко пристосовуватися до мінливих обставин та умов ринку, забезпечуючи їхню конкурентоспроможність.
Нарешті, управління проєктами стає основою для постійного зростання, дозволяючи командам вчитися на своїх успіхах та невдачах, з часом удосконалюючи процеси.
Тепер зрозуміло, на що спрямоване управління проєктами для маркетингових команд. Тож переходимо до порад, що допоможуть отримати максимально можливий результат.
Порада №1. Визначте чіткі цілі та завдання
Вище ми сказали про те, що у маркетингових проєктах велике значення мають цифрові показники. Щоб вони коректно відображали стан справ та вчасно оновлювалися, потрібно встановити цілі роботи. Їхнє повне виконання буде означати, що все зроблено на 100%.
Щоб працювати було простіше, а кінцева ціль не здавалася дуже далекою та недосяжною, складають перелік завдань, котрі наближають команду до фінального результату. Відповідно, робота над кожним завданням теж фіксується. Команду дійсно мотивують наочні результати.
Наприклад, весь проєкт розділений на п’ять головних етапів. У кожному етапі є три проміжні етапи. Коли команда бачить, що, вона повністю завершила перший з головних етапів та вже зробила третину другого — люди розуміють, що вони рухаються вперед. Коли етапи до того ж прив’язані до календаря та бюджетів, оцінювати ефективність роботи стає ще простіше. Причому, як команді, так і замовнику.
Але тут важливий ще один момент: абсолютно всі учасники процесу мають знати цілі та задачі. В ідеалі — добре, коли їхнє обговорення є спільним. Тобто команді не просто повідомляють перелік цілей та дедлайн виконання, а ще й обговорюють, наскільки все це реалістично.
Навіть в тому випадку, коли рішення про терміни та обсяги роботи ухвалюють топ-менеджери та керівники команд, необхідно максимально чітко та деталізовано донести цю інформацію до кожного співробітника.
Також важливо переконатися, що всі однаково розуміють, що та коли треба зробити. Тут ми переходимо до наступного вагомого моменту. Локальні цілі мають бути узгоджені з генеральною стратегією. Це важливо з наступних причин:
- Вищі показники успішності. В цьому дослідженні вказано, що компанії, в котрих немає проблем із злагодженістю, на 72% прибутковіші за конкурентів.
- Чітка робота з пріоритетами. Коли співробітники знають стратегічні цілі проєкту, їм простіше зрозуміти, які проміжні цілі та завдання мають значний вплив на їхнє досягнення. Відповідно, такій роботі надається вищий пріоритет.
- Розуміння власного внеску в загальний результат. Це має значення, адже людина, котра відчуває власну важливість, зазвичай працює краще. Щоб відчути цю важливість, треба не здогадуватися, а знати, в чому полягає значення конкретної роботи.
Отже, не забувайте доносити цілі та завдання до команди загалом та до кожної людини окремо. Так, може здатися, що це займає забагато часу, але насправді краще озвучити інформацію, почути питання та дати на них відповіді до початку безпосереднього виконання завдань. В підсумку це дасть кращий результат, ніж виправлення помилок, допущених через брак інформації.
Порада №2. Створіть детальний маркетинговий план проєкту
Значення планування складно переоцінити, бо воно впливає буквально на всі подальші процеси. Тому чим більш детальним буде ваш план, тим вище ймовірність того, що він буде виконаний вчасно та дійсно добре.
Якщо план є лише в узагальненому вигляді, існує ризик, що важливі для успіху деталі просто залишилися поза увагою, а спливе це лише тоді, коли терміни до релізу будуть стрімко скорочуватися.
Щоб дійсно ефективно планувати, не ігноруйте наступні кроки:
- Залучайте до планування не лише лідерів команд, а й інших співробітників. Про це ми згадували вище. Особливо важливими обговорення стають, коли проєкт передбачає співпрацю між різними департаментами. Іноді думки різних спеціалістів дозволяють точніше оцінити час, потрібний на виконання тих чи інших завдань.
- Оцініть ризики та знайдіть шляхи їхнього подолання. Тут, знову ж, варто залучати до планування представників усіх дотичних відділів, щоб побачити якомога більше потенційних проблем.
- Проведіть загальну зустріч, на якій будуть представники замовника та виконавців. Це дозволить переконатися, що всі однаково розуміють цілі та майбутній хід робіт.
- Користуйтеся кращими системами для управління проєктами. Вони дадуть вам змогу зібрати в одному просторі все, що потрібно для злагодженої та продуктивної роботи.
- Будьте готові приймати зміни. Навіть, якщо план здається вам ідеальним, не слід триматися за нього будь-якою ціною. Краще вчасно внести в нього зміни, коли того вимагає, наприклад, ситуація на ринку.
Порада №3. Приділіть максимум уваги комунікаціям
Коли планування завершене, можна сподіватися, що тепер все буде максимально прозоро та передбачувано: кожен просто почне робити завдання, закріплені за ним.
Насправді, так відбувається не завжди. Дуже часто проблеми з’являються саме через складнощі з комунікаціями. Хтось не зрозумів, де шукати інформацію, хтось забув відповісти на запит, а ще хтось вчасно не надав доступи, наприклад, до тестового серверу. В результаті невирішені питання накопичуються, якісь задачі робляться навмання, а якісь просто зависають.
Щоб цього не було, всі зацікавлені сторони мають спілкуватися: письмово, в голосовому режимі, у таск-менеджерах тощо. Без цього в управлінні проєктами digital-маркетингу — ніяк.
Комунікація всередині задачі в системі управління проєктами Worksection
Оптимальним рішенням буде використання сервісів для управління проєктами, де передбачені інструменти для комунікації. Наприклад, такі:
- коментарі до завдань;
- можливість прикріпити файли різних форматів;
- інтеграція з поштою та/або месенджерами;
- вбудований чат.
Коли в руках команди є все з перерахованого або ж значна частина, проблем із спілкуванням точно буде менше. Щоб звести їх до мінімуму, можна прописати регламент комунікацій. Наприклад, вказати, що термінові питання слід ставити у месенджері, а інформацію, що не потребує швидкої реакції, можна залишити у коментарі до завдання.
Порада №4. Постійно контролюйте хід проєкту
Навіть в думках не варто припускати, що робота може бути виконана добре біз чіткого розуміння стану справ у кожен конкретний момент.
Особливо важливий контроль у масштабних проєктах, до яких залучено багато людей. Випустивши з уваги, здавалося б, дрібницю, дуже скоро можна отримати проблему, усунення якої коштувате аж занадто дорого. Мова не про мікроменеджмент, який лише шкодить проєктам та командам, а про своєчасний контроль процесів.
Тому варто користуватися інструментами управління проєктами для маркетингових агенцій, в котрих передбачені функції контролю та мониторінгу. Наприклад, діаграми Ганта, Канбан-дошки, дашборди проєктів тощо.
Дашборд проєкту в системі управління проєктами Worksection
Це дійсно зручно, адже дозволяє керівнику буквально на одному екрані побачити, чи все у проєкті йде за планом. Якщо помічено, що є проблеми, можна заглибитися у показники та розібратися, що зробити, щоб вирівняти ситуацію. Коли ж проєктів кілька (а в маркетингових командах це розповсюджено), без таких інструментів моніторити стан справ швидко майже неможливо.
Щоб ця порада спрацювала, варто донести всім співробітникам, що такий софт корисний всім і це зовсім не інструмент репресій.
Навпаки, просунуті сервіси вчасно нагадують про завдання, дедлайн по яким спливає, а ще можуть показати, що у певного працівника на цьому тижні завантажені, приміром, 40 годин. Тож, намагатися дати йому додатковий обсяг роботи — не доцільно.
Може здатися, що моніторити ключові показники можна й у ручному режимі. Насправді так, це реально, але такі речі займають багато часу, тому оперативність прийняття рішень не буде високою. А в маркетингу часто доводиться діяти швидко, щоб мати вдалий результат.
Порада №5. Документуйте все, що можливо
Відповідаючи на питання, як стати кращими у маркетингу або в будь-якій іншій сфері, слід розуміти, що запорука постійного вдосконалення окремих команд та компанії в цілому — досвід. При цьому він має міститися не в голові окремих співробітників, а в документах.
Як вдалі рішення, так і факапи треба фіксувати. В майбутньому ця інформація вбереже компанію від помилок та дозволить навіть новачкам розв’язувати завдання максимально ефективно на базі минулого досвіду.
Ці поради щодо управління маркетинговими командами точно дають результат за умови їхньої інтеграції в життя вашого бізнесу. Якщо дотримуватися їх системно та чітко, позитивні зміни в роботі почнуть з’являтися доволі швидко. З часом ви зрозумієте, як використати кожну з порад в роботі команди, враховуючи особливості компанії та замовників, з якими ви працюєте.