O gerenciamento de projetos desempenha um papel significativo em empresas que fabricam produtos ou prestam serviços em diversos campos. O marketing não é uma exceção. Aqui, o gerenciamento de projetos fornece equipes de marketing com planejamento estruturado, monitoramento do status do projeto e sua conclusão em tempo hábil. Para tirar o máximo proveito dessa abordagem, aconselhamos você a usar dicas úteis. Aqui estão algumas delas.
Por que um bom gerenciamento de projetos é importante para as equipes de marketing?
Para entender a importância do gerenciamento de projetos para equipes de marketing, vale a pena delinear as características dessas equipes:
- Criatividade. O marketing muitas vezes é impossível sem esse componente. Por exemplo, a ideia de um projeto de marketing, como o desenvolvimento de uma nova marca ou campanha publicitária, é algo que não pode ser implementado sem criatividade e visões não convencionais sobre coisas comuns.
- Foco nas necessidades do cliente. Os projetos de marketing devem, em última análise, atender às necessidades tanto do cliente quanto do público-alvo. Portanto, é extremamente importante focar em compreender suas necessidades e preferências. Dessa forma, será possível garantir que o produto ou serviço final atenda às necessidades dos clientes.
- Prazos. Os projetos de marketing frequentemente têm prazos específicos. Aqui deve ficar claro que desde o início eles são estabelecidos levando em consideração as condições do mercado. Portanto, atrasos inesperados no processo de trabalho podem levar a uma liberação tardia do produto, tornando‑o inútil. E um produto que não foi ajustado a tempo às demandas do mercado pode não ser relevante. Portanto, o gerenciamento de projetos no marketing deve ser flexível o suficiente para acomodar todas essas mudanças, garantindo a disponibilidade oportuna do produto.
- Cooperação com outros departamentos. Os projetos de marketing frequentemente envolvem interação próxima com outros especialistas: designers, redatores, analistas, etc. Assim, o gerenciamento de projetos deve facilitar uma comunicação eficaz entre equipes com diferentes especializações.
- Indicadores importantes. Os projetos de marketing devem ser mensuráveis e ter indicadores claros de progresso e sucesso.
Tendo isso em mente, vamos passar para o que o gerenciamento de projetos oferece às equipes de marketing.
Antes de tudo, ele permite a decomposição, dividindo projetos complexos em tarefas gerenciáveis. Depois disso, você pode distribuir responsabilidades entre os membros da equipe, garantindo que todos trabalhem no mesmo espaço e possam avaliar adequadamente o estado das coisas. As ferramentas de gerenciamento de projetos para agências de marketing podem ajudar com isso. Elas permitem que os profissionais de marketing acompanhem o progresso, definam prazos e identifiquem limitações potenciais antes que se tornem problemas.
Além disso, um bom gerenciamento de projetos facilita a comunicação e a colaboração entre os membros da equipe (ou equipes) e clientes, garantindo que todos tenham as informações necessárias para realizar sua parte do trabalho. Aqui, claro, não se pode abrir mão de bases de conhecimento internas, rastreadores de tarefas integrados a mensageiros, gráficos de Gantt, etc.
Outra vantagem do gerenciamento de projetos é uma abordagem estruturada para a gestão como um todo.
Além disso, um gerenciamento de projetos eficaz permite que as equipes de marketing se adaptem rapidamente às circunstâncias e condições de mercado em mudança, garantindo sua competitividade.
Finalmente, o gerenciamento de projetos se torna a base para crescimento contínuo, permitindo que as equipes aprendam com seus sucessos e fracassos, melhorando os processos ao longo do tempo.
Agora está claro o que o gerenciamento de projetos para equipes de marketing visa. Então, vamos passar para dicas que ajudarão você a obter o melhor resultado possível.
Dica #1. Defina metas e objetivos claros
Acima, dissemos que os indicadores digitais são de grande importância em projetos de marketing. Para que eles reflitam corretamente o status do projeto e sejam atualizados em tempo hábil, as metas de trabalho devem ser estabelecidas. A execução completa delas significará que tudo foi 100% concluído.
Para facilitar o trabalho, e a meta final não parecer muito distante e inatingível, é elaborado um lista de tarefas que aproxima a equipe do resultado final. Assim, o trabalho em cada tarefa também é registrado. A equipe realmente se sente motivada por resultados visíveis.
Por exemplo, todo o projeto é dividido em cinco etapas principais. Cada etapa tem três etapas intermediárias. Quando a equipe vê que completou a primeira das etapas principais e já fez um terço da segunda, as pessoas entendem que estão avançando. Quando os marcos também estão atrelados a calendários e orçamentos, fica ainda mais fácil para a equipe e para o cliente medir o desempenho.
Mas um ponto mais é importante aqui: absolutamente todos os participantes do processo devem conhecer as metas e objetivos. Idealmente, quando são acordados por meio de discussão comum. Ou seja, a equipe não é apenas informada sobre metas e prazos de implementação, mas também discute quão realistas elas são. Mesmo nos casos em que as decisões sobre os prazos e o escopo de trabalho sejam feitas pelos gerentes e líderes da equipe, é necessário informar cada funcionário da maneira mais clara e detalhada possível.
É também importante garantir que todos entendam o que deve ser feito e quando. Aqui, passamos para o próximo ponto importante. As metas locais devem estar alinhadas com a estratégia geral. Isso é importante pelas seguintes razões:
- Taxas de sucesso mais altas. Este estudo descobriu que empresas sem problemas de alinhamento eram 72% mais lucrativas do que suas concorrentes.
- Trabalho claro com prioridades. Quando os funcionários conhecem os objetivos estratégicos do projeto, é mais fácil para eles entender quais metas e objetivos intermediários têm um impacto significativo em sua realização. Assim, esse trabalho tem uma prioridade maior.
- Entendimento da própria contribuição para o resultado geral. Isso é importante porque uma pessoa que se sente importante costuma ter um desempenho melhor. Para sentir essa importância, não se deve apenas adivinhar, mas saber qual é o valor de um trabalho específico.
Portanto, não se esqueça de comunicar metas e objetivos à equipe e a cada indivíduo. Sim, pode parecer que isso leva muito tempo, mas é melhor comunicar as informações, ouvir as perguntas e respondê-las antes de realizar as tarefas. No final, isso trará um resultado melhor do que corrigir erros cometidos devido à falta de informação.
Dica #2. Crie um plano de marketing detalhado para o projeto
A importância do planejamento é difícil de superestimar, pois afeta literalmente todos os processos subsequentes. Portanto, quanto mais detalhado for seu plano, maior a probabilidade de que ele seja concluído a tempo e realmente bem.
Se o plano estiver apenas de forma generalizada, há o risco de que detalhes importantes tenham sido negligenciados, e isso surgirá apenas quando os prazos estiverem se aproximando.
Para tornar seu planejamento mais eficaz, considere as seguintes etapas:
- Envolva não apenas os líderes de equipe no planejamento, mas também outros funcionários. Mencionamos isso acima. As discussões se tornam especialmente importantes quando o projeto envolve cooperação entre diferentes departamentos. Às vezes, as opiniões de diferentes especialistas permitem uma estimativa de tempo mais precisa.
- Avalie os riscos e encontre maneiras de gerenciá-los. Aqui, novamente, é uma boa ideia envolver representantes de todos os departamentos relevantes no planejamento para ver o maior número possível de problemas potenciais.
- Realize uma reunião geral com os representantes do cliente e dos contratados. Isso garantirá que todos tenham a mesma compreensão dos objetivos e do futuro progresso do trabalho.
- Use os melhores sistemas de gerenciamento de projetos. Eles permitirão que você tenha tudo o que precisa para um trabalho coordenado e produtivo em um só espaço.
- Esteja pronto para mudar. Mesmo que o plano pareça perfeito para você, você não deve se apegar a ele a todo custo. É melhor fazer mudanças, se necessário, por exemplo, pela situação do mercado.
Dica #3. Preste máxima atenção às comunicações
Quando o planejamento estiver completo, pode-se esperar que tudo seja transparente e previsível: todos apenas começarão a fazer as tarefas atribuídas a eles.
Na verdade, isso nem sempre acontece. Muitas vezes, surgem problemas devido a dificuldades com as comunicações. Alguém não entendeu onde procurar informações, alguém esqueceu de responder ao pedido e alguém não forneceu acesso em tempo hábil, por exemplo, ao servidor de teste. Como resultado, questões não resolvidas se acumulam, algumas tarefas são feitas de forma aleatória e algumas permanecem pendentes.
Para evitar isso, todas as partes interessadas devem se comunicar: por escrito, por voz, em gerenciadores de tarefas, etc. Não há como gerenciar projetos de marketing digital sem isso.
Comunicação dentro de uma tarefa no sistema de gerenciamento de projetos Worksection
A solução ideal seria utilizar serviços de gerenciamento de projetos, que fornecem ferramentas para comunicação. Por exemplo,
- comentários em atribuições;
- a possibilidade de anexar arquivos de vários formatos;
- integração com e‑mail e/ou mensageiros;
- chat incorporado.
Quando a equipe possui tudo isso ou uma grande parte disso, definitivamente haverá menos problemas de comunicação. Para reduzir isso ao mínimo, você pode escrever as regulamentações de comunicação. Por exemplo, perguntas urgentes devem ser feitas no mensageiro, e informações que não exigem uma resposta rápida podem ser deixadas em um comentário à tarefa.
Dica #4. Monitore constantemente o progresso do projeto
Mesmo em seus pensamentos, você não deve assumir que o trabalho pode ser feito bem sem um entendimento claro do estado das coisas em cada momento específico.
O controle é especialmente importante em projetos de grande escala que envolvem muitas pessoas. Tendo ignorado um pequeno detalhe, você pode logo ter um problema, cuja resolução custará muito. Não se trata de micromanagement, que prejudica projetos e equipes, mas de controle oportuno.
Portanto, vale a pena usar ferramentas de gerenciamento de projetos para agências de marketing, que oferecem funções de controle e monitoramento. Por exemplo, gráficos de Gantt, quadros Kanban, painéis de projeto, etc.
Painel de Projeto na Worksection
Isso é realmente conveniente, pois permite que o gerente veja em uma tela se o projeto está avançando de acordo com o plano. Em caso de problemas, você pode estudar os indicadores e descobrir o que fazer para nivelar a situação. Quando há vários projetos (e isso é comum em equipes de marketing), é quase impossível monitorar o status rapidamente sem essas ferramentas.
Para que este conselho funcione, vale a pena dizer a todos os funcionários que esse tipo de software é útil para todos e não é uma ferramenta de repressão.
Pelo contrário, serviços avançados lembram você a tempo sobre as tarefas que estão com prazo se aproximando, e também podem mostrar que um determinado funcionário tem, por exemplo, uma carga horária de 40 horas esta semana. Portanto, tentar atribuir a ele uma quantidade adicional de trabalho não é aconselhável.
Pode parecer que é possível monitorar indicadores-chave de forma manual. De fato, é, mas essas tarefas demandam muito tempo, portanto, a tomada de decisões não será rápida, e no marketing, você frequentemente precisa agir rapidamente para ter sucesso.
Dica #5. Registre tudo o que puder
Ao responder à pergunta de como se tornar melhor em marketing ou em qualquer outra área, deve-se entender que a chave para a melhoria contínua de equipes individuais e da empresa como um todo é a experiência. Ao mesmo tempo, ela não deve ser acumulada na cabeça de funcionários individuais, mas sim em documentos.
É necessário registrar tanto decisões bem-sucedidas quanto falhas. No futuro, essas informações ajudarão a evitar erros e permitirão que iniciantes resolvam tarefas da maneira mais eficiente possível com base na experiência passada.
Essas dicas para gerenciar equipes de marketing certamente trarão resultados se forem integradas à vida do seu negócio. Se você segui-las de forma sistemática e clara, mudanças positivas no trabalho aparecerão bem rápido. Com o tempo, você entenderá como usar cada uma das dicas no trabalho em equipe, levando em conta as características do seu negócio e as necessidades de seus clientes.