Managementul proiectelor joacă un rol semnificativ în companiile care produc bunuri sau oferă servicii în diverse domenii. Marketingul nu face excepție. Aici, managementul proiectelor oferă echipelor de marketing planificare structurată, monitorizarea stării proiectului și finalizarea acestora la timp. Pentru a profita la maximum de această abordare, vă sfătuim să folosiți sfaturi utile. Iată câteva dintre ele.
De ce este important managementul proiectelor pentru echipele de marketing?
Pentru a înțelege importanța managementului proiectelor pentru echipele de marketing, merită să conturăm caracteristicile acestor echipe:
- Creativitate. Marketingul este adesea imposibil fără acest component. De exemplu, ideea unui proiect de marketing, cum ar fi dezvoltarea unui nou brand sau campanie publicitară, este ceva ce nu poate fi realizat fără creativitate și perspective non-standard asupra lucrurilor obișnuite.
- Orientare către nevoile clienților. Proiectele de marketing ar trebui, în cele din urmă, să satisfacă nevoile atât ale clienților, cât și ale publicului țintă. Prin urmare, este extrem de important să né concentrăm pe înțelegerea nevoilor și preferințelor acestora. În acest mod, se va putea garanta că produsul sau serviciul final răspunde nevoilor clienților.
- Termene limită. Proiectele de marketing au adesea termene limită specifice. Aici trebuie să fie clar că încă de la început acestea sunt stabilite ținând cont de condițiile de piață. Prin urmare, întârzierile neașteptate în procesul de muncă pot duce la lansarea tardivă a produsului, făcându‑l inutil. Și un produs care nu a fost ajustat la timp la cerințele pieței poate să nu fie relevant. Prin urmare, managementul proiectelor în marketing trebuie să fie suficient de flexibil pentru a acomoda toate aceste schimbări, asigurând în același timp disponibilitatea la timp a produsului.
- Cooperare cu alte departamente. Proiectele de marketing implică adesea interacțiune strânsă cu alți specialiști: designeri, copywriteri, analiști etc. În consecință, managementul proiectelor ar trebui să faciliteze comunicarea eficientă între echipe cu specializări diferite.
- Indicatori importanți. Proiectele de marketing ar trebui să fie măsurabile și să aibă indicatori clari de progres și succes.
Având în vedere aceste aspecte, să trecem la ceea ce managementul proiectelor oferă echipelor de marketing.
În primul rând, aceasta permite descompunerea, împărțind proiectele complexe în sarcini gestionabile. După aceea, puteți distribui responsabilitățile între membrii echipei, asigurându-vă că toată lumea lucrează în aceeași direcție și poate evalua corespunzător starea activităților. Uneltele de management al proiectelor pentru agențiile de marketing pot ajuta la acest lucru. Ele permit marketerilor să monitorizeze progresul, să stabilească termene limită și să identifice potențiale limitări înainte ca acestea să devină probleme.
De asemenea, un management bun al proiectelor facilitează comunicarea și colaborarea între membrii echipei (sau echipe) și clienți, asigurându-se că toată lumea are informațiile necesare pentru a‑și realiza partea de muncă. Aici, desigur, nu se poate face fără baze de cunoștințe interne, trackere de sarcini integrate cu mesagerii, diagrame Gantt etc.
Un alt avantaj al managementului proiectelor este abordarea structurată a managementului în ansamblu.
În plus, un management eficient al proiectelor permite echipelor de marketing să se adapteze rapid la circumstanțele și condițiile de piață în schimbare, asigurând competitivitatea acestora.
În final, managementul proiectelor devine baza pentru creștere continuă, permițând echipelor să învețe din succesele și eșecurile lor, îmbunătățind procesele în timp.
Acum este clar la ce este destinat managementul proiectelor pentru echipele de marketing. Așadar, să trecem la sfaturi care vă vor ajuta să obțineți cel mai bun rezultat posibil.
Sfat #1. Definiți obiective și scopuri clare
Peste am spus că indicatorii digitali au o mare importanță în proiectele de marketing. Pentru ca aceștia să reflecte corect statutul proiectului și să fie actualizați la timp, trebuie stabilite obiective de lucru. Executarea completă a acestora va însemna că totul este 100% finalizat.
Pentru a facilita munca, și obiectivul final să nu pară prea îndepărtat și inaccesibil, se compilează un list de sarcini care aduce echipa mai aproape de rezultatul final. În consecință, munca la fiecare sarcină este de asemenea înregistrată. Echipa este cu adevărat motivată de rezultatele vizibile.
De exemplu, întregul proiect este împărțit în cinci etape principale. Fiecare etapă are trei etape intermediare. Când echipa vede că a finalizat prima din etapele principale și că a realizat deja o treime din a doua, oamenii înțeleg că avansează. Când milestone-urile sunt legate de calendare și bugete, este și mai ușor pentru echipă și client să măsoare performanța.
Dar un alt aspect este important aici: absolut toți participanții la proces trebuie să cunoască obiectivele și scopurile. Ideal, când acestea sunt convenite prin discuții comune. Adică, echipa nu este doar informată despre obiective și termenele de executare, ci discută și cât de realiste sunt acestea. Chiar și în cazul în care deciziile privind termenii și amploarea lucrării sunt luate de managerii de top și lideri de echipă, este necesar să se informeze fiecare angajat cât mai clar și detaliat posibil.
De asemenea, este important să né asigurăm că toată lumea înțelege ce trebuie să facă și când. Aici trecem la următorul punct important. Obiectivele locale trebuie să fie aliniate cu strategia generală. Acest lucru este important din următoarele motive:
- Rate de succes mai mari. Această cercetare a constatat că companiile fără probleme de aliniere erau cu 72% mai profitabile decât competitorii lor.
- Lucru clar cu prioritățile. Când angajații cunosc obiectivele strategice ale proiectului, este mai ușor pentru ei să înțeleagă care obiective intermediare au un impact semnificativ asupra realizării acestora. În consecință, astfel de lucrări au o prioritate mai mare.
- Înțelegerea propriei contribuții la rezultatul general. Aceasta este importantă pentru că o persoană care se simte valoroasă de obicei performează mai bine. Pentru a simți această importanță, trebuie să nu ghicească, ci să știe ce valoare are o anumită lucrare.
Așadar, nu uitați să comunicați obiectivele și scopurile echipei și fiecărui individ în parte. Da, poate părea că durează prea mult timp, dar este mai bine să comunicați informația, să ascultați întrebările și să răspundeți la ele înainte de a face sarcinile. La final, acest lucru va oferi un rezultat mai bun decât corectarea greșelilor făcute din lipsă de informație.
Sfat #2. Creați un plan de marketing detaliat pentru proiect
Importanța planificării este greu de supraestimat, deoarece afectează literalmente toate procesele ulterioare. Prin urmare, cu cât planul dumneavoastră este mai detaliat, cu atât probabilitatea să fie finalizat la timp și cu adevărat bine este mai mare.
Dacă planul este doar într‑o formă generalizată, există riscul ca detalii importante să fi fost omise, iar acest lucru va ieși la iveală doar când se apropie termenele limită.
Pentru a face planificarea mai eficientă, vă rugăm să luați în considerare următorii pași:
- Implicarea nu doar a liderilor de echipă în planificare, ci și a altor angajați. Am menționat acest lucru mai sus. Discuțiile devin deosebit de importante atunci când proiectul implică colaborare între diferite departamente. Uneori, opiniile diferitelor specialiști permit o estimare mai precisă a timpului.
- Evaluarea riscurilor și găsirea căilor de gestionare a acestora. Aici este din nou o idee bună să implicați reprezentanți din toate departamentele relevante în planificare pentru a vedea cât mai multe probleme potențiale.
- Organizarea unei întâlniri generale cu reprezentanții clientului și ai contractanților. Acest lucru va asigura că toată lumea are aceeași înțelegere a obiectivelor și progresului viitor al lucrării.
- Utilizarea celor mai bune sisteme de management al proiectelor. Acestea vă vor permite să aveți tot ce aveți nevoie pentru o muncă coordonată și productivă într-un singur spațiu.
- Fiți pregătiți să schimbați. Chiar dacă planul vi se pare perfect, nu ar trebui să vă lipiți de el cu orice preț. Este mai bine să faceți modificări, dacă este necesar, de exemplu, în funcție de situația de pe piață.
Sfat #3. Acordați o atenție maximă comunicării
Când planificarea este completă, se poate spera că totul va fi transparent și previzibil: toată lumea va începe pur și simplu să își îndeplinească sarcinile atribuite.
De fapt, acest lucru nu se întâmplă întotdeauna. Foarte adesea, apar probleme din cauza dificultăților în comunicare. Cineva nu a înțeles unde să caute informațiile, cineva a uitat să răspundă la solicitare, iar cineva nu a asigurat accesul la timp, de exemplu, la serverul de testare. Ca rezultat, problemele nerezolvate se acumulează, unele sarcini sunt realizate la întâmplare, iar altele rămân nerealizate.
Pentru a evita acest lucru, toate părțile interesate ar trebui să comunice: în scris, vocal, în managerii de sarcini etc. Nu este posibil să gestionați proiectele de marketing digital fără aceasta.
Comunicarea în cadrul unei sarcini în sistemul de management al proiectelor Worksection
Soluția optimă ar fi utilizarea serviciilor pentru managementul proiectelor, care oferă instrumente pentru comunicare. De exemplu,
- comentarii pe sarcini;
- posibilitatea de a atașa fișiere de diverse formate;
- integrarea cu e‑mailul și/sau mesagerii;
- chat integrat.
Când echipa are toate cele de mai sus sau o mare parte din acestea, cu siguranță vor fi mai puține probleme cu comunicarea. Pentru a le reduce la minimum, puteți stabili reguli de comunicare. De exemplu, întrebările urgente ar trebui să fie adresate în mesager, iar informațiile care nu necesită un răspuns rapid pot fi lăsate într-un comentariu la sarcină.
Sfat #4. Monitorizați constant progresul proiectului
Chiar și în gândurile dumneavoastră, nu ar trebui să presupuneți că munca poate fi realizată bine fără o înțelegere clară a stării lucrurilor în fiecare moment specific.
Controlul este deosebit de important în proiecte de amploare care implică multe persoane. O mică neatenție poate duce rapid la o problemă, eliminarea căreia costă mult prea mult. Nu este vorba despre micromanagement, care dăunează proiectelor și echipelor, ci despre controlul la timp.
Prin urmare, merită să utilizați unelte de management al proiectelor pentru agențiile de marketing, care oferă funcții de control și monitorizare. De exemplu, diagrame Gantt, tablouri Kanban, tablouri de bord ale proiectului etc.
Tabloul de bord al proiectului în Worksection
Asta este foarte convenabil, deoarece permite managerului să vadă pe un singur ecran dacă proiectul decurge conform planului. În caz de probleme, puteți studia indicatorii și descoperi ce trebuie făcut pentru a egaliza situația. Când există mai multe proiecte (iar acest lucru este răspândit în echipele de marketing), este aproape imposibil să monitorizezi starea rapid fără astfel de unelte.
Pentru a face ca acest sfat să funcționeze, merită să le spuneți tuturor angajaților că un astfel de software este util pentru toată lumea și nu este deloc un instrument de reprimare.
Din contră, serviciile avansate vă amintesc la timp despre sarcinile pentru care termenul se apropie și pot arăta, de exemplu, că un anumit angajat are o încărcare de 40 de ore în această săptămână. Așadar, a încerca să‑i oferiți o cantitate suplimentară de muncă nu este recomandabil.
Pare că ar fi posibil să monitorizăm indicatorii cheie în modul manual. De fapt, este, dar astfel de lucruri consumă mult timp, așa că deciziile nu vor fi prompt, iar în marketing, adesea trebuie să acționezi repede pentru a avea succes.
Sfat #5. Înregistrați tot ce puteți
Când răspundeți la întrebarea cum să deveniți mai buni în marketing sau în orice alt domeniu, trebuie să înțelegeți că cheia îmbunătățirii continue a echipelor individuale și a companiei ca întreg este experiența. În același timp, aceasta nu trebuie acumulată în mințile angajaților individuali, ci în documente.
Este necesar să se înregistreze atât deciziile de succes, cât și eșecurile. În viitor, aceste informații vor ajuta la evitarea greșelilor și vor permite începătorilor să rezolve sarcinile cât mai eficient posibil, pe baza experienței anterioare.
Aceste sfaturi pentru gestionarea echipelor de marketing vor aduce cu siguranță rezultate dacă sunt integrate în viața afacerii dumneavoastră. Dacă le urmați sistematic și clar, schimbările pozitive în muncă vor apărea destul de repede. În timp, veți înțelege cum să utilizați fiecare dintre sfaturi în echipa de lucru, ținând cont de caracteristicile afacerii dumneavoastră și de nevoile clienților.