La gestione dei progetti gioca un ruolo significativo nelle aziende che producono beni o forniscono servizi in vari settori. Il marketing non fa eccezione. Qui, la gestione dei progetti fornisce ai gruppi di marketing una pianificazione strutturata, monitoraggio dello stato del progetto e il completamento tempestivo. Per ottenere il massimo dall’approccio, ti consigliamo di utilizzare suggerimenti utili. Ecco alcuni di essi.
Perché una buona gestione dei progetti è importante per i gruppi di marketing?
Per comprendere l’importanza della gestione dei progetti per i gruppi di marketing, vale la pena delineare le caratteristiche di tali gruppi:
- Creatività. Il marketing è spesso impossibile senza questo componente. Ad esempio, l’idea di un progetto di marketing come lo sviluppo di un nuovo marchio o di una campagna pubblicitaria è qualcosa che non può essere realizzato senza creatività e visioni non standard su cose ordinarie.
- Focus sulle esigenze del cliente. I progetti di marketing devono alla fine soddisfare le esigenze sia del cliente che del pubblico target. Pertanto, è estremamente importante concentrarsi su comprendere le loro esigenze e preferenze. In questo modo, sarà possibile garantire che il prodotto o servizio finale soddisfi le esigenze dei clienti.
- Scadenze. I progetti di marketing hanno spesso scadenze specifiche. Qui deve essere chiaro che fin dall’inizio vengono stabilite tenendo conto delle condizioni di mercato. Pertanto, ritardi inaspettati nel processo di lavoro possono portare al rilascio tardivo del prodotto, rendendolo inutile. E un prodotto che non è stato tempestivamente adeguato alle richieste del mercato potrebbe non essere rilevante. Pertanto, la gestione dei progetti nel marketing deve essere sufficientemente flessibile per adattarsi a tutti questi cambiamenti, garantendo al contempo la disponibilità tempestiva del prodotto.
- Cooperazione con altri dipartimenti. I progetti di marketing coinvolgono spesso una stretta interazione con altri specialisti: designer, copywriter, analisti, ecc. Di conseguenza, la gestione dei progetti dovrebbe facilitare una comunicazione efficace tra team con diverse specializzazioni.
- Indicatori importanti. I progetti di marketing devono essere misurabili e avere chiari indicatori di progresso e successo.
Tenendo conto di questo, passiamo a cosa la gestione dei progetti offre ai gruppi di marketing.
Prima di tutto, essa consente la decomposizione, suddividendo progetti complessi in compiti gestibili. Dopo ciò, puoi distribuire le responsabilità tra i membri del team, assicurandoti che tutti lavorino nello stesso spazio e possano valutare adeguatamente lo stato delle cose. Strumenti di gestione dei progetti per le agenzie di marketing possono aiutare in questo. Consentono ai marketer di monitorare i progressi, stabilire scadenze e identificare potenziali limitazioni prima che diventino problemi.
Inoltre, una buona gestione dei progetti facilita la comunicazione e la collaborazione tra i membri del team (o team) e i clienti, assicurando che tutti abbiano le informazioni necessarie per fare la propria parte del lavoro. Qui, naturalmente, non si può fare a meno di basi di conoscenza interne, tracker di compiti integrati con i messaggeri, diagrammi di Gantt, ecc.
Un altro vantaggio della gestione dei progetti è un approccio strutturato alla gestione nel suo complesso.
Inoltre, una gestione efficace dei progetti consente ai gruppi di marketing di adattarsi rapidamente alle circostanze e alle condizioni di mercato in cambiamento, garantendo la loro competitività.
Infine, la gestione dei progetti diventa la base per una crescita continua, permettendo ai team di apprendere dai propri successi e fallimenti, migliorando i processi nel tempo.
Ora è chiaro quale sia l’obiettivo della gestione dei progetti per i gruppi di marketing. Passiamo quindi ai suggerimenti che ti aiuteranno a ottenere il miglior risultato possibile.
Consiglio #1. Definisci obiettivi e compiti chiari
In precedenza abbiamo detto che gli indicatori digitali hanno una grande importanza nei progetti di marketing. Affinché riflettano correttamente lo stato del progetto e vengano aggiornati tempestivamente, devono essere stabiliti obiettivi di lavoro. Il loro completamento completo significherà che tutto è completato al 100%.
Per semplificare il lavoro, e affinché l’obiettivo finale non sia troppo lontano e irraggiungibile, viene redatto un elenco di compiti che avvicina il team al risultato finale. Di conseguenza, il lavoro su ciascun compito viene anch’esso registrato. I risultati visibili motivano davvero il team.
Ad esempio, l’intero progetto è suddiviso in cinque fasi principali. Ogni fase ha tre fasi intermedie. Quando il team vede di aver completato la prima delle fasi principali e ha già completato un terzo della seconda, le persone capiscono di stare progredendo. Quando i traguardi sono anche legati a calendari e budget, è ancora più facile per il team e per il cliente misurare le performance.
Ma un ulteriore punto è importante qui: assolutamente tutti i partecipanti al processo devono conoscere gli obiettivi e i compiti. Idealmente, quando vengono concordati tramite discussione comune. Vale a dire, il team non è solo informato sugli obiettivi e le scadenze di realizzazione, ma discute anche su quanto siano realistici. Anche nel caso in cui le decisioni riguardo ai termini e all’ambito di lavoro siano prese dai dirigenti e dai leader di team, è necessario informare ogni dipendente il più chiaramente e dettagliatamente possibile.
È anche importante assicurarsi che tutti comprendano cosa deve essere fatto e quando. Qui passiamo al prossimo punto importante. Gli obiettivi locali devono essere allineati con la strategia complessiva. Questo è importante per le seguenti ragioni:
- Tassi di successo più elevati. Questo studio ha trovato che le aziende senza problemi di allineamento erano più redditizie del 72% rispetto ai loro concorrenti.
- Chiarezza nel lavoro con le priorità. Quando i dipendenti conoscono gli obiettivi strategici del progetto, è più facile per loro capire quali obiettivi e compiti intermedi hanno un impatto significativo sul loro raggiungimento. Di conseguenza, tali lavori hanno una priorità più alta.
- Comprendere il proprio contributo al risultato complessivo. Questo è importante perché una persona che si sente importante di solito esegue meglio. Per sentirsi importante, non si deve indovinare, ma sapere qual è il valore di un particolare lavoro.
Quindi, non dimenticare di comunicare obiettivi e compiti al team e a ciascun individuo. Sì, può sembrare che richieda troppo tempo, ma è meglio comunicare informazioni, ascoltare le domande e rispondere prima di svolgere i compiti. Alla fine, questo darà un risultato migliore che correggere errori commessi a causa della mancanza di informazioni.
Consiglio #2. Crea un piano di marketing dettagliato per il progetto
L’importanza della pianificazione è difficile da sopravvalutare, poiché influisce letteralmente su tutti i processi successivi. Pertanto, più dettagliato è il tuo piano, maggiore è la probabilità che sia completato in tempo e davvero bene.
Se il piano è solo in forma generalizzata, c’è il rischio che dettagli importanti siano stati trascurati, e questo emergerà solo con l’avvicinarsi delle scadenze.
Per rendere la tua pianificazione più efficace, considera i seguenti passaggi:
- Coinvolgi non solo i leader del team nella pianificazione, ma anche altri dipendenti. Né abbiamo parlato sopra. Le discussioni diventano particolarmente importanti quando il progetto coinvolge la cooperazione tra diversi dipartimenti. A volte le opinioni di diversi specialisti permettono una stima del tempo più accurata.
- Valuta i rischi e trova modi per gestirli. Qui, ancora una volta, è una buona idea coinvolgere rappresentanti di tutti i dipartimenti pertinenti nella pianificazione per vedere il maggior numero possibile di problemi potenziali.
- Tieni una riunione generale con i rappresentanti del cliente e dei contraenti. Questo assicurerà che tutti abbiano la stessa comprensione degli obiettivi e del futuro progresso del lavoro.
- Utilizza i migliori sistemi di gestione dei progetti. Essi ti permetteranno di avere tutto il necessario per un lavoro coordinato e produttivo in uno spazio.
- Essere pronti a cambiare. Anche se il piano ti sembra perfetto, non dovresti attaccarti ad esso a tutti i costi. È meglio apportare modifiche, se necessario, per esempio, a causa della situazione di mercato.
Consiglio #3. Presta la massima attenzione alle comunicazioni
Quando la pianificazione è completata, si può sperare che tutto sarà trasparente e prevedibile: tutti inizieranno semplicemente a svolgere i compiti assegnati.
In realtà, non è sempre così. Molto spesso, i problemi sorgono a causa di difficoltà con le comunicazioni. Qualcuno non ha capito dove cercare informazioni, qualcuno ha dimenticato di rispondere alla richiesta e qualcuno non ha fornito accesso tempestivo, ad esempio, al server di prova. Di conseguenza, i problemi irrisolti si accumulano, alcuni compiti vengono svolti a caso, e alcuni rimangono non completati.
Per evitare questo, tutte le parti interessate dovrebbero comunicare: per iscritto, a voce, nei gestori di compiti, ecc. Non è possibile gestire i progetti di marketing digitale senza di esso.
Comunicazione all’interno di un compito nel sistema di gestione dei progetti Worksection
La soluzione ottimale sarebbe utilizzare servizi di gestione dei progetti, che forniscono strumenti per la comunicazione. Ad esempio,
- commenti sui compiti;
- la possibilità di allegare file di vari formati;
- integrazione con e‑mail e/o messaggeri;
- chat integrata.
Quando il team ha tutto ciò o gran parte di esso, ci saranno sicuramente meno problemi con la comunicazione. Per ridurli al minimo, puoi redigere delle regole di comunicazione. Ad esempio, le domande urgenti dovrebbero essere poste nel messaggero, e le informazioni che non richiedono una risposta rapida possono essere lasciate in un commento al compito.
Consiglio #4. Monitora costantemente i progressi del progetto
Anche nei tuoi pensieri, non dovresti assumere che il lavoro possa essere svolto bene senza una chiara comprensione dello stato delle cose in ogni momento specifico.
Il controllo è particolarmente importante in progetti su larga scala che coinvolgono molte persone. Ignorando una piccola cosa, puoi presto ottenere un problema, la cui eliminazione costa troppo. Non si tratta di micromanagement, che nuoce ai progetti e ai team, ma di controllo tempestivo.
Pertanto, vale la pena utilizzare strumenti di gestione dei progetti per le agenzie di marketing, che offrono funzioni di controllo e monitoraggio. Ad esempio, diagrammi di Gantt, bacheche Kanban, dashboard di progetto, ecc.
Dashboard di progetto in Worksection
Questo è davvero comodo, perché consente al manager di vedere su un’unica schermata se il progetto sta procedendo secondo il piano. In caso di problemi, puoi studiare gli indicatori e capire cosa fare per mettere a posto la situazione. Quando ci sono più progetti (e questo è diffuso nei team di marketing), è quasi impossibile monitorare lo stato rapidamente senza tali strumenti.
Per far funzionare questo consiglio, vale la pena dire a tutti i dipendenti che tale software è utile per tutti e non è affatto uno strumento di repressione.
Al contrario, servizi avanzati ti ricordano in tempo i compiti per i quali si avvicina la scadenza, e possono anche mostrare che un certo dipendente ha, ad esempio, 40 ore di carico di lavoro questa settimana. Quindi cercare di dare a lui una quantità aggiuntiva di lavoro non è consigliabile.
Può sembrare che sia possibile monitorare gli indicatori chiave in modalità manuale. In effetti, lo è, ma tali operazioni richiedono molto tempo, quindi le decisioni non saranno tempestive, e nel marketing spesso è necessario agire rapidamente per avere successo.
Consiglio #5. Registra tutto ciò che puoi
Rispondendo alla domanda su come migliorare nel marketing o in qualsiasi altro campo, si deve comprendere che la chiave per un miglioramento continuo dei singoli team e dell’azienda nel suo insieme è l’esperienza. Allo stesso tempo, essa non deve essere accumulata nelle teste dei singoli dipendenti, ma in documenti.
È necessario registrare sia le decisioni riuscite sia i fallimenti. In futuro, queste informazioni aiuteranno ad evitare errori e permetteranno ai principianti di risolvere i compiti nel modo più efficiente possibile basandosi sull’esperienza passata.
Questi suggerimenti per la gestione dei team di marketing porteranno sicuramente risultati se saranno integrati nella vita della tua azienda. Se li segui sistematicamente e chiaramente, cambiamenti positivi nel lavoro appariranno abbastanza rapidamente. Col tempo, capirai come utilizzare ciascuno dei suggerimenti nel lavoro di squadra, tenendo conto delle caratteristiche della tua azienda e delle esigenze dei tuoi clienti.