La gestion de projet joue un rôle significatif dans les entreprises qui fabriquent des produits ou fournissent des services dans divers domaines. Le marketing né fait pas exception. Ici, la gestion de projet fournit aux équipes marketing une planification structurée, un suivi de l’état des projets et leur achèvement en temps voulu. Pour tirer le meilleur parti de l’approche, nous vous conseillons d’utiliser des conseils utiles. Voici quelques-uns d’entre eux.
Pourquoi une bonne gestion de projet est-elle importante pour les équipes marketing ?
Pour comprendre l’importance de la gestion de projet pour les équipes marketing, il convient de définir les caractéristiques de ces équipes :
- Créativité. Le marketing est souvent impossible sans ce composant. Par exemple, l’idée d’un projet marketing tel que le développement d’une nouvelle marque ou d’une campagne publicitaire est quelque chose qui né peut être réalisé sans créativité et visions non standard sur des choses ordinaires.
- Concentration sur les besoins des clients. Les projets marketing doivent finalement répondre aux besoins à la fois du client et du public cible. Il est donc extrêmement important de se concentrer sur la compréhension de leurs besoins et préférences. De cette manière, il sera possible de garantir que le produit ou service final répond aux besoins des clients.
- Délais. Les projets marketing ont souvent des échéances spécifiques. Ici, il convient de préciser qu’ils sont établis dès le départ en tenant compte des conditions du marché. Par conséquent, des retards inattendus dans le processus de travail peuvent entraîner une sortie tardive du produit, le rendant inutile. Et un produit qui n’a pas été ajusté à temps aux exigences du marché peut né pas être pertinent. Ainsi, la gestion de projet en marketing doit être suffisamment flexible pour s’adapter à tous ces changements, tout en garantissant la disponibilité rapide des produits.
- Coopération avec d’autres départements. Les projets marketing impliquent souvent une interaction étroite avec d’autres spécialistes : designers, rédacteurs, analystes, etc. En conséquence, la gestion de projet doit faciliter une communication efficace entre des équipes de spécialités différentes.
- Indicateurs importants. Les projets marketing doivent être mesurables et avoir des indicateurs clairs de progrès et de succès.
Dans cette optique, passons à ce que la gestion de projet apporte aux équipes marketing.
Tout d’abord, elle permet de décomposer, divisant des projets complexes en tâches gérables. Après cela, vous pouvez répartir les responsabilités entre les membres de l’équipe, assurant que tout le monde travaille dans le même espace et peut évaluer adéquatement l’état des choses. Les outils de gestion de projet pour les agences marketing peuvent aider à cela. Ils permettent aux marketeurs de suivre les progrès, de fixer des échéances et d’identifier les limitations potentielles avant qu’elles né deviennent des problèmes.
De plus, une bonne gestion de projet facilite la communication et la collaboration entre les membres de l’équipe (ou les équipes) et les clients, garantissant que chacun dispose des informations nécessaires pour accomplir sa part du travail. Ici, bien sûr, on né peut pas se passer de bases de connaissances internes, de trackers de tâches intégrés avec des messagers, de diagrammes de Gantt, etc.
Un autre avantage de la gestion de projet est une approche structurée de la gestion dans son ensemble.
De plus, une gestion de projet efficace permet aux équipes marketing de s’adapter rapidement aux circonstances et conditions du marché changeantes, garantissant ainsi leur compétitivité.
Enfin, la gestion de projet devient la base de la croissance continue, permettant aux équipes d’apprendre de leurs succès et échecs, améliorant les processus au fil du temps.
Maintenant, il est clair sur quoi la gestion de projet pour les équipes marketing vise. Passons donc aux conseils qui vous aideront à obtenir le meilleur résultat possible.
Conseil n°1. Définir des objectifs et des tâches clairs
Ci-dessus, nous avons dit que les indicateurs numériques sont d’une grande importance dans les projets marketing. Pour qu’ils reflètent correctement l’état du projet et soient mis à jour en temps utile, des objectifs de travail doivent être fixés. Leur exécution complète signifiera que tout est 100% fait.
Pour faciliter le travail, et pour que l’objectif final né soit pas trop éloigné et inatteignable, une liste de tâches est établie qui rapproche l’équipe du résultat final. En conséquence, le travail sur chaque tâche est également enregistré. L’équipe est réellement motivée par des résultats visibles.
Par exemple, l’ensemble du projet est divisé en cinq étapes principales. Chaque étape a trois étapes intermédiaires. Lorsque l’équipe voit qu’elle a terminé la première des étapes principales et a déjà accompli un tiers de la deuxième, les gens comprennent qu’ils avancent. Lorsque les jalons sont également liés à des calendriers et des budgets, il est encore plus facile pour l’équipe et le client de mesurer la performance.
Mais un autre point est important ici : tous les participants au processus doivent absolument connaître les objectifs et les tâches. Idéalement, ils sont convenus par une discussion commune. C’est-à-dire que l’équipe n’est pas seulement informée des objectifs et des délais d’exécution, mais discute également de leur réalisme. Même dans le cas où les décisions concernant les délais et l’étendue des travaux sont prises par des cadres supérieurs et des chefs d’équipe, il est nécessaire d’informer chaque employé aussi clairement et en détail que possible.
Il est également important de s’assurer que tout le monde comprend ce qu’il faut faire et quand. Ici, nous passons au prochain point important. Les objectifs locaux doivent être alignés sur la stratégie globale. Cela est important pour les raisons suivantes :
- Taux de succès plus élevés. Cette étude a révélé que les entreprises sans problèmes d’alignement étaient 72 % plus rentables que leurs concurrentes.
- Travail clair avec les priorités. Lorsque les employés connaissent les objectifs stratégiques du projet, il leur est plus facile de comprendre quels objectifs intermédiaires ont un impact significatif sur leur réalisation. En conséquence, ce travail a une priorité plus élevée.
- Compréhension de sa propre contribution au résultat global. C’est important car une personne qui se sent importante réussit généralement mieux. Pour ressentir cette importance, il né faut pas deviner, mais savoir quelle est la valeur d’un travail particulier.
Donc, n’oubliez pas de communiquer les objectifs et les tâches à l’équipe et à chaque individu. Oui, cela peut sembler prendre trop de temps, mais il vaut mieux communiquer l’information, entendre les questions et y répondre avant de réaliser les tâches. En fin de compte, cela donnera un meilleur résultat que de corriger les erreurs commises en raison d’un manqué d’information.
Conseil n°2. Créer un plan marketing détaillé pour le projet
L’importance de la planification est difficile à surestimer, car elle affecte littéralement tous les processus ultérieurs. Par conséquent, plus votre plan est détaillé, plus la probabilité qu’il soit achevé à temps et correctement est élevée.
Si le plan n’est qu’une forme généralisée, il y a un risqué que des détails importants aient été omis, et cela né se révélera qu’à l’approche des échéances.
Pour rendre votre planification plus efficace, veuillez considérer les étapes suivantes :
- Impliquer non seulement les chefs d’équipe dans la planification, mais aussi d’autres employés. Nous l’avons mentionné ci-dessus. Les discussions deviennent particulièrement importantes lorsque le projet implique une coopération entre différents départements. Parfois, les opinions de différents spécialistes permettent de mieux estimer le temps nécessaire.
- Évaluer les risques et trouver des moyens de les gérer. Ici encore, il est judicieux d’impliquer des représentants de tous les départements concernés dans la planification pour voir le plus de problèmes potentiels possibles.
- Organiser une réunion générale avec les représentants du client et des entrepreneurs. Cela garantira que tout le monde à la même compréhension des objectifs et de l’avancement futur du travail.
- Utiliser les meilleurs systèmes de gestion de projet. Ils vous permettront d’avoir tout ce dont vous avez besoin pour un travail coordonné et productif dans un seul espace.
- Être prêt à changer. Même si le plan vous semble parfait, vous né devez pas s’y tenir à tout prix. Il vaut mieux apporter des modifications, si nécessaire, par exemple, en fonction de la situation du marché.
Conseil n°3. Porter une attention maximale aux communications
Lorsque la planification est complète, on peut espérer que tout sera transparent et prévisible : tout le monde commencera simplement à faire les tâches qui lui sont assignées.
En fait, cela né se produit pas toujours. Très souvent, des problèmes apparaissent à cause de difficultés de communication. Quelqu’un n’a pas compris où chercher l’information, quelqu’un a oublié de répondre à la demande, et quelqu’un n’a pas fourni d’accès en temps voulu, par exemple, au serveur de test. En conséquence, les problèmes non résolus s’accumulent, certaines tâches sont réalisées au hasard, et certaines restent non faites.
Pour éviter cela, toutes les parties intéressées doivent communiquer : par écrit, à voix, dans les gestionnaires de tâches, etc. Il est impossible de gérer des projets de marketing numérique sans cela.
Communication au sein d’une tâche dans le système de gestion de projet Worksection
La solution optimale serait d’utiliser des services de gestion de projet, qui fournissent des outils pour la communication. Par exemple,
- commentaires sur les tâches;
- la possibilité de joindre des fichiers de divers formats;
- intégration avec le mail et/ou des messagers;
- chat intégré.
Lorsque l’équipe dispose de tout ce qui précède ou d’une grande partie, il y aura certainement moins de problèmes de communication. Pour les réduire à un minimum, vous pouvez rédiger des réglementations de communication. Par exemple, les questions urgentes doivent être posées dans le messager, et les informations qui né nécessitent pas de réponse rapide peuvent être laissées dans un commentaire à la tâche.
Conseil n°4. Surveiller constamment l’avancement du projet
Même dans vos pensées, vous né devez pas supposer que le travail peut être bien fait sans une compréhension claire de l’état des affaires à chaque moment spécifique.
Le contrôle est particulièrement important dans les projets à grande échelle impliquant de nombreuses personnes. Avoir omis un petit détail, vous pouvez bientôt vous retrouver avec un problème dont la résolution coûte beaucoup trop cher. Il né s’agit pas de micromanager, ce qui nuit aux projets et aux équipes, mais de contrôle opportun.
Par conséquent, il vaut la peine d’utiliser des outils de gestion de projet pour les agences marketing, qui offrent des fonctions de contrôle et de suivi. Par exemple, des diagrammes de Gantt, tableaux Kanban, tableaux de bord de projets, etc.
Tableau de bord du projet dans Worksection
C’est vraiment pratique, car cela permet au responsable de voir sur un écran si le projet avance comme prévu. En cas de problèmes, vous pouvez étudier les indicateurs et déterminer ce qu’il faut faire pour redresser la situation. Lorsque plusieurs projets sont en cours (ce qui est courant dans les équipes marketing), il est presque impossible de surveiller le statut rapidement sans ces outils.
Pour que ce conseil fonctionne, il vaut la peine de dire à tous les employés que ce logiciel est utile pour tout le monde et n’est pas un outil de répression.
Au contraire, les services avancés vous rappellent en temps voulu les tâches pour lesquelles la date limite approche, et peuvent également montrer qu’un certain employé a, par exemple, une charge de travail de 40 heures cette semaine. Il n’est donc pas conseillé d’essayer de lui donner une charge de travail supplémentaire.
Il pourrait sembler qu’il est possible de surveiller les indicateurs clés manuellement. En réalité, c’est possible, mais ces choses prennent beaucoup de temps, donc la prise de décision né sera pas rapide, et dans le marketing, vous devez souvent agir rapidement pour avoir du succès.
Conseil n°5. Tout enregistrer si possible
En répondant à la question de comment s’améliorer en marketing ou dans un autre domaine, il faut comprendre que la clé de l’amélioration continue des équipes individuelles et de l’entreprise dans son ensemble est l’expérience. En même temps, elle né doit pas être accumulée dans l’esprit d’employés individuels, mais dans des documents.
Il est nécessaire d’enregistrer à la fois les décisions réussies et les échecs. À l’avenir, ces informations aideront à éviter les erreurs et permettront aux débutants de résoudre les tâches aussi efficacement que possible en s’appuyant sur l’expérience passée.
Ces conseils pour la gestion des équipes marketing sont sûrs de produire des résultats s’ils sont intégrés à la vie de votre entreprise. Si vous les suivez de manière systématique et claire, des changements positifs dans le travail apparaitront assez rapidement. Avec le temps, vous comprendrez comment utiliser chacun des conseils dans le travail d’équipe, en tenant compte des particularités de votre entreprise et des besoins de vos clients.