Projektmanagement spielt eine wichtige Rolle in Unternehmen, die Produkte herstellen oder Dienstleistungen in verschiedenen Bereichen anbieten. Marketing bildet dabei keine Ausnahme. Hier bietet das Projektmanagement Marketingteams eine strukturierte Planung, Überwachung des Projektstatus und deren fristgerechte Fertigstellung. Um das Beste aus diesem Ansatz herauszuholen, raten wir Ihnen, nützliche Tipps zu nutzen. Hier sind einige davon.
Warum ist gutes Projektmanagement für Marketingteams wichtig?
Um die Bedeutung des Projektmanagements für Marketingteams zu verstehen, ist es sinnvoll, die Merkmale solcher Teams zu umreißen:
- Kreativität. Marketing ist oft ohne diese Komponente unmöglich. Zum Beispiel ist die Idee eines Marketingprojekts, wie die Entwicklung einer neuen Marke oder Werbekampagne, etwas, das ohne Kreativität und unorthodoxe Sichtweisen auf alltägliche Dinge nicht umsetzbar ist.
- Fokus auf Kundenbedürfnisse. Marketingprojekte sollten letztendlich die Bedürfnisse von sowohl den Kunden als auch der Zielgruppe erfüllen. Daher ist es äußerst wichtig, sich auf das Verständnis ihrer Bedürfnisse und Vorlieben zu konzentrieren. Auf diese Weise kann garantiert werden, dass das Endprodukt oder die Dienstleistung den Bedürfnissen der Kunden entspricht.
- Zeitlimits. Marketingprojekte haben oft spezifische Fristen. Hier sollte klar sein, dass sie von Anfang an unter Berücksichtigung der Marktbedingungen festgelegt werden. Unerwartete Verzögerungen im Arbeitsprozess können daher zu einer verspäteten Markteinführung des Produkts führen, wodurch es nutzlos wird. Und ein Produkt, das nicht rechtzeitig an die Marktanforderungen angepasst wurde, könnte irrelevant sein. Daher muss Projektmanagement im Marketing flexibel genug sein, um all diese Änderungen zu berücksichtigen und gleichzeitig eine rechtzeitige Verfügbarkeit des Produkts sicherzustellen.
- Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen. Marketingprojekte beinhalten oft eine enge Interaktion mit anderen Fachleuten: Designern, Textern, Analysten usw. Dementsprechend sollte das Projektmanagement eine effektive Kommunikation zwischen Teams mit unterschiedlichen Spezialisierungen fördern.
- Wichtige Kennzahlen. Marketingprojekte sollten messbar sein und klare Fortschritts- und Erfolgsindikatoren haben.
Mit diesem Hintergrund lassen Sie uns nun zu dem übergehen, was Projektmanagement den Marketingteams gibt.
Zunächst einmal erlaubt es die Zerlegung, komplexe Projekte in handhabbare Aufgaben zu unterteilen. Danach können Sie die Verantwortlichkeiten unter den Teammitgliedern verteilen, um sicherzustellen, dass jeder im gleichen Raum arbeitet und den Stand der Dinge angemessen einschätzen kann. Projektmanagement-Tools für Marketingagenturen können dabei helfen. Sie ermöglichen es Marketern, den Fortschritt zu verfolgen, Fristen festzulegen und potenzielle Einschränkungen zu identifizieren, bevor sie zu Problemen werden.
Darüber hinaus verschafft gutes Projektmanagement Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern (oder Teams) und den Kunden, sodass jeder die Informationen hat, die er benötigt, um seinen Teil der Arbeit zu erledigen. Hierbei können natürlich interne Wissensdatenbanken, Aufgabenverfolger, die mit Messengern integriert sind, Gantt-Diagramme usw. nicht fehlen.
Ein weiterer Vorteil des Projektmanagements ist ein strukturierter Ansatz für das Management insgesamt.
Darüber hinaus ermöglicht effektives Projektmanagement den Marketingteams, sich schnell anzupassen an veränderte Umstände und Marktbedingungen, wodurch ihre Wettbewerbsfähigkeit gewährleistet wird.
Schließlich wird Projektmanagement zur Grundlage für stetiges Wachstum, indem es Teams ermöglicht, aus ihren Erfolgen und Misserfolgen zu lernen, und die Prozesse im Laufe der Zeit zu verbessern.
Nun ist klar, worauf das Projektmanagement für Marketingteams abzielt. Lassen Sie uns also zu den Tipps übergehen, die Ihnen helfen werden, das bestmögliche Ergebnis zu erzielen.
Tipp #1. Definieren Sie klare Ziele und Vorgaben
Oben haben wir gesagt, dass digitale Kennzahlen in Marketingprojekten von großer Bedeutung sind. Damit sie den Projektstatus korrekt widerspiegeln und zeitnah aktualisiert werden, müssen die Arbeitsziele festgelegt werden. Ihre vollständige Ausführung wird bedeuten, dass alles 100% erledigt ist.
Um die Arbeit zu erleichtern und das Endziel nicht zu fern und unerreichbar zu machen, wird eine Aufgabenliste erstellt, die das Team dem Endergebnis näher bringt. Dementsprechend wird auch die Arbeit an jeder Aufgabe aufgezeichnet. Das Team wird durch sichtbare Ergebnisse wirklich motiviert.
Zum Beispiel wird das gesamte Projekt in fünf Hauptphasen unterteilt. Jede Phase hat drei Zwischenphasen. Wenn das Team sieht, dass es die erste der Hauptphasen abgeschlossen hat und bereits ein Drittel der zweiten erledigt ist, verstehen die Leute, dass sie vorankommen. Wenn Meilensteine ebenfalls an Kalender und Budgets gebunden sind, ist es für das Team und den Kunden noch einfacher, die Leistung zu messen.
Aber ein weiterer Punkt ist hier wichtig: Absolut alle Teilnehmer am Prozess müssen die Ziele und Vorgaben kennen. Idealerweise werden diese in einer gemeinsamen Diskussion festgelegt. Das heißt, das Team wird nicht nur über Ziele und Fristen informiert, sondern diskutiert auch, wie realistisch sie sind. Selbst in dem Fall, dass Entscheidungen über die Fristen und den Umfang der Arbeit von Topmanagern und Teamleitern getroffen werden, ist es notwendig, jeden Mitarbeiter so klar und detailliert wie möglich zu informieren.
Es ist auch wichtig sicherzustellen, dass jeder versteht, was getan werden muss und wann. Hier kommen wir zum nächsten wichtigen Punkt. Lokale Ziele müssen mit der gesamtstrategischen Ausrichtung in Einklang stehen. Dies ist aus folgenden Gründen wichtig:
- Höhere Erfolgsquote. Diese Studie hat gezeigt, dass Unternehmen ohne Ausrichtungsprobleme 72% rentabler waren als ihre Konkurrenten.
- Klare Arbeit mit Prioritäten. Wenn die Mitarbeiter die strategischen Ziele des Projekts kennen, ist es einfacher für sie zu verstehen, welche Zwischenziele und Vorgaben einen wesentlichen Einfluss auf deren Erreichung haben. Dementsprechend hat solche Arbeit eine höhere Priorität.
- Das Verständnis des eigenen Beitrags zum Gesamtergebnis. Dies ist wichtig, da eine Person, die sich wichtig fühlt, in der Regel besser abschneidet. Um diese Wichtigkeit zu fühlen, sollte man nicht raten, sondern wissen, welchen Wert eine bestimmte Arbeit hat.
Vergessen Sie also nicht, die Ziele und Vorgaben dem Team und jedem Einzelnen mitzuteilen. Ja, es mag den Anschein erwecken, dass dies zu viel Zeit in Anspruch nimmt, aber es ist besser, Informationen weiterzugeben, die Fragen zu hören und diese zu beantworten, bevor die Aufgaben bearbeitet werden. Letztendlich führt dies zu einem besseren Ergebnis als die Korrektur von Fehlern, die aufgrund fehlender Informationen gemacht wurden.
Tipp #2. Erstellen Sie einen detaillierten Marketingplan für das Projekt
Die Bedeutung der Planung ist schwer zu überschätzen, da sie buchstäblich alle folgenden Prozesse beeinflusst. Je detaillierter Ihr Plan ist, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass er rechtzeitig abgeschlossen wird und wirklich gut ist.
Wenn der Plan nur in allgemeiner Form vorliegt, besteht das Risiko, dass wichtige Details übersehen wurden, und dies wird erst bei nahenden Fristen deutlich.
Um Ihre Planung effektiver zu gestalten, beachten Sie bitte die folgenden Schritte:
- Beteiligen Sie nicht nur Teamleiter an der Planung, sondern auch andere Mitarbeiter. Wir haben dies oben erwähnt. Diskussionen werden besonders wichtig, wenn das Projekt eine Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen erfordert. Manchmal ermöglichen die Meinungen verschiedener Fachleute eine genauere Zeitschätzung.
- Bewerten Sie die Risiken und finden Sie Wege, um sie zu managen. Hier ist es erneut eine gute Idee, Vertreter aller relevanten Abteilungen in die Planung mit einzubeziehen, um so viele potenzielle Probleme wie möglich zu sehen.
- Führen Sie eine Gesamtbesprechung mit den Vertretern des Kunden und der Auftragnehmer durch. Dies wird sicherstellen, dass jeder dasselbe Verständnis von den Zielen und dem zukünftigen Fortschritt der Arbeit hat.
- Nutzen Sie die besten Projektmanagementsysteme. Sie ermöglichen es Ihnen, alles zu haben, was Sie für eine koordinierte und produktive Arbeit in einem Raum benötigen.
- Seien Sie bereit, sich zu ändern. Selbst wenn der Plan Ihnen perfekt erscheint, sollten Sie sich ihm nicht um jeden Preis festhalten. Es ist besser, Änderungen vorzunehmen, wenn es die Marktbedingungen erfordern.
Tipp #3. Achten Sie maximal auf die Kommunikation
Wenn die Planung abgeschlossen ist, kann man hoffen, dass alles transparent und vorhersehbar ist: Jeder wird einfach die ihm zugewiesenen Aufgaben erledigen.
In der Tat geschieht dies nicht immer. Sehr oft treten Probleme aufgrund von Schwierigkeiten mit der Kommunikation auf. Jemand hat nicht verstanden, wo er die Informationen finden kann, jemand hat vergessen, auf die Anfrage zu antworten, und jemand hat keinen rechtzeitigen Zugang, beispielsweise zum Testserver, gewährt. Infolgedessen sammeln sich ungelöste Probleme, einige Aufgaben werden willkürlich erledigt, und andere bleiben unerledigt.
Um dies zu vermeiden, sollten alle Beteiligten kommunizieren: schriftlich, mündlich, in Aufgabenmanagern usw. Ohne dies ist kein Management digitaler Marketingprojekte möglich.
Kommunikation innerhalb einer Aufgabe im Worksection-Projektmanagementsystem
Die optimale Lösung wäre die Nutzung von Diensten für das Projektmanagement, die Kommunikationswerkzeuge bereitstellen. Zum Beispiel:
- Kommentare zu Aufgaben;
- die Möglichkeit, Dateien verschiedener Formate anzuhängen;
- Integration mit E‑Mail und/oder Messengern;
- integrierter Chat.
Wenn das Team all das oder einen Großteil davon hat, gibt es definitiv weniger Probleme mit der Kommunikation. Um diese auf ein Minimum zu reduzieren, können Sie die Kommunikationsrichtlinien festlegen. Zum Beispiel sollten dringende Fragen im Messenger gestellt werden, während Informationen, die keine schnelle Antwort erfordern, als Kommentar zur Aufgabe hinterlassen werden können.
Tipp #4. Überwachen Sie ständig den Fortschritt des Projekts
Selbst in Ihren Gedanken sollten Sie nicht annehmen, dass die Arbeit gut erledigt werden kann, ohne ein klares Verständnis des Stands der Dinge zu jedem bestimmten Zeitpunkt.
Kontrolle ist besonders wichtig in großangelegten Projekten, an denen viele Menschen beteiligt sind. Wenn Sie eine Kleinigkeit übersehen haben, können Sie bald ein Problem bekommen, dessen Beseitigung viel zu teuer ist. Es geht nicht um Mikromanagement, das Projekten und Teams schadet, sondern um zeitgerechte Kontrolle.
Daher ist es sinnvoll, Projektmanagement-Tools für Marketingagenturen zu verwenden, die Kontroll- und Überwachungsfunktionen anbieten. Beispielsweise Gantt-Diagramme, Kanban-Boards, Projekt-Dashboards usw.
Projekt-Dashboard in der Worksection
Dies ist wirklich praktisch, da es dem Manager ermöglicht, auf einem Bildschirm zu sehen, ob das Projekt planmäßig voranschreitet. Im Falle von Problemen können Sie die Kennzahlen analysieren und herausfinden, was zu tun ist, um die Situation zu verbessern. Wenn mehrere Projekte vorhanden sind (und dies ist in Marketingteams weit verbreitet), ist es fast unmöglich, den Status schnell ohne solche Werkzeuge zu überwachen.
Um diesen Ratschlag umzusetzen, ist es ratsam, allen Mitarbeitern zu sagen, dass solche Software für alle nützlich ist und keineswegs ein Werkzeug der Unterdrückung darstellt.
Im Gegenteil, fortschrittliche Dienste erinnern Sie rechtzeitig an die Aufgaben, deren Frist sich nähert, und können auch zeigen, dass ein bestimmter Mitarbeiter, zum Beispiel, in dieser Woche eine Arbeitslast von 40 Stunden hat. Daher ist es nicht ratsam, ihm zusätzliches Arbeitspensum aufzuerlegen.
Es mag so scheinen, als könnte man die wichtigsten Kennzahlen im manuellen Modus überwachen. Tatsächlich kann man das, aber solche Dinge nehmen viel Zeit in Anspruch, sodass die Entscheidungsfindung nicht prompt sein wird, und im Marketing muss man oft schnell handeln, um erfolgreich zu sein.
Tipp #5. Halten Sie alles fest, was Sie können
Wenn Sie die Frage beantworten, wie man im Marketing oder in einem anderen Bereich besser wird, sollte man verstehen, dass der Schlüssel zur kontinuierlichen Verbesserung individueller Teams und des Unternehmens als Ganzes in der Erfahrung liegt. Gleichzeitig sollte sie nicht im Kopf einzelner Mitarbeiter gesammelt werden, sondern in Dokumenten.
Es ist notwendig, sowohl erfolgreiche Entscheidungen als auch Misserfolge festzuhalten. In der Zukunft wird diese Information helfen, Fehler zu vermeiden und Neulingen zu ermöglichen, Aufgaben basierend auf vergangenen Erfahrungen so effizient wie möglich zu lösen.
Diese Tipps zur Leitung von Marketingteams werden mit Sicherheit Ergebnisse liefern, wenn sie in das Leben Ihres Unternehmens integriert werden. Wenn Sie sie systematisch und klar befolgen, werden positive Veränderungen in der Arbeit recht schnell auftreten. Im Laufe der Zeit werden Sie verstehen, wie Sie jeden der Tipps im Teamgebrauch nutzen können, unter Berücksichtigung der Besonderheiten Ihres Unternehmens und der Bedürfnisse Ihrer Kunden.