Zarządzanie projektami odgrywa znaczącą rolę w firmach, które produkują wyroby lub świadczą usługi w różnych dziedzinach. Marketing nie jest wyjątkiem. Tutaj zarządzanie projektami zapewnia zespołom marketingowym uporządkowane planowanie, monitorowanie stanu projektów oraz ich terminowe zakończenie. Aby maksymalnie wykorzystać to podejście, zalecamy zastosowanie przydatnych wskazówek. Oto niektóre z nich.
Dlaczego dobre zarządzanie projektami jest ważne dla zespołów marketingowych?
Aby zrozumieć znaczenie zarządzania projektami dla zespołów marketingowych, warto zaznaczyć cechy takich zespołów:
- Kreatywność. Marketing często jest niemożliwy bez tego komponentu. Na przykład pomysł marketingowy, taki jak rozwój nowej marki lub kampanii reklamowej, to coś, co nie może być zrealizowane bez kreatywności i niestandardowych spojrzeń na обычne rzeczy.
- Skupienie na potrzebach klientów. Projekty marketingowe powinny ostatecznie odpowiadać potrzebom zarówno klienta, jak i grupy docelowej. Dlatego niezwykle ważne jest skupienie się na zrozumieniu ich potrzeb i preferencji. W ten sposób można zapewnić, że finalny produkt lub usługa odpowiada potrzebom klientów.
- Terminy. Projekty marketingowe często mają określone terminy. Tutaj powinno być jasne, że od samego początku są one ustalane z uwzględnieniem warunków rynkowych. Dlatego nieprzewidziane opóźnienia w procesie pracy mogą prowadzić do nieterminowego wprowadzenia produktu, czyniąc go bezużytecznym. A produkt, który nie był na czas dostosowywany do wymagań rynku, może być nieaktualny. Dlatego zarządzanie projektami w marketingu musi być wystarczająco elastyczne, aby pomieścić wszystkie te zmiany, zapewniając jednocześnie terminową dostępność produktu.
- Współpraca z innymi działami. Projekty marketingowe często wiążą się z bliską interakcją z innymi specjalistami: projektantami, copywriterami, analitykami itp. W związku z tym zarządzanie projektami powinno ułatwiać efektywną komunikację między zespołami o różnych specjalizacjach.
- Ważne wskaźniki. Projekty marketingowe powinny być mierzalne i mieć jasne wskaźniki postępu i sukcesu.
Mając to na uwadze, przejdźmy do tego, co zarządzanie projektami daje zespołom marketingowym.
Przede wszystkim umożliwia dekompozycję, dzieląc skomplikowane projekty na zarządzalne zadania. Po tym można rozdzielić obowiązki między członków zespołu, zapewniając, że wszyscy pracują w tej samej przestrzeni i mogą adekwatnie ocenić stan spraw. Narzędzia do zarządzania projektami dla agencji marketingowych mogą w tym pomóc. Umożliwiają marketerom śledzenie postępów, ustalanie terminów i identyfikowanie potencjalnych ograniczeń zanim staną się problemami.
Także dobre zarządzanie projektami ułatwia komunikację i współpracę między członkami zespołu (lub zespołami) a klientami, zapewniając, że każdy ma informacje, których potrzebuje, aby wykonać swoją część pracy. Tutaj, oczywiście, nie można się obejść bez wewnętrznych baz wiedzy, menedżerów zadań zintegrowanych z komunikatorami, wykresów Gantta itp.
Inną zaletą zarządzania projektami jest uporządkowane podejście do zarządzania jako całości.
Co więcej, efektywne zarządzanie projektami pozwala zespołom marketingowym szybko dostosować się do zmieniających się okoliczności i warunków rynkowych, zapewniając ich konkurencyjność.
W końcu zarządzanie projektami staje się fundamentem ciągłego wzrostu, pozwalając zespołom uczyć się z sukcesów i porażek, poprawiając procesy z czasem.
Teraz jasne jest, na co jest ukierunkowane zarządzanie projektami dla zespołów marketingowych. Przejdźmy więc do wskazówek, które pomogą Ci uzyskać jak najlepszy rezultat.
Wskazówka #1. Zdefiniuj jasne cele i zadania
Powyżej powiedzieliśmy, że wskaźniki cyfrowe mają ogromne znaczenie w projektach marketingowych. Aby poprawnie odzwierciedlały stan projektu i były aktualizowane na czas, muszą zostać ustalone cele pracy. Ich całkowita realizacja oznacza, że wszystko jest 100% zrobione.
Aby ułatwić pracę, a ostateczny cel nie był zbyt odległy i niedostępny, sporządza się listę zadań, która przybliża zespół do ostatecznego wyniku. Odpowiednio, prace nad każdym zadaniem są również rejestrowane. Zespół jest naprawdę zmotywowany przez widoczne wyniki.
Na przykład cały projekt dzieli się na pięć głównych etapów. Każdy etap ma trzy etapy pośrednie. Kiedy zespół widzi, że zrealizował pierwszy z głównych etapów i już zrealizował jedną trzecią drugiego, ludzie rozumieją, że posuwają się do przodu. Kiedy również kamienie milowe są związane z kalendarzami i budżetami, obie strony (zarówno zespół, jak i klient) mogą łatwiej mierzyć wydajność.
Ale ważny jest tutaj jeszcze jeden punkt: absolutnie wszyscy uczestnicy procesu muszą znać cele i zadania. Idealnie, gdy są one uzgadniane w trakcie wspólnej dyskusji. To znaczy, że zespół nie tylko jest informowany o celach i terminach realizacji, ale również omawia, jak realistyczne są te cele. Nawet w przypadku, gdy decyzje dotyczące terminów i zakresu pracy podejmują menedżerowie i liderzy zespołów, konieczne jest jak najjaśniejsze i najdokładniejsze informowanie każdego pracownika.
Ważne jest również, aby upewnić się, że wszyscy rozumieją, co należy zrobić i kiedy. Tutaj przechodzimy do następnego istotnego punktu. Lokalne cele muszą być zgodne z ogólną strategią. Jest to ważne z następujących powodów:
- Wyższe wskaźniki sukcesu. To badanie wykazało, że firmy, które nie mają problemów z dostosowaniem, były o 72% bardziej zyskowne niż ich konkurenci.
- Jasna praca z priorytetami. Kiedy pracownicy znają strategiczne cele projektu, łatwiej im zrozumieć, które pośrednie cele i zadania mają znaczący wpływ na ich osiągnięcie. W związku z tym taka praca ma wyższy priorytet.
- Zrozumienie własnego wkładu w ogólny wynik. Jest to ważne, ponieważ osoba, która czuje się ważna, zwykle osiąga lepsze rezultaty. Aby poczuć tę ważność, nie należy zgadywać, lecz wiedzieć, jaką wartość ma konkretna praca.
Dlatego nie zapominaj komunikować celów i zadań zarówno zespołowi, jak i każdej osobie. Tak, może się wydawać, że zajmuje to zbyt dużo czasu, ale lepiej jest przekazać informacje, usłyszeć pytania i na nie odpowiedzieć przed wykonaniem zadań. W końcu da to lepszy wynik niż poprawianie błędów wynikających z braku informacji.
Wskazówka #2. Stwórz szczegółowy plan marketingowy dla projektu
Znaczenia planowania trudno przecenić, ponieważ wpływa ono na dosłownie wszystkie następne procesy. Dlatego im bardziej szczegółowy jest Twój plan, tym większe prawdopodobieństwo, że zostanie zrealizowany na czas i naprawdę dobrze.
Jeśli plan jest tylko w uogólnionej formie, istnieje ryzyko, że ważne szczegóły zostały pominięte, a to ujawnia się dopiero wraz z zbliżającymi się terminami.
Aby uczynić swoje planowanie bardziej efektywnym, rozważ następujące kroki:
- Zaangażuj nie tylko liderów zespołów w planowanie, ale także innych pracowników. Wspomnieliśmy o tym wcześniej. Dyskusje stają się szczególnie ważne, gdy projekt obejmuje współpracę między różnymi działami. Czasami opinie różnych specjalistów pozwalają na dokładniejszy oszacowanie czasu.
- Oceń ryzyko i znajdź sposoby jego zarządzania. Tutaj znowu, dobrym pomysłem jest zaangażowanie przedstawicieli wszystkich odpowiednich działów w planowanie, aby dostrzec jak najwięcej potencjalnych problemów.
- Przeprowadź ogólne spotkanie z przedstawicielami klienta i wykonawców. To zapewni, że wszyscy mają takie same zrozumienie celów i przyszłego postępu prac.
- Używaj najlepszych systemów zarządzania projektami. Umożliwią Ci one posiadanie wszystkich niezbędnych narzędzi do skoordynowanej i produktywnej pracy w jednej przestrzeni.
- Bądź gotowy na zmiany. Nawet jeśli plan wydaje się idealny, nie powinieneś się go trzymać za wszelką cenę. Lepiej wprowadzić zmiany, jeśli zajdzie taka potrzeba, na przykład w wyniku sytuacji rynkowej.
Wskazówka #3. Poświęć maksimum uwagi komunikacji
Kiedy planowanie jest zakończone, można mieć nadzieję, że wszystko będzie przejrzyste i przewidywalne: każdy po prostu zacznie wykonywać przypisane mu zadania.
W rzeczywistości tak się nie zdarza. Bardzo często problemy pojawiają się z powodu trudności z komunikacją. Ktoś nie zrozumiał, gdzie szukać informacji, ktoś zapomniał odpowiedzieć na prośbę, a ktoś nie zapewnił na czas dostępu, na przykład do serwera testowego. W rezultacie niezałatwione kwestie się kumulują, niektóre zadania są realizowane przypadkowo, a niektóre pozostają niewykonane.
Aby temu zapobiec, wszystkie zainteresowane strony powinny komunikować się: na piśmie, głosowo, w menedżerach zadań itp. Nie ma mowy o zarządzaniu projektami marketingowymi bez tego.
Komunikacja w ramach zadania w systemie zarządzania projektami Worksection
Optymalnym rozwiązaniem byłoby użycie usług do zarządzania projektami, które zapewniają narzędzia do komunikacji. Na przykład,
- komentarze do zadań;
- możliwość dołączania plików w różnych formatach;
- integracja z pocztą i/lub komunikatorami;
- wbudowany czat.
Kiedy zespół ma wszystko powyższe lub dużą część tego, z pewnością będzie mniej problemów z komunikacją. Aby zredukować je do minimum, można spisać regulacje dotyczące komunikacji. Na przykład, pilne pytania powinny być zadawane w komunikatorze, a informacje, które nie wymagają szybkiej odpowiedzi, można zostawić w komentarzu do zadania.
Wskazówka #4. Na bieżąco monitoruj postępy projektu
Nawet w swoich myślach nie powinieneś zakładać, że prace mogą być wykonane dobrze bez jasnego zrozumienia stanu rzeczy w każdym konkretnym momencie.
Kontrola jest szczególnie ważna w projektach na dużą skalę, w które zaangażowanych jest wielu ludzi. Niedopatrzenie drobności może wkrótce spowodować problem, którego eliminacja kosztuje zbyt wiele. Nie chodzi tu o mikrozarządzanie, które szkodzi projektom i zespołom, lecz o terminową kontrolę.
Dlatego warto korzystać z narzędzi do zarządzania projektami dla agencji marketingowych, które oferują funkcje kontroli i monitorowania. Na przykład, wykresy Gantta, tablice Kanban, pulpity projektów itp.
Pulpit projektu w Worksection
To naprawdę wygodne, ponieważ pozwala menedżerowi na jednym ekranie zauważyć, czy projekt rozwija się zgodnie z planem. W przypadku problemów można zbadać wskaźniki i dowiedzieć się, co zrobić, aby wyrównać sytuację. Kiedy jest kilka projektów (a to jest powszechne w zespołach marketingowych), niemal niemożliwe jest szybkie monitorowanie statusu bez takich narzędzi.
Aby te porady działały, warto powiedzieć wszystkim pracownikom, że takie oprogramowanie jest przydatne dla wszystkich i nie jest narzędziem represji.
Przeciwnie, zaawansowane usługi przypominają na czas o zadaniach, dla których zbliża się termin, i mogą także pokazać, że dany pracownik ma na przykład obciążenie 40 godzin w tym tygodniu. Więc próba zlecenia mu dodatkowej ilości pracy jest nieopłacalna.
Może się wydawać, że możliwe jest monitorowanie kluczowych wskaźników w trybie ręcznym. W rzeczywistości tak, ale takie rzeczy zajmują dużo czasu, więc podejmowanie decyzji nie będzie szybkie, a w marketingu często trzeba działać szybko, aby odnieść sukces.
Wskazówka #5. Rejestruj wszystko, co możesz
Odpowiadając na pytanie, jak stać się lepszym w marketingu lub w jakiejkolwiek innej dziedzinie, należy zrozumieć, że kluczem do ciągłego doskonalenia poszczególnych zespołów oraz firmy jako całości jest doświadczenie. Jednocześnie nie powinno być ono gromadzone w głowach poszczególnych pracowników, lecz w dokumentach.
Należy rejestrować zarówno udane decyzje, jak i porażki. W przyszłości te informacje pomogą unikać błędów i pozwolą nowym osobom jak najbardziej efektywnie rozwiązywać zadania w oparciu o doświadczenie z przeszłości.
Te wskazówki dotyczące zarządzania zespołami marketingowymi z pewnością przyniosą rezultaty, jeśli zostaną wdrożone w życie Twojej firmy. Jeśli będą one systematycznie i jasno przestrzegane, pozytywne zmiany w pracy pojawią się dość szybko. Z czasem zrozumiesz, jak wykorzystać każdą z tych wskazówek w pracy zespołowej, uwzględniając cechy swojej firmy oraz potrzeby swoich klientów.