Процесно-орієнтоване управління проектами PBPM — відносно нова методика вирішення завдань (отримала поширення в 2003 році), що стоять перед організацією. Головною особливістю Management проектів на основі процесів є акцент на побудову процесів, а не функцій. Але про все по порядку.
Сучасний бізнес-підхід вимагає від компаній чіткого розуміння цілей, завдань і єдиної місії, досягненню якої компанія прагне.
Цілі можуть змінюватися, завдання — оновлюватися,
але місія - ніколи.
Її можна порівняти з найвищою метою, музою письменника. У Едгара Аллана По це була Елеонора, у Данте — Беатріча, у Наполеона — влада над Європою. Бізнес же обирає місію більш скромну, але не менш важливу для отримання доходу і його збільшення (наприклад, продати всім людям Землі шоколадні батончики, або зробити світ гладким, як шовк).
Ця місія є хоч і важко досяжною, але реальною перспективою.
Про неї не можна забувати під час стратегічного планування всіх видів діяльності компанії (як внутрішнього розвитку, так і зовнішнього). Кожен менеджер вищого рівня зацікавлений в тому, щоб підлеглі знали свій функціонал і його місце в загальному прагненні до вирішення завдань. У цьому корисний Worksection, де кожен колега в курсі ключових проектів, профільних проектів і завжди може побачити свій внесок у місію компанії.
В Worksection кожен може бачити свій внесок і це мотивує
Як дізнатися організацію, яка використовує процесне управління?
Для такої компанії бізнес — це сукупність процесів, стратегічних планів, стійкої системи поліпшень та їх стандартизація.
- Процесно-орієнтований менеджмент дозволяє знизити вартість виробництва, витрати, і вибудувати гармонію між місією і рішеннями керівництва. Також покращуються методи розподілу витрат, оскільки вони базуються на обчисленні ефективності діяльності. Таке управління дозволяє відповідати будь-якій системі стандартів.
- Процесно-орієнтований підхід управління проектами означає, що кожен крок заздалегідь перевіряється і тестується, кожен проект проходить демо-стадію. Також метод добре працює і в адміністративному середовищі компаній.
- Кожен учасник проекту розуміє важливість своєї роботи, спрямованої на досягнення місії.
Структура і особливості
Так, до старту реалізації проекту або процесу, план проходить ретельний аналіз на відповідність вищих цілей компанії. Якщо вони збігаються, то проекту надається зелений світ, якщо розрізняються — проект відправляють на доопрацювання. Кожен такий проект додає новий штрих до цілей, завдань і стратегічних особливостей розвитку компанії.
Процесно-орієнтоване управління проектами PBPM означає, що будь-який проект необхідно поділити на послідовний ряд підпунктів-завдань, який повністю описує дедлайн, цілі, виконавців і підрядників. Також, що немаловажно, метод вимагає чіткого і заздалегідь обговореного бюджету і загальних часових рамок. У Worksection створити задачу з підзадачами і вказати всі нюанси можна просто під час обговорення.
Перший рівень — проект, другий — задача, а третій — підзадача
Такий метод сам є гарантією того, що всі проекти спрямовані на загальний результат. При орієнтації сервісу і послуг на клієнта, його задоволеність в пріоритеті. Також планка якості пропонованих товарів і послуг є пріоритетною характеристикою.
Management проектів на основі процесів народився в Штатах півтора десятиліття тому, ставши заміною методу Lean Six Sigma (все, що заважає досягненню мети — підлягає видаленню), розробленому в компанії Motorola в 1986 році.А «Шість сигм» стали компіляцією ідеї зниження кількості варіантів процесу і проектного менеджменту, розробленого в середині ХХ століття в керівництві концерну Toyota.
По суті, процес-менеджмент і проект-менеджмент є антагоністами (в своїх крайніх проявленнях, так як у другому випадку часто створюються і застосовуються проекти, які не відповідають загальній меті і місії).
Маргит Остерлок і Джетта Фрост у своїй книзі Prozessmanagement als Kernkompetenz: Wie Sie Business Reengineering strategisch nutzen können, розібрали суть підходу. Згідно методології авторів, процесно-орієнтований підхід при реалізації проектів має пряму залежність від сукупності процесів, стратегічних рішень і структури компанії, в яких будь-який процес підпорядковується загальній стратегії.
Це значить:
- Спочатку треба скласти кінцевий вигляд подальшого розвитку і майбутнього компанії, а також вкласти в це бачення всі цінності компанії.
- Після цього — запустити всі бізнес-процеси, які будуть кроками до досягнення цілі (однієї проміжної або остаточної місії).
- І лише потім створити структуру, яка буде повністю відповідати вимогам процесів.
Процесно-орієнтоване проектне управління PBPM є протилежністю системи,
основний акцент якої ставиться на функціях проектів.
Ось відмінності:
- При акценті на процеси, упор робиться на гармонійну кооперацію різних департаментів всередині компанії, їх співпрацю в досягненні загальних цілей і конкретних завдань — створення продукту належної якості в максимально стислі терміни.
- Процесно-орієнтоване проектне управління PBPM передбачає передачу повноважень щодо прийняття рішень виконавцю, який працює спираючись на гарвардську стратегію «Win-Win».
- Компанії менш гостро переживають кардинальні зміни у внутрішніх і зовнішніх середовищах (зміна кон’юнктури ринку, споживчих уподобань і т.д).
- Системна інтеграція кожного процесу в безперебійну систему, дозволяє уніфікувати весь процес виробництва: логістичну тактику, виготовлення товару (виробництво послуги), збут. Упор робиться на повний розрахунок роботи департаментів всередині компанії і діяльності з зовнішніми контрагентами.
Шість етапів управління
на основі процесів
- Знаходження вектора процесу. Будь-який процес повинен мати раціональний сенс і чітку мету, прописану в супровідних документах з максимально розкритою суттю (кожен працівник повинен повністю розуміти свої завдання і цілі, поставлені перед ним).
На цьому етапі необхідно підготувати всю законодавчу базу, якою будуть керуватися працівники всіх департаментів компанії. Посадові інструкції також слід розробляти в цей період. - Встановлення стандартів вимірювання ефективності процесів. Будь-який процес повинен мати оцінковий ресурс, який дозволить проаналізувати його життєздатність. За допомогою цього інструмента, в подальшому процес буде вдосконалюватися і його цикли будуть скорочуватися за часом.
Оцінка повинна будуватися на сухій статистиці для подальшого аналізу. - Аналіз показників ефективності процесів. Для цього етапу підійде будь-яка підтверджена статистична інформація: графіки, діаграми, аналіз «причина-наслідок», дисперсія, пробіли у виробництві.
В цьому корисні звіти та діаграма Ганта в Worksection:
- Аналіз життєздатності процесу, корекція і постановка нових завдань. Емпірично можна простежити ефективність процесу, його потенціал і гнучкість в умовах динаміки ринку. А також можна проаналізувати звіти, бюджет і навантаження на колектив.
- Підвищення ефективності планування. На цьому етапі відбувається корекція завдань для їх гармонійної інтеграції в систему. Навіть в умовах економії бюджету, цей крок повинен мати ресурсну базу (як кадрову, так і фінансову) за умови, що корекція призведе до позитивних результатів з високим ступенем імовірності.
- Введення покращень. Цей етап є впровадженням базових концепцій у польові умови. Можливе навчання персоналу.
Для реалізації процесно-орієнтованого менеджменту вимагатиметься використання всіх ресурсів компанії.
Постфактум необхідно регулярно проводити моніторинг і не зупинятися на досягнутому: разове впровадження інновацій не дасть необхідного ефекту.
Вердикт
Управління на основі процесів — це високоефективний інструмент для того, щоб клієнти залишалися лояльними компанії, їхні потреби були задоволені. Джерелом процесно-орієнтованого проектного управління PBPM служить розуміння ключових процесів в бізнес-середовищі, людської поведінки та інших причетних факторів.
Завдання і цілі можуть з часом змінюватися,
але бачення компанії — ніколи.
Керівники постійно регулюють структуру і функції департаментів організації, щоб отримати максимальну ефективність.
Слід враховувати такі фактори змінності, як рівень клієнтських очікувань, ріст і падіння економічних показників, розробка і впровадження інновацій, робота з кадрами, які можуть взяти на себе відповідальність за ефективну роботу в необхідному сегменті.
Повноцінне використання PBPM дозволить компанії досягти реальних і наочних результатів.