Процессно-ориентированное управления проектами PBPM — относительно новая методика решения задач (получила распространение в 2003 году), стоящих перед организацией. Главной особенностью Process-Based Project Management является акцент на построении процессов, а не функций. Но обо все по порядку.
Современный бизнес-подход требует от компаний четкого понимания целей, задач и единственной миссии, к достижению которой компания стремится.
Цели могут меняться, задачи — обновляться,
но миссия — никогда.
Ее можно сравнить с высшей целью, музой писателя. У Эдгара Аллана По это была Элеонора, у Данте — Беатриче, у Наполеона — власть над Европой. Бизнес же выбирает себе миссию более скромную, но не менее важную для получения дохода и его увеличения (например, продать всем людям Земли шоколадные батончики, или сделать мир гладким, как шелк).
Эта миссия является хоть и трудно досягаемой, но реальной перспективой.
О ней нельзя забывать во время стратегического планирования всех видов деятельности компании (как внутреннего развития, так и внешнего). Каждый менеджер высшего звена заинтересован в том, чтобы подчиненные знали свой функционал и его место в общем стремлении к решению задач. В этом полезен Worksection, где каждый коллега в курсе ключевых проектов, профильных проектов и всегда может увидеть свой вклад в миссию компании.
В Worksection каждый может видеть свой вклад и это мотивирует
Как узнать организацию, которая использует процессное управление?
Для такой компании бизнес — это совокупность процессов, стратегических планов, устойчивой системы улучшений и их стандартизация.
- Процессно-ориентированный менеджмент позволяет снизить стоимость производства, издержки, и выстроить гармонию между миссией и решениями руководства. Также улучшаются методы распределения затрат, так как они основываются на вычислении эффективности деятельности. Такое управление позволяет соответствовать любой системе стандартов.
- Процессно-ориентированный подход управления проектами означает, что каждый шаг заранее проверяется и тестируется, каждый проект проходит демо-стадию. Также метод хорошо работает и в административной среде компаний.
- Каждый участник проекта понимает важность своей работы, направленной на достижение миссии.
Структура и особенности
Так, до старта реализации проекта или процесса, план проходит тщательный анализ на соответствие высших целей компании. Если они совпадают, то проекту дается зеленый свет, если разнятся — проект отправляют на доработку. Каждый такой проект добавляет новый штрих к целям, задачам и стратегическим особенностям развития компании.
Процессно-ориентированное управления проектами PBPM означает, что любой проект необходимо разделить на последовательный ряд подпунктов-задач, которая полностью описывает дедлайн, цели, исполнителей и подрядчиков. Также, что немаловажно, метод требует четкого и оговоренного заранее бюджета и общих временных рамок. В Worksection создать задачу с подзадачами и указать все нюансы можно просто во время обсуждения.
Первый уровень — проект, второй — задача, а третий подзадача
Такой метод сам является гарантом того, что все проекты направлены на общий результат. При ориентации сервиса и услуг на клиента, его удовлетворенность в приоритете. Также планка качества предлагаемых товаров и услуг является приоритетной характеристикой.
Process-Based Project Management родился в Штатах полтора десятилетия назад, став заменой методу Lean Six Sigma (все, что мешает достижению цели — подлежит удалению), разработанному в компании Motorola в 1986 году.А «Шесть сигм» стали компиляцией идеи снижения количества вариантов процесса и проектного менеджмента, разработанного в середине ХХ века в руководстве концерна Toyota.
По сути, процесс-менеджмент и проект-менеджмент являются антагонистами (в своих крайних проявлениях, так как во втором случае часто создаются и применяются проекты, которые не соответствуют общей цели и миссии).
Маргит Остерлок и Джетта Фрост в своей книге Prozessmanagement als Kernkompetenz: Wie Sie Business Reengineering strategisch nutzen können, разобрали суть подхода. Согласно методологии авторов, процессно-ориентированный подход при реализации проектов имеет прямую зависимость от совокупности процессов, стратегических решений и структуры компании, в которых любой процесс подчиняется общей стратегии.
Это значит:
- Сначала надо составить конечный вид последующего развития и будущего компании, а также вложить в это видение все ценности компании.
- После этого — запустить все бизнес-процессы, которые будут шагами к достижению цели (одной промежуточной или конечной миссии).
- И лишь потом создать структуру, которая будет полностью отвечать требованиям процессов.
Процессно-ориентированное проектное управление PBPM является противоположностью системы,
основной акцент которой ставится на функциях проектов.
Вот отличия:
- При акценте на процессы, упор делается на гармоничную кооперацию различных департаментов внутри компании, их сотрудничество в достижении общих целей и конкретных задач — создание продукта надлежащего качества в максимально сжатые сроки.
- Процессно-ориентированное проектное управление PBPM подразумевает передачу полномочий по принятию решений исполнителю, который работает опираясь на гарвардскую стратегию «Win-Win».
- Компании менее остро переживают кардинальные изменения во внутренней и внешних средах (изменение конъюнктуры рынка, потребительских предпочтений и т.д).
- Системная интеграция каждого процесса в сквозную систему, позволяет унифицировать весь процесс производства: логистическую тактику, изготовление товара (производство услуги), сбыт. Упор делается на полный расчет работы департаментов внутри компании и деятельности с внешними контрагентами.
Шесть этапов управления
на основе процессов
- Нахождение вектора процесса. Любой процесс должен иметь рациональный смысл и четкую цель, прописанную в сопроводительных документах с максимально раскрытой сутью (каждый работник должен полностью понимать свои задачи и цели, поставленные перед ним).
В этом этапе необходимо подготовить всю законодательную базу, которой будут руководствоваться работники всех департаментов компании. Должностные инструкции также следует разрабатывать в этот период. - Установка стандартов измерения эффективности процессов. Любой процесс должен иметь оценочный ресурс, который позволит проанализировать его жизнеспособность. С помощью этого инструмента, в дальнейшем процесс будет совершенствоваться и его циклы будут сокращаться по времени.
Оценка должна строится на сухой статистике для последующего анализа. - Анализ показателей эффективности процессов. Для этого этапа подойдет любая подтвержденная статистическая информация: графики, диаграммы, анализ «причина-следствие», дисперсия, пробелы в производстве.
В этом полезны отчеты и диаграмма Ганта в Worksection:
- Анализ жизнеспособности процесса, корректировка и постановка новых задач. Эмпирически можно проследить эффективность процесса, его потенциал и гибкость в условиях динамики рынка. А так же можно проанализировать отчеты, бюджет и нагрузку на коллектив.
- Повышение эффективности планирования. На этом этапе происходит корректировка задач для их гармоничной интеграции в систему. Даже в условиях экономии бюджета, этот шаг должен иметь ресурсную базу (как кадров, так и средств) при условии, что корректировка приведет к положительным результатам с высокой степенью вероятности.
- Ввод улучшений. Этот этап является внедрением базовых концепций в полевые условия. Возможно обучение персонала.
Для реализации процессно-ориентированного менеджмента потребуется использование всех ресурсов компании.
Постфактум необходимо регулярно проводить мониторинг и не останавливаться на достигнутом: разовое внедрение инноваций не даст необходимого эффекта.
Вердикт
Управление на основе процессов — это высокоэффективный инструмент для того, чтобы клиенты остались лояльны компании, их потребности были удовлетворены. Источником процессно-ориентированного проектного управления PBPM служит понимание ключевых процессов в бизнес-среде, человеческой поведенческой психологии и других причастных факторов.
Задачи и цели могут со временем меняться,
но видение компании — никогда.
Руководители постоянно регулируют структуру и функции департаментов организации, дабы получить максимальную эффективность.
Стоит учитывать такие факторы переменности, как уровень клиентских ожиданий, рост и падение экономических показателей, разработка и внедрение инноваций, работа с кадрами, которые смогут взять на себя ответственность за эффективную работу в необходимом сегменте.
Полноценное использование PBPM позволит компании добиться реальных и наглядных результатов.