6 ноября 2017   •   Никита Красноперов   •   11 min read

Процессно-ориентированное управление для живых людей

Процессно-ориентированное управления проектами PBPM — относительно новая методика решения задач (получила распространение в 2003 году), стоящих перед организацией. Главной особенностью Process-Based Project Management является акцент на построении процессов, а не функций. Но обо все по порядку.

Современный бизнес-подход требует от компаний четкого понимания целей, задач и единственной миссии, к достижению которой компания стремится.

Цели могут меняться, задачи — обновляться,
но миссия — никогда.

Ее можно сравнить с высшей целью, музой писателя. У Эдгара Аллана По это была Элеонора, у Данте — Беатриче, у Наполеона — власть над Европой. Бизнес же выбирает себе миссию более скромную, но не менее важную для получения дохода и его увеличения (например, продать всем людям Земли шоколадные батончики, или сделать мир гладким, как шелк).

Эта миссия является хоть и трудно досягаемой, но реальной перспективой.

О ней нельзя забывать во время стратегического планирования всех видов деятельности компании (как внутреннего развития, так и внешнего). Каждый менеджер высшего звена заинтересован в том, чтобы подчиненные знали свой функционал и его место в общем стремлении к решению задач. В этом полезен Worksection, где каждый коллега в курсе ключевых проектов, профильных проектов и всегда может увидеть свой вклад в миссию компании.

Свой вклад в работу компании

В Worksection каждый может видеть свой вклад и это мотивирует

Как узнать организацию, которая использует процессное управление?

Для такой компании бизнес — это совокупность процессов, стратегических планов, устойчивой системы улучшений и их стандартизация.

  • Процессно-ориентированный менеджмент позволяет снизить стоимость производства, издержки, и выстроить гармонию между миссией и решениями руководства. Также улучшаются методы распределения затрат, так как они основываются на вычислении эффективности деятельности. Такое управление позволяет соответствовать любой системе стандартов.
  • Процессно-ориентированный подход управления проектами означает, что каждый шаг заранее проверяется и тестируется, каждый проект проходит демо-стадию. Также метод хорошо работает и в административной среде компаний.
  • Каждый участник проекта понимает важность своей работы, направленной на достижение миссии.

Структура и особенности

Так, до старта реализации проекта или процесса, план проходит тщательный анализ на соответствие высших целей компании. Если они совпадают, то проекту дается зеленый свет, если разнятся — проект отправляют на доработку. Каждый такой проект добавляет новый штрих к целям, задачам и стратегическим особенностям развития компании.

Процессно-ориентированное управления проектами PBPM означает, что любой проект необходимо разделить на последовательный ряд подпунктов-задач, которая полностью описывает дедлайн, цели, исполнителей и подрядчиков. Также, что немаловажно, метод требует четкого и оговоренного заранее бюджета и общих временных рамок. В Worksection создать задачу с подзадачами и указать все нюансы можно просто во время обсуждения.

Подзадачи в Worksection

Первый уровень — проект, второй — задача, а третий подзадача

Такой метод сам является гарантом того, что все проекты направлены на общий результат. При ориентации сервиса и услуг на клиента, его удовлетворенность в приоритете. Также планка качества предлагаемых товаров и услуг является приоритетной характеристикой.

Process-Based Project Management родился в Штатах полтора десятилетия назад, став заменой методу Lean Six Sigma (все, что мешает достижению цели — подлежит удалению), разработанному в компании Motorola в 1986 году.
А «Шесть сигм» стали компиляцией идеи снижения количества вариантов процесса и проектного менеджмента, разработанного в середине ХХ века в руководстве концерна Toyota.

По сути, процесс-менеджмент и проект-менеджмент являются антагонистами (в своих крайних проявлениях, так как во втором случае часто создаются и применяются проекты, которые не соответствуют общей цели и миссии).

Маргит Остерлок и Джетта Фрост в своей книге Prozessmanagement als Kernkompetenz: Wie Sie Business Reengineering strategisch nutzen können, разобрали суть подхода. Согласно методологии авторов, процессно-ориентированный подход при реализации проектов имеет прямую зависимость от совокупности процессов, стратегических решений и структуры компании, в которых любой процесс подчиняется общей стратегии.

Это значит:

  1. Сначала надо составить конечный вид последующего развития и будущего компании, а также вложить в это видение все ценности компании.
  2. После этого — запустить все бизнес-процессы, которые будут шагами к достижению цели (одной промежуточной или конечной миссии).
  3. И лишь потом создать структуру, которая будет полностью отвечать требованиям процессов.
Процессно-ориентированное проектное управление PBPM является противоположностью системы,
основной акцент которой ставится на функциях проектов.

Вот отличия:

  • При акценте на процессы, упор делается на гармоничную кооперацию различных департаментов внутри компании, их сотрудничество в достижении общих целей и конкретных задач — создание продукта надлежащего качества в максимально сжатые сроки.
  • Процессно-ориентированное проектное управление PBPM подразумевает передачу полномочий по принятию решений исполнителю, который работает опираясь на гарвардскую стратегию «Win-Win».
  • Компании менее остро переживают кардинальные изменения во внутренней и внешних средах (изменение конъюнктуры рынка, потребительских предпочтений и т.д).
  • Системная интеграция каждого процесса в сквозную систему, позволяет унифицировать весь процесс производства: логистическую тактику, изготовление товара (производство услуги), сбыт. Упор делается на полный расчет работы департаментов внутри компании и деятельности с внешними контрагентами.

Шесть этапов управления
на основе процессов

  1. Нахождение вектора процесса. Любой процесс должен иметь рациональный смысл и четкую цель, прописанную в сопроводительных документах с максимально раскрытой сутью (каждый работник должен полностью понимать свои задачи и цели, поставленные перед ним).
    В этом этапе необходимо подготовить всю законодательную базу, которой будут руководствоваться работники всех департаментов компании. Должностные инструкции также следует разрабатывать в этот период.
  2. Установка стандартов измерения эффективности процессов. Любой процесс должен иметь оценочный ресурс, который позволит проанализировать его жизнеспособность. С помощью этого инструмента, в дальнейшем процесс будет совершенствоваться и его циклы будут сокращаться по времени.
    Оценка должна строится на сухой статистике для последующего анализа.
  3. Анализ показателей эффективности процессов. Для этого этапа подойдет любая подтвержденная статистическая информация: графики, диаграммы, анализ «причина-следствие», дисперсия, пробелы в производстве.
    В этом полезны отчеты и диаграмма Ганта в Worksection:
    Диаграмма Ганта в Worksection
  4. Анализ жизнеспособности процесса, корректировка и постановка новых задач. Эмпирически можно проследить эффективность процесса, его потенциал и гибкость в условиях динамики рынка. А так же можно проанализировать отчеты, бюджет и нагрузку на коллектив.
  5. Повышение эффективности планирования. На этом этапе происходит корректировка задач для их гармоничной интеграции в систему. Даже в условиях экономии бюджета, этот шаг должен иметь ресурсную базу (как кадров, так и средств) при условии, что корректировка приведет к положительным результатам с высокой степенью вероятности.
  6. Ввод улучшений. Этот этап является внедрением базовых концепций в полевые условия. Возможно обучение персонала.
    Для реализации процессно-ориентированного менеджмента потребуется использование всех ресурсов компании.

Постфактум необходимо регулярно проводить мониторинг и не останавливаться на достигнутом: разовое внедрение инноваций не даст необходимого эффекта.

Вердикт

Управление на основе процессов — это высокоэффективный инструмент для того, чтобы клиенты остались лояльны компании, их потребности были удовлетворены. Источником процессно-ориентированного проектного управления PBPM служит понимание ключевых процессов в бизнес-среде, человеческой поведенческой психологии и других причастных факторов.

Задачи и цели могут со временем меняться,
но видение компании — никогда.

Руководители постоянно регулируют структуру и функции департаментов организации, дабы получить максимальную эффективность.

Стоит учитывать такие факторы переменности, как уровень клиентских ожиданий, рост и падение экономических показателей, разработка и внедрение инноваций, работа с кадрами, которые смогут взять на себя ответственность за эффективную работу в необходимом сегменте.

Полноценное использование PBPM позволит компании добиться реальных и наглядных результатов.

Опубликовать

Бизнес-кейсы
Искали инструмент, который интегрируем за пару месяцев, с приятным и понятным для команды интерфейсом. Пробовали разные таск-трекеры всей командой, и через время наткнулись на Worksection в интернете. Посмотрели видеоролики, создали аккаунт, закинули пару проектов и поразились насколько он удобен для нашей компании.
6 августа 2019   •   8 min read
Бизнес-кейсы
О компании: Консалтинговое агентство;120 сотрудников в СНГ секторе;Более 10 лет на рынке;Более 500 успешных проектов;Клиенты: Чех Post Print House, BogushTime, Water Energy, Global Security Technologies...
27 июня 2019   •   7 min read
Бизнес-кейсы
Worksection помогает настроить работу целого агенства. Если не фиксировать задачи, то есть очень большая вероятность что-то упустить.  
20 июня 2019   •   6 min read
Мы в соц-сетях
esc
Поделиться в
esc
Лучшая система управления проектами
Worksection
Попробовать бесплатно
уже есть аккаунт
Войти
Новинки Кейсы PM Книги
Найти
Видео Диаграмма Ганта Отчёт План Интеграции Уведомления Еще 48...
Видео Диаграмма Ганта Отчёт План Интеграции Уведомления Бизнес процесс Проектный менеджмент Roman.ua Теория Рецензия Artjoker Шесть Сигм Бережливое производство App Android IOS Задачи Календарь Связи Подзадачи UI Статусы Метки Отчёты Затраты Учёт времени Учёт финансов Горящие задачи Экспорт Фильтр Комментарии Сhecklist Таймер Документы Топ 10 Файлы Ответственный Поиск Безопасность Интервью Развитие команды Развитие лидера Саморазвитие Креативные команды Маркетинг команды IT команды Сервисные компании TOP 10 Рецензии Бизнес-процесс Акции Советы Партнерство Канбан
Лучшая система управления проектами
Worksection
Попробовать бесплатно
уже есть аккаунт
Войти