Як створити канбан-дошку в Excel, Teams, Notion, Azure та Worksection

1. Натисніть на область статусу у вікні редагування завдання та виберіть потрібний статус. Наприклад, «Нове» або «До виконання».
   
   
   
2. Використовуйте готові набори статусів Worksection або створюйте власні в налаштуваннях акаунту. Це допоможе адаптувати їх до робочого процесу вашої команди.
   
   
   

Крок 2: Відображення завдань на канбані

1. Перейдіть на сторінку Завдань і оберіть Канбан.
   
   
   
2. Система автоматично організує завдання у вигляді канбан-дошки на основі статусів.
3. Для переміщення завдань канбаном просто перетягніть їх у відповідний стовпець.
   
   
   

Крок 3: Різновиди канбану в Worksection

• Канбан по людях для оцінки навантаження команди та ефективного розподілу завдань.
  
  
  
• Канбан по днях для огляду поточних та найближчих дедлайнів завдань.
  
  
  
• Канбан проєктів та моніторингу етапів проєктів на рівні всієї компанії.
  
  
  

Крок 4: Моніторинг і оптимізація робочих процесів

1. Відстеження прогресу: Переміщуйте завдання між колонками за допомогою функції перетягування.
2. Аналіз ефективності: Використовуйте вбудовану аналітику для відстеження швидкості виконання завдань, виявлення вузьких місць і забезпечення дотримання термінів.
3. Оптимізація процесів: Регулярно переглядайте, щоб підтримувати ефективність і збалансоване навантаження команди.

Переваги та недоліки використання канбану Worksection 

1. Відкрийте Excel і створіть нову порожню табличку.
2. Додайте новий аркуш за допомогою кнопки «+» і назвіть його «Канбан».

1. Додайте рядок заголовків у верхній частині аркуша, щоб позначити етапи робочого процесу, наприклад, «До виконання», «В роботі» та «Завершено».
2. Відрегулюйте ширину колонок, щоб у них було достатньо місця для деталей завдань.
3. Використовуйте різні кольори для заголовків колонок, щоб візуально розрізняти етапи робочого процесу.

1. Додайте новий аркуш за допомогою кнопки «+» і назвіть його «Картки». Тут ви створюватимете шаблон карток.
2. Намалюйте контур першої картки, виділивши область і використавши інструмент «Заливка».
3. Додайте ключові деталі завдання, такі як пріоритет, статус і відповідальна особа.
4. Використовуйте умовне форматування, щоб виділити прострочені завдання або завдання з високим пріоритетом, щоб критична інформація була помітною.

1. Виконуючи завдання, переміщуйте їх між колонками за допомогою Ctrl + X (вирізати) та Ctrl + V (вставити).
2. Додайте фільтри або параметри сортування, щоб зосередитися на певних категоріях чи членах команди.
3. Регулярно оновлюйте дошку, щоб вона залишалася актуальною та відображала прогрес проєкту.

Переваги та недоліки використання Excel

1. Відкрийте Microsoft Teams і перейдіть до каналу, де потрібно створити канбан-дошку.
2. Натисніть кнопку «+» у верхній частині каналу, щоб додати нову вкладку.
3. Виберіть зі списку застосунків опцію «Tasks by Planner and To Do».
4. Оберіть «Створити новий план» або виберіть існуючий.
5. Введіть опис та назву для плану й натисніть «Зберегти», щоб завершити налаштування.

1. Визначте етапи робочого процесу, такі як «До виконання», «В роботі» та «Завершено», додаючи «відра» (buckets) у Planner.
2. Натисніть «Додати завдання» під відповідним «відром».
3. Введіть деталі завдання, такі як назва, кінцевий термін та відповідальний.
4. Натисніть «Додати завдання», щоб зберегти кожну картку.

1. Використовуйте опцію «Призначити», щоб розподілити завдання між членами команди.
2. Для обговорень використовуйте розділ «Коментарі» в картках завдань.
3. Додавайте до завдань відповідні файли для швидкого доступу.

1. Перетягуйте картки завдань між «відрами», щоб відобразити їхній прогрес.
2. У Planner скористайтеся поданням «Графіки», щоб візуалізувати статуси завдань і показники продуктивності команди через графіки та зведення.

Переваги та недоліки використання Microsoft Teams 

1. Відкрийте Notion або зайдіть на вебсайт через браузер.
2. У бічному меню натисніть «Додати сторінку», щоб створити новий робочий простір.
3. Дайте сторінці відповідну назву, наприклад, «Канбан проєкту» або «Робочий процес команди», щоб чітко визначити її призначення.

Крок 2: Додавання канбану

1. На новій сторінці введіть /​Board view і натисніть Enter.
2. Notion створить дошку з типовими колонками, такими як «До виконання», «В роботі» та «Завершено». Натисніть на заголовки колонок, щоб перейменувати їх відповідно до вашого робочого процесу.
   
   

Крок 3: Налаштування колонок і карток

1. Під кожною колонкою натисніть «Новий», щоб створити картку завдання. Введіть назву завдання та натисніть Enter для збереження.
2. Відкрийте картку завдання, щоб додати інформацію, таку як опис, чек-листи, дедлайни та імена відповідальних осіб.
3. Скористайтеся опцією «Додати властивість», щоб додати поля, наприклад, пріоритет, теги чи додаткові дедлайни для кращого відстеження завдань і етапів.

Крок 4: Вбудовування віджетів і інструментів

1. Введіть /​embed, щоб додати такі інструменти, як календарі, документи чи зовнішні посилання.
2. Підключіть канбан-дошку до таймлайну чи баз знань, щоб створити комплексну структуру управління проєктами.

1. Увійдіть у свій обліковий запис через портал Azure DevOps.
2. На панелі інструментів натисніть «New Project».
3. Введіть назву проєкту та за потреби додайте опис.
4. Виберіть видимість: публічну (доступну для всіх) або приватну (з обмеженим доступом).
5. Оберіть шаблон процесу, що відповідає роботі вашої команди.
6. Натисніть «Create», щоб завершити налаштування проєкту.

Крок 2: Налаштування канбан-дошки

1. Перейдіть до меню проєкту: «Boards» > «Boards», щоб відкрити стандартну канбан-дошку.
2. У розділі «Columns» можна додавати, перейменовувати або видаляти колонки, щоб вони відповідали етапам вашого робочого процесу.
3. У налаштуваннях дошки визначте обмеження на кількість завдань у роботі (WIP limits) для кожної колонки, щоб уникнути перевантаження.

Крок 3: Додавання робочих елементів і налаштування колонок

• Натисніть «New Work Item» і виберіть тип (наприклад, User Story, Task, Bug).
• Введіть деталі, такі як назва й опис, та призначте завдання учаснику команди.
• Збережіть зміни, щоб додати елемент на дошку.

• У налаштуваннях дошки перейдіть до розділу «Cards», щоб визначити, які поля (наприклад, пріоритет, кінцевий термін) відображатимуться на кожній картці завдання.

Крок 4: Використання розширеної аналітики та звітів

1. У меню «Boards» > «Analytics» переглядайте метрики, такі як діаграми накопичення потоку (Cumulative Flow Diagrams) та час циклу (Cycle Time), щоб отримати уявлення про вузькі місця у процесі й тренди продуктивності.
2. Використовуйте вбудовані звіти прогресу, щоб створювати кастомізовані панелі інструментів, які відстежують прогрес і виділяють області, що потребують уваги.

• Worksection: Зручне рішення з вбудованим канбаном, що не потребує додаткових налаштувань.
• Excel: Знайомий та простий у використанні, однак потребує ручного налаштування та оновлення.
• Teams: Інтуїтивний для користувачів Microsoft 365 з можливістю швидкої інтеграції в існуючі робочі процеси.
• Notion: Високий рівень кастомізації та легка навігація, ідеально підходить для креативних процесів.
• Azure: Потужний, але потребує більше часу на освоєння; найкраще підходить для технічних команд.

• Worksection: Обговорення в межах завдань, оновлення в реальному часі та контрольований доступ для клієнтів.
• Excel: Обмежена можливість спільної роботи в реальному часі без додаткових інструментів, таких як OneDrive чи Google Drive.
• Teams: Безперебійна співпраця через вбудований чат, спільне використання файлів і розподіл завдань.
• Notion: Спільне редагування та гнучкий доступ до завдань, однак обмежений контроль дозволів.
• Azure: Потужні функції для співпраці, орієнтовані на розробників програмного забезпечення, включно із залежностями завдань і swimlanes.

• Worksection: Інтеграція через API та автоматизація завдяки Zapier.
• Excel: Обмежені вбудовані інтеграції, але добре працює з іншими інструментами Microsoft.
• Teams: Інтеграція з екосистемою Microsoft і сторонніми застосунками.
• Notion: Використовує зовнішні віджети й інтеграції для гнучкості.
• Azure: Глибока інтеграція з іншими інструментами Azure DevOps, такими як pipelines та репозиторії.

• Worksection: Можливість налаштовувати статуси для адаптації дошки до різних робочих процесів.
• Excel: Повна кастомізація, але ручні зміни займають багато часу.
• Teams: Обмежені можливості налаштування в Planner, але їх достатньо для базових потреб.
• Notion: Висока кастомізація для переглядів завдань.
• Azure: Високий рівень налаштування робочих процесів і аналітики.

Розширена аналітика

• Worksection: Вбудована звітність та аналітика для відстеження часу, продуктивності завдань і бюджету.
• Excel: Основні графіки й діаграми потребують ручного налаштування.
• Teams: Обмежена аналітика через вбудовані графіки Planner.
• Notion: Мінімальна аналітика без ручного налаштування.
• Azure: Потужні інструменти звітності, включно з діаграмами Ганта та cycle time metrics.