•     •   3 min read

Автоматизація постановки завдань: Google Sheets + Worksection

Продовжуємо знайомити вас з можливостями прямої інтеграції з Zapier.

Сьогодні ми в деталях пояснимо як автоматизувати процес постановки завдань через Google Sheets у Worksection. Для початку, розповімо трохи про Zapier.

Довідка про Zapier

Zapier з’єднує різні онлайн-платформи за допомогою автоматизованих процесів (або ж «запів»), уможливлюючи обмін даними між ними.

Таким чином, налаштування автоматизованих дій стає доступним у Worksection завдяки Zapier, скорочуючи комплексну процедуру до кількох легких кроків. Це значно полегшує управління повсякденними задачами, автоматизуючи їх і вивільняючи час для пріоритетніших справ.

Далі, перейдімо до конкретного прикладу та налаштуємо автоматизацію між Google Sheets та Worksection.

Google Sheets + Worksection

Ми підготували для вас практичний кейс, де ми разом налаштуємо та протестуємо роботу автоматизації, а саме: процес автоматичного створення завдання в системі Worksection при заповненні рядка у відповідній таблиці Google Sheets. 

Налаштування тригера 

Тригером ми обираємо «New Spreadsheet Row in Google Sheets». Таким чином, заповнення рядка в обраному аркуші таблиці Google Sheets викликатиме дію в акаунті Worksection.

Додавання аркуша

Щоб додати необхідний аркуш, спочатку необхідно авторизуватись в акаунті Google. Потім у вкладці «Trigger» обираємо потрібний аркуш в заданій таблиці. 


Далі потрібно дати системі протестувати тригер і ви готові перейти до наступного етапу.

Налаштування дії

Дією ми обираємо «Create task in project», створення завдання в проєкті:


Після авторизації у Worksection вам потрібно ввести дані для автоматичного заповнення завдання даними з таблиці. 

У цій статті ми надаємо приклад заповнення полів. При налаштуванні власної автоматизації у вас буде можливість кастомізувати їх під власні потреби.
Текст можна ввести як власноруч, так і вставити відповідні клітинки із Google Sheets, які будуть автоматично інтегровані в задачу після їх заповнення.

Ми розробили для вас детальну відеоінструкцію, яка допоможе при налаштуванні процесу автоматизації. Тож для детальнішого ознайомлення з алгоритмом переходьте на наш YouTube-канал 🎥

Чим буде корисна така автоматизація?

Можливості використання обмежуються лише вашими бізнес-потребами. Zapier служить надійним асистентом, до якого можна перенести виконання рутинних задач, ефективно звільняючи час для більш важливих справ.

Зокрема автоматизація Google Sheets + Worksection допомагає з:

Плануванням ресурсів для проєктного менеджера

Сценарій

Проєктний менеджер великої ІТ-компанії відповідає за розподіл ресурсів між численними проєктами. Враховуючи змінний обсяг роботи та потреби різних проєктів, є потреба утримувати баланс між завантаженістю команди та ефективним виконанням проєктів.

Автоматизація:  Використання Zapier для створення автоматизованого процесу, який при додаванні інформації в таблиці Google Sheets автоматично створює завдання в Worksection. Конфігурація Zapier працюватиме таким чином, щоб для кожного проєкту, зазначеного в таблиці, створювалась відповідна задача у Worksection з деталями по ресурсах, пріоритетності та термінах.

Відстежування надходження замовлень клієнту

Сценарій

Невеликий онлайн-магазин на початку своєї діяльності може використовувати автоматизацію з Google Sheets для відстежування нових замовлень. Кожен рядок таблиці містить деталі замовлення, включаючи ім’я клієнта, електронну пошту, список товарів та дату замовлення.

Автоматизація: Коли співробітник додає новий рядок до таблиці, Zapier автоматично створює нове завдання в Worksection для обробки замовлення, де команда може відстежувати статус обробки, відправки та доставки товару.

Планування маркетингових кампаній

Сценарій

Маркетинговий відділ планує кампанії, використовуючи Google Sheets для розподілу завдань, встановлення дедлайнів та визначення відповідальних осіб.

Автоматизація: Заповнення рядка в таблиці з інформацією про нове завдання в рамках компанії автоматично створює завдання у Worksection у відповідному проєкті.

Підсумуємо

Таким чином, ми успішно ознайомились з функціями інтеграції Worksection і Zapier, використовуючи як приклад легку автоматизацію через Google Sheets. Ця інформація спрямована на покращення ваших навичок у сфері управління проєктами, дозволяючи ефективніше організовувати робочий процес та сприяти прогресу вашого бізнесу. 

esc
Поділитись у
или
Школа PM
У динамічному бізнес-середовищі важливо мати чітко визначений стратегічний план. Стратегічний план працює як дорожня карта для керування організаціями, сприяє адаптації та використанню можливостей. Cтворення...
15 травня 2024   •   17 min read
Школа PM
Це друга частина нашого матеріалу про процес стратегічного планування. Переходьте за посиланням, щоб ознайомитися з ним з самого початку. А якщо ви вже це зробили, ласкаво просимо до наступної частини...
15 травня 2024   •   12 min read
Школа PM
Це заключна частина нашого великого матеріалу з детальним описом процесу стратегічного планування. Щоб прочитати його від початку, натисніть на посилання. Крок 1: Застосуйте SWOT для встановлення пріоритетів...
15 травня 2024   •   14 min read
Почніть роботу прямо зараз
Введіть, будь ласка, свій справжній email 🙂