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Atribuir tarefas automaticamente: Google Sheets + Planilha

Con­tin­u­amos a apre­sen­tar as pos­si­bil­i­dades de inte­gração dire­ta com o Zapi­er. Hoje, vamos dar uma olha­da mais de per­to em como você pode autom­a­ti­zar o proces­so de definição de tare­fas a par­tir do Google Sheets no Work­sec­tion. Primeiro, vamos falar um pouco sobre Zapi­er.

Sobre o Zapier

Zapi­er conec­ta difer­entes platafor­mas online por meio de proces­sos autom­a­ti­za­dos (ou zaps”), per­mitin­do a tro­ca de dados entre elas.

Dessa for­ma, o Zapi­er tor­na pos­sív­el con­fig­u­rar ações autom­a­ti­zadas no Work­sec­tion, reduzin­do um proces­so com­plexo a alguns pas­sos sim­ples. Isso facili­ta muito a gestão das tare­fas do dia a dia, autom­a­ti­zan­do-as e liberan­do tem­po para coisas mais importantes.

Vamos ao que inter­es­sa e con­fig­u­rar a automação entre o Google Sheets e o Worksection.

Google Sheets + Worksection

Preparamos um caso práti­co para você, onde ire­mos con­fig­u­rar e tes­tar a automação, ou seja, o proces­so de cri­ação automáti­ca de uma tare­fa no sis­tema de work­space ao preencher uma lin­ha na tabela cor­re­spon­dente do Google Sheets.

Con­fig­u­ran­do um gatilho

Sele­cionamos Nova lin­ha de planil­ha no Google Sheets” como o gatil­ho. Ao faz­er isso, preencher uma lin­ha na planil­ha do Google Sheets sele­ciona­da acionará uma ação na con­ta do Worksection.

Adi­cio­nan­do uma planilha

Para adi­cionar a planil­ha necessária, você deve primeiro faz­er login na sua con­ta do Google. Depois, na aba Gatil­ho”, sele­cione a planil­ha dese­ja­da na tabela especificada.


Depois, deixe o sis­tema tes­tar o gatil­ho, e você estará pron­to para pas­sar para a próx­i­ma etapa.

Con­fig­u­rações da ação

Sele­cionamos Cri­ar tare­fa no pro­je­to” como a ação:


Após a fase de autor­iza­ção no Work­sec­tion, você pre­cisa inserir dados para preencher auto­mati­ca­mente a tare­fa com infor­mações da tabela.

Neste arti­go, dare­mos um exem­p­lo de como preencher os cam­pos. Ao con­fig­u­rar sua própria automação, você terá a opor­tu­nidade de per­son­al­izá-la de acor­do com suas necessidades.

Você pode inserir o tex­to man­ual­mente ou colar as célu­las rel­e­vantes do Google Sheets, que serão integradas auto­mati­ca­mente na tare­fa uma vez preenchidas.

Preparamos um tuto­r­i­al em vídeo detal­ha­do para ajudá-lo a con­fig­u­rar o proces­so de automação. Por­tan­to, para saber mais sobre o algo­rit­mo, por favor, con­fi­ra nos­so canal no YouTube 🎥

Qual é a util­i­dade de tal automação?

As pos­si­bil­i­dades de uso são lim­i­tadas ape­nas pelas neces­si­dades do seu negó­cio. O Zapi­er serve como um assis­tente con­fiáv­el para o qual você pode trans­ferir tare­fas rotineiras, liberan­do efe­ti­va­mente tem­po para coisas mais importantes.

Em par­tic­u­lar, a automação do Google Sheets + Work­sec­tion aju­da com:

Plane­ja­men­to de recur­sos para o ger­ente de projeto

O caso

Um ger­ente de pro­je­to em uma grande empre­sa de TI é respon­sáv­el por alo­car recur­sos em vários pro­je­tos. Dadas as difer­entes dimen­sões e neces­si­dades de difer­entes pro­je­tos, é necessário equi­li­brar a car­ga de tra­bal­ho da equipe, garan­ti­n­do que os pro­je­tos sejam concluídos.

Automação: Use o Zapi­er para cri­ar um proces­so autom­a­ti­za­do que cria tare­fas auto­mati­ca­mente no Work­sec­tion quan­do infor­mações são adi­cionadas ao Google Sheets. A con­fig­u­ração do Zapi­er fun­ciona crian­do uma tare­fa cor­re­spon­dente no Work­sec­tion para cada pro­je­to lis­ta­do na planil­ha, com detal­h­es sobre recur­sos, pri­or­i­dade e cronograma.

Acom­pan­hamen­to da entre­ga de pedi­dos ao cliente

O caso

Uma peque­na loja online que está começan­do pode usar a automação com o Google Sheets para acom­pan­har novos pedi­dos. Cada lin­ha na planil­ha con­tém detal­h­es do pedi­do. Ess­es incluem nome do cliente, e‑mail, lista de pro­du­tos e data do pedido.

Automação: Quan­do um fun­cionário adi­ciona uma nova lin­ha à planil­ha, o Zapi­er cria auto­mati­ca­mente uma nova tare­fa no Work­sec­tion para proces­sar o pedi­do, onde a equipe pode acom­pan­har o sta­tus do proces­sa­men­to, envio e entre­ga do produto.

Plane­ja­men­to de cam­pan­has de marketing

O caso

O depar­ta­men­to de mar­ket­ing está plane­jan­do cam­pan­has e está usan­do o Google Sheets para atribuir tare­fas, definir pra­zos e iden­ti­ficar responsáveis.

Automação: Preencher uma lin­ha na planil­ha com infor­mações sobre uma nova tare­fa den­tro da empre­sa cria auto­mati­ca­mente uma tare­fa no Work­sec­tion no pro­je­to correspondente.

Para resumir

Até ago­ra, demon­stramos com suces­so as capaci­dades de inte­gração do Work­sec­tion e do Zapi­er, usan­do o Google Sheets como um exem­p­lo de automação fácil. Esta infor­mação tem como obje­ti­vo ajudá-lo a apri­morar suas habil­i­dades de geren­ci­a­men­to de pro­je­tos, orga­ni­zar seu fluxo de tra­bal­ho de maneira mais efi­ciente e con­tribuir para o pro­gres­so do seu negócio.

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