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Attribuer des tâches automatiquement : Google Sheets + Feuille de travail
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Gestion de projet

Attribuer des tâches automatiquement : Google Sheets + Feuille de travail

Nous con­tin­uons à vous présen­ter les pos­si­bil­ités de l’in­té­gra­tion directe avec Zapi­er. Aujour­d’hui, nous allons exam­in­er de plus près com­ment vous pou­vez automa­tis­er le proces­sus de créa­tion de tâch­es depuis Google Sheets dans Work­sec­tion. Tout d’abord, par­lons un peu de Zapi­er.

À pro­pos de Zapier

Zapi­er con­necte dif­férentes plate­formes en ligne via des proces­sus automa­tisés (ou “zaps”), per­me­t­tant ain­si l’échange de don­nées entre elles.

De cette manière, Zapi­er rend pos­si­ble la mise en place d’ac­tions automa­tisées dans Work­sec­tion, réduisant un proces­sus com­plexe à quelques étapes sim­ples. Cela facilite con­sid­érable­ment la ges­tion des tâch­es quo­ti­di­ennes, en les automa­ti­sant et en libérant du temps pour des choses plus importantes.

Pas­sons aux choses sérieuses et met­tons en place l’au­toma­ti­sa­tion entre Google Sheets et Worksection.

Google Sheets + Worksection

Nous avons pré­paré un cas pra­tique pour vous, où nous allons met­tre en place et tester l’au­toma­ti­sa­tion, c’est-à-dire le proces­sus de créa­tion automa­tique d’une tâche dans le sys­tème de work­space lorsque l’on rem­plit une ligne dans le tableau Google Sheets correspondant. 

Con­fig­u­ra­tion d’un déclencheur

Nous sélec­tion­nons “Nou­velle ligne de feuille de cal­cul dans Google Sheets” comme déclencheur. Cela sig­ni­fie que rem­plir une ligne dans la feuille de cal­cul Google Sheets sélec­tion­née déclenchera une action dans le compte Worksection.

Ajout d’une feuille

Pour ajouter la feuille de cal­cul req­uise, vous devez d’abord vous con­necter à votre compte Google. Ensuite, dans l’on­glet “Déclencheur”, sélec­tion­nez la feuille req­uise dans le tableau spécifié. 


Ensuite, lais­sez le sys­tème tester le déclencheur, et vous êtes prêt à pass­er à l’é­tape suivante.

Paramètres de l’action

Nous sélec­tion­nons “Créer une tâche dans le pro­jet” comme action :


Après l’é­tape d’au­tori­sa­tion dans Work­sec­tion, vous devez entr­er des don­nées pour rem­plir automa­tique­ment la tâche avec les don­nées du tableau. 

Dans cet arti­cle, nous vous don­nerons un exem­ple de la manière de rem­plir les champs. Lorsque vous con­fig­urez votre pro­pre automa­ti­sa­tion, vous aurez l’op­por­tu­nité de l’adapter à vos pro­pres besoins.

Vous pou­vez soit saisir du texte manuelle­ment, soit coller les cel­lules per­ti­nentes de Google Sheets, qui seront automa­tique­ment inté­grées dans la tâche une fois qu’elles seront remplies.

Nous avons pré­paré un tuto­riel vidéo détail­lé pour vous aider à met­tre en place le proces­sus d’au­toma­ti­sa­tion. Donc, pour en savoir plus sur l’al­go­rithme, veuillez con­sul­ter notre chaîne YouTube 🎥

À quoi sert une telle automatisation ?

Les pos­si­bil­ités d’u­til­i­sa­tion sont lim­itées seule­ment par vos besoins pro­fes­sion­nels. Zapi­er sert d’as­sis­tant fiable auquel vous pou­vez con­fi­er des tâch­es répéti­tives, libérant ain­si effi­cace­ment du temps pour des choses plus importantes.

En par­ti­c­uli­er, l’au­toma­ti­sa­tion Google Sheets + Work­sec­tion aide avec :

Plan­i­fi­ca­tion des ressources pour le chef de projet

Le cas

Un chef de pro­jet dans une grande entre­prise infor­ma­tique est respon­s­able de l’at­tri­bu­tion des ressources à de nom­breux pro­jets. Étant don­né l’é­ten­due et les besoins dif­férents des pro­jets, il est néces­saire de équili­br­er la charge de tra­vail de l’équipe tout en veil­lant à ce que les pro­jets soient terminés.

Automa­ti­sa­tion : Utilisez Zapi­er pour créer un proces­sus automa­tisé qui crée automa­tique­ment des tâch­es dans Work­sec­tion lorsque des infor­ma­tions sont ajoutées à Google Sheets. La con­fig­u­ra­tion de Zapi­er fonc­tionne en créant une tâche cor­re­spon­dante dans Work­sec­tion pour chaque pro­jet listé dans la feuille de cal­cul, avec des détails sur les ressources, la pri­or­ité et le timing. 

Suivi de la livrai­son des com­man­des au client

Le cas

Une petite bou­tique en ligne qui débute peut utilis­er l’au­toma­ti­sa­tion avec Google Sheets pour suiv­re les nou­velles com­man­des. Chaque ligne du tableau con­tient des détails sur la com­mande. Celles-ci inclu­ent le nom du client, l’e­mail, la liste des pro­duits et la date de commande.

Automa­ti­sa­tion : Lorsqu’un employé ajoute une nou­velle ligne au tableau, Zapi­er crée automa­tique­ment une nou­velle tâche dans Work­sec­tion pour traiter la com­mande, où l’équipe peut suiv­re l’é­tat du traite­ment, de l’ex­pédi­tion et de la livrai­son du produit.

Plan­i­fi­ca­tion de cam­pagnes marketing

Le cas

Le départe­ment mar­ket­ing prévoit des cam­pagnes et utilise Google Sheets pour attribuer des tâch­es, fix­er des dates d’échéance et iden­ti­fi­er des responsables.

Automa­ti­sa­tion : Rem­plir une ligne d’une feuille de cal­cul avec des infor­ma­tions sur une nou­velle tâche au sein de l’en­tre­prise crée automa­tique­ment une tâche dans Work­sec­tion dans le pro­jet correspondant.

Pour résumer

Jusqu’à présent, nous avons réus­si à démon­tr­er les capac­ités d’in­té­gra­tion de Work­sec­tion et Zapi­er en util­isant Google Sheets comme un exem­ple d’au­toma­ti­sa­tion facile. Ces infor­ma­tions sont des­tinées à vous aider à amélior­er vos com­pé­tences en ges­tion de pro­jet, à organ­is­er votre flux de tra­vail plus effi­cace­ment et à con­tribuer au pro­grès de votre entreprise.
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