Informazioni sull’Azienda:
Nel 2007, insieme a Slava Balbek, abbiamo fondato 2B.group — un’agenzia di design specializzata in progetti residenziali e commerciali. Negli ultimi anni, l’agenzia è diventata una delle principali aziende di design architettonico in Ucraina, ricevendo premi e riconoscimenti all’estero.
Successivamente, 2B.group si è trasformata in una nuova fondazione concettuale, che ha incluso due aziende: Bogdanova Bureau e Balbek Bureau.
Bogdanova Bureau si specializza in design d’interni, design di prodotti e gestione creativa.
Systematizzazione del Business
Il team di Bogdanova Bureau ha attraversato tutte le fasi di lavoro manuale, dove compiti e rapporti al termine venivano presentati in forma analogica: oralmente o per iscritto.
L’azienda è diventata riconoscibile nel mercato internazionale, e abbiamo attirato l’attenzione di clienti sia dall’Ucraina che dall’Europa. C’era un arretrato nei lavori: molti progetti, la necessità di impostare molte attività, e il nostro team è stato integrato con nuovi specialisti. Una seria sistematizzazione è diventata essenziale per mantenere ordine nei progetti e monitorare il lavoro del team.
Primo Esperimento
Ho introdotto un’applicazione per checklist nell’azienda. Questo è un elenco dove gli elementi completati vengono contrassegnati. E delle tabelle dove conservavamo i dati su compiti, scadenze e carichi di lavoro dei dipendenti.
Le checklist sono una soluzione eccellente per spezzare i compiti in elementi e seguire un elenco chiaro. Registravamo quotidianamente i compiti nelle checklist, il che era molto conveniente e comprensibile.
Secondo Esperimento
Ho partecipato a una formazione dove mi è stata proposta un programma sviluppato individualmente per il nostro bureau architettonico. Non abbiamo accettato questa proposta poiché sapevamo che tale sviluppo poteva richiedere troppo tempo e consumare troppe risorse per la preparazione e l’implementazione. E questo comportava rischi aggiuntivi, poiché la soluzione potrebbe semplicemente non adattarsi al team.
Successivamente, mi è stato consigliato di implementare il monitoraggio del tempo e mi è stata raccomandata una soluzione ucraina a tal fine. Così, siamo arrivati a Worksection — una soluzione semplice per la gestione dei progetti che ha un tracker del tempo integrato.
Adattamento Veloce — La Chiave del Successo
Eravamo pronti ad implementare un tracker di compiti. L’azienda utilizzava da tempo varie applicazioni dove le checklist potevano essere create e i compiti assegnati a vicenda. Quando abbiamo iniziato a implementare Worksection, il team ha accolto tranquillamente l’innovazione.
Ora possiamo usare un servizio invece di tabelle, applicazioni per checklist e chat per la corrispondenza.
Continuiamo a usare tabelle e chat, ma per scopi semplici — chat per corrispondenza, per dire o chiedere qualcosa rapidamente, e tabelle per rapporti.
Non tutti i dipendenti sanno l’inglese, e la maggior parte delle soluzioni nel mercato della gestione dei progetti opera in inglese. Questo diventa un vicolo cieco per i compiti più semplici. Worksection funziona nativamente in russo e ucraino, ed è anche tradotto in inglese, tedesco, polacco, spagnolo, e persino cinese.
Possiamo coinvolgere clienti da tutto il mondo nei progetti e lavorare attraverso Worksection.
Come Worksection Ha Aiutato nelle Fasi Iniziali
Le specificità del nostro lavoro includono un contatto costante con il cliente e la gestione di un gran numero di compiti. Poiché la percezione del design da parte di una persona è soggettiva, è necessario mantenere i clienti informati su cosa stiamo facendo e cosa è già stato fatto e rispondere rapidamente ai feedback. In Worksection, un cliente può essere aggiunto al progetto, consentendo loro di vedere i progressi dei compiti e partecipare alle discussioni. Il cliente può accedere e vedere come stanno procedendo le cose. Successivamente, abbiamo stabilito quanto segue:
- Compiti organizzati.
Abbiamo sempre mantenuto l’intero processo di lavoro ordinato, anche quando impostavamo compiti oralmente e attraverso le checklist. Ma ci ricordavamo solo dell’esistenza dei compiti. Nella lista dei compiti di Worksection, tutto il necessario è visibile immediatamente:
Ora sfruttiamo tutti i vantaggi del sistema nell’impostazione dei compiti. Inseriamo sempre una scadenza, una priorità, un responsabile, e quando necessario — spese di tempo e finanziarie.
- Tenuto conto di tutti i processi nell’azienda.
È importante comprendere di cosa è capace il tuo team. Se l’azienda non ha un sistema per misurare la produttività, l’approccio più semplice può essere implementato:
Produttività del Lavoro = tempo diviso per il numero di compiti completati.
In altre parole, dovresti capire quanto tempo un particolare compito richiederà al tuo dipendente o team.
Per calcolare il tempo medio, Worksection ha un timer:
Attualmente, stiamo implementando la funzione timer. Ogni dipendente, all’inizio di un compito, avvia il timer. Speriamo che in futuro l’utilizzo del timer diventi obbligatorio. Ciò che è conveniente è che le spese possono essere inserite a posteriori. Questo è particolarmente conveniente in situazioni di emergenza:
Perché il Monitoraggio del Tempo è Necessario
Probabilmente non ci sono progetti completamente privi di problemi. Nel campo del design, a volte si verificano momenti imprevisti. Worksection aiuta a registrare le deviazioni da “Piano A” e passare al “Piano B” di salvataggio.
tutta la cronologia delle azioni e del lavoro completato aiuta a capire dove si sono verificati ritardi, e il monitoraggio del tempo aiuta a identificare in quali fasi il team ha affrontato difficoltà.
Ora sappiamo sempre dove allocare più tempo e discutere i dettagli con il cliente in modo più approfondito, e dove il team può lavorare autonomamente.
Il timer aiuta a calcolare la produttività del team e a vedere il fatto del lavoro ripetuto, per stabilire una spesa aggiuntiva per il cliente in caso di modifiche non pianificate.
Accesso Flessibile per Ogni Persona
Worksection è diventato un luogo dove gestiamo non solo i progetti dei clienti ma anche le questioni amministrative dell’azienda e conserviamo documenti importanti. Avevamo bisogno di nascondere i compiti interni dai clienti e limitare l’accesso ai documenti amministrativi dai dipendenti regolari.
Colleghiamo anche persone su base remota, quindi è essenziale che vedano solo i compiti a cui sono coinvolti.
In Worksection, la visibilità è impostata facilmente. Per ogni progetto o compito individuale, la visibilità può essere configurata per dipartimenti, team, clienti o individui selezionati.
Corrispondenza Lavorativa in Chat e Messaggeri Crea Rumore
Nei messaggeri, rimane la comunicazione dal vivo, ma la maggior parte delle chat lavorative si trasforma in un deposito per discussioni non lavorative. La maggior parte delle persone è troppo pigra per passare ai messaggi personali, quindi la corrispondenza su faccende domestiche e cibo per animali a volte trapela nelle chat lavorative.
Worksection elimina il rumore informativo nelle chat e consente corrispondenza direttamente nel sistema. La cronologia degli eventi e i pensieri delle persone rimangono sempre sotto un compito specifico.
Lavorando attraverso Worksection, il team si libera dallo stress inutile e la direzione può stabilire un lavoro trasparente sia per i dipendenti che per i clienti.