À propos de l’entreprise :
En 2007, avec Slava Balbek, nous avons fondé 2B.group — un bureau de design spécialisé dans les projets résidentiels et commerciaux. Ces dernières années, le bureau est devenu l’une des entreprises de design architectural les plus reconnues en Ukraine, recevant des prix et des distinctions à l’étranger.
Ensuite, 2B.group s’est transformé en une nouvelle fondation conceptuelle, qui comprenait deux sociétés : le Bureau Bogdanova et le Bureau Balbek.
Le Bureau Bogdanova se spécialise dans le design d’intérieur, le design de produits et la gestion créative.
Systématisation des affaires
L’équipe du Bureau Bogdanova a traversé toutes les étapes du travail manuel, où les tâches et les rapports à la fin étaient soumis sous forme analogique : oralement ou par écrit.
L’entreprise est devenue reconnaissable sur le marché international, et nous avons attiré l’attention de clients tant en Ukraine qu’en Europe. Il y avait un retard dans le travail : de nombreux projets, un besoin de définir de nombreuses tâches, et notre équipe a été complétée par de nouveaux spécialistes. Une systématisation sérieuse est devenue essentielle pour maintenir l’ordre dans les projets et suivre le travail de l’équipe.
Premier expériment
J’ai introduit une application de checklist dans l’entreprise. C’est une liste où les éléments complétés sont marqués. Et des tableaux où nous tenions des données sur les tâches, les délais et les charges de travail des employés.
Les checklists sont une excellente solution pour décomposer les tâches en éléments et suivre une liste claire. Nous enregistrions les tâches quotidiennes dans des checklists, ce qui était très pratique et compréhensible.
Deuxième expériment
J’ai assisté à une formation où une programme développée individuellement pour notre bureau d’architecture m’a été proposé. Nous n’avons pas donné suite à cette proposition car nous savions qu’un tel développement pouvait prendre trop de temps et consommer trop de ressources pour la préparation et la mise en œuvre. Cela posait également des risques supplémentaires, car la solution pourrait né pas convenir à l’équipe.
Ensuite, on m’a conseillé de mettre en œuvre un suivi du temps et recommandé un développement ukrainien à cet effet. Ainsi, nous sommes arrivés à Worksection — une solution simple pour la gestion de projet qui dispose d’un suivi du temps.
Adaptation rapide — La clé du succès
Nous étions prêts à mettre en œuvre un suivi de tâches. L’entreprise utilisait depuis longtemps diverses applications où des checklists pouvaient être créées et des tâches assignées les unes aux autres. Lorsque nous avons commencé à mettre en œuvre Worksection, l’équipe a calmement accueilli l’innovation.
Nous pouvons désormais utiliser un seul service au lieu de tableaux, d’applications de checklists et de discussions dans les chats.
Nous utilisons encore des tableaux et des chats, mais pour des fins simples — des chats pour correspondre, pour dire ou demander quelque chose rapidement, et des tableaux pour des rapports.
Tous les employés né parlent pas anglais, et la plupart des solutions sur le marché de la gestion de projet fonctionnent en anglais. Cela devient une impasse pour les tâches les plus simples. Worksection fonctionne nativement en russe et en ukrainien, et est également traduit en anglais, allemand, polonais, espagnol et même en chinois.
Nous pouvons impliquer des clients du monde entier dans des projets et travailler via Worksection.
Comment Worksection a aidé dans les premières étapes
Les spécificités de notre travail incluent un contact client constant et le travail avec un grand nombre de tâches. Comme la perception du design par une personne est subjective, il est nécessaire de tenir les clients informés de ce que nous faisons et de ce qui a déjà été fait et de répondre rapidement aux retours. Dans Worksection, un client peut être ajouté au projet, lui permettant de voir l’avancement des tâches et de participer aux discussions. Le client peut accéder et voir comment les choses avancent. Ensuite, nous avons établi ce qui suit :
- Tâches organisées.
Nous avons toujours gardé l’ensemble du processus de travail ordonné, même lors de l’établissement des tâches oralement et via des checklists. Mais nous n’étions au courant que de l’existence des tâches. Dans la liste des tâches de Worksection, tout ce dont nous avons besoin est immédiatement visible :
Maintenant, nous tirons parti de tous les avantages du système dans la définition des tâches. Nous entrons toujours une date limite, une priorité, une partie responsable, et lorsque nécessaire — des dépenses de temps et financières.
- Pris en compte tous les processus dans l’entreprise.
Il est important de comprendre ce dont votre équipe est capable. Si l’entreprise n’a pas de système pour mesurer la productivité, l’approche la plus simple peut être mise en œuvre :
Productivité du travail = temps divisé par le nombre de tâches complétées.
En d’autres termes, vous devez comprendre combien de temps une tâche particulière prendra à votre employé ou votre équipe.
Pour calculer le temps moyen, Worksection dispose d’un chronomètre :
Actuellement, nous venons juste de mettre en œuvre la fonctionnalité de chronomètre. Chaque employé, en commençant une tâche, démarre le chronomètre. Nous espérons qu’à l’avenir, l’utilisation du chronomètre deviendra obligatoire. Ce qui est pratique, c’est que les dépenses peuvent être saisies post-factum. C’est particulièrement pratique en cas d’urgence :
Pourquoi le suivi du temps est nécessaire
Il n’y a probablement pas de projets complètement sans problèmes. Dans le domaine du design, des moments imprévus se produisent parfois. Worksection aide à enregistrer les écarts par rapport au « Plan A » et à passer au « Plan B » salvateur.
La chronologie complète des actions et du travail accompli aide à comprendre où des retards se sont produits, et le suivi du temps aide à identifier à quelles étapes l’équipe a rencontré des difficultés.
Maintenant, nous savons toujours où allouer plus de temps et discuter des détails avec le client plus en profondeur, et où l’équipe peut travailler de manière autonome.
Le chronomètre aide à calculer la productivité de l’équipe et à saisir le fait de retravailler, pour imposer des frais supplémentaires au client en cas d’amendements non planifiés.
Accès flexible pour chaque personne
Worksection est devenu un endroit où nous gérons non seulement les projets clients mais aussi les affaires administratives de l’entreprise et stockons des documents importants. Nous avions besoin de cacher les tâches internes aux clients et de restreindre l’accès aux documents administratifs des employés réguliers.
Nous connectons également des personnes à distance, il est donc essentiel qu’elles né voient que les tâches auxquelles elles participent.
Dans Worksection, la visibilité est facilement configurée. Pour chaque projet ou tâche individuelle, la visibilité peut être configurée pour des départements, des équipes, des clients ou des personnes sélectionnées.
La correspondance de travail dans les chats et les messagers crée du bruit
Dans les messagers, la communication en direct reste, mais la plupart des chats de travail se transforment en un fourre-tout pour des discussions non professionnelles. La plupart des gens sont trop paresseux pour passer aux messages personnels, donc les correspondances sur les tâches ménagères et la nourriture pour animaux de compagnie fuient parfois dans les chats de travail.
Worksection élimine le bruit informationnel dans les chats et permet la correspondance directement dans le système. La chronologie des événements et les pensées des gens restent toujours sous une tâche spécifique.
En travaillant via Worksection, l’équipe se débarrasse du stress inutile, et la direction peut établir un travail transparent tant pour les employés que pour les clients.