Sobre a Empresa:
Em 2007, junto com Slava Balbek, fundamos a 2B.group — um escritório de design especializado em projetos residenciais e comerciais. Nos últimos anos, o escritório se tornou uma das principais empresas de design arquitetônico na Ucrânia, recebendo prêmios e reconhecimento no exterior.
Em seguida, a 2B.group se transformou em uma nova base conceitual, que incluiu duas empresas: o Escritório Bogdanova e o Escritório Balbek.
O Escritório Bogdanova se especializa em design de interiores, design de produtos e gestão criativa.
Sistematização dos Negócios
A equipe do Escritório Bogdanova passou por todas as etapas do trabalho manual, onde tarefas e relatórios, após a conclusão, eram apresentados em forma analógica: oralmente ou por escrito.
A empresa se tornou reconhecível no mercado internacional, e ganhamos a atenção de clientes tanto da Ucrânia quanto da Europa. Houve um acúmulo de trabalho: muitos projetos, necessidade de estabelecer muitas tarefas, e nossa equipe foi suplementada com novos especialistas. Uma sistematização séria tornou-se essencial para manter a ordem nos projetos e acompanhar o trabalho da equipe.
Primeiro Experimento
Introduzi um aplicativo de checklist para a empresa. Esta é uma lista onde os itens concluídos são marcados. E tabelas onde mantínhamos dados sobre tarefas, prazos e carga de trabalho dos funcionários.
Os checklists são uma excelente solução para dividir tarefas em itens e seguir uma lista clara. Registramos tarefas diárias em checklists, o que era muito conveniente e compreensível.
Segundo Experimento
Participei de um treinamento onde me foi oferecido um programa desenvolvido individualmente para nosso escritório arquitetônico. Não aceitamos essa proposta, pois sabíamos que tal desenvolvimento poderia levar muito tempo e consumir muitos recursos para a preparação e implementação. E isso apresentava riscos adicionais, já que a solução poderia simplesmente não se adequar à equipe.
Em seguida, fui aconselhado a implementar o rastreamento de tempo e foi recomendado um desenvolvimento ucraniano para esse propósito. Assim, chegamos ao Worksection — uma solução simples para gestão de projetos que possui um rastreador de tempo embutido.
Adaptação Rápida — A Chave do Sucesso
Estávamos prontos para implementar um rastreador de tarefas. A empresa já usava há muito tempo vários aplicativos onde checklists podiam ser criados e tarefas atribuídas. Quando começamos a implementar o Worksection, a equipe aceitou a inovação de forma calma.
Agora podemos usar um único serviço em vez de tabelas, aplicativos de checklist e chats para correspondência.
Ainda usamos tabelas e chats, mas para propósitos simples — chats para correspondência, para dizer ou perguntar algo rapidamente, e tabelas para relatórios.
Nem todos os funcionários sabem inglês, e a maioria das soluções no mercado de gestão de projetos opera em inglês. Isso se torna um beco sem saída para as tarefas mais simples. O Worksection funciona nativamente em russo e ucraniano, e também está traduzido para inglês, alemão, polonês, espanhol e até chinês.
Podemos envolver clientes de todo o mundo em projetos e trabalhar através do Worksection.
Como o Worksection Ajudou nos Primeiros Estágios
A especificidade do nosso trabalho inclui contato constante com clientes e trabalho com um grande número de tarefas. Como a percepção de design por uma pessoa é subjetiva, é necessário manter os clientes informados sobre o que estamos fazendo e o que já foi feito, e responder rapidamente ao feedback. No Worksection, um cliente pode ser adicionado ao projeto, permitindo que veja o progresso das tarefas e participe das discussões. O cliente pode acessar e ver como as coisas estão progredindo. Em seguida, estabelecemos o seguinte:
- Tarefas organizadas.
Sempre mantivemos todo o processo de trabalho ordenado, mesmo ao estabelecer tarefas oralmente e por meio de checklists. Mas apenas lembrávamos da existência de tarefas. Na lista de tarefas do Worksection, tudo o que é necessário é imediatamente visível:
Agora aproveitamos todas as vantagens do sistema na definição de tarefas. Sempre inserimos um prazo, prioridade, responsável e, quando necessário — despesas de tempo e financeiras.
- Levamos em conta todos os processos da empresa.
É importante entender do que sua equipe é capaz. Se a empresa não tem um sistema para medir a produtividade, a abordagem mais simples pode ser implementada:
Produtividade do Trabalho = tempo dividido pelo número de tarefas concluídas.
Em outras palavras, você deve entender quanto tempo uma tarefa específica levará para seu funcionário ou equipe.
Para calcular o tempo médio, o Worksection possui um cronômetro:
Atualmente, estamos apenas implementando o recurso de cronômetro. Cada funcionário, ao iniciar uma tarefa, inicia o cronômetro. Esperamos que no futuro o uso do cronômetro se torne obrigatório. O que é conveniente é que as despesas podem ser inseridas post-factum. Isso é especialmente conveniente em situações de emergência:
Por que o Rastreamento de Tempo é Necessário
Provavelmente não existem projetos completamente isentos de problemas. No campo do design, às vezes ocorrem momentos imprevistos. O Worksection ajuda a registrar desvios do “Plano A” e a mudar para o “Plano B” de salvamento.
Toda a cronologia de ações e trabalhos concluídos ajuda a entender onde ocorreram atrasos, e o rastreamento de tempo ajuda a identificar em quais estágios a equipe enfrentou dificuldades.
Agora sempre sabemos onde alocar mais tempo e discutir detalhes com o cliente de forma mais aprofundada, e onde a equipe pode trabalhar de forma autônoma.
O cronômetro ajuda a calcular a produtividade da equipe e ver o fato de retrabalho, para estabelecer uma cobrança adicional ao cliente em caso de alterações não planejadas.
Acesso Flexível para Cada Pessoa
O Worksection se tornou um lugar onde gerenciamos não apenas projetos de clientes, mas também os assuntos administrativos da empresa e armazenamos documentos importantes. Precisávamos ocultar tarefas internas dos clientes e restringir o acesso a documentos administrativos de funcionários comuns.
Também conectamos pessoas remotamente, portanto, é essencial que vejam apenas as tarefas nas quais estão envolvidas.
No Worksection, a visibilidade é configurada facilmente. Para cada projeto ou tarefa individual, a visibilidade pode ser configurada para departamentos, equipes, clientes ou indivíduos selecionados.
A Correspondência de Trabalho em Chats e Mensageiros Cria Ruído
Nos mensageiros, a comunicação ao vivo permanece, mas a maioria dos chats de trabalho se transforma em um depósito para discussões não relacionadas ao trabalho. A maioria das pessoas é preguiçosa demais para mudar para mensagens pessoais, então a correspondência sobre tarefas domésticas e ração de animais de estimação às vezes vaza para chats de trabalho.
O Worksection elimina o ruído informativo nos chats e permite que a correspondência ocorra diretamente no sistema. A cronologia de eventos e os pensamentos das pessoas sempre permanecem sob uma tarefa específica.
Ao trabalhar através do Worksection, a equipe se livra do estresse desnecessário, e a gestão pode estabelecer um trabalho transparente tanto para os funcionários quanto para os clientes.