Про компанію:
У 2007 році ми, разом зі Славою Балбек, заснували 2B.group — дизайнерське бюро, що спеціалізується на житлових і комерційних проектах. В останні роки бюро стало одним з провідних архітектурно-дизайнерських компаній в Україні, отримуючи нагороди і визнання за кордоном.
Далі, 2B.group трансформувалося у нову концептуальну основу, до якої увійшли дві компанії Bogdanova Bureau і Balbek Bureau.
Bogdanova Bureau спеціалізується на дизайні інтер’єрів, предметному дизайні та креативному менеджменті.
Систематизація бізнесу
Команда Bogdanova Bureau пройшла через всі етапи ручної роботи, коли завдання і звіти по завершенню роботи подавалися в аналоговій формі: усно або письмово.
Компанія стала впізнаваною на міжнародному ринку і ми завоювали увагу замовників як з України, так і Європи. З’явився завал у роботі: багато проектів, потрібно було ставити багато завдань і наша команда поповнювалася новими фахівцями. Серйозна систематизація стала просто необхідна для того, щоб тримати порядок в проектах і відстежувати роботу команди.
Перший експеримент
Я впровадила в компанію додаток з чек-листами. Це список, в якому відзначаються виконані пункти. І таблиці, в яких ми тримали дані про завдання, дедлайни і навантаження співробітників.
Чек-листи це відмінне рішення для того, щоб розбити завдання на пункти і слідувати чітко за списком. Ми записували справи на день в чек-листи, що дуже зручно і зрозуміло.
Другий експеримент
Я потрапила на тренінг, де мені запропонували індивідуально розроблену програму для нашого архітектурного бюро. Ми не пішли на зустріч цій пропозиції так як знали, що така розробка може зайняти занадто багато часу і затратити занадто багато ресурсів на підготовку і впровадження. А це додаткові ризики, адже рішення може банально не підійти команді.
Далі, мені порадили впровадити облік часу і порекомендували для цього українську розробку. Так ми прийшли до Worksection — просте рішення для управління проектами, яке має в своєму функціоналі вбудований тайм-трекер.
Швидка адаптація — запорука успіху
Ми були готові до впровадження таск-трекера. Компанія довго використовувала різні додатки, де можна було створювати чек-листи і ставити один одному завдання. Коли ми почали впроваджувати Worksection, команда спокійно прийняла нововведення.
Тепер можна використовувати один сервіс, замість таблиць, додатків чек-листів і чатів для листувань.
Таблиці і чати, ми використовуємо досі, але для простих цілей — чати для листувань, щоб швидко про щось сказати або запитати, а таблиці для звітів.
Не всі співробітники знають англійську мову, а більшість рішень на ринку проектного управління працює англійською мовою. Це стає глухим кутом для найпростіших завдань. Worksection нативно працює російською та українською мовою, а також переведений на англійську, німецьку, польську, іспанську і навіть китайську мову.
Ми можемо підключати до проектів клієнтів з усього світу і працювати через Worksection.
Чим допоміг Worksection на перших етапах
Специфіка нашої роботи включає постійний контакт з клієнтом і роботу з великою кількістю завдань. Так як сприйняття дизайну людиною — суб’єктивно, клієнта потрібно тримати в курсі того, що ми робимо і що вже зроблено і оперативно реагувати на фідбек. У Worksection можна підключити клієнта до проекту, щоб він міг бачити прогрес завдань і брав участь в обговореннях. Клієнт сам може зайти і подивитися як просуваються справи. Далі ми налагодили наступне:
- Навели порядок у завданнях.
Весь процес роботи ми завжди тримали у порядку, навіть коли ставили завдання усно і через чек-листи. Але ми пам’ятали тільки про існування завдання. У списку завдань Worksection все потрібне відразу на виду:
Зараз ми використовуємо всі переваги системи в постановці завдань. Завжди вносимо термін, пріоритет, відповідального, і коли необхідно — витрати за часом і фінансами.
- Зробили облік всіх процесів у компанії.
Важливо розуміти на що здатна ваша команда. Якщо в компанії немає жодної системи одиниць вимірювання продуктивності, то можна впровадити найпростішу:
Продуктивність праці = час поділений на кількість виконаних завдань.
Іншими словами, ви повинні розуміти скільки часу займе та чи інша задача у вашого співробітника або команди.
Щоб порахувати середній час в Worksection є таймер:
Зараз право таймера ми тільки впроваджуємо. Кожен співробітник, приступивши до завдання, запускає таймер. Ми сподіваємося, що в майбутньому використання таймера стане обов’язковим. Що є зручно, так це те, що витрати можна внести постфактум. Це особливо зручно в екстрених ситуаціях:
Для чого потрібен облік часу
Напевно не існує повністю безпроблемних проектів. У сфері дизайну іноді відбуваються непередбачувані моменти. Worksection допомагає зафіксувати відхилення від «плану А» і приступити до рятівного «плану Б».
Вся хронологія дій і виконаної роботи допомагає зрозуміти з якого боку були затримки, а облік витраченого часу допомагає зрозуміти на яких етапах команда зіткнулася з труднощами.
Тепер ми завжди знаємо де потрібно приділити більше часу і детальніше проговорити подробиці з клієнтом, а де команда може працювати автономно.
Таймер допомагає порахувати продуктивність команди і побачити факт переробки, щоб встановити додатковий цінник Клієнту у разі незапланованих правок.
Гнучкий доступ під кожну людину
Worksection став місцем, де ми ведемо не тільки проекти клієнтів, але адміністративні справи компанії і зберігаємо важливі документи. Нам потрібно було приховати внутрішні завдання від Клієнтів і обмежити доступ до адміністративних документів рядовим співробітникам.
Також ми підключаємо людей на дистанційній основі, тому важливо щоб вони бачили тільки ті завдання, в яких беруть участь.
У Worksection видимість налаштовується просто. Для кожного проекту або окремого завдання можна налаштувати видимість для відділу, команди, клієнта або окремо обраних людей.
Робочі листування в чатах і месенджерах створюють шум
У месенджерах залишається живе спілкування, але більшість робочих чатів перетворюється на звалище для неробочих обговорень. Більшості лінь переходити в особисті повідомлення, тому листування про включені вдома прасках і кормі для домашніх вихованців іноді просочуються в робочий чат.
Worksection позбавляє від інформаційного шуму в чатах і дозволяє вести листування прямо в системі. Хронологія подій і думок людей завжди залишається під конкретним завданням.
Працюючи через Worksection, команда позбавляється від зайвого стресу, а керівництво може налаштувати прозору роботу як для всіх співробітників, так і для клієнта.