O Firmie:
W 2007 roku, razem z Slavą Balbek, założyliśmy 2B.group — biuro projektowe specjalizujące się w projektach mieszkalnych i komercyjnych. W ostatnich latach biuro stało się jedną z wiodących firm projektowych w Ukrainie, zdobywając nagrody i uznanie za granicą.
Następnie 2B.group przekształciło się w nową koncepcję, która obejmowała dwie firmy: Biuro Bogdanova i Biuro Balbek.
Biuro Bogdanova specjalizuje się w projektowaniu wnętrz, projektowaniu produktów i zarządzaniu kreatywnym.
Systematyzacja Biznesu
Zespół Biura Bogdanova przeszedł przez wszystkie etapy pracy ręcznej, gdzie zadania i raporty po zakończeniu były składane w formie analogowej: ustnej lub pisemnej.
Firma stała się rozpoznawalna na rynku międzynarodowym, a my zdobyliśmy uwagę klientów zarówno z Ukrainy, jak i Europy. Powstało opóźnienie w pracy: wiele projektów, potrzeba ustawienia wielu zadań, a nasz zespół został uzupełniony nowymi specjalistami. Poważna systematyzacja stała się niezbędna, aby utrzymać porządek w projektach i śledzić pracę zespołu.
Pierwszy Eksperyment
Wprowadziłem do firmy aplikację do listy kontrolnej. To lista, na której zaznacza się wykonane punkty. I tabele, w których przechowywaliśmy dane o zadaniach, terminach i obciążeniu pracowników.
Listy kontrolne to doskonałe rozwiązanie do dzielenia zadań na punkty i śledzenia jasnej listy. Codziennie rejestrowaliśmy zadania w listach kontrolnych, co było bardzo wygodne i zrozumiałe.
Drugi Eksperyment
Uczestniczyłem w szkoleniu, na którym zaproponowano mi indywidualnie opracowany program dla naszego biura architektonicznego. Nie skorzystaliśmy z tej propozycji, ponieważ wiedzieliśmy, że taki rozwój może zająć zbyt dużo czasu i pochłonąć za dużo zasobów na przygotowanie i wdrożenie. A to wiązało się z dodatkowymi ryzykami, ponieważ rozwiązanie mogło po prostu nie pasować do zespołu.
Następnie doradzono mi wdrożenie śledzenia czasu i polecono ukraiński rozwój w tym celu. Tak dotarliśmy do Worksection — prostego rozwiązania do zarządzania projektami, które ma wbudowany tracker czasu.
Szybka Adaptacja — Klucz do Sukcesu
Byliśmy gotowi do wdrożenia śledzenia zadań. Firma od dawna korzystała z różnych aplikacji, gdzie można było tworzyć listy kontrolne i przydzielać zadania. Kiedy zaczęliśmy wdrażać Worksection, zespół spokojnie zaakceptował innowację.
Teraz możemy korzystać z jednego serwisu zamiast tabel, aplikacji do list kontrolnych i czatów do korespondencji.
Wciąż korzystamy z tabel i czatów, ale do prostych celów — czaty do korespondencji, aby szybko coś powiedzieć lub zapytać, i tabele do raportów.
Nie wszyscy pracownicy znają angielski, a większość rozwiązań na rynku zarządzania projektami działa w języku angielskim. To staje się martwym punktem w najprostszych zadaniach. Worksection działa natywnie w języku rosyjskim i ukraińskim, a także jest przetłumaczone na angielski, niemiecki, polski, hiszpański, a nawet chiński.
Możemy angażować klientów z całego świata w projekty i pracować poprzez Worksection.
Jak Worksection Pomogło na Wczesnych Etapach
Swoje działania opieramy na stałym kontakcie z klientami i pracy z dużą liczbą zadań. Ponieważ postrzeganie projektu przez osobę jest subiektywne, ważne jest, aby informować klientów o tym, co robimy i co zostało już zrobione, oraz szybko reagować na opinie. W Worksection klient może być dodany do projektu, co pozwala mu śledzić postępy zadań i uczestniczyć w dyskusjach. Klient ma dostęp i może zobaczyć, jak przebiega praca. Następnie ustaliliśmy, co następuje:
- Organizowanie zadań.
Zawsze utrzymywaliśmy cały proces pracy w porządku, nawet podczas ustalania zadań ustnie i za pomocą list kontrolnych. Ale tylko pamiętaliśmy o istnieniu zadań. Na liście zadań Worksection wszystko co potrzebne jest od razu widoczne:
Teraz korzystamy ze wszystkich zalet systemu przy ustawianiu zadań. Zawsze wprowadzamy termin, priorytet, osobę odpowiedzialną, a gdy jest to konieczne — wydatki czasowe i finansowe.
- Uwzględniono wszystkie procesy w firmie.
Ważne jest, aby zrozumieć, na co stać twój zespół. Jeśli firma nie ma systemu pomiaru wydajności, najprostsze podejście można wdrożyć:
Wydajność Pracy = czas podzielony przez liczbę zrealizowanych zadań.
Innymi słowy, należy zrozumieć, jak dużo czasu zajmie twojemu pracownikowi lub zespołowi konkretne zadanie.
Aby obliczyć średni czas, Worksection ma stoper:
Obecnie wdrażamy funkcję stopera. Każdy pracownik, rozpoczynając zadanie, uruchamia stoper. Mamy nadzieję, że w przyszłości korzystanie z stopera stanie się obowiązkowe. Wygodne jest to, że wydatki można wprowadzać po fakcie. To jest szczególnie wygodne w sytuacjach awaryjnych:
Dlaczego Śledzenie Czasu jest Konieczne
Prawdopodobnie nie ma projektów całkowicie wolnych od problemów. W dziedzinie projektowania czasami występują nieprzewidziane okoliczności. Worksection pomaga rejestrować odchylenia od „Planu A” i przechodzić do „Planu B”.
Cała chronologia działań i zrealizowanej pracy pomaga zrozumieć, gdzie wystąpiły opóźnienia, a śledzenie czasu pomaga zidentyfikować, na jakich etapach zespół miał trudności.
Teraz zawsze wiemy, gdzie przydzielić więcej czasu i dokładniej omówić szczegóły z klientem, a gdzie zespół może pracować autonomicznie.
Stoper pomaga obliczyć wydajność zespołu i zobaczyć fakt przeróbek, aby ustalić dodatkową opłatę dla klienta w przypadku nieplanowanych zmian.
Elastyczny Dostęp dla Każdej Osoby
Worksection stało się miejscem, gdzie zarządzamy nie tylko projektami klientów, ale także sprawami administracyjnymi firmy i przechowujemy ważne dokumenty. Musieliśmy ukryć wewnętrzne zadania przed klientami i ograniczyć dostęp do dokumentów administracyjnych dla zwykłych pracowników.
Łączymy również ludzi zdalnie, więc istotne jest, aby widzieli tylko zadania, w które są zaangażowani.
W Worksection widoczność jest łatwo konfigurowana. Dla każdego projektu lub zadania indywidualnego, widoczność można skonfigurować dla działów, zespołów, klientów lub wybranych osób.
Korespondencja w Pracy na Czat i Messengerach Tworzy Hałas
W komunikatorach pozostaje żywa komunikacja, ale większość czatów roboczych zamienia się w wysypisko niepracowych dyskusji. Większość ludzi jest zbyt leniwa, aby przełączać się na wiadomości prywatne, więc korespondencja dotycząca spraw domowych i jedzenia dla zwierząt domowych czasami wlewa się do czatów roboczych.
Worksection eliminuje hałas informacyjny w czatach i pozwala na korespondencję bezpośrednio w systemie. Chronologia wydarzeń i myśli ludzi zawsze pozostaje pod konkretnym zadaniem.
Pracując przez Worksection, zespół pozbywa się zbędnego stresu, a kierownictwo może zapewnić przejrzystą pracę zarówno dla pracowników, jak i klientów.