O společnosti:
V roce 2007 jsme společně s Slavou Balbekem založili 2B.group — designérské studio specializující se na obytné a komerční projekty. V posledních letech se studio stalo jednou z předních architektonických designérských společností na Ukrajině, získávající ocenění a uznání v zahraničí.
Následně se 2B.group transformovalo na novou konceptuální základnu, která zahrnovala dvě společnosti: Bogdanova Bureau a Balbek Bureau.
Bogdanova Bureau se specializuje na interiérový design, design produktů a kreativní management.
Systematizace podnikání
Tým Bogdanova Bureau prošel všemi fázemi manuální práce, kde byly úkoly a zprávy po dokončení předkládány v analogové formě: ústně nebo písemně.
Společnost se stala rozpoznatelnou na mezinárodním trhu a získali jsme pozornost klientů jak z Ukrajiny, tak i z Evropy. V práci vzniklo zpoždění: mnoho projektů, potřeba nastavit mnoho úkolů a náš tým byl doplněn o nové specialisty. Vážná systematizace se stala nezbytnou pro udržení pořádku v projektech a sledování práce týmu.
První experiment
Zavedl jsem do společnosti aplikaci pro kontrolní seznamy. To je seznam, kde jsou splněné položky označeny. A tabulky, kde jsme uchovávali data o úkolech, termínech a pracovních zátěžích zaměstnanců.
Kontrolní seznamy jsou vynikající řešení pro rozdělení úkolů na položky a sledování jasného seznamu. Každodenní úkoly jsme zaznamenávali v kontrolních seznamech, což bylo velmi pohodlné a srozumitelné.
Druhý experiment
Navštívil jsem školení, kde mi byla nabízena individuálně vyvinutá program pro naše architektonické studio. Pro tuto nabídku jsme se nerozhodli, protože jsme věděli, že takový vývoj by mohl trvat příliš dlouho a spotřebovat příliš mnoho zdrojů na přípravu a implementaci. A to představovalo dodatečná rizika, protože řešení by nemuselo vyhovovat týmu.
Následně mi bylo doporučeno implementovat sledování času a doporučil mi ukrajinský vývoj k tomuto účelu. Tak jsme se dostali k Worksection — jednoduchému řešení pro řízení projektů, které má vestavěný sledovač času.
Rychlá adaptace — klíč k úspěchu
Byli jsme připraveni implementovat sledovač úkolů. Společnost již dlouho používala různé aplikace, kde bylo možné vytvářet kontrolní seznamy a navzájem si přiřazovat úkoly. Když jsme začali implementovat Worksection, tým klidně přijal novinku.
Nyní můžeme používat jednu službu místo tabulek, aplikací pro kontrolní seznamy a chatů pro korespondenci.
Stále používáme tabulky a chaty, ale pro jednoduché účely — chaty pro korespondenci, abychom rychle něco řekli nebo se něčeho zeptali, a tabulky pro zprávy.
Ne všichni zaměstnanci znají angličtinu a většina řešení na trhu řízení projektů funguje v angličtině. To se stává slepou uličkou pro nejjednodušší úkoly. Worksection funguje nativně v ruštině a ukrajinštině, a také je přeložen do angličtiny, němčiny, polštiny, španělštiny a dokonce i čínštiny.
Mohli jsme zapojit klienty z celého světa do projektů a pracovat přes Worksection.
Jak Worksection pomohl v raných fázích
Specifika naší práce zahrnují neustálý kontakt s klienty a práci s velkým množstvím úkolů. Protože vnímání designu jednotlivcem je subjektivní, je nutné informovat klienty o tom, co děláme a co již bylo uděláno, a rychle reagovat na zpětnou vazbu. Ve Worksection může být klient přidán do projektu, což mu umožňuje vidět pokrok úkolů a účastnit se diskuzí. Klient může přistupovat a vidět, jak se věci vyvíjejí. Následně jsme stanovili následující:
- Organizované úkoly.
Vždy jsme udržovali celý pracovní proces v pořádku, i když jsme nastavovali úkoly ústně a prostřednictvím kontrolních seznamů. Ale jen jsme si pamatovali existenci úkolů. V seznamu úkolů Worksection je ihned viditelné vše potřebné:
Nyní využíváme všechny výhody systému při nastavování úkolů. Vždy zadáváme termín, prioritu, odpovědného účastníka, a když je to nutné — časové a finanční výdaje.
- Zohlednili jsme všechny procesy ve společnosti.
Je důležité rozumět tomu, co váš tým zvládne. Pokud společnost nemá systém na měření produktivity, může být implementován nejjednodušší přístup:
Pracovní produktivita = čas vydělený počtem splněných úkolů.
Jinými slovy, měli byste pochopit, kolik času konkrétní úkol zabere vašemu zaměstnanci nebo týmu.
Abychom vypočítali průměrný čas, má Worksection časovač:
V současnosti právě implementujeme funkci časovače. Každý zaměstnanec, když začne úkol, spustí časovač. Doufáme, že v budoucnu se používání časovače stane povinným. Co je pohodlné je, že výdaje mohou být zadány zpětně. To je obzvlášť pohodlné v nouzových situacích:
Proč je sledování času nezbytné
Celá chronologie akcí a dokončené práce pomáhá pochopit, kde k prodlevám došlo, a sledování času pomáhá identifikovat, v jakých fázích se tým potýkal s obtížemi.
Nyní vždy víme, kde alokovat více času a podrobněji diskutovat s klientem, a kde může tým pracovat autonomně.
Časovač pomáhá vypočítat produktivitu týmu a vidět fakt přepracování, aby bylo možné nastavit dodatečný poplatek pro klienta v případě neplánovaných úprav.
Flexibilní přístup pro každého člověka
Worksection se stalo místem, kde spravujeme nejen projekty klientů, ale také administrativní záležitosti společnosti a uchováváme důležité dokumenty. Potřebovali jsme skrýt interní úkoly před klienty a omezit přístup k administrativním dokumentům pro běžné zaměstnance.
Také spojujeme lidi na dálku, takže je důležité, aby viděli pouze úkoly, kterých se účastní.
Ve Worksection je nastavení viditelnosti jednoduché. Pro každý projekt nebo jednotlivý úkol může být viditelnost konfigurována pro oddělení, týmy, klienty nebo vybrané jednotlivce.
Pracovní korespondence v chatech a messengerech vytváří šum
V messengerech zůstává živá komunikace, ale většina pracovních chatů se mění na skladiště pro nepracovní diskuse. Většina lidí je příliš lenivá na to, aby přešli na osobní zprávy, takže korespondence o domácích pracích a krmivu pro domácí zvířata se někdy dostane do pracovních chatů.
Worksection eliminuje informační šum v chatech a umožňuje korespondenci přímo v systému. Chronologie událostí a myšlenky lidí vždy zůstávají pod konkrétním úkolem.
Prací přes Worksection se tým zbavuje zbytečného stresu a management může ustanovit transparentní práci jak pro zaměstnance, tak pro klienty.