Über das Unternehmen:
Im Jahr 2007 gründeten wir zusammen mit Slava Balbek die 2B.group — ein Designbüro, das sich auf Wohn- und Gewerbeprojekte spezialisiert hat. In den letzten Jahren ist das Büro eines der führenden Architekturbüros in der Ukraine geworden und hat zahlreiche Auszeichnungen und Anerkennung im Ausland erhalten.
Anschließend wandelte sich die 2B.group in eine neue konzeptionelle Grundlage, die zwei Unternehmen umfasste: das Bogdanova Bureau und das Balbek Bureau.
Das Bogdanova Bureau spezialisiert sich auf Innenarchitektur, Produktdesign und kreatives Management.
Systematisierung des Geschäfts
Das Team des Bogdanova Bureau durchlief alle Phasen manueller Arbeit, bei denen Aufgaben und Berichte nach Abschluss in analoger Form eingereicht wurden: mündlich oder schriftlich.
Das Unternehmen wurde auf dem internationalen Markt erkennbar, und wir gewannen die Aufmerksamkeit von Kunden aus der Ukraine und Europa. Es gab einen Rückstand in der Arbeit: viele Projekte, ein Bedarf, viele Aufgaben zu setzen, und unser Team wurde mit neuen Spezialisten ergänzt. Eine ernsthafte Systematisierung wurde notwendig, um Ordnung in den Projekten zu halten und die Arbeit des Teams zu verfolgen.
Erstes Experiment
Ich führte eine Checklistenanwendung in das Unternehmen ein. Das ist eine Liste, in der abgeschlossene Punkte markiert werden. Und Tabellen, in denen wir Daten zu Aufgaben, Fristen und Arbeitslasten der Mitarbeiter festhielten.
Checklisten sind eine hervorragende Lösung, um Aufgaben in Punkte zu unterteilen und einer klaren Liste zu folgen. Wir erfassten tägliche Aufgaben in Checklisten, was sehr praktisch und verständlich war.
Zweites Experiment
Ich nahm an einer Schulung teil, bei der mir ein individuell entwickeltes Programm für unser Architekturbüro angeboten wurde. Wir gingen auf dieses Angebot nicht ein, da wir wussten, dass eine solche Entwicklung zu viel Zeit in Anspruch nehmen und zu viele Ressourcen für Vorbereitung und Umsetzung erfordern könnte. Und das stellte zusätzliche Risiken dar, da die Lösung möglicherweise einfach nicht zum Team passte.
Als Nächstes wurde mir geraten, die Zeiterfassung einzuführen, und ein ukrainisches Produkt für diesen Zweck empfohlen. So kamen wir zu Worksection — einer einfachen Lösung für das Projektmanagement, die einen integrierten Zeiterfasser hat.
Schnelle Anpassung — Der Schlüssel zum Erfolg
Wir waren bereit, einen Aufgaben-Tracker einzuführen. Das Unternehmen hatte schon lange verschiedene Anwendungen verwendet, in denen Checklisten erstellt und Aufgaben gegenseitig zugewiesen werden konnten. Als wir begannen, Worksection einzuführen, akzeptierte das Team die Neuerung ruhig.
Jetzt können wir einen Service anstelle von Tabellen, Checklistenanwendungen und Chats für die Korrespondenz verwenden.
Wir verwenden nach wie vor Tabellen und Chats, aber für einfache Zwecke — Chats für die Korrespondenz, um schnell etwas zu sagen oder zu fragen, und Tabellen für Berichte.
Nicht alle Mitarbeiter sprechen Englisch, und die meisten Lösungen auf dem Projektmanagementmarkt arbeiten in Englisch. Das ist eine Sackgasse für die einfachsten Aufgaben. Worksection funktioniert nativ auf Russisch und Ukrainisch und ist auch auf Englisch, Deutsch, Polnisch, Spanisch und sogar Chinesisch übersetzt.
Wir können Kunden aus der ganzen Welt in Projekten einbinden und über Worksection arbeiten.
Wie Worksection in den frühen Phasen half
Die Besonderheiten unserer Arbeit umfassen ständigen Kundenkontakt und die Arbeit mit einer großen Anzahl von Aufgaben. Da die Wahrnehmung von Design durch eine Person subjektiv ist, ist es notwendig, die Kunden über das, was wir tun und was bereits erledigt ist, auf dem Laufenden zu halten und schnell auf Feedback zu reagieren. In Worksection kann ein Kunde dem Projekt hinzugefügt werden, wodurch er den Fortschritt der Aufgaben sehen und an Diskussionen teilnehmen kann. Der Kunde kann auf die Informationen zugreifen und sehen, wie es vorangeht. Danach haben wir Folgendes festgelegt:
- Aufgaben organisiert.
Wir hielten den gesamten Arbeitsprozess immer geordnet, selbst bei mündlich festgelegten Aufgaben und durch Checklisten. Aber wir erinnerten uns nur an die Existenz von Aufgaben. In der Aufgabenliste von Worksection ist alles Notwendige sofort sichtbar:
Jetzt nutzen wir alle Vorteile des Systems beim Setzen von Aufgaben. Wir geben immer eine Frist, Priorität, verantwortliche Partei und wenn nötig — Zeit und finanzielle Aufwendungen ein.
- Alle Prozesse im Unternehmen erfasst.
Es ist wichtig zu verstehen, wozu Ihr Team in der Lage ist. Wenn das Unternehmen kein System zur Messung der Produktivität hat, kann der einfachste Ansatz umgesetzt werden:
Arbeitsproduktivität = Zeit geteilt durch die Anzahl der abgeschlossenen Aufgaben.
Anders ausgedrückt, sollten Sie verstehen, wie viel Zeit eine bestimmte Aufgabe für Ihren Mitarbeiter oder Ihr Team in Anspruch nehmen wird.
Um die durchschnittliche Zeit zu berechnen, hat Worksection einen Timer:
Derzeit setzen wir gerade die Timer-Funktion um. Jeder Mitarbeiter startet beim Beginnen einer Aufgabe den Timer. Wir hoffen, dass die Nutzung des Timers in Zukunft verpflichtend wird. Praktisch ist, dass Aufwendungen nachträglich eingegeben werden können. Das ist besonders praktisch in Notfällen:
Warum Zeiterfassung notwendig ist
Es gibt wahrscheinlich keine völlig problemfreien Projekte. Im Bereich Design kann es manchmal unvorhergesehene Momente geben. Worksection hilft, Abweichungen von „Plan A“ zu messen und auf „Plan B“ zu wechseln.
Die gesamte Chronologie der Aktionen und der erledigten Arbeiten hilft zu verstehen, wo Verzögerungen aufgetreten sind, und die Zeiterfassung hilft zu identifizieren, an welchen Stellen das Team auf Schwierigkeiten gestoßen ist.
Jetzt wissen wir immer, wo wir mehr Zeit zuweisen und die Details mit dem Kunden gründlicher besprechen können und wo das Team autonom arbeiten kann.
Der Timer hilft, die Produktivität des Teams zu berechnen und das Faktum von Überarbeitungen zu erkennen, um dem Kunden im Falle unvorhergesehener Änderungen eine zusätzliche Gebühr zu setzen.
Flexibler Zugang für jede Person
Worksection ist zu einem Ort geworden, an dem wir nicht nur Kundenprojekte, sondern auch die administrativen Angelegenheiten des Unternehmens verwalten und wichtige Dokumente aufbewahren. Wir mussten interne Aufgaben vor den Kunden verbergen und den Zugang zu administrativen Dokumenten für reguläre Mitarbeiter einschränken.
Wir verbinden auch Menschen auf Fernbasis, daher ist es essenziell, dass sie nur die Aufgaben sehen, an denen sie beteiligt sind.
In Worksection ist die Sichtbarkeit einfach eingestellt. Für jedes Projekt oder einzelne Aufgaben kann die Sichtbarkeit für Abteilungen, Teams, Kunden oder ausgewählte Personen konfiguriert werden.
Arbeitskorrespondenz in Chats und Messengern erzeugt Lärm
In Messengern bleibt die Kommunikation lebendig, aber die meisten Arbeits-Chats verwandeln sich in eine Ablage für nicht-arbeitsbezogene Diskussionen. Die meisten Menschen sind zu faul, um auf persönliche Nachrichten umzuschalten, sodass Korrespondenz über Haushaltsangelegenheiten und Tiernahrung manchmal in Arbeits-Chats durchsickert.
Worksection beseitigt Informationsgeräusche in Chats und ermöglicht die Korrespondenz direkt im System. Die Chronologie der Ereignisse und die Gedanken der Menschen bleibt immer unter einer bestimmten Aufgabe.
Durch die Arbeit über Worksection entledigt sich das Team unnötigem Stress, und das Management kann transparente Arbeit sowohl für Mitarbeiter als auch für Kunden etablieren.