Acerca de la Empresa:
En 2007, junto con Slava Balbek, fundamos 2B.group — una oficina de diseño especializada en proyectos residenciales y comerciales. En los últimos años, la oficina se ha convertido en una de las principales empresas de diseño arquitectónico en Ucrania, recibiendo premios y reconocimientos en el extranjero.
A continuación, 2B.group se transformó en una nueva base conceptual, que incluyó dos empresas: Bogdanova Bureau y Balbek Bureau.
Bogdanova Bureau se especializa en diseño de interiores, diseño de productos y gestión creativa.
Systematización del Negocio
El equipo de Bogdanova Bureau pasó por todas las etapas del trabajo manual, donde las tareas y los informes al finalizar se presentaban en forma analógica: oralmente o por escrito.
La empresa se volvió reconocible en el mercado internacional, y ganamos la atención de clientes tanto de Ucrania como de Europa. Había un retraso en el trabajo: muchos proyectos, la necesidad de establecer muchas tareas, y nuestro equipo se complementó con nuevos especialistas. La sistematización seria se volvió esencial para mantener el orden en los proyectos y seguir el trabajo del equipo.
Primer Experimento
Introduje una aplicación de checklist en la empresa. Esta es una lista donde los elementos completados están marcados. Y tablas donde manteníamos los datos de las tareas, plazos y cargas de trabajo de los empleados.
Las listas de verificación son una excelente solución para descomponer tareas en elementos y seguir una lista clara. Registrábamos las tareas diarias en listas de verificación, lo cual era muy conveniente y comprensible.
Segundo Experimento
Asistí a un entrenamiento donde me ofrecieron un programa desarrollado individualmente para nuestra oficina de arquitectura. No aceptamos esta propuesta ya que sabíamos que tal desarrollo podría tomar demasiado tiempo y consumir demasiados recursos para la preparación e implementación. Y eso planteaba riesgos adicionales, ya que la solución podría simplemente no ajustarse al equipo.
A continuación, se me recomendó implementar un seguimiento del tiempo y recomendaron un desarrollo ucraniano para este propósito. Así, llegamos a Worksection — una solución simple para la gestión de proyectos que tiene un seguimiento del tiempo incorporado.
Adaptación Rápida — La Clave del Éxito
Estábamos listos para implementar un rastreador de tareas. La empresa había utilizado durante mucho tiempo varias aplicaciones donde se podían crear listas de verificación y asignar tareas entre sí. Cuando comenzamos a implementar Worksection, el equipo aceptó la innovación con calma.
Ahora podemos usar un servicio en lugar de tablas, aplicaciones de listas de verificación y chats para correspondencia.
Aún utilizamos tablas y chats, pero para propósitos simples — chats para correspondencia, para decir o preguntar algo rápidamente, y tablas para informes.
No todos los empleados saben inglés, y la mayoría de las soluciones en el mercado de gestión de proyectos operan en inglés. Esto se convierte en un callejón sin salida para las tareas más simples. Worksection funciona nativamente en ruso y ucraniano, y también está traducido al inglés, alemán, polaco, español e incluso chino.
Podemos involucrar a clientes de todo el mundo en los proyectos y trabajar a través de Worksection.
Cómo Worksection Ayudó en las Primeras Etapas
Las especificidades de nuestro trabajo incluyen contacto constante con el cliente y trabajar con un gran número de tareas. Como la percepción del diseño por parte de una persona es subjetiva, es necesario mantener a los clientes informados sobre lo que estamos haciendo y lo que ya se ha hecho y responder rápidamente a los comentarios. En Worksection, se puede añadir un cliente al proyecto, lo que les permite ver el progreso de las tareas y participar en discusiones. El cliente puede acceder y ver cómo están progresando las cosas. A continuación, establecimos lo siguiente:
- Tareas organizadas.
Siempre manteníamos todo el proceso de trabajo ordenado, incluso al establecer tareas oralmente y a través de listas de verificación. Pero solo recordábamos la existencia de las tareas. En la lista de tareas de Worksection, todo lo necesario es visible de inmediato:
Ahora aprovechamos todas las ventajas del sistema en el establecimiento de tareas. Siempre ingresamos una fecha límite, prioridad, responsable y, cuando es necesario, — gastos de tiempo y financieros.
- Se contabilizaron todos los procesos en la empresa.
Es importante entender de qué es capaz tu equipo. Si la empresa no tiene un sistema para medir la productividad, se puede implementar el enfoque más simple:
Productividad Laboral = tiempo dividido por el número de tareas completadas.
En otras palabras, debes entender cuánto tiempo llevará a tu empleado o equipo una tarea particular.
Para calcular el tiempo promedio, Worksection tiene un temporizador:
Actualmente, estamos implementando la función del temporizador. Cada empleado, al comenzar una tarea, inicia el temporizador. Esperamos que en el futuro el uso del temporizador se vuelva obligatorio. Lo que es conveniente es que los gastos pueden ser ingresados a posteriori. Esto es especialmente conveniente en situaciones de emergencia:
Por qué el Seguimiento del Tiempo es Necesario
Probablemente no hay proyectos completamente libres de problemas. En el campo del diseño, a veces ocurren momentos imprevistos. Worksection ayuda a registrar desviaciones de “Plan A” y cambiar al “Plan B” de ahorro.
Toda la cronología de acciones y trabajo completado ayuda a entender dónde ocurrieron retrasos, y el seguimiento del tiempo ayuda a identificar en qué etapas el equipo enfrentó dificultades.
Ahora siempre sabemos dónde asignar más tiempo y discutir detalles con el cliente más a fondo, y dónde el equipo puede trabajar de manera autónoma.
El temporizador ayuda a calcular la productividad del equipo y ver el hecho de la reprocesamiento, para establecer un cargo adicional para el cliente en caso de enmiendas no planificadas.
Acceso Flexible para Cada Persona
Worksection se ha convertido en un lugar donde gestionamos no solo proyectos de clientes sino también los asuntos administrativos de la empresa y almacenamos documentos importantes. Necesitábamos ocultar tareas internas de los clientes y restringir el acceso a documentos administrativos de los empleados regulares.
También conectamos personas de manera remota, por lo que es esencial que solo vean las tareas en las que están involucrados.
En Worksection, la visibilidad se configura fácilmente. Para cada proyecto o tarea individual, se puede configurar la visibilidad para departamentos, equipos, clientes o personas seleccionadas.
La Correspondencia Laboral en Chats y Mensajeros Crea Ruido
En los mensajeros, permanece la comunicación en vivo, pero la mayoría de los chats de trabajo se convierten en un vertedero para discusiones no laborales. La mayoría de las personas son demasiado perezosas para cambiar a mensajes personales, por lo que la correspondencia sobre tareas domésticas y comida para mascotas a veces se filtra en los chats de trabajo.
Worksection elimina el ruido informativo en los chats y permite la correspondencia directamente en el sistema. La cronología de eventos y los pensamientos de las personas siempre permanecen bajo una tarea específica.
Al trabajar a través de Worksection, el equipo se libera del estrés innecesario, y la dirección puede establecer un trabajo transparente tanto para empleados como para clientes.