Despre companie:
În 2007, împreună cu Slava Balbek, am fondat 2B.group — un birou de design specializat în proiecte rezidențiale și comerciale. În ultimii ani, biroul a devenit una dintre cele mai importante companii de design arhitectural din Ucraina, primind premii și recunoaștere în străinătate.
Apoi, 2B.group s‑a transformat într‑o nouă fundație conceptuală, care a inclus două companii: Biroul Bogdanova și Biroul Balbek.
Biroul Bogdanova se specializează în design interior, design de produs și management creativ.
Sistematizarea afacerii
Echipa Biroului Bogdanova a trecut prin toate etapele muncii manuale, unde sarcinile și rapoartele la finalizare erau trimise în formă analogică: oral sau în scris.
Compania a devenit recunoscută pe piața internațională, iar noi am câștigat atenția clienților din Ucraina și Europa. A apărut o acumulare de muncă: multe proiecte, o nevoie de a stabili multe sarcini și echipa noastră a fost completată cu noi specialiști. O sistematizare serioasă a devenit esențială pentru a menține ordinea în proiecte și a urmări munca echipei.
Primul experiment
Am introdus o aplicație de checklist în companie. Aceasta este o listă unde elementele finalizate sunt marcate. Și tabele unde păstram date despre sarcini, termene limită și încărcările angajaților.
Listelor de sarcini sunt o soluție excelentă pentru a descompune sarcinile în elemente și a urma o listă clară. Am înregistrat sarcinile zilnice în checklist-uri, ceea ce a fost foarte convenabil și ușor de înțeles.
Al doilea experiment
Am participat la un curs de formare unde mi s‑a oferit un program dezvoltat individual pentru biroul nostru arhitectural. Nu am acceptat această propunere, deoarece știam că o astfel de dezvoltare ar putea dura prea mult timp și ar putea consuma prea multe resurse pentru pregătire și implementare. Și asta a reprezentat riscuri suplimentare, deoarece soluția ar putea pur și simplu să nu se potrivească echipei.
Apoi, mi s‑a recomandat să implementez un sistem de urmărire a timpului și mi s‑a sugerat o dezvoltare ucraineană în acest scop. Astfel, am ajuns la Worksection — o soluție simplă pentru managementul proiectelor care are un urmăritor de timp încorporat.
Adaptare rapidă — Cheia succesului
Erăm pregătiți să implementăm un tracker de sarcini. Compania folosea de mult diverse aplicații unde checklist-uri puteau fi create și sarcinile atribuite reciproc. Când am început să implementăm Worksection, echipa a acceptat calm inovația.
Acum putem folosi un singur serviciu în loc de tabele, aplicații de checklist și chat-uri pentru corespondență.
Încă folosim tabele și chat-uri, dar pentru scopuri simple — chat-uri pentru corespondență, pentru a spune sau întreba rapid ceva, și tabele pentru rapoarte.
Nu toți angajații cunosc engleza, iar cele mai multe soluții de pe piața managementului proiectelor funcționează în engleză. Aceasta devine o fundătură pentru cele mai simple sarcini. Worksection funcționează nativ în rusă și ucraineană, și este, de asemenea, tradus în engleză, germană, poloneză, spaniolă și chiar chineză.
Putem implica clienți din toată lumea în proiecte și lucra prin Worksection.
Cum a ajutat Worksection în primele etape
Specificul muncii noastre include contact constant cu clienții și lucrul cu un număr mare de sarcini. Deoarece percepția designului de către o persoană este subiectivă, este necesar să ținem clienții informați despre ce facem și ce a fost deja realizat și să răspundem rapid la feedback. În Worksection, un client poate fi adăugat la proiect, permițându‑i să vadă progresul sarcinilor și să participe la discuții. Clientul poate accesa și vedea cum decurg lucrurile. Apoi, am stabilit următoarele:
- Sarcini organizate.
Întotdeauna né-am păstrat întregul proces de lucru ordonat, chiar și atunci când stabilim sarcini oral și prin checklist-uri. Dar né amintim doar de existența sarcinilor. În lista de sarcini Worksection, tot ce este nevoie este imediat vizibil:
Acum profităm de toate avantaje ale sistemului în stabilirea sarcinilor. Întotdeauna introducem o dată limită, prioritate, partea responsabilă și, când este necesar — cheltuieli de timp și financiare.
- Au fost contabilizate toate procesele din companie.
Este important să înțelegem de ce este capabilă echipa ta. Dacă compania nu are un sistem de măsurare a productivității, se poate implementa cea mai simplă abordare:
Productivitatea muncii = timpul împărțit la numărul de sarcini finalizate.
Cu alte cuvinte, ar trebui să înțelegi cât timp va dura o sarcină anume pentru angajatul sau echipa ta.
Pentru a calcula timpul mediu, Worksection are un cronometru:
În prezent, implementăm caracteristica cronometru. Fiecare angajat, la începutul unei sarcini, pornește cronometru. Sperăm ca în viitor utilizarea cronometrei să devină obligatorie. Ce este convenabil este că cheltuielile pot fi introduse post-factum. Acest lucru este deosebit de convenabil în situații de urgență:
De ce este necesar să urmărim timpul
Probabil că nu există proiecte complet lipsite de probleme. În domeniul designului, uneori apar momente neprevăzute. Worksection ajută la înregistrarea abaterilor de la “Plan A” și trecerea la “Plan B” de salvare.
Întreaga cronologie a acțiunilor și a muncii finalizate ajută la înțelegerea de unde au apărut întârzierile, iar urmărirea timpului ajută la identificarea în ce etape echipa s‑a confruntat cu dificultăți.
Acum știm întotdeauna unde să alocăm mai mult timp și să discutăm detalii cu clientul mai amănunțit, și unde echipa poate lucra autonom.
Cronometrul ajută la calcularea productivității echipei și la a vedea faptul de refacere, pentru a stabili o taxă suplimentară pentru client în cazul unor modificări neplanificate.
Acces flexibil pentru fiecare persoană
Worksection a devenit un loc unde gestionăm nu doar proiectele clienților, ci și afacerile administrative ale companiei și păstrăm documente importante. A trebuit să ascundem sarcinile interne de la clienți și să restricționăm accesul la documentele administrative de la angajații obișnuiți.
De asemenea, conectăm oamenii pe baza de lucru la distanță, așa că este esențial ca ei să vadă doar sarcinile în care sunt implicați.
În Worksection, vizibilitatea este setată cu ușurință. Pentru fiecare proiect sau sarcină individuală, vizibilitatea poate fi configurată pentru departamente, echipe, clienți sau persoane selectate.
Corespondența de lucru în chat-uri și mesageri creează zgomot
În mesageri, comunicarea activă persistă, dar cele mai multe chat-uri de lucru se transformă într‑o groapă pentru discuții nelegat de muncă. Cei mai mulți oameni sunt prea lenți pentru a trece la mesaje personale, astfel că corespondența despre treburile gospodărești și hrana animalelor de companie se scurge uneori în chat-urile de muncă.
Worksection elimină zgomotul informațional din chat-uri și permite corespondența direct în sistem. Cronologia evenimentelor și gândurilor oamenilor rămâne întotdeauna sub o sarcină specifică.
Prin lucrul prin Worksection, echipa scapă de stresul inutil, iar managementul poate stabili un mod de lucru transparent atât pentru angajați, cât și pentru clienți.