Das Geschäft balanciert immer zwischen zwei Feuer. Auf der einen Seite steht die Verantwortung gegenüber den Kunden, die Bedingungen der Zusammenarbeit zu erfüllen. Auf der anderen Seite steht die Verantwortung zur Erhaltung der Unternehmensressourcen und zur Sicherstellung seiner Entwicklung.
Diese Verantwortung ist eng mit Risiken verbunden, die unvermeidlich sind. Schließlich sind diejenigen, die keine Risiken eingehen, nicht im Geschäft.
Allgemeine Informationen zu Risiken
Risiken steigen mit dem Wachstum des Unternehmens. Ein kleines Team mit wenigen Aufgaben kann unabhängig verwaltet werden. Sie können dessen Arbeit kontrollieren und Ressourcen (Zeit, Aufwand usw.) im Blick behalten.
Mit dem Wachstum des Unternehmens und der Skalierung der Projekte erhöht sich jedoch die Arbeitslast erheblich. Unter solchen Bedingungen wird es schwieriger, die Arbeitsprozesse zu kontrollieren. Daher kann das Unternehmen mit folgenden Risiken konfrontiert werden:
- Irrationaler Zeitaufwand
- Ineffiziente Aufgabenerfüllung
- Unverhältnis zwischen Vergütung und geleisteter Arbeit
Was riskiert jedes Unternehmen?
Das tückischste Risiko ist das Risiko der Kostenkalkulation. Es entsteht, wenn ein Spezialist Arbeiten außerhalb seines Fachgebiets ausführt.
Zum Beispiel, ist ein Anwalt mit einem Stundensatz von 200 $ an einem Projekt beteiligt, das dem Unternehmen potenziell nur die Hälfte dieses Gewinns einbringen wird. Infolgedessen hört Ihr Geschäft nicht nur auf, Gewinne zu erzielen, sondern erleidet auch Verluste.
Solche nachteiligen Situationen entstehen durch die fehlende Kontrolle über die aufgewendeten Ressourcen.
Die Hauptursache für Geschäftsrisiken – Mangel an Prozesskontrolle
Um Geschäftsrisiken in einem Wort zusammenzufassen, ist es fehlende Transparenz. Je umfangreicher der Bereich ist, den ein Manager gleichzeitig abdecken muss, desto mehr verlieren sie den Fokus, und damit die Fähigkeit, Prozesse zu steuern.
Der Verlust des Fokus provoziert andere Risiken, nämlich:
Aber es gibt eine Lösung
Alle diese Risiken können gezähmt werden. Dazu müssen Sie in der Wachstumsphase ein Tool zur Organisation der Teamarbeit verwenden, wie z.B. Worksection.
Worksection ermöglicht es Ihnen, alle Ihre Geschäftsvorgänge an einem Ort zu organisieren. Es sammelt und generiert automatisch Berichte über Projektinformationen. Auf diese Weise wird Worksection nicht nur zu einem Management-Tool, sondern zu einer Art Helfer zur Minimierung von Risiken.
Worksection-Tools zur Unterstützung der Risikominderung
Effektives Management basiert auf der Zugänglichkeit von Daten für eine objektive Beurteilung der Angelegenheiten. Worksection bietet eine bequeme Sammlung von Werkzeugen zum Verfolgen der erforderlichen Informationen zu Projekten.
Tool #1 – Zeitenverfolgung
Mit der Zeitverfolgung können Sie in Echtzeit sehen, wer an was arbeitet und wie lange. Sie können überwachen, welche Aufgaben pünktlich abgeschlossen werden und welche verspätet sind und an welchem Punkt die Verzögerung auftritt.
Durch die Erfassung der Gesamtzahl der geleisteten Stunden und der Stundensätze der Mitarbeiter für den Anteil der erledigten Arbeit hilft die Zeitverfolgung Ihnen zu berechnen, wie viel es das Unternehmen gekostet hat, das Projekt abzuschließen. So können Sie den richtigen Satz für zukünftige Projekte berechnen.
Sie können auch die Arbeitsgeschwindigkeit verfolgen, das heißt, wie viel Zeit ein Mitarbeiter für bestimmte Aufgaben benötigt. Oft können Sie feststellen, dass die geschätzte Zeit für eine Aufgabe nicht mit der tatsächlichen Zeit übereinstimmt, die für ihre Erledigung erforderlich ist. Aufgrund dessen stehen Unternehmen vor Schwierigkeiten, Fristen einzuhalten und uneinheitlicher Vergütung für die aufgewendeten Ressourcen.
Tool #2 – Gantt-Diagramm
Das Gantt-Diagramm bietet eine anschauliche Visualisierung der Projektinformationen. Das Diagramm visualisiert den Projektzeitplan in der Vergangenheit, Gegenwart und Zukunft.
Sie können Abhängigkeiten zwischen Aufgaben erstellen. Zum Beispiel wird Aufgabe B nicht beginnen, bis Aufgabe A abgeschlossen ist. Und Sie können sehen, ob das Team auf dem richtigen Weg ist, alle Aufgaben bis zum geplanten Ende des Projekts abzuschließen. Wenn nicht, können Sie den Arbeitsablauf zeitnah anpassen, um Verluste zu minimieren.
Tool #3 – Berichte und Analytik
Worksection verfügt auch über interne Analytik und ein Berichtssystem. Das System sammelt automatisch Informationen gemäß festgelegten Parametern, ohne dass eine manuelle Dateneingabe erforderlich ist.
Die Verfügbarkeit von Informationen ermöglicht es Ihnen, sich auf deren Analyse zu konzentrieren, um Risiken während der Projektdurchführung oder bei der Planung des nächsten Projekts zu minimieren.
Zusammenfassend
Diejenigen, die keine Risiken eingehen, leiten keine Projekte. Worksection versteht dies wie kein anderer und hilft Unternehmen, die Kontrolle über Projekte mit all möglichen Risiken zu übernehmen.
Dank seiner Werkzeuge hilft Worksection somit, Risiken zu minimieren und trägt zum erfolgreichen Abschluss der Unternehmensprojekte bei. Der Zeitenverfolger, das Gantt-Diagramm und die Berichte sind nur ein Teil der Funktionen, die Ihnen zur Verfügung stehen. Mit Worksection eröffnen Sie sich neue Möglichkeiten für sich und Ihr Unternehmen.