Der Gemeinderat hat eine innovative (für Gemeinderäte) Lösung umgesetzt – das Projektmanagementsystem Worksection, das half, schnell zu reagieren und alle Prozesse auch während der Quarantäne einzurichten.
Worksection hingegen erfüllte die Bedürfnisse der Gemeinde, indem es den Zugang zum System und Beratungen vollständig kostenlos zur Verfügung stellte.
Wir sprachen mit dem Gemeindevorsteher Serhiy Zamidra über die Umsetzung der Quarantäne in Nemishaieve, welche Schwierigkeiten sie hatten und wie Worksection dabei half.
Die Arbeit des Rates während der Umsetzung der Quarantäne
Serhiy Zamidra – Gemeindevorsteher von Nemishaieve
Die Einführung der Quarantäne im Dorf Nemishaieve erfolgte sofort nach der entsprechenden Entscheidung auf staatlicher Ebene. Ein COVID-19-Bekämpfungshaus wurde im Dorf eingerichtet, das alle Arbeiten zur Koordinierung des Kampfes gegen die Epidemie übernahm.
Die Oblast Kiew bildete dabei keine Ausnahme im Vergleich zu anderen Regionen. Als ich einen Monat später die verfügbaren Anordnungen von den regionalen Hauptquartieren auf der Website der staatlichen Regionalverwaltung überprüfte, erreichten weniger als 30 % unser Niveau.
Einige Entscheidungen blieben an der Spitze, und über einige Entscheidungen wurden wir durch Newsletter informiert. Tatsächlich fühlten wir keine allgemeine Unterstützung durch die zentralen Behörden vertikal. Die meisten Leiter (Städtische, Dorfbewohner) mussten eigenständig an der Lösung dieser Probleme arbeiten.
Der Kampf gegen das Virus erfordert die Lösung von zwei Hauptproblemen
- Bereitstellung von Desinfektion, Organisation eines sicheren Raums für die Bewohner.
- Gewährleistung des Schutzes vor Panik.
Das bedeutet, dass die Menschen klar und vollständig über die Situation informiert sein müssen.
Wenn jemand erkrankt, sagen wir ehrlich, dass wir einen Erkrankten haben, aber natürlich ohne zu spezifizieren, wer es ist. Wir haben festgestellt, dass Informationen über die Erkrankten mit einer gewissen Verzögerung eintrafen.
Wenn die Menschen also wissen, dass bereits drei geheilt sind, aber berichtet wird, dass sie weiterhin krank sind, wem werden sie dann Fragen stellen? Nicht dem Regionalrat, sondern der Lokalregierung. Und die Leute sagen: „Ihr sagt uns, dass die Person genesen ist, aber die regionale Verwaltung sagt Nein. Und die Person läuft auf den Straßen. Wie ist das möglich?“ Und wir müssen unter solchen Umständen arbeiten.
Die Unternehmer gingen verantwortungsvoll mit den eingeführten Einschränkungen um. Sie diskutierten mögliche Lockerungen, aber insgesamt verstanden alle die Situation.
Es ist herausfordernder mit den Menschen und der Selbstisolierung. Wenn eine Person in Selbstisolierung ist, scheint es in der ersten Woche leicht und unkompliziert. Nach 2 – 3 Wochen gibt es einen gewissen Druck. Besonders, wenn es Verzögerungen bei den Tests gibt. Die Menschen beginnen zu rufen und fragen, wann sie rausgehen können. Und du erklärst, dass diese Entscheidung nicht vom Gemeindevorsteher getroffen wird; man muss zwei Tests bestehen und warten.
Warum ein Aufgabenmanager benötigt wird
Aktive Arbeit wird von der Kommunikationsgruppe geleistet – diese Gruppe unterstützt die Aktivitäten des Hauptquartiers, informiert die Bewohner über den aktuellen Stand, drängende Fragen und was dagegen unternommen werden kann. Dies dient dazu, der Gemeinschaft zu helfen, durch all diese Situationen ruhiger zu navigieren.
Organisation der freiwilligen Unterstützung, strategische Planung, Überwachung der Quarantäne, Unterstützung von Unternehmern, Fundraising, Fragen zur kommunalen Sicherheit – das sind alles Punkte, die mit der Arbeit des Hauptquartiers verbunden sind und angegangen werden müssen.
Zum Beispiel – die kommunale Sicherheit des Dorfes. Wir verstehen, dass Quarantäne das Schließen des Zugangs zum Dorf nicht erlaubt, aber im Falle eines signifikanten Anstiegs der Anzahl der Erkrankten müssen wir einen gut durchdachten Plan haben dafür, was wir tun werden.
Dies kann einfach in einem Dokument erfolgen, das sofort im Worksection-Projekt geöffnet wird:
- Engagementplan;
- Wer verantwortlich ist;
- Kontaktpersonen.
Einfacher Werkzeuge – weniger Zeit für die Anpassung
Wir suchten nach einem einfachen Werkzeug, das schnell in den Betrieb des Hauptquartiers integriert werden konnte. Es sollte bequem sein, aber gleichzeitig die Mitarbeiter nicht mit schweren IT-Tools belasten.
Vorher haben wir Asana verwendet. Eine gute Lösung, aber Worksection erwies sich als intuitiver.
Wir waren sehr zufrieden, dass in Worksection alle Elemente miteinander verknüpft sind. Beim Erstellen einer Aufgabe öffnest du den Kalender, und alles wird bequem angezeigt wie gewohnt. Wenn du eine Aufgabe festlegst, kannst du verfolgen, wie lange sie relevant bleibt.
(Screenshot des Kalenders)
Die Aufgabenliste kann nach einem bestimmten Mitarbeiter gefiltert werden, besonders praktisch, wenn viele Menschen an den Projekten arbeiten.
(Screenshot der Aufgabenliste)
Die Arbeit mit Dokumenten ist noch einfacher geworden. Jetzt fügen wir das Dokument dem Projekt hinzu und können es anschließend an jede Aufgabe wieder anhängen.
(Ansicht der Dokumentenliste)
Wie Worksection hilft
Klare Kommunikation mit der Gemeinschaft. Organisation eines Systems zur Informationssammlung in einer Weise, dass Informationen über potenziell infizierte Personen zu dir gelangen, bevor sie im Gebiet erscheinen. Nicht nur auf eigene Ressourcen zählen, sondern auch versuchen, die Bewohner, Freiwillige einzubinden und Geld zu beschaffen. Denn der Kampf gegen das Virus ist nicht nur ein Panzer, den du herausstellst; es ist der Kampf aller Gemeindebewohner, die verstehen, dass das Virus ernst ist.
Alle haben wahrscheinlich von dem Erfolg des Silicon Valley gehört.
Die Grundlage dieses Erfolgs war Vertrauen und gegenseitige Hilfe. Deshalb glaube ich aufrichtig, dass es gerade dank solcher offenen Unternehmen, die sich nicht von den Problemen der Gesellschaft abwenden, unser Land schnell wachsen wird und auch unsere Unternehmen erhebliche Gewinne erzielen werden. Was du für das Gute gibst, kommt immer vielfach zu dir zurück.