Consiliul sătesc a implementat o soluție inovatoare (pentru consiliile sătești) – sistemul de managementul proiectelor Worksection, care a ajutat la răspunsul rapid și la organizarea tuturor proceselor chiar și în timpul carantinei.
Worksection, la rândul său, a satisfăcut nevoile comunității oferind acces la sistem și consultații complet gratuite.
Am discutat cu primarul satului Serhiy Zamidra despre cum a fost implementată carantina în Nemishaieve, ce dificultăți au întâmpinat și cum i‑a ajutat Worksection în acest sens.
Activitatea consiliului în timpul implementării carantinei
Serhiy Zamidra – primar al satului Nemishaieve
Introducerea carantinei în satul Nemishaieve a avut loc imediat după ce s‑a luat decizia corespunzătoare la nivel de stat. A fost înființat un Comandament de Combatere a COVID-19 în sat, care a preluat toată activitatea de coordonare a luptei împotriva epidemiei.
Raionul Kiev nu a fost o excepție comparativ cu alte regiuni. Când am verificat ordinele de la comandamentul regional disponibile pe site-ul administrației regionale de stat o lună mai târziu, mai puțin de 30% au ajuns la nivelul nostru.
Unele decizii au rămas la vârf, iar noi am fost informați despre unele decizii prin buletine informative. Nu am simțit de fapt un sistem general de sprijin din partea autorităților centrale vertical. Cei mai mulți primari (de oraș, de sat) au trebuit să se implice independent în rezolvarea acestor probleme.
Lupta împotriva virusului necesită rezolvarea a două probleme principale
- Asigurarea dezinfecției, organizarea unui spațiu sigur pentru rezidenți.
- Asigurarea protecției împotriva panicii.
Asta înseamnă că oamenii trebuie să fie informați clar și complet despre situație.
Dacă cineva se îmbolnăvește, spunem sincer că avem o persoană bolnavă, dar desigur fără a specifica cine este. Né-am confruntat cu faptul că informațiile despre cei care s‑au îmbolnăvit ajungeau cu o oarecare întârziere.
Așadar, dacă oamenii știu că acești trei s‑au recuperat deja, dar se raportează că sunt încă bolnavi, atunci cui vor adresa oamenii întrebările? Nu consiliului regional, ci guvernului local. Și oamenii spun: “Né spuneți că persoana s‑a recuperat, dar administrația regională spune nu. Și persoana umblă pe străzi. Cum este posibil?” Și trebuie să lucrăm în astfel de circumstanțe.
Antreprenorii au abordat responsabil restricțiile care au fost introduse. Au discutat despre posibile relaxări, dar în general toată lumea a înțeles situația.
Este mai greu cu oamenii și autoizolarea. Când o persoană este în autoizolare în prima săptămână, pare ușor și simplu. După 2 – 3 săptămâni, există o anumită presiune. Mai ales dacă există o întârziere în testare. Oamenii încep să sune, întrebând când vor putea ieși. Și explici că această decizie nu este luată de primarul satului; trebuie să treci două teste și să aștepți.
De ce este nevoie de un manager de sarcini
Se desfășoară o muncă activă de către grupul de comunicație – acest grup susține activitățile comandamentului, informează rezidenții despre starea actuală, problemele presante și ce se poate face în legătură cu acestea. Aceasta este pentru a ajuta comunitatea să navigheze mai calm prin toate aceste situații.
Organizarea sprijinului de voluntari, planificarea strategică, monitorizarea carantinei, sprijinirea antreprenorilor, strângerea de fonduri, problemele gărzii municipale – toate acestea sunt chestiuni legate de activitatea comandamentului care trebuie abordate.
De exemplu – garda municipală a satului. Înțelegem că carantina nu permite închiderea intrării în sat, dar în cazul unei creșteri semnificative a numărului de bolnavi, trebuie să avem un plan bine gândit pentru ceea ce vom face.
Aceasta poate fi realizată cu ușurință într-un document care se deschide imediat în proiectul Worksection:
- Plan de implicare;
- Cine este responsabil;
- Persoane de contact.
Instrumente simple – mai puțin timp pentru adaptare
Căutam un instrument simplu care putea fi implementat rapid în operațiunile comandamentului. Trebuie să fie convenabil, dar în același timp să nu încarce angajații cu instrumente IT greoaie.
Înainte de aceasta, am folosit Asana. O soluție bună, dar Worksection s‑a dovedit a fi mai intuitiv.
Am fost foarte mulțumiți că în Worksection toate elementele sunt interconectate. Când creezi o sarcină, deschizi calendarul și totul este afișat convenabil ca de obicei. Dacă setezi o sarcină, poți urmări cât timp rămâne relevantă.
(Captură de ecran a calendarului)
Lista de sarcini poate fi filtrată după un angajat specific, foarte convenabil când multe persoane lucrează la proiecte.
(Captură de ecran a listei de sarcini)
Lucrul cu documentele a devenit și mai simplu. Acum adăugăm documentul la proiect, iar apoi putem să‑l reatașăm la orice sarcină.
(Vederea listei de documente)
Cum ajută Worksection
Comunicați clar cu comunitatea. Organizarea unui sistem de colectare a informațiilor în așa fel încât informațiile despre persoanele potențial infectate să ajungă la voi înainte să apară în zonă. Numărând nu doar pe resursele proprii, ci încercând să implici rezidenții, voluntarii și să strângi fonduri. Pentru că lupta împotriva virusului nu este doar un tanc pe care îl pui în față; este lupta tuturor rezidenților comunității care înțeleg că virusul este serios.
Probabil că toată lumea a auzit de succesul Silicon Valley.
Fundația acestui succes a fost încrederea și ajutorul reciproc. De aceea, cred cu sinceritate că datorită acestor companii deschise care nu stau deoparte de problemele apărute în societate, țara noastră va crește rapid, iar întreprinderile noastre vor realiza de asemenea câștiguri semnificative. Ceea ce oferi pentru binele comunității se întoarce întotdeauna la tine multiplicat.