Селищна рада імплементувала інноваційне (для селищних рад) рішення – систему управління проєктами Worksection, яка допомогла оперативно відреагувати та налаштувати всі процеси навіть в умовах карантину.
Worksection, у свою чергу, пішли назустріч громаді, та надали доступ до системи та консультації абсолютно безкоштовно.
Ми поговорили із селищним головою Сергім Замидрою про те, як відбувалося запровадження карантину в Немішаєвому, із якими труднощами вони зіткнулися та як у цьому допоміг Worksection.
Робота ради під час запровадження карантину
Сергій Замідра – селищний голова Немішаєвого
Запровадження карантину в селищі Немішаєве відбулося одразу після прийняття відповідного рішення на рівні держави. Було створено Штаб по боротьбі з COVID-19 у селищі, який взяв на себе усю роботу по координації боротьби з епідемією.
Київська область не виявилася особливою, порівняно з іншими областями. Коли я через місяць перевірив ті розпорядження обласного штабу, які є на сайті державної обласної адміністрації, то до нашого рівня дійшло не більше 30%.
Частина рішень залишалася зверху, із частиною рішень ми були ознайомлені через розсилку. Загальної системи супроводу по вертикалі центральної влади ми насправді не відчували. Більшість голів (міських, селищних) зіткнулися із необхідністю самостійно включатися у вирішення цих проблем.
Боротьба з вірусом потребує вирішення двох головних проблем
- Забезпечення дезінфекції, організації безпечного простору для жителів.
- Забезпечення убереження від паніки.
Тобто люди мають бути чітко, повністю чесно проінформовані про те, якою є ситуація.
Якщо людина захворіла, ми чесно говоримо про те, що у нас є хвора людина, але звичайно без вказівки, хто це є конкретно. Ми стикнулися з тим, що інформація про тих, хто захворів, приходила трошки із запізненням.
Тож якщо люди знають, що ці троє вже одужали, а пишуть, що вони ще хворі, то до кого будуть ставити питання люди? Не до обласної Ради, а до місцевої влади. І люди кажуть: «Ви нам говорите, що людина одужала, а обласна адміністрація каже, що ні. А людина ходить по вулицях. Як це так?». А нам у такій ситуації працювати.
Підприємці відповідально поставилися до тих обмежень, що ввели. Обговорювали питання про можливе послаблення, але загалом всі поставилися із розумінням.
Із людьми і самоізоляцією складніше. Коли людина перший тиждень на самоізолюяції – це здається легко й просто. За 2-3 тижні відчувається певний тиск. Особливо, якщо є затримка із проведенням тестів. Люди починають обривати телефон, питати, коли можна буде вийти. І ти пояснюєш, що це рішення приймає не селищний голова, а треба пройти два тести, почекати.
Навіщо потрібен таск-менеджер
Активна робота ведеться комунікаційної групою – це група яка забезпечує супровід діяльності штабу, інформування населення про поточний стан, актуальні проблеми та що з ними можна робити. Для того, щоб громада проходила крізь усю ці ситуацію спокійніше.
Організація волонтерської підтримки, стратегічне планування, контроль карантину, підтримка підприємців, фандрайзинг, питання муніципальної варти – це все питання, з якими по’вязана робота штабів і які потрібно пропрацьовувати.
Наприклад – муніципальна варта селища. Розуміємо, що карантин не дає права перекривати в’їзд до селища, але в тому випадку, якщо кількість хворих суттєво зростає, треба мати пропрацьований план, що ми будемо робити.
Це можна легко зробити в документі, який одразу відкривається в проєкті Worksection:
- План залучення;
- Хто відповідальний;
- Контактні особи.
Прості інструменти — менше часу на адаптацію
Ми шукали простий інтрумент, котрий можливо швидко впровадити у роботу штабу. Він повинен бути зручним, але при цьому не грузив працівників важкими it-інстурментами.
До цього ми використовували Asana. Хороше рішення, але Worksection виявився більш інтуітивним.
Дуже сподобалося, що в Worksection всі елементи пов'язані. Створюючи завдання, відкриваєш календар і все зручно відображається в звично вигляді. Якщо ви поставили завдання, можете відстежувати до якого час вона залишається актуальною.
(Скрін календаря)
Список завдань можна фільтрувати по конкретному співробітнику, особливо зручно коли над проектами працюють багато людей.
(Скрін списку завдань)
Робота з документами стала ще простіше. Тепер ми додаємо документ в проект, а потім можемо додавати його повторно в будь-яку задачу.
(Вид списку з документами)
Чим допомогає Worksection
Чітко комунікувати з громадою. Організувати систему збору інформації таким чином, щоб інформація про потенційно заражених осіб до вас дійшла раніше, ніж вона з’явиться в районі. Розраховувати не тільки на власні ресурси, а й намагатися залучити жителів, волонтерів, фандрайзити гроші. Бо боротьба з вірусом – це не один танк, який ви виставили, а боротьба всіх жителів громади, які розуміють, що вірус є страшним.
Всі, мабуть, чули про успіх Кремнієвої Долини.
Основою цього успіху була довіра та взаємодопомога. Тому я щиро вірю, що саме завдяки таким відкритим компаніям, які не стоять осторонь проблем, які виникають у суспільстві, наша країна швидко зросте і наші підприємства також отримають значні здобутки. Те, що ти даєш для добра завжди повертається сторицею.