Сільська рада впровадила інноваційне (для сільських рад) рішення – систему управління проектами Worksection, яка допомогла швидко реагувати та налагоджувати всі процеси навіть під час карантину.
Worksection, в свою чергу, задовольнила потреби громади, надавши доступ до системи та консультацій абсолютно безкоштовно.
Ми поговорили з головою села Сергієм Замідрою про те, як карантин був впроваджений у Немишаєвому, з якими труднощами вони стикалися і як Worksection допомагала в цьому.
Робота ради під час впровадження карантину
Сергій Замідра – голова села Немишаїве
Введення карантину в селі Немишаїве сталося одразу після того, як було прийнято відповідне рішення на державному рівні. У селі було створено Штаб боротьби з COVID-19, який взяв на себе всю роботу з координації боротьби з епідемією.
Київська область не була винятком у порівнянні з іншими регіонами. Коли я перевірив накази регіонального штабу, доступні на сайті державної обласної адміністрації через місяць, менше ніж 30% дійшло до нашого рівня.
Деякі рішення залишалися на верхньому рівні, а про деякі рішення нас інформували через розсилки. Ми насправді не відчували загальної системи підтримки з боку центральних органів. Більшість голів (міст, сіл) повинні були самостійно займатися вирішенням цих проблем.
Боротьба з вірусом вимагає вирішення двох основних проблем
- Забезпечення дезінфекції, організація безпечного простору для мешканців.
- Забезпечення захисту від паніки.
Це означає, що люди повинні бути чітко та повно проінформовані про ситуацію.
Якщо хтось захворів, ми відкрито говоримо, що у нас є хвора людина, але, звичайно, не уточнюємо, хто це. Ми стикнулися з тим, що інформація про тих, хто захворів, надходила з деяким запізненням.
Тож якщо люди знають, що ці троє вже одужали, але повідомляється, що вони досі хворі, то до кого будуть ставити запитання? Не до обласної ради, а до місцевої влади. І люди кажуть: “Ви говорите, що людина одужала, але обласна адміністрація каже ні. І ця людина ходить вулицями. Як це можливо?” І ми повинні працювати в таких умовах.
Підприємці відповідально підійшли до введених обмежень. Вони обговорювали можливе послаблення, але в цілому всі розуміли ситуацію.
Більш складно з людьми та самоізоляцією. Коли людина перебуває в самоізоляції перший тиждень, це здається легким і простим. Після 2 – 3 тижнів виникає певний тиск. Особливо, якщо є затримка з тестуванням. Люди починають телефонувати, питаючи, коли вони зможуть вийти. І ти пояснюєш, що це рішення не приймає голова села; потрібно пройти два тести і почекати.
Навіщо потрібен менеджер завдань
Активна робота ведеться групою комунікацій – ця група підтримує діяльність штабу, інформує мешканців про поточний стан, нагальні питання та що можна з ними зробити. Це щоб допомогти громаді впоратися з усіма цими ситуаціями більш спокійно.
Організація волонтерської підтримки, стратегічне планування, моніторинг карантину, підтримка підприємців, збір коштів, питання муніципальної охорони – це все питання, пов’язані з роботою штабу, які потрібно вирішувати.
Наприклад – муніципальна охорона села. Ми розуміємо, що карантин не дозволяє закриття в’їзду до села, але в разі значного збільшення кількості хворих, ми повинні мати продуманий план щодо того, що ми будемо робити.
Це можна легко зробити в документі, який відкривається в проекті Worksection:
- План залучення;
- Хто відповідає;
- Контактні особи.
Прості інструменти – менше часу на адаптацію
Ми шукали простий інструмент, який можна було б швидко впровадити в роботу штабу. Він повинен бути зручним, але в той же час не обтяжувати співробітників важкими ІТ-інструментами.
До цього ми використовували Asana. Гарне рішення, але Worksection виявився інтуїтивно зрозумілішим.
Нам було дуже приємно, що в Worksection всі елементи взаємопов’язані. Коли створюєш завдання, ти відкриваєш календар, і все зручно відображається, як зазвичай. Якщо ти задаєш завдання, можна відстежувати, наскільки довго воно залишається актуальним.
(Скриншот календаря)
Список завдань можна фільтрувати за конкретним співробітником, особливо зручно, коли над проектами працює багато людей.
(Скриншот списку завдань)
Робота з документами стала ще простішою. Тепер ми додаємо документ до проекту, а потім можемо переattach його до будь-якого завдання.
(Перегляд списку документів)
Як Worksection допомагає
Чітке спілкування з громадою. Організація системи збору інформації таким чином, щоб інформація про потенційно інфікованих осіб досягала вас перш ніж вона з’явиться в районі. Розрахунок не лише на власні ресурси, але й на намагання залучити мешканців, волонтерів та збирати гроші. Тому що боротьба з вірусом – це не просто один танк, який ти виставляєш; це боротьба всіх мешканців громади, які розуміють, що вірус – це серйозно.
Напевно, всі чули про успіх Кремнієвої долини.
Основою цього успіху було довіра та взаємодопомога. Тому я щиро вірю, що саме завдяки таким відкритим компаніям, які не залишаються осторонь від проблем у суспільстві, наша країна швидко розвиватиметься, а наші підприємства також досягнуть значних успіхів. Те, що ти робиш на благо, завжди повертається до тебе в кілька разів більше.