Le conseil villageois a mis en œuvre une solution innovante (pour les conseils de village) – le système de gestion de projet Worksection, qui a aidé à réagir rapidement et à mettre en place tous les processus même pendant le confinement.
Worksection, à son tour, a répondu aux besoins de la communauté en offrant un accès au système et des consultations entièrement gratuites.
Nous avons parlé avec le chef de village Serhiy Zamidra de la manière dont le confinement a été mis en œuvre à Nemishaieve, des difficultés rencontrées et de la manière dont Worksection a aidé dans ce contexte.
Le travail du conseil pendant la mise en œuvre du confinement
Serhiy Zamidra – chef de village de Nemishaieve
L’introduction du confinement dans le village de Nemishaieve a eu lieu immédiatement après qu’une décision correspondante a été prise au niveau de l’État. Un QG de lutte contre le COVID-19 a été établi dans le village, qui a pris en charge tout le travail de coordination de la lutte contre l’épidémie.
L’Oblast de Kyiv n’a pas fait exception par rapport aux autres régions. Lorsque j’ai vérifié les ordres du quartier général régional disponibles sur le site de l’administration régionale de l’État un mois plus tard, moins de 30 % sont arrivés à notre niveau.
Certaines décisions sont restées au sommet, et nous avons été informés de certaines décisions par le biais de bulletins d’information. Nous n’avons pas vraiment ressenti un système de soutien général de la part des autorités centrales de manière verticale. La plupart des chefs (de ville, de village) ont dû s’engager de manière indépendante dans la résolution de ces problèmes.
La lutte contre le virus nécessite de résoudre deux problèmes principaux
- Assurer la désinfection, organiser un espace sûr pour les résidents.
- Garantir une protection contre la panique.
Cela signifie que les gens doivent être clairement et entièrement informés de la situation.
Si quelqu’un tombe malade, nous disons honnêtement qu’il y a une personne malade, mais sans bien sûr préciser qui c’est. Nous avons constaté que les informations sur ceux qui sont tombés malades arrivaient avec un certain retard.
Donc, si les gens savent que ces trois personnes se sont déjà rétablies, mais qu’il est signalé qu’elles sont toujours malades, alors à qui les gens vont-ils poser des questions ? Pas au conseil régional, mais au gouvernement local. Et les gens disent : “Vous nous dites que la personne s’est rétablie, mais l’administration régionale dit que non. Et la personne se promène dans les rues. Comment est-ce possible ?” Et nous devons travailler dans de telles circonstances.
Les entrepreneurs ont abordé de manière responsable les restrictions qui ont été introduites. Ils ont discuté des éventuels assouplissements, mais dans l’ensemble, tout le monde a compris la situation.
C’est plus difficile avec les gens et l’auto-isolation. Quand une personne est en auto-isolation pendant la première semaine, cela semble facile et direct. Après 2 – 3 semaines, une certaine pression se fait sentir. Surtout s’il y a un retard dans les tests. Les gens commencent à appeler, demandant quand ils pourront sortir. Et vous expliquez que cette décision n’est pas prise par le chef de village ; vous devez passer deux tests et attendre.
Pourquoi un gestionnaire de tâches est nécessaire
Un travail actif est effectué par le groupe de communication – ce groupe soutient les activités du quartier général, informe les résidents sur l’état actuel, les problèmes pressants et ce qui peut être fait à ce sujet. Cela vise à aider la communauté à naviguer à travers toutes ces situations plus calmement.
Organisation du soutien des bénévoles, planification stratégique, suivi du confinement, soutien aux entrepreneurs, collecte de fonds, problèmes de garde municipale – ce sont tous des questions liées à l’activité du quartier général qui doivent être abordées.
Par exemple – la garde municipale du village. Nous comprenons que le confinement né permet pas de fermer l’entrée du village, mais en cas d’augmentation significative du nombre de malades, nous devons avoir un plan bien pensé sur ce que nous allons faire.
Cela peut être facilement fait dans un document qui s’ouvre immédiatement dans le projet Worksection :
- Plan d’engagement ;
- Qui est responsable ;
- Personnes de contact.
Outils simples – moins de temps pour l’adaptation
Nous recherchions un outil simple qui pourrait être rapidement mis en œuvre dans les opérations du quartier général. Il devrait être pratique, mais en même temps né pas alourdir les employés avec de lourds outils informatiques.
Avant cela, nous utilisions Asana. Une bonne solution, mais Worksection s’est révélé plus intuitif.
Nous avons été très contents que dans Worksection tous les éléments soient interconnectés. En créant une tâche, vous ouvrez le calendrier et tout est affiché de manière pratique comme d’habitude. Si vous fixez une tâche, vous pouvez suivre combien de temps elle reste pertinente.
(Capture d’écran du calendrier)
La liste des tâches peut être filtrée par un employé spécifique, ce qui est particulièrement pratique lorsque de nombreuses personnes travaillent sur les projets.
(Capture d’écran de la liste des tâches)
Travailler avec des documents est devenu encore plus simple. Maintenant, nous ajoutons le document au projet, puis nous pouvons le rattacher à n’importe quelle tâche.
(Vue de la liste des documents)
Comment Worksection aide
Communiquer clairement avec la communauté. Organiser un système de collecte d’informations de manière à ce que les informations sur les personnes potentiellement infectées vous parviennent avant qu’elles n’apparaissent dans la zone. Compter non seulement sur vos propres ressources, mais aussi essayer d’impliquer les résidents, des bénévoles et de collecter des fonds. Car la lutte contre le virus n’est pas juste un tank que vous mettez en avant ; c’est la lutte de tous les habitants de la communauté qui comprennent que le virus est sérieux.
Tout le monde a probablement entendu parler du succès de la Silicon Valley.
La fondation de ce succès était la confiance et l’entraide. C’est pourquoi je crois sincèrement que c’est précisément grâce à de telles entreprises ouvertes qui né restent pas à l’écart des problèmes qui émergent dans la société, notre pays va croître rapidement et nos entreprises connaîtront également des gains significatifs. Ce que vous donnez pour le bien revient toujours à vous de manière multipliée.