Obecní rada zavedla inovativní (pro obecní rady) řešení – systém řízení projektů Worksection, který pomohl rychle reagovat a nastavit všechny procesy i během karantény.
Worksection, na oplátku, vyhověl potřebám komunity tím, že poskytl přístup k systému a konzultace zcela zdarma.
Besedovali jsme s obecním starostou Serhijem Zamidrou o tom, jak byla karanténa provedena v Nemishaieve, jaké potíže měly a jak v tom pomohl Worksection.
Práce rady během provádění karantény
Serhiy Zamidra – starosta obce Nemishaieve
Zavedení karantény v obci Nemishaieve nastalo okamžitě po přijetí odpovídajícího rozhodnutí na státní úrovni. Bylo zřízeno COVID-19 Velitelství pro boj v obci, které převzalo veškerou práci koordinace boje proti epidemii.
Kyjevská oblast nebyla výjimkou ve srovnání s jinými regiony. Když jsem měsíc po zavedení kontroloval příkazy z regionálního velitelství dostupné na webu státní regionální správy, méně než 30 % se dostalo na naši úroveň.
Některá rozhodnutí zůstala nahoře a byla nám sdělována prostřednictvím zpravodajů. Skutečně jsme nepocítili obecný podpůrný systém ze strany centrálních orgánů vertikálně. Většina starostů (měst, obcí) se musela nezávisle věnovat řešení těchto problémů.
Boju proti viru vyžaduje řešení dvou hlavních problémů
- Zajištění dezinfekce, organizace bezpečného prostoru pro obyvatele.
- Zajištění ochrany proti panice.
To znamená, že lidé musí být jasně a úplně informováni o situaci.
Pokud se někdo onemocní, upřímně říkáme, že máme nemocného, ale samozřejmě bez specifikování, kdo to je. Narazili jsme na to, že informace o těch, kdo onemocněli, přicházely s určitým zpožděním.
Takže pokud lidé vědí, že ti tři se už uzdravili, ale hlásí, že jsou stále nemocní, na koho se lidé budou ptát? Né na regionální radu, ale na místní vládu. A lidé říkají: „Říkáte nám, že osoba se uzdravila, ale regionální administrativa říká né. A osoba chodí po ulicích. Jak je to možné?“ A musíme pracovat za takových okolností.
Podnikatelé zodpovědně přistoupili k omezením, která byla zavedena. Diskutovali o možném uvolnění, ale celkově každý chápal situaci.
S lidmi a sebezásobováním je to složitější. Když je osoba v sebezásobování první týden, zdá se to snadné a jednoduché. Po 2 – 3 týdnech se objevuje určitý tlak. Zejména pokud se zpožďují testy. Lidé začínají telefonovat, ptají se, kdy budou moci vyjít. A vy vysvětlujete, že toto rozhodnutí neprovádí starosta obce; musíte projít dvěma testy a čekat.
Proč je potřeba správce úkolů
Aktivní práce probíhá prostřednictvím komunikační skupiny – tato skupina podporuje aktivity velitelství, informuje obyvatele o aktuálním stavu, naléhavých otázkách a co se s nimi dá udělat. To pomáhá komunitě klidněji se orientovat ve všech těchto situacích.
Organizace dobrovolnické podpory, strategické plánování, monitorování karantény, podpora podnikatelů, fundraising, otázky městské gardy – to vše jsou záležitosti související s prací velitelství, které je třeba řešit.
Například – městská stráž obce. Chápeme, že karanténa neumožňuje uzavření vchodu do obce, ale v případě významného nárůstu počtu nemocných musíme mít dobře promyšlený plán, co budeme dělat.
Toto lze snadno provést v dokumentu, který se okamžitě otevře v projektu Worksection:
- Plán zapojení;
- Kdo je zodpovědný;
- Kontaktní osoby.
Jednoduché nástroje – méně času na adaptaci
Hledali jsme jednoduchý nástroj, který by mohl být rychle implementován do operací velitelství. Měl by být pohodlný, ale zároveň nezatěžovat zaměstnance těžkými IT nástroji.
Dříve jsme používali Asanu. Dobré řešení, ale Worksection se ukázal jako intuitivnější.
Byli jsme velmi potěšeni, že v Worksection jsou všechny prvky provázané. Při vytváření úkolu otevřete kalendář a všechno je pohodlně zobrazeno jako obvykle. Pokud nastavíte úkol, můžete sledovat, jak dlouho zůstává relevantní.
(Snímek obrazovky kalendáře)
Seznam úkolů lze filtrovat podle konkrétního zaměstnance, což je obzvlášť výhodné, když na projektech pracuje mnoho lidí.
(Snímek obrazovky seznamu úkolů)
Práce s dokumenty se stala ještě jednodušší. Nyní přidáváme dokument do projektu a poté jej můžeme znovu připojit k jakémukoli úkolu.
(Pohled na seznam dokumentů)
Jak Worksection pomáhá
Jasně komunikovat s komunitou. Organizace systému pro shromažďování informací takovým způsobem, aby informace o potenciálně nakažených jednotlivcích dorazily k vám ještě předtím, než se objeví v oblasti. Počítání nejen se svými vlastními zdroji, ale také snaha zapojit obyvatele, dobrovolníky a shromažďovat peníze. Protože boj proti viru není jen jeden tank, který vy vypravujete; je to úsilí všech obyvatel komunity, kteří chápou, že virus je vážný.
Každý asi slyšel o úspěchu Silicon Valley.
Základem tohoto úspěchu byla důvěra a vzájemná pomoc. Proto upřímně věřím, že právě díky takovým otevřeným společnostem, které se neodvracejí od problémů, které vznikají ve společnosti, naše země rychle poroste a naše podniky dosáhnou také významných zisků. Co dáte pro dobro, se vám vždy vrátí mnohonásobně.