Rada wiejska wprowadziła innowacyjne (jak na rady wiejskie) rozwiązanie – system zarządzania projektami Worksection, który pomógł szybko reagować i zorganizować wszystkie procesy nawet podczas kwarantanny.
Worksection z kolei spełnił potrzeby społeczności, zapewniając dostęp do systemu i konsultacje zupełnie bezpłatnie.
Rozmawialiśmy z wójtem wsi Serhijem Zamidrą o tym, jak wdrożono kwarantannę w Nemishaieve, z jakimi trudnościami się borykali i jak w tym pomogło Worksection.
Praca rady podczas wdrażania kwarantanny
Serhij Zamidra – wójt Nemishaieve
Wprowadzenie kwarantanny w wsi Nemishaieve miało miejsce natychmiast po podjęciu odpowiedniej decyzji na poziomie państwowym. Utworzono Sztab Kryzysowy ds. COVID-19 w wsi, który przejął na siebie wszelką pracę związaną z koordynacją walki z epidemią.
Obwód kijowski nie był wyjątkiem w porównaniu z innymi regionami. Kiedy miesiąc później sprawdziłem zarządzenia regionalnych sztabów dostępne na stronie internetowej administracji państwowej, mniej niż 30% dotarło do naszego poziomu.
Niektóre decyzje pozostały na górze, a o niektórych dowiedzieliśmy się przez newslettery. W rzeczywistości nie odczuwaliśmy ogólnego systemu wsparcia ze strony centralnych władz w pionie. Większość wójtów (miast, wsi) musiała samodzielnie angażować się w rozwiązanie tych problemów.
Walka z wirusem wymaga rozwiązania dwóch głównych problemów
- Zapewnienie dezynfekcji, organizacja bezpiecznej przestrzeni dla mieszkańców.
- Zapewnienie ochrony przed paniką.
To oznacza, że ludzie muszą być jasno i w pełni poinformowani o sytuacji.
Jeśli ktoś zachoruje, szczerze mówimy, że mamy chorego, ale oczywiście bez podawania, kto to jest. Zauważyliśmy, że informacje o osobach, które zachorowały, docierały z pewnym opóźnieniem.
Więc jeśli ludzie wiedzą, że te trzy osoby już wyzdrowiały, ale raportuje się, że nadal są chore, to do kogo zadają pytania? Nie do rady regionalnej, ale do lokalnego samorządu. I ludzie mówią: „Mówicie nam, że osoba wyzdrowiała, ale administracja regionalna mówi, że nie. A ta osoba chodzi po ulicach. Jak to możliwe?” I musimy działać w takich okolicznościach.
Przedsiębiorcy z odpowiedzialnością podeszli do wprowadzonych ograniczeń. Dyskutowali o możliwych luzowaniach, ale ogólnie wszyscy rozumieli sytuację.
Trudniej jest z ludźmi i samoizolacją. Kiedy osoba znajduje się w samoizolacji przez pierwszy tydzień, wydaje się to łatwe i proste. Po 2 – 3 tygodniach pojawia się pewna presja. Zwłaszcza jeśli występują opóźnienia w testach. Ludzie zaczynają dzwonić, pytając kiedy będą mogli wyjść. I tłumaczysz, że ta decyzja nie należy do wójta; musisz przejść dwa testy i poczekać.
Dlaczego potrzebny jest menedżer zadań
Aktywna praca jest prowadzona przez grupę komunikacyjną – ta grupa wspiera działalność sztabu, informuje mieszkańców o obecnym stanie, bieżących problemach i co można z nimi zrobić. Ma to pomóc społeczności w spokojnym odnajdywaniu się w tych sytuacjach.
Organizacja wsparcia wolontariuszy, planowanie strategiczne, monitorowanie kwarantanny, wspieranie przedsiębiorców, pozyskiwanie funduszy, sprawy straży miejskiej – to wszystko kwestie związane z pracą sztabu, które muszą być rozwiązane.
Na przykład – straż miejska wsi. Rozumiemy, że kwarantanna nie pozwala na zamknięcie wejścia do wsi, ale w przypadku znaczącego wzrostu liczby chorych, musimy mieć dobrze przemyślany plan tego, co zrobimy.
Można to łatwo zrobić w dokumencie, który natychmiast otwiera się w projekcie Worksection:
- Plan zaangażowania;
- Kto jest odpowiedzialny;
- Osoby kontaktowe.
Proste narzędzia – mniej czasu na adaptację
Szukaliśmy prostego narzędzia, które można szybko wdrożyć w operacjach sztabu. Powinno być wygodne, ale jednocześnie nie obciążać pracowników ciężkimi narzędziami IT.
Przed tym używaliśmy Asany. Dobre rozwiązanie, ale Worksection okazało się bardziej intuicyjne.
Bardzo nas ucieszyło, że w Worksection wszystkie elementy są ze sobą powiązane. Przy tworzeniu zadania otwierasz kalendarz i wszystko jest wygodnie wyświetlane jak zwykle. Jeśli ustalisz zadanie, możesz śledzić, jak długo pozostaje ono aktualne.
(Zrzut ekranu kalendarza)
Lista zadań może być filtrowana według konkretnego pracownika, co jest szczególnie wygodne, gdy nad projektami pracuje wiele osób.
(Zrzut ekranu listy zadań)
Praca z dokumentami stała się jeszcze prostsza. Teraz dodajemy dokument do projektu, a potem możemy go dołączyć do dowolnego zadania.
(Widok listy dokumentów)
Jak pomaga Worksection
Jasne komunikowanie się z społecznością. Organizowanie systemu gromadzenia informacji w taki sposób, aby informacje o potencjalnie zakażonych osobach dotarły do Ciebie, zanim pojawią się w okolicy. Liczenie nie tylko na własne zasoby, ale także próba zaangażowania mieszkańców, wolontariuszy i zbierania pieniędzy. Ponieważ walka z wirusem to nie tylko jeden czołg, który wypuszczasz; to walka wszystkich mieszkańców społeczności, którzy rozumieją, że wirus jest poważny.
Wszyscy prawdopodobnie słyszeli o sukcesie Doliny Krzemowej.
Fundamentem tego sukcesu było zaufanie i wzajemna pomoc. Dlatego szczerze wierzę, że to właśnie dzięki takim otwartym firmom, które nie pozostają obojętne na problemy pojawiające się w społeczeństwie, nasz kraj szybko się rozwija, a nasze przedsiębiorstwa osiągają znaczące zyski. To, co dajesz dla dobra, zawsze do Ciebie wraca wielokrotnie.