A câmara municipal implementou uma solução inovadora (para câmaras municipais) – o sistema de gestão de projetos Worksection, que ajudou a responder rapidamente e a organizar todos os processos mesmo durante a quarentena.
O Worksection, por sua vez, atendeu às necessidades da comunidade ao fornecer acesso ao sistema e consultas completamente gratuitas.
Conversamos com o chefe da aldeia, Serhiy Zamidra, sobre como a quarentena foi implementada em Nemishaieve, quais dificuldades enfrentaram e como o Worksection ajudou nisso.
O trabalho da câmara durante a implementação da quarentena
Serhiy Zamidra – chefe da aldeia de Nemishaieve
A introdução da quarentena na aldeia de Nemishaieve aconteceu imediatamente após a decisão correspondente ser tomada a nível estadual. Um Quartel-General de Combate ao COVID-19 foi estabelecido na aldeia, que assumiu todo o trabalho de coordenação da luta contra a epidemia.
A Oblast de Kyiv não foi uma exceção em comparação com outras regiões. Quando verifiquei as ordens do quartel-general regional disponíveis no site da administração regional do estado um mês depois, menos de 30% chegaram ao nosso nível.
Algumas decisões permaneceram no topo, e fomos informados sobre algumas decisões por meio de boletins informativos. Na verdade, não sentimos um sistema de apoio geral das autoridades centrais de forma vertical. A maioria dos chefes (cidades, aldeias) teve que se engajar de forma independente na solução desses problemas.
A luta contra o vírus requer a solução de dois problemas principais
- Fornecimento de desinfecção, organização de um espaço seguro para os residentes.
- Garantir proteção contra pânico.
Isso significa que as pessoas devem ser informadas de forma clara e completa sobre a situação.
Se alguém adoecer, nós dizemos honestamente que temos uma pessoa doente, mas, claro, sem especificar quem é. Encontramos o fato de que as informações sobre aqueles que adoeceram chegavam com um certo atraso.
Então, se as pessoas sabem que esses três já se recuperaram, mas é informado que ainda estão doentes, para quem as pessoas farão perguntas? Não para a câmara regional, mas para o governo local. E as pessoas dizem: “Vocês nos dizem que a pessoa se recuperou, mas a administração regional diz que não. E a pessoa está andando pelas ruas. Como isso é possível?” E temos que trabalhar sob tais circunstâncias.
Os empresários abordaram responsabilmente as restrições que foram introduzidas. Discutiram possíveis flexibilizações, mas, no geral, todos entenderam a situação.
É mais desafiador com as pessoas e a auto-isolamento. Quando uma pessoa está em auto-isolamento na primeira semana, parece fácil e direto. Após 2 – 3 semanas, há uma certa pressão. Especialmente se houver um atraso nos testes. As pessoas começam a ligar, perguntando quando poderão sair. E você explica que essa decisão não é tomada pelo chefe da aldeia; você precisa passar por dois testes e esperar.
Por que um gerente de tarefas é necessário
Um trabalho ativo está sendo realizado pelo grupo de comunicação – esse grupo apoia as atividades do quartel-general, informa os residentes sobre a situação atual, questões urgentes e o que pode ser feito a respeito. Isso é para ajudar a comunidade a navegar por todas essas situações de forma mais calma.
Organizar apoio voluntário, planejamento estratégico, monitoramento da quarentena, apoiar empresários, arrecadação de fundos, questões da guarda municipal – todos esses são assuntos relacionados ao trabalho do quartel-general que precisam ser tratados.
Por exemplo – a guarda municipal da aldeia. Entendemos que a quarentena não permite fechar a entrada da aldeia, mas em caso de um aumento significativo no número de pessoas doentes, precisamos ter um plano bem elaborado para o que faremos.
Isso pode ser facilmente feito em um documento que se abre imediatamente no projeto Worksection:
- Plano de envolvimento;
- Quem é responsável;
- Pessoas de contato.
Ferramentas simples – menos tempo para adaptação
Estávamos procurando uma ferramenta simples que pudesse ser implementada rapidamente nas operações do quartel-general. Deve ser conveniente, mas ao mesmo tempo não sobrecarregar os colegas com ferramentas de TI pesadas.
Antes disso, usamos o Asana. Uma boa solução, mas o Worksection se mostrou mais intuitivo.
Ficamos muito satisfeitos que no Worksection todos os elementos estão interconectados. Ao criar uma tarefa, você abre o calendário e tudo é exibido de forma conveniente como de costume. Se você define uma tarefa, pode acompanhar por quanto tempo ela permanece relevante.
(Captura de tela do calendário)
A lista de tarefas pode ser filtrada por um funcionário específico, especialmente conveniente quando muitas pessoas estão trabalhando nos projetos.
(Captura de tela da lista de tarefas)
Trabalhar com documentos se tornou ainda mais simples. Agora adicionamos o documento ao projeto e, em seguida, podemos reaplicá-lo a qualquer tarefa.
(Visão da lista de documentos)
Como o Worksection ajuda
Comunicar-se claramente com a comunidade. Organizar um sistema para coletar informações de maneira que as informações sobre indivíduos potencialmente infectados cheguem a você antes de aparecerem na área. Contar não apenas com seus próprios recursos, mas também tentar envolver residentes, voluntários e arrecadar dinheiro. Porque a luta contra o vírus não é apenas um tanque que você coloca; é a luta de todos os residentes da comunidade que entendem que o vírus é sério.
Todos provavelmente já ouviram falar do sucesso do Vale do Silício.
A base desse sucesso foi a confiança e a ajuda mútua. Portanto, acredito sinceramente que é precisamente graças a essas empresas abertas que não ficam de lado dos problemas que surgem na sociedade, nosso país crescerá rapidamente, e nossas empresas também alcançarão ganhos significativos. O que você dá para o bem sempre retorna para você em dobro.